全電發(fā)票在財(cái)務(wù)共享中的運(yùn)用

李克健

（深圳市航世科技有限公司)

電子發(fā)票是在“互聯(lián)網(wǎng)＋稅務(wù)”的時(shí)代背景下應(yīng)運(yùn)而生的，為了與經(jīng)濟(jì)、科技飛速發(fā)展的社會(huì)現(xiàn)狀相適應(yīng)，同時(shí)促進(jìn)財(cái)務(wù)信息化的廣泛普及。2015 年，國(guó)家稅務(wù)局頒發(fā)了《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》，并修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。自此，會(huì)計(jì)檔案的范圍延展到了電子檔案，為構(gòu)建電子發(fā)票系統(tǒng)奠定了信息化基礎(chǔ)。全電發(fā)票是由稅務(wù)局為實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化目的所推行的一種發(fā)票開具形式。在此背景下，各企業(yè)為了全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的流程化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，將財(cái)務(wù)工作集中納入統(tǒng)一的信息平臺(tái)進(jìn)行管理，利用線上系統(tǒng)完成費(fèi)用報(bào)銷，促進(jìn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)型。

一、電子發(fā)票與財(cái)務(wù)共享概述

（一）電子發(fā)票

以國(guó)家的名義、通過電子記錄的方式在互聯(lián)網(wǎng)上存儲(chǔ)與流動(dòng)的發(fā)票系統(tǒng)，即為電子發(fā)票系統(tǒng)。線上系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)是管理成本低、辦事效率高，更利于稅務(wù)部門對(duì)發(fā)票進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管。電子發(fā)票系統(tǒng)的運(yùn)行時(shí)間較短，在為企業(yè)提供了便利的同時(shí)，也存在一些亟待解決的不足之處。比如：（1）現(xiàn)階段，電子發(fā)票的類型只局限于增值稅發(fā)票，除此之外的發(fā)票類型仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式。（2）電子發(fā)票系統(tǒng)的開放對(duì)象只限于開票方，收票方的后續(xù)查驗(yàn)工作不便于在電子發(fā)票系統(tǒng)上進(jìn)行，所以很容易出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷問題，而且面臨圖片被修改的風(fēng)險(xiǎn)。（3）如果企業(yè)仍然延續(xù)傳統(tǒng)的記賬、存檔方式，那么就需要重新打印電子發(fā)票后才能報(bào)銷，并不能體現(xiàn)電子發(fā)票節(jié)約成本的優(yōu)勢(shì)，反而會(huì)造成資源浪費(fèi)。（4）開具電子發(fā)票的企業(yè)，只能采用JPG、PDF 的文件格式，無法提供給對(duì)方發(fā)票背后的數(shù)據(jù)信息。發(fā)票的接收方還需要采用圖文轉(zhuǎn)換軟件識(shí)別發(fā)票中的有效信息。正是因?yàn)榇嬖谝陨蠁栴}，所以限制了電子發(fā)票系統(tǒng)的全面覆蓋，發(fā)票數(shù)據(jù)化信息嚴(yán)重缺失，從而制約了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在電子發(fā)票系統(tǒng)中的應(yīng)用。

（二）財(cái)務(wù)共享

在標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)向賬務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通常采用人工方式、圖文轉(zhuǎn)換軟件來識(shí)別電子發(fā)票上的信息，再通過郵寄的方式把報(bào)銷單據(jù)、紙質(zhì)發(fā)票原件寄給共享服務(wù)中心進(jìn)行存儲(chǔ)，這一流程是對(duì)人力、物力資源的極大浪費(fèi)。財(cái)務(wù)共享中心的電子檔案系統(tǒng)中集中保存的是紙質(zhì)發(fā)票的掃描圖片，以及電子發(fā)票，但并沒有數(shù)據(jù)化的發(fā)票信息。財(cái)務(wù)共享中心的功能只對(duì)報(bào)銷票據(jù)圖形進(jìn)行了電子化處理，對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行了集中化處理，并沒有從本質(zhì)上改變?nèi)斯ぷ鲑~的方式，所以報(bào)銷、付款等流程還會(huì)出現(xiàn)人為因素造成的錯(cuò)誤，而退回發(fā)票的流程所花費(fèi)的時(shí)間甚至比傳統(tǒng)財(cái)務(wù)方式更多。財(cái)務(wù)共享中心的工作人員需要處理各自全國(guó)各地的報(bào)銷業(yè)務(wù)，工作量大、重復(fù)性強(qiáng)、上升空間小、技術(shù)含量低，離職率高，人員流動(dòng)性大。造成上述問題的原因主要是沒有充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)＋”的計(jì)算、存儲(chǔ)功能所導(dǎo)致的，所以并沒有從根本上實(shí)現(xiàn)發(fā)票和原始憑證的數(shù)字化傳輸與接收，以至于財(cái)務(wù)共享中心的很多功能無法充分落實(shí)，財(cái)務(wù)人員無法擺脫枯燥、重復(fù)的工作，賬務(wù)的工作效率大打折扣，甚至經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)。

