探究財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施效率及影響因素

裴 蕊 山西省安裝集團(tuán)股份有限公司

引言

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為企業(yè)發(fā)展中開展關(guān)鍵的項(xiàng)目，在財(cái)務(wù)工作部進(jìn)行實(shí)施的階段總部和提高整體的實(shí)施效率是非常值得關(guān)注的一項(xiàng)內(nèi)容。因此，探討財(cái)務(wù)共享服務(wù)進(jìn)行實(shí)施效率及影響因素明確相關(guān)的基礎(chǔ)策略意義重大。

一、財(cái)務(wù)共享實(shí)施階段方案以及措施保障意義

隨著社會(huì)的發(fā)展和人們觀念的不斷更新，共享服務(wù)建設(shè)的理念越來越深入企業(yè)中心，伴隨著國家政策的號(hào)召，對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重視度很多企業(yè)都給予高度重視。許多企業(yè)使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)來對(duì)公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行管理，通過使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)可以有效地幫助企業(yè)降低使用成本，增加經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)利益最大化。在過去的共享服務(wù)建設(shè)中將建設(shè)過程大致分為“項(xiàng)目啟動(dòng)”“項(xiàng)目設(shè)計(jì)”和“項(xiàng)目實(shí)施”三個(gè)階段。項(xiàng)目啟動(dòng)是指在項(xiàng)目開設(shè)前要對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行提前的了解，根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和特性，提出針對(duì)性的設(shè)計(jì)方案。項(xiàng)目設(shè)計(jì)主要是指對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過程以及戰(zhàn)略的制定。例如，在具體實(shí)施過程中對(duì)于人力系統(tǒng)和運(yùn)營管理等方面都需要制定詳細(xì)的計(jì)劃，保證工程的順利實(shí)施。項(xiàng)目實(shí)施是對(duì)前面兩個(gè)階段的貫徹落實(shí)，通過對(duì)工作人員的團(tuán)隊(duì)組建、信息溝通以及對(duì)工程進(jìn)度的整體把控來將計(jì)劃方案逐步實(shí)現(xiàn)。目前在大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的過程中，將大部分精力主要放在了項(xiàng)目啟動(dòng)和項(xiàng)目設(shè)計(jì)的兩個(gè)階段上，從而忽略了對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施這一過程的重視。這會(huì)給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的搭建過程帶來非常多的問題。例如，在實(shí)施過程中具體的進(jìn)度無法控制，導(dǎo)致一系列的規(guī)劃和業(yè)務(wù)流程以及服務(wù)系統(tǒng)會(huì)消耗很長的時(shí)間來進(jìn)行業(yè)務(wù)的簽訂，這樣不僅浪費(fèi)資金成本，而且還會(huì)消耗企業(yè)大量的精力，使企業(yè)經(jīng)營和業(yè)務(wù)處理的時(shí)間不足；還有可能導(dǎo)致在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過程中，由于財(cái)務(wù)工作人員和基層的業(yè)務(wù)人員之間存在溝通不足的問題，使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的計(jì)劃方案無法順利實(shí)施。并且還有可能導(dǎo)致在工作過程中出現(xiàn)工作人員的積極性和覺悟性不高，對(duì)于工作的具體任務(wù)不明確、運(yùn)營方面沒有足夠的優(yōu)化意識(shí)等問題。通過觀察和比較，發(fā)現(xiàn)建立了完備的實(shí)施實(shí)施方案的企業(yè)，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)過程中，能夠更加高效地進(jìn)行工作，這樣能夠有效地節(jié)約成本，提高企業(yè)效益。例如，海爾集團(tuán)在推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)中，經(jīng)常組織財(cái)務(wù)人員參加集訓(xùn)，通過對(duì)財(cái)務(wù)人員的集中培訓(xùn)使工作人員能夠盡快地對(duì)共享服務(wù)中心的具體工作進(jìn)行了解，這樣可以使工作人員在后期的工作中能夠減少工作失誤保障企業(yè)的利益，并且在實(shí)施過程中還采用了“先試點(diǎn)再推廣”的策略，這樣可以保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心正式投入使用時(shí)能夠?qū)⒇?cái)務(wù)進(jìn)行平穩(wěn)的過度。

