做好檔案數(shù)字化編研工作更應(yīng)樹立“把關(guān)人”意識

苗 苗 河南中醫(yī)藥大學(xué)

信息是檔案的本質(zhì)屬性，這一屬性決定了檔案信息存在易失真、易泄密等風(fēng)險。因此，在推進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程中做好編研工作，更需要樹立“把關(guān)人”意識，提高編研工作對信息開發(fā)利用的程度，推動產(chǎn)出更多優(yōu)秀成果，更好地服務(wù)黨和人民。

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)浪潮席卷而來，新時代檔案工作也面臨著新形勢、新任務(wù)、新挑戰(zhàn)，加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建檔案信息資源共享服務(wù)平臺，加快推進(jìn)檔案信息化轉(zhuǎn)型與智能升級，成為新時代檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。編研工作是進(jìn)行檔案信息資源管理的重要能動性手段，承擔(dān)著維護(hù)檔案信息客觀準(zhǔn)確穩(wěn)定，更好服務(wù)黨和人民的職責(zé)，發(fā)揮著為檔案數(shù)字化建設(shè)蓄勢賦能的重要作用。在開展檔案編研工作時，對待信息、選擇信息、處理信息要慎之又慎、嚴(yán)之又嚴(yán)，以高度的責(zé)任感和使命感把好關(guān)，守好門。

“把關(guān)”的基礎(chǔ)和前提

由美國社會心理學(xué)家?guī)鞝柼亍けR因提出的“把關(guān)人”理論是傳播學(xué)的經(jīng)典理論。該理論認(rèn)為：在群體傳播的過程中，信息的流動是在一些含有“門區(qū)”的渠道里進(jìn)行的，在這些渠道中，根據(jù)公正的規(guī)則或“把關(guān)人”的標(biāo)準(zhǔn)，決定信息是否可以進(jìn)入渠道或繼續(xù)在渠道里流動。也就是說，在信息傳播的過程中，參與其中的每一個人都會根據(jù)自己的理解和認(rèn)知對信息進(jìn)行重新的篩選、組織、加工，這個過程就叫“把關(guān)”，有這種行為的人就叫“把關(guān)人”。

1980年，黨中央、國務(wù)院批轉(zhuǎn)的國家檔案局關(guān)于全國檔案工作會議的報告中明確指出：“工作基礎(chǔ)較好的檔案館，要著手進(jìn)行檔案史料的編研工作，研究檔案內(nèi)容，匯編檔案史料，參加編史修志，為歷史研究服務(wù)?！边@是我國第一次在正式文件中使用“編研工作”一詞，同時實(shí)現(xiàn)了對該工作的概念厘定和職責(zé)明確。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，檔案編研工作的范疇、手段、方式等都發(fā)生了深刻的變化，但業(yè)界普遍認(rèn)為，檔案編研就是檔案部門根據(jù)自身檔案占有情況，充分考慮社會需求和群眾期待，以熟悉、梳理、研究檔案內(nèi)容為前提所開展的參考資料編寫、檔案文件匯編、主題文獻(xiàn)撰寫及編史修志等工作。

通過以上對“把關(guān)人”基本理論的回顧和檔案編研工作概念的梳理，可以發(fā)現(xiàn)，兩者都需要在全面掌握信息的基礎(chǔ)上，適時對信息進(jìn)行全面掌握、深入分析、科學(xué)研判、合理使用，推動產(chǎn)出更多的優(yōu)秀文化成果，為全社會提供更加強(qiáng)大的精神動力和智力支持。這就是兩者共同的基礎(chǔ)和前提，也充分說明了“把關(guān)”在檔案編研中所發(fā)揮的重要作用。

“把關(guān)”在檔案數(shù)字化編研中的必要性

眾所周知，在人類千百年的生產(chǎn)勞動和社會交往實(shí)踐中，對信息的需求是始終存在的，檔案也就相伴而生。正如美國社會學(xué)家約翰·奈斯比特所認(rèn)為的，檔案是一種動態(tài)信息，是“正在產(chǎn)生的大量有存檔價值的政治和科學(xué)技術(shù)的決策信息，兼有原生信息和派生信息的兩種不同性質(zhì)”。也就是說，在浩瀚的歷史長河中，檔案所記載的信息始終是變化的、有差別的、鮮活的。這些信息一旦被記錄下來就會被物化，具有極強(qiáng)的原始固定性，是完全不能被涂抹修改的，否則檔案就會失真，徹底失去其存在的價值和意義。同時，這些初始的、直接的信息是碎片化的、沒有秩序感的，是數(shù)量巨大的個別的、分散的、獨(dú)特的精神創(chuàng)造物，它們依附于不同的物質(zhì)載體，具有較大的差異性，這在一定程度上影響了它們的傳播效果，也使得檔案的利用效率和實(shí)際價值大打折扣。