電子發(fā)票系統(tǒng)、財(cái)務(wù)共享中心由于未能有效與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，原始憑證信息的源頭與企業(yè)接收信息終端無法全面落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)對(duì)接，嚴(yán)重限制了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用。只有電子發(fā)票的開具方、接收方都實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)表達(dá)，方能提升財(cái)務(wù)工作效率。

二、建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心面臨的困境

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，并不是簡(jiǎn)單的構(gòu)建一套信息系統(tǒng)便可，而是需要從戰(zhàn)略層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，進(jìn)行一場(chǎng)徹底的變革，包括業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)制度、人員結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)、工作流程等內(nèi)容；更需要企業(yè)內(nèi)部多部門的共同參與，包括業(yè)務(wù)部門、人力資源部、財(cái)務(wù)部門、信息部門等，其構(gòu)建難點(diǎn)主要體現(xiàn)在兩方面：

（一）業(yè)務(wù)流程、工作流程的梳理重構(gòu)

線上、線下流程的融合審批與流轉(zhuǎn)；基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、特殊業(yè)務(wù)的細(xì)致梳理；業(yè)務(wù)工作和財(cái)務(wù)工作的分工；總部和分支結(jié)構(gòu)的權(quán)限設(shè)置等，都是徹底實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心信息化的必不可少的工作，以保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的結(jié)果能夠在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上動(dòng)態(tài)反映出來，在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中全面貫徹財(cái)務(wù)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)開展的監(jiān)管作用，并且持續(xù)性的投入人力、物力與財(cái)力。

（二）線上流程、線下單據(jù)不同步

調(diào)整完組織架構(gòu)、系統(tǒng)流程之后，財(cái)務(wù)共享中心將面對(duì)線上流程、線下單據(jù)相互分散的矛盾。線下單據(jù)比較復(fù)雜，涉及銷售發(fā)票、采購發(fā)票、費(fèi)用發(fā)票等，很多企業(yè)在信息化管理過程中都會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣的問題：關(guān)鍵審核崗仍然需要憑借原始的紙質(zhì)單據(jù)，而線下紙質(zhì)單據(jù)的傳遞則需要郵寄，很可能在郵寄途中出現(xiàn)單據(jù)丟失、損壞、遺漏等問題，導(dǎo)致線上與線下單據(jù)無法同步。大量時(shí)間成本被浪費(fèi)在節(jié)點(diǎn)之間的交接環(huán)節(jié)，而且還存在溝通不暢的問題。

現(xiàn)階段，大部分企業(yè)都采用先掃描紙質(zhì)發(fā)票，然后再轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的方式，規(guī)模較大的財(cái)務(wù)共享中心，每年會(huì)產(chǎn)生幾十萬元，甚至上百萬元的郵寄費(fèi)用，如果票據(jù)審核出現(xiàn)問題，還要退票、再次郵寄，這期間又會(huì)造成各種成本的浪費(fèi)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在審查單據(jù)時(shí)，如果要全部審核每一張發(fā)票，顯然是不現(xiàn)實(shí)的，即使共享中心采用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)分類抽檢發(fā)票，識(shí)別金額，也仍然不能從根本上解決問題。

可見，不實(shí)現(xiàn)線上與線下同步流程，單據(jù)與發(fā)票檔案的管理、全電發(fā)票的實(shí)現(xiàn)、電子發(fā)票的存檔和管理只能如空中樓閣。

三、財(cái)務(wù)共享模式下，全電發(fā)票報(bào)銷流程的優(yōu)化

“全電發(fā)票”并不只是簡(jiǎn)單的用電子發(fā)票將紙質(zhì)發(fā)票取而代之，而是要優(yōu)化報(bào)銷流程，提高報(bào)銷效率，并且解決電子發(fā)票和財(cái)務(wù)共享無法充分對(duì)接的問題。

（一）完善電子發(fā)票系統(tǒng)