二、對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心造成質(zhì)量影響的主要因素

(一)服務(wù)中心的信息系統(tǒng)功能有待進(jìn)一步的完善

在具體的工作過程中，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心一般要對(duì)多個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行管理，故而在財(cái)務(wù)工作的共享讀完中心運(yùn)營系統(tǒng)中，每天需要處理的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息是非常龐大的。然而要完成對(duì)這些企業(yè)信息的處理，都需要在財(cái)務(wù)系統(tǒng)的幫助之下完成。就目前信息系統(tǒng)的處理能力來看，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠承受這些龐大的數(shù)據(jù)處理的，并且在具體的財(cái)務(wù)工作過程中，工作人員往往需要進(jìn)行多個(gè)界面之間來回轉(zhuǎn)跳的操作，然而現(xiàn)在的信息系統(tǒng)在頁面轉(zhuǎn)跳之間的功能還不夠靈活和完備，這就導(dǎo)致了在具體的工作過程中工作人員往往會(huì)遇到非常多不便的影響，這樣會(huì)嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)工作的工作效率。尤其是在一些對(duì)財(cái)務(wù)工作處理比較密集的時(shí)間段。例如，在年末和月末等，由于信息系統(tǒng)功能的缺失，和操作的不便利性導(dǎo)致在具體進(jìn)行工作時(shí)，數(shù)據(jù)信息可能存在一定的誤差，導(dǎo)致數(shù)據(jù)誤差的原因還存在于目前財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)完全自動(dòng)化的工作流程，在某些環(huán)節(jié)還需要人工進(jìn)行輔助，所以也會(huì)導(dǎo)致一定程度地出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的誤差。

(二)整個(gè)業(yè)務(wù)核算體系還不夠規(guī)范化

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的使用過程中，如果業(yè)務(wù)核算體系不夠規(guī)范化，也會(huì)給整個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)和實(shí)際工作造成非常嚴(yán)重的影響。如果財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中出現(xiàn)其業(yè)務(wù)核算能力不夠規(guī)范的問題時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致在財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)過程中出現(xiàn)差異。這樣不僅會(huì)影響到對(duì)于成本的估算，也會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)系留下非常大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。另外，如果業(yè)務(wù)核算體系出現(xiàn)不規(guī)范的問題，那么就會(huì)在具體的財(cái)務(wù)工作過程中導(dǎo)致對(duì)其處理結(jié)果造成偏差的影響，一旦會(huì)計(jì)信息出現(xiàn)了偏差，那么就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息獲取出現(xiàn)一定的誤差，其核算處理能力就會(huì)受到相應(yīng)的影響而導(dǎo)致有所下降，以至于影響到整個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)水平和工作質(zhì)量，長此以往對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展和建設(shè)是非常不利的。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施具體措施

在具體的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作過程中，為了保證實(shí)施的進(jìn)度和質(zhì)量，相關(guān)企業(yè)可以參考以下措施來對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作進(jìn)行科學(xué)有效的推進(jìn)。