這就需要檔案工作者依靠自身力量或?qū)で髮I(yè)支持，按照一定的規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)和要求，對檔案信息資源進(jìn)行收集整理、分類編排，將其締結(jié)構(gòu)造成為整體的、有序的、供社會交流傳播的文化知識成果，同時根據(jù)社會提出的新的文化知識需求，對已有的文化知識產(chǎn)品進(jìn)行審評和選擇，一方面以補(bǔ)充、修訂、更換原有文化知識結(jié)構(gòu)的方式，不斷締造新的社會文化知識機(jī)構(gòu)；另一方面，又以揚(yáng)棄、淘汰、剔除某些陳舊的、非科學(xué)的方式，逐漸瓦解那種不符合時代需要的文化知識結(jié)構(gòu)，繼而整理加工成規(guī)范化、系統(tǒng)化、邏輯化的符號載體，最終付諸傳播網(wǎng)絡(luò)，締結(jié)成新生的文化知識結(jié)構(gòu)，不斷賦予檔案新的生命力，為其增添新的價值。

此外，編研工作除了要面對數(shù)量劇增、規(guī)模巨大、內(nèi)容繁雜的既有信息，還要根據(jù)確定的編研主題情況，尋求各方力量進(jìn)行相關(guān)信息的增補(bǔ)刪減，才能實(shí)現(xiàn)信息的完整性、連貫性，確保編研主題達(dá)到預(yù)期效果。尤其是在檔案信息化轉(zhuǎn)型快速推進(jìn)的當(dāng)下，互聯(lián)網(wǎng)的海量存儲和便捷檢索在為檔案編研帶來極大紅利的同時，也產(chǎn)生了大量的信息垃圾，給檔案編研工作造成了極大的干擾。同時，檔案信息雖然具有很強(qiáng)的原始固定性，但編研工作兼具“動與靜、收與放”的雙重特點(diǎn)，比如在編研工作的實(shí)際開展中，往往需要人員、信息、技術(shù)等資源的對外交流與合作，這種開放性可能會給檔案的穩(wěn)定性帶來不小的沖擊。因此，我們必須清晰地認(rèn)識到，檔案安全關(guān)乎國家各個領(lǐng)域、各個方面的安全，無論是損毀、滅失檔案實(shí)體還是泄露檔案所記載的特定信息，都將造成難以估量且無法彌補(bǔ)的損失。因此，在檔案編研工作中必須要堅持總體國家安全觀，對所有檔案信息都葆有敬畏之心，做到大膽質(zhì)疑、小心求證，充分發(fā)揮檔案存史資政育人功能，堅守檔案工作安全底線。

開展檔案數(shù)字化編研的必然選擇和現(xiàn)實(shí)路徑

互聯(lián)網(wǎng)讓每個人都擁有了屬于自己的“麥克風(fēng)”，這給傳統(tǒng)“把關(guān)人”帶來了不小的挑戰(zhàn)。2017年，國家網(wǎng)信辦下發(fā)的《互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)管理規(guī)定》中明確提出：“通過互聯(lián)網(wǎng)站、應(yīng)用程序、論壇、博客、微博客、公眾賬號、即時通信工具、網(wǎng)絡(luò)直播等形式向社會公眾提供互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)，應(yīng)當(dāng)取得互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)許可，禁止未經(jīng)許可或超越許可范圍開展互聯(lián)網(wǎng)新聞信息服務(wù)活動?！卑殃P(guān)管理理念在自媒體時代得到了新突顯。其實(shí)，這種“把關(guān)”自古就有，具有悠久歷史傳統(tǒng)的“選”學(xué)是專門從事文化選擇的學(xué)問，留下了《唐詩三百首》等一系列有價值、有影響的文化巨著澤被后世。面對檔案數(shù)字化新形勢帶來的信息爆炸、需求多樣、技術(shù)升級等情況，檔案工作者要更加牢固樹立“把關(guān)人”意識，在守好門、把好關(guān)的基礎(chǔ)上強(qiáng)化檔案信息的綜合運(yùn)用，以產(chǎn)出更多優(yōu)秀的編研成果，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅實(shí)有力的保障。