1.構(gòu)建電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)：2021 年，中共中央辦公廳與國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合頒發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見》，明確提出在本年內(nèi)完成對(duì)全國(guó)統(tǒng)一電子發(fā)票系統(tǒng)平臺(tái)的建立，并開通24h 熱線，全面解決電子發(fā)票的實(shí)際應(yīng)用問題，這足以說明我國(guó)對(duì)于構(gòu)建電子發(fā)票管理平臺(tái)的重視程度。北京、寧波、陜西等城市已經(jīng)建立了電子發(fā)票平臺(tái)試點(diǎn)，2021 年11 月，上海、廣東、內(nèi)蒙古稅務(wù)管理部門先后發(fā)布了《關(guān)于開展全面數(shù)字化的電子發(fā)票試點(diǎn)工作的公告》，實(shí)現(xiàn)發(fā)票全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化。在不久的將來，電子發(fā)票平臺(tái)將會(huì)在全國(guó)各地推廣應(yīng)用。

2.企業(yè)加強(qiáng)與第三方的合作，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部電子發(fā)票系統(tǒng)：大型企業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)活動(dòng)復(fù)雜更需要電子發(fā)票系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作、紙質(zhì)票據(jù)的不便，更加清晰的理順業(yè)務(wù)邏輯，提高財(cái)務(wù)管理效率與質(zhì)量，將系統(tǒng)與稅務(wù)部門相互連接，以保證電子發(fā)票能夠迅速流轉(zhuǎn)。對(duì)于中小型企業(yè)，電子發(fā)票系統(tǒng)可以增加企業(yè)收益，比如用友、金蝶等企業(yè)都在積極開發(fā)電子發(fā)票管理平臺(tái)，為廣大中小型企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)提供技術(shù)服務(wù)。中小型企業(yè)可以和第三方電子發(fā)票平臺(tái)建立合作關(guān)系，以降低系統(tǒng)的應(yīng)用成本。

近年來，互聯(lián)網(wǎng)、經(jīng)濟(jì)、科技獲得了飛速發(fā)展，第三方支付的比例越來越大，微信、支付寶、QQ等支付平臺(tái)的功能愈發(fā)完善。第三方支付與電子發(fā)票都具有無紙化特點(diǎn)，且實(shí)現(xiàn)了支付與開具發(fā)票的同步性。如果企業(yè)和第三方支付平臺(tái)建立合作，能夠從根本上解決頻繁報(bào)銷問題。比如，企業(yè)員工利用第三方支付平臺(tái)消費(fèi)，第三方平臺(tái)立即生成電子發(fā)票，存入該員工的線上賬戶，在企業(yè)與第三方支付平臺(tái)彼此連接的情況下，員工可在手機(jī)端查詢電子發(fā)票，把電子發(fā)票與消費(fèi)信息共同上傳到企業(yè)的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，不僅能夠保證發(fā)票真實(shí)，同時(shí)提升電子發(fā)票在交易中的應(yīng)用頻率，幫助財(cái)務(wù)人員規(guī)避發(fā)票審核風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)“支付——開具電子發(fā)票——報(bào)銷”流程的閉環(huán)。

3.結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)解決報(bào)銷頻繁的問題：電子發(fā)票報(bào)銷，系統(tǒng)平臺(tái)不夠完善，則需要將電子發(fā)票打印成紙質(zhì)發(fā)票，在這個(gè)過程中就為篡改發(fā)票信息提供了機(jī)會(huì)。為了避免違規(guī)操作，財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷前還要再次核對(duì)電子發(fā)票和打印件的內(nèi)容，無形中增加了財(cái)務(wù)管理的工作量。但是區(qū)塊鏈技術(shù)不能隨意篡改，從而杜絕電子發(fā)票篡改問題，在線上完成“半線上”到開票、流轉(zhuǎn)、報(bào)銷全過程的報(bào)銷流程，財(cái)務(wù)人員能夠隨時(shí)查看電子發(fā)票狀態(tài)，從而避免重復(fù)開票、重復(fù)報(bào)銷的問題。區(qū)塊鏈下的全電發(fā)票無需企業(yè)專門再采購專用稅控設(shè)備，為企業(yè)節(jié)約了財(cái)務(wù)管理成本，同時(shí)還能吸引其他商戶使用。電子發(fā)票和區(qū)塊鏈技術(shù)相互結(jié)合后，不僅能夠共享稅務(wù)信息，而且還可以避免虛假信息，區(qū)塊鏈能夠?qū)崟r(shí)更新電子發(fā)票的狀態(tài)，為涉稅人員查詢電子發(fā)票狀態(tài)提供了方便，消費(fèi)者同樣可以在智能手機(jī)端下載電子發(fā)票。