(一)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)動(dòng)員

要想財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)和投入實(shí)際使用過程后可以順利進(jìn)行工作，就需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行動(dòng)員工作，動(dòng)員工作主要是針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理層、財(cái)務(wù)層和業(yè)務(wù)層，動(dòng)員工作主要針對(duì)滿足企業(yè)的戰(zhàn)略管控需求以及推進(jìn)業(yè)務(wù)能力和財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的方面來進(jìn)行動(dòng)員，在對(duì)核心管理層進(jìn)行動(dòng)員時(shí)，要從共享服務(wù)中心的運(yùn)行以及和公司中長期的戰(zhàn)略規(guī)劃層面來對(duì)其進(jìn)行理念方面的宣傳。在對(duì)業(yè)務(wù)層進(jìn)行動(dòng)員時(shí)，要展示財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在數(shù)據(jù)挖掘和業(yè)務(wù)管控等方面具有的價(jià)值來對(duì)業(yè)務(wù)層進(jìn)行動(dòng)員。在對(duì)財(cái)務(wù)管理層進(jìn)行動(dòng)員時(shí)，要針對(duì)財(cái)務(wù)共享中心在財(cái)務(wù)管控效率和助力企業(yè)財(cái)務(wù)方面轉(zhuǎn)型的重要表現(xiàn)來對(duì)管理層進(jìn)行動(dòng)員。具體的動(dòng)員工作可以采用理念宣傳、專家講座以及對(duì)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察等形式來進(jìn)行，通過不同的動(dòng)員方式來揭示和展示共享服務(wù)中心建設(shè)的價(jià)值，使公司各層人員能夠認(rèn)識(shí)到建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的必要性，推動(dòng)各層人員能夠積極地配合企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)。

(二)確立系統(tǒng)化工作和服務(wù)機(jī)制

1.在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)同時(shí)建立“日清日結(jié)”的工作機(jī)制，因?yàn)樵谌粘５呢?cái)務(wù)共享服務(wù)工作中工程質(zhì)量和進(jìn)度受到各種因素的影響，為了能夠使工程按照規(guī)定的計(jì)劃和方案進(jìn)行，所以相關(guān)企業(yè)應(yīng)該采取有效的措施建立項(xiàng)目建設(shè)管理糾偏機(jī)制，對(duì)共享服務(wù)工作中出現(xiàn)的問題采取及時(shí)的糾正措施。所以在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)要采取“日清日結(jié)”的工作機(jī)制，對(duì)工作中出現(xiàn)的問題要做到每日清算，把工作中出現(xiàn)的問題落實(shí)解決方案，逐步提出解決的相關(guān)措施并且相關(guān)責(zé)任人要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行追究，對(duì)于具體的負(fù)責(zé)項(xiàng)目，要派專職人員進(jìn)行督導(dǎo)對(duì)工作進(jìn)程進(jìn)行全程跟進(jìn)。

2.在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)也要建立點(diǎn)對(duì)點(diǎn)專人對(duì)接的服務(wù)機(jī)制，這主要是針對(duì)全公司各層工作人員而制定的，對(duì)于不同層次的工作人員要實(shí)行專人對(duì)接、一對(duì)一服務(wù)的工作機(jī)制，這樣可以使公司的管理層、業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)以及業(yè)務(wù)實(shí)施人員能夠?qū)ζ涔ぷ鬟M(jìn)行更明確的了解，減少工作中的失誤提升企業(yè)利益。此外，在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中心建設(shè)完成上線之后，要落實(shí)建設(shè)責(zé)任到人工作機(jī)制，這樣可以有效地提升工作人員的工作積極性和效率，最大程度地保障企業(yè)成本和經(jīng)濟(jì)效益不受損害，從而保障財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作可以順利地實(shí)施。

3.在建立財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)過程中，要與信息化部門進(jìn)行深度融合交流，在企業(yè)中由于各部門的信息化基礎(chǔ)和信息化水平是參差不齊的，并且在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系的建設(shè)過程中，網(wǎng)絡(luò)條件和硬件設(shè)施也會(huì)對(duì)其造成影響，所以在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心項(xiàng)目時(shí)就要提高團(tuán)隊(duì)與信息化部門的交流，這樣可以促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)更加順利。在建設(shè)過程中信息化部門的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行全程的參與和方案設(shè)計(jì)的跟進(jìn)，信息化的主要工作人員也需要對(duì)整個(gè)工程來進(jìn)行跟進(jìn)，這樣可以對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)中的信息化模塊進(jìn)行技術(shù)支持，這樣不僅能夠保證財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，而且還能夠在企業(yè)各層工作人員中起到一個(gè)溝通的紐帶作用，這對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)項(xiàng)目的推動(dòng)作用是非常大的，可以有效地提高工作效率和工作質(zhì)量推動(dòng)項(xiàng)目順利完成。