正確認(rèn)識檔案的信息屬性

檔案是信息和載體的有機(jī)統(tǒng)一，這決定了檔案既具有一般信息的特點(diǎn)，即可以收集、傳遞、存儲、處理、交換和利用，又具有固定性、權(quán)威性、真實(shí)性、系統(tǒng)性等特點(diǎn)，在各類社會信息中占據(jù)著特定的地位。檔案是編研工作的基礎(chǔ)，如果沒有豐富的檔案資料作為支撐，不能對其中蘊(yùn)含的信息資源進(jìn)行深入挖掘和利用，那么編研工作就是無源之水、無本之木，無法順利開展。這就需要全社會特別是檔案工作者對檔案的信息屬性具有清晰的判斷和認(rèn)識，自覺樹立起“大信息”理念，真正把檔案信息當(dāng)作社會信息網(wǎng)絡(luò)的重要組成部分對待，善于從信息管理的角度開展編研工作，做到既遵循信息資源開發(fā)利用的一般規(guī)律，又尊重檔案工作自身規(guī)律，堅持信息把關(guān)原則不放松，把編研思想融入檔案工作的全方位、全過程，以良好的編研成果為檔案工作再上臺階提質(zhì)增效。

全面加強(qiáng)檔案的收集整理

選題的確定需要強(qiáng)大的信息量作為支撐，這就需要把功夫下在平時，只有對所有的檔案資料做到心中有數(shù)，才能有的放矢做好下一步工作。一要強(qiáng)化規(guī)范整理。檔案資料千頭萬緒，只有精準(zhǔn)識別才能又快又好地找到破題的關(guān)鍵線索，促進(jìn)編研選題最優(yōu)化。這要求檔案工作者廣泛了解檔案資料的整體情況，深入研究檔案資料的類型、特點(diǎn)、功能，分門別類對其進(jìn)行整理、立卷、歸檔，做到所有檔案資料范圍界定清晰、期限劃分準(zhǔn)確、整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以期更加利于保管、便于使用，最大限度地發(fā)揮檔案資料的作用和價值。二要強(qiáng)化收集力度。根據(jù)級別、類型、特點(diǎn)的不同，檔案部門接收檔案資料的范圍、形式、內(nèi)容等也會存在一定的差異性，且受傳統(tǒng)觀念、認(rèn)識的影響，檔案收集工作中的“等靠要”思想依然較為普遍，缺乏主動出擊、積極作為的精氣神。因此，要開展好檔案資料收集工作就必須調(diào)整思路、開闊視野、立足全局，以服務(wù)黨和國家為原則，堅持對群眾有益、對社會有益的標(biāo)準(zhǔn)，通過征集、走訪、座談等形式，拓寬檔案資料的來源渠道，豐富檔案資源儲藏儲備。三要強(qiáng)化技術(shù)運(yùn)用。統(tǒng)籌運(yùn)用各方資源和力量，加快推動檔案數(shù)字化建設(shè)的速度和質(zhì)量，利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對所有檔案資料的線上管理、線下使用，實(shí)現(xiàn)線上、線下雙聯(lián)動。同時，針對研究價值高、編研潛力大的檔案資料，進(jìn)行集中管理，并及時編配目錄便于檢索，以進(jìn)一步提高其使用頻次和效能，為高質(zhì)量開展編研工作提供更為清晰準(zhǔn)確的信息參考。

科學(xué)推進(jìn)檔案的選題開發(fā)