（二）全面優(yōu)化財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程

構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的過程中，線上影像的審核流程往往不能和線下原始單據(jù)的流轉(zhuǎn)同步進(jìn)行，從而制約了財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)化。電子發(fā)票則為解決“不同步”問題提供了有效方案，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程的優(yōu)化提供了推動(dòng)力。全面推廣全電發(fā)票后，共享服務(wù)中心的賬務(wù)平臺(tái)會(huì)對(duì)接企業(yè)OA 報(bào)賬系統(tǒng)以及手機(jī)上的APP，員工通過第三方支付平臺(tái)或者微信卡包中的發(fā)票管理可導(dǎo)入電子發(fā)票文件等資料，以供財(cái)務(wù)人員實(shí)時(shí)審核。共享服務(wù)中心可以自行設(shè)置程序，智能審查發(fā)票的規(guī)范性以及業(yè)務(wù)的真實(shí)性，以完成線上高效流轉(zhuǎn)與審批，在和共享服務(wù)中心的賬務(wù)核算系統(tǒng)完成對(duì)接后，能夠自動(dòng)入賬。通過審核的電子發(fā)票聯(lián)通報(bào)銷憑證，會(huì)一起集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的電子檔案系統(tǒng)，為查閱、管理檔案提供了方便，而且節(jié)約了人工管理成本。

（三）提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行效率

在推行全電發(fā)票后，因發(fā)票的產(chǎn)生與交易時(shí)間同步，而且消費(fèi)者還可以自行在服務(wù)平臺(tái)查詢、下載、打印電子發(fā)票，所以更容易拿到發(fā)票。在電子發(fā)票系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心充分結(jié)合后，企業(yè)可以全面銜接開具發(fā)票、接收發(fā)票、報(bào)銷、入賬等流程，極大簡(jiǎn)化了報(bào)銷手續(xù)。通過智能技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子發(fā)票系統(tǒng)的相互結(jié)合，為企業(yè)提供了數(shù)字化、圖形化的發(fā)票形式，從根本上解決了報(bào)銷效率低、發(fā)票審核準(zhǔn)確率低的問題。隨著電子發(fā)票逐漸普及，財(cái)務(wù)的報(bào)銷與審核效率會(huì)得到了極大提高。電子發(fā)票采用標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，財(cái)務(wù)共享中心在接收電子發(fā)票后，直接導(dǎo)入標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，共享服務(wù)中心的賬務(wù)系統(tǒng)可根據(jù)流程自動(dòng)形成憑證，在對(duì)電子發(fā)票的數(shù)據(jù)信息作出判斷后，準(zhǔn)確無誤情況下直接編制記賬憑證，從原始發(fā)票的審核到記賬流程全部實(shí)現(xiàn)了智能化和自動(dòng)化操作。電子發(fā)票的全面普及，打破了時(shí)間與空間的限制，員工可以隨時(shí)通過企業(yè)OA 系統(tǒng)、移動(dòng)手機(jī)端導(dǎo)入電子發(fā)票，并提交報(bào)銷申請(qǐng)，企業(yè)管理人員也可以在OA 系統(tǒng)上查看員工的報(bào)銷情況。極大地簡(jiǎn)化了報(bào)銷流程，縮短了報(bào)銷時(shí)間，提高了員工對(duì)報(bào)銷服務(wù)的滿意度。

總之，全電發(fā)票平臺(tái)能夠容納所有與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的人員，企業(yè)管理人員、財(cái)務(wù)人員、報(bào)銷員工都可以在平臺(tái)上查詢信息，無論是開票方還是收票方，都能通過平臺(tái)進(jìn)行信息共享，在和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心結(jié)合后，實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票報(bào)銷流程的閉環(huán)，開具發(fā)票后，可以在線上平臺(tái)隨時(shí)查看發(fā)票狀態(tài)，為稅務(wù)部門的監(jiān)管提供方便。

四、結(jié)語

在信息化浪潮下，電子發(fā)票的推廣和應(yīng)用已成為大勢(shì)所趨，同時(shí)也為企業(yè)全面完成數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型提供了良好契機(jī)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建，為企業(yè)在復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境中保持長(zhǎng)久、高效的運(yùn)營(yíng)管理提供了硬件支持。電子發(fā)票系統(tǒng)和財(cái)務(wù)共享服務(wù)的深度融合，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理節(jié)約了大量成本，是促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要措施。