(三)實(shí)施全方位和體系化培訓(xùn)

1.在企業(yè)內(nèi)部建立培訓(xùn)體系，要推廣對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的理念，就需要對(duì)公司的各級(jí)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心理念的宣貫，這樣才能夠使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心企業(yè)內(nèi)部的歡迎。在對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心理念進(jìn)行宣貫和培訓(xùn)的過程中，針對(duì)企業(yè)高層來說，他們往往把關(guān)注點(diǎn)放在成效和提升效率的問題上，所以要針對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的理念、建設(shè)效果以及核心功能來進(jìn)行培訓(xùn)，以達(dá)到企業(yè)高層能夠?qū)Υ隧?xiàng)目得到認(rèn)同和支持。對(duì)于企業(yè)的中層工作人員來講，他們往往更關(guān)心的是對(duì)效率管理的提升以決策數(shù)據(jù)的支持，所以要將此作為重點(diǎn)來對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的過程中要對(duì)系統(tǒng)的使用流程以及內(nèi)控流程演變等來進(jìn)行重點(diǎn)的講解。對(duì)于企業(yè)中的具體工作人員來講，他們應(yīng)該更多的對(duì)實(shí)操性方面的系統(tǒng)理念進(jìn)行了解，所以在培訓(xùn)的過程中要著重對(duì)實(shí)操性技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)。

2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)者應(yīng)該積極參加外部培訓(xùn)活動(dòng)。因?yàn)樵诰唧w的發(fā)展過程中，技術(shù)和理念是不斷更新和前進(jìn)的，所以無論是在財(cái)務(wù)共享服務(wù)的建設(shè)期間還是正式使用階段，都應(yīng)該對(duì)其理念進(jìn)行創(chuàng)新以及技術(shù)的拓展，這樣才能夠使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心不斷開拓創(chuàng)新，其主要措施有：首先，要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)方面的理論知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷地發(fā)展自己的理念。這樣可以為財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)不斷地開拓思路、創(chuàng)新理念，為其建立明確寬廣的發(fā)展道路。其次，要與前沿的財(cái)務(wù)共享服務(wù)核心技術(shù)和軟件供應(yīng)商多進(jìn)行溝通，與其交流最先進(jìn)的關(guān)鍵技術(shù)，通過對(duì)財(cái)務(wù)關(guān)鍵技術(shù)的學(xué)習(xí)和挖掘探索來為服務(wù)中心化建設(shè)，創(chuàng)造智能化的發(fā)展前景。最后，可以向財(cái)務(wù)共享建設(shè)設(shè)優(yōu)秀的企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)其管理模式與管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)和參考，來擴(kuò)展自身的管理制度，找到適合自己最佳的管理模式，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能和戰(zhàn)略定位不斷地進(jìn)行優(yōu)化和提升，幫助企業(yè)增強(qiáng)自身的財(cái)務(wù)優(yōu)勢(shì)，提高經(jīng)濟(jì)收益。