前文通過探討發(fā)現(xiàn)，編研工作是對檔案信息資源進(jìn)行二次開發(fā)的再創(chuàng)造行為，那么要想對數(shù)量繁多、規(guī)模龐大、內(nèi)容紛雜的檔案資料進(jìn)行快速、高效、科學(xué)的再選擇、再排列、再整合，就必須把抓好選題、用好選題放在首位，才能推動形成一批有分量、有地位、有影響的編研成果。一要突出政治屬性。“黨管檔案工作”“檔案工作姓黨”是檔案工作的鮮明政治屬性。2020年，新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確把堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫入法律，從根本上回答了檔案“為誰而管、為誰所用”的問題。因此，選題工作必須堅持把講政治的要求貫穿到全過程各方面，時刻以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，做好新時代檔案工作最為貼切、最有價值的選題，更好地為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)。二要講究系統(tǒng)原則。選題工作是一項整體性極強(qiáng)的工程。這種整體性既體現(xiàn)在對原始材料、人力物力等的統(tǒng)籌調(diào)配上，更體現(xiàn)在服務(wù)行業(yè)自身建設(shè)發(fā)展上。因此，好的選題要以對行業(yè)重點(diǎn)工作的全面精準(zhǔn)把握為前提，樹立全局意識，做到通盤考慮，逐一分析哪些工作需要系統(tǒng)提供檔案支持，所存檔案哪些可以提供幫助，從而提前確定檔案編研的重點(diǎn)選題，有序推進(jìn)，更好地為行業(yè)整體戰(zhàn)略發(fā)展提供支撐。三要彰顯自身特色?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及帶來了信息的大泛濫，為了爭奪受眾注意力逐漸形成了新戰(zhàn)場。因此，是否具有可被識別的特色，是判斷檔案生命力的一項重要標(biāo)志。這要求選題工作必須對現(xiàn)有館藏進(jìn)行再鑒別、再篩選，進(jìn)一步把握重點(diǎn)，明確主題，并以此為基礎(chǔ)做好查漏補(bǔ)缺、修正完善，使某一種某一類信息更系統(tǒng)更全面更具體，為多角度、多層面、多形式開展檔案信息資源開發(fā)利用工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

充分回應(yīng)檔案的社會需求

檔案編研需要編研人員在掌握已有線索的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮主觀能動性，多方溝通、詳細(xì)詢問，準(zhǔn)確把握需求，使編研成果針對性更強(qiáng)。一要站穩(wěn)立場。人民群眾是使用檔案的主體，是發(fā)揮檔案作用、體現(xiàn)檔案和檔案部門價值最主要的一個方面。當(dāng)前，我國社會的主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分發(fā)展之間的矛盾。這種矛盾的重要體現(xiàn)之一就在于人民群眾對精神生活更高標(biāo)準(zhǔn)的追求。檔案編研成果作為社會性的再創(chuàng)造文化產(chǎn)品，自然承擔(dān)著為人民群眾答疑解惑和促進(jìn)社會發(fā)展的職責(zé)，對消解現(xiàn)階段社會主要矛盾發(fā)揮著良好的推動作用。這就要求編研工作站穩(wěn)人民立場，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作質(zhì)量，回應(yīng)好人民群眾對檔案和檔案服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。二要拓寬思維。明晰編研檔案的主要內(nèi)容，在其基礎(chǔ)上考慮檔案的實(shí)際社會需求，構(gòu)建立體多維度檔案體系，確保各方面沒有遺漏。同時以此為原點(diǎn)，以利用為參照，充分發(fā)揮主觀能動性，歸納總結(jié)，類比分析檔案需求。例如，以某一專題檔案為原點(diǎn)，發(fā)散思維，勾勒出與之相應(yīng)的線索圖。線索圖完善后，以此為藍(lán)圖，力求多維度、多層次、多視野構(gòu)建編研內(nèi)容，同時可適度延伸查閱書籍、報刊等資源，形成一個內(nèi)容豐富翔實(shí)、體系完整、綜合立體的檔案。三要精簡使用。如果某一重大事件檔案事無巨細(xì)，記載頗豐，但是符合編研所需的可能僅為一部分，便需要抽離主體，分揀冗余，使檔案規(guī)模盡可能精簡。精簡檔案規(guī)模，需要明晰檔案主體與冗余部分，避免被與編研選題不相干的部分所干擾。尤其是編研時效長的專題時，可精準(zhǔn)定位重點(diǎn)需求，明確時間主線，分清時間節(jié)點(diǎn)，捋順專題主干，分類編排，按階段形成編研結(jié)果，從而為決策提供準(zhǔn)確無誤的參考。

總之，檔案數(shù)字化編研工作是一項基于一定數(shù)量有效信息的、具有極強(qiáng)主體性的創(chuàng)造活動，需要以更加科學(xué)、謹(jǐn)慎、細(xì)致的態(tài)度面對可能出現(xiàn)的信息爆炸、需求多樣等情況。所以，只有堅持嚴(yán)格“把關(guān)”，不斷過濾凈化各種信息“雜質(zhì)”，才能最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的完善和優(yōu)化，更好地服務(wù)黨和國家工作大局，服務(wù)人民群眾。