(四)選取試點(diǎn)實(shí)施并全面推廣

1.進(jìn)行試點(diǎn)單位選取。在共享中心建設(shè)階段投入使用之前，應(yīng)先采用試點(diǎn)制來推進(jìn)計(jì)劃試點(diǎn)計(jì)劃一般的試用周期在3—6個(gè)月之間，也會(huì)有一些企業(yè)的試用時(shí)間較長。通過試點(diǎn)制來推進(jìn)共享中心建設(shè)可以有效地對(duì)其問題和缺點(diǎn)進(jìn)行了解，幫助企業(yè)對(duì)共享中心建設(shè)實(shí)行優(yōu)化。在試點(diǎn)之前可以采取三種方案：一是對(duì)一兩個(gè)省市來進(jìn)行試點(diǎn)制的試驗(yàn)，二是還可以選擇一兩個(gè)固定的法人機(jī)構(gòu)來進(jìn)行試點(diǎn)，三是可以選擇一兩個(gè)流程來進(jìn)行試點(diǎn)試驗(yàn)。在具體的選用試點(diǎn)企業(yè)之前，要對(duì)企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模以及行業(yè)特點(diǎn)等關(guān)鍵的因素進(jìn)行了解，同時(shí)要對(duì)企業(yè)所處的地區(qū)和企業(yè)文化等重點(diǎn)因素進(jìn)行調(diào)查和了解。選定的企業(yè)應(yīng)該綜合多方面對(duì)其進(jìn)行考慮，企業(yè)應(yīng)該具有豐富的理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。這樣才能夠有利于共享服務(wù)中心建設(shè)。順利實(shí)施以及后期系統(tǒng)全面上線后，利于其到行業(yè)的帶動(dòng)作用。具體的試點(diǎn)企業(yè)可以和軟件公司以及公司項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的配置情況來決定是否可以帶領(lǐng)多個(gè)財(cái)務(wù)共享中心，或者是多個(gè)等級(jí)的財(cái)務(wù)共享中心共同建設(shè)，這樣可以有效地減少在項(xiàng)目推進(jìn)方面的工作難度，有效推進(jìn)企業(yè)集團(tuán)跨地域的經(jīng)營管理模式。

2.模塊差異化實(shí)施。在財(cái)務(wù)項(xiàng)目推薦和建設(shè)初期，應(yīng)該在各試點(diǎn)單位首先來對(duì)其業(yè)務(wù)水平和財(cái)務(wù)管理體系中的易于標(biāo)準(zhǔn)化的體系納入集中管理操作系統(tǒng)，將其作為第一個(gè)階段的實(shí)施目標(biāo)，利用這種方法能夠在一定的程度上將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的分析效果體現(xiàn)出來，這樣有利于獲得公司管理層的信任和支持。等到第一個(gè)建設(shè)模塊運(yùn)行穩(wěn)定之后，可以再對(duì)其他方面進(jìn)行上線工作，這樣可以有效地發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析資源和戰(zhàn)略支撐等方面的價(jià)值，并且可以有效地對(duì)前期的成果進(jìn)行鞏固。在工作過程中，對(duì)于存在不足和問題的地方要提出有效的解決方案和措施，有效推動(dòng)其他企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)使用的勇氣。

3.對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)進(jìn)行全面的推廣，等到試點(diǎn)單位完成之后，就可以對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行全面推廣，在推廣的過程中，主要是把之前的試點(diǎn)方案落實(shí)到實(shí)踐當(dāng)中進(jìn)行推廣，在推廣時(shí)如果采用的策略不同，其得到的效果也是不相同的，主要有兩種：首先，一些激進(jìn)的企業(yè)選擇的方法是轉(zhuǎn)移策略，如果轉(zhuǎn)移成功，那么會(huì)給整個(gè)企業(yè)的收益帶來非常大的提升如果。在轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)了管理不利的問題，那么可能會(huì)給企業(yè)帶來非常大的損失，所以如果一次性的轉(zhuǎn)移策略就需要具有非常強(qiáng)大的管理能力；其次，對(duì)各個(gè)機(jī)構(gòu)實(shí)行逐個(gè)推銷的策略，這種方式比較穩(wěn)定和安全，但是其缺點(diǎn)是推廣的時(shí)間比較長，收益較慢。

四、結(jié)語

綜合性分析，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建的階段中要綜合實(shí)際情況明確財(cái)務(wù)工程服務(wù)中心的要點(diǎn)，并且更新工作理念工作方法排除一切不良影響因素，這樣才能夠確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用價(jià)值能夠發(fā)揮出來?！?/p>