張 蓉
(航天推進(jìn)技術(shù)研究院,陜西 西安 710100)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心起源于20世紀(jì)80年代,已逐漸被90%的世界500強(qiáng)公司接受或采用,當(dāng)前模式多是負(fù)責(zé)人力、財(cái)務(wù)、采購(gòu)等綜合性共享中心。近年來(lái)國(guó)內(nèi)企業(yè)集團(tuán)也紛紛開(kāi)展共享中心建設(shè),在提升集團(tuán)財(cái)務(wù)管控能力、規(guī)范業(yè)務(wù)管理、提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)效率方面作用顯著。數(shù)據(jù)顯示,截至2019年,97家中央企業(yè)中有48家已建立或正在建立財(cái)務(wù)共享中心(包括已建立、初步試點(diǎn)和規(guī)劃中),占比接近50%。中國(guó)鐵塔2014年成立后,即著手建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,2015年12月全面上線(xiàn)運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)“一塔核算、一點(diǎn)支付、一點(diǎn)關(guān)賬、一點(diǎn)出報(bào)和一點(diǎn)監(jiān)控”。華為通過(guò)財(cái)務(wù)集中共享可實(shí)現(xiàn)“分鐘級(jí)全球資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)、存貨可視、費(fèi)用自動(dòng)會(huì)計(jì)憑證、全球2分鐘支付、日不落結(jié)賬、12個(gè)月資金滾動(dòng)預(yù)測(cè)、全球子公司快速出報(bào)”。其他企業(yè)集團(tuán)包括中石油、中興通訊、航天科工、中國(guó)商飛等也都已經(jīng)完成了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的上線(xiàn)運(yùn)行。
作為后臺(tái)財(cái)務(wù)支持服務(wù),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠集中處理重復(fù)的財(cái)務(wù)信息,使企業(yè)集團(tuán)專(zhuān)注于核心業(yè)務(wù)和高增值活動(dòng)。本文在相關(guān)基礎(chǔ)理論分析的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步闡釋企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立步驟和實(shí)施過(guò)程,與業(yè)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同共享,標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)和流程再造模式,以及對(duì)其實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)進(jìn)行分析。
共享的本質(zhì)在于企業(yè)共享組織中的人、財(cái)、物、信息等共有資源,使企業(yè)最大化利用這些分散的資源形成合力,取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。Barbara和Bergeron Bryan等人(2001)都認(rèn)為共享服務(wù)是一項(xiàng)企業(yè)的商業(yè)經(jīng)營(yíng)行為,是一種共享的理念創(chuàng)新,更重要的是一種協(xié)助企業(yè)成長(zhǎng)的平臺(tái),不僅包括財(cái)務(wù)服務(wù)領(lǐng)域,還包括信息、人力、技術(shù)等其他領(lǐng)域。陳虎和孫彥叢(2014)認(rèn)為共享服務(wù)是一種新的管理模式,在跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)中應(yīng)用廣泛,這種模式能有效降低業(yè)務(wù)處理成本,從而提高運(yùn)營(yíng)效率。
通過(guò)各部門(mén)之間任務(wù)、資源、信息整合,財(cái)務(wù)共享服務(wù)能基于智能技術(shù)不斷加深與會(huì)計(jì)領(lǐng)域的融合,以節(jié)約成本、提高效率(Andrew Kris,2005;劉俊勇,韓琦,楊笑玉,2015;陳陽(yáng),程昔武,2017)。許漢友、岳茹菲、趙靜(2022)認(rèn)為傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的短板隨著“大智移云物區(qū)”等新興智能技術(shù)的發(fā)展迎來(lái)了新的解決方案。因而財(cái)務(wù)共享模式是需要再造流程的一體化集團(tuán)管控平臺(tái)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心基于系統(tǒng)理論,本質(zhì)上是借助信息系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)外部提供信息服務(wù)的一種管理模式,將企業(yè)集團(tuán)中分散的業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息按照統(tǒng)一流程,匯集到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,集中、高效、及時(shí)地利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)處理業(yè)務(wù)。特別是將企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的集中處理和分析能使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和相關(guān)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行融合,借助技術(shù)終端,助推企業(yè)集團(tuán)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)(何瑛,周訪(fǎng),2013)。
Michael Hammer和James Champy最早提出流程再造這一管理思想。在20世紀(jì)90年代被企業(yè)廣泛認(rèn)可。流程再造是一種徹底地分析與設(shè)計(jì)企業(yè)集團(tuán)管理程序,進(jìn)行組織變革,以追求企業(yè)集團(tuán)績(jī)效更快成長(zhǎng)的管理模式,其目的是讓企業(yè)集團(tuán)各方面發(fā)展取得實(shí)質(zhì)性突破,特別是對(duì)現(xiàn)有流程中顯現(xiàn)出來(lái)的管理弱點(diǎn)、運(yùn)營(yíng)低效、效率低下等問(wèn)題進(jìn)行深入分析并有針對(duì)性地重建。
在“大智移云物區(qū)”時(shí)代背景下,傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程不能完全滿(mǎn)足企業(yè)集團(tuán)發(fā)展需要,而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過(guò)采用新的發(fā)展理念、科學(xué)技術(shù)打破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程,促使業(yè)務(wù)流程更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,并實(shí)現(xiàn)流程再造,從而降低成本、提高效率并增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于企業(yè)集團(tuán)子公司相關(guān)的重復(fù)煩瑣財(cái)務(wù)工作,通過(guò)相應(yīng)的管理手段,提升財(cái)務(wù)管理的效率,最終促使企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理質(zhì)量整體上的飛躍性,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)和機(jī)制就是一種流程再造。
因此,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是集中和整合分散于各業(yè)務(wù)單位、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),通過(guò)流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一進(jìn)行處理,以促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)集中有限的資源和精力專(zhuān)注于自身核心業(yè)務(wù),創(chuàng)建和保持長(zhǎng)期競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),并達(dá)到降低成本、提升客戶(hù)滿(mǎn)意度、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量、提升業(yè)務(wù)處理效率的目的。
企業(yè)集團(tuán)將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心定位為承擔(dān)財(cái)務(wù)整體職能中的交易處理型業(yè)務(wù),是財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算的歸口部門(mén),是戰(zhàn)略管控、項(xiàng)目管理、管理會(huì)計(jì)、成本價(jià)格、風(fēng)險(xiǎn)管控的專(zhuān)業(yè)支撐機(jī)構(gòu)。通過(guò)制定企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一的核算標(biāo)準(zhǔn)、核算細(xì)則、數(shù)據(jù)規(guī)則、操作規(guī)范,提供標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的核算處理,為各類(lèi)組織提供標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù);并通過(guò)持續(xù)強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理、規(guī)范化管理、數(shù)字化管理,持續(xù)提升企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一財(cái)務(wù)管控,降低財(cái)務(wù)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)及運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn),這是企業(yè)集團(tuán)的“財(cái)務(wù)核算中心”“智能管控中心”“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心”。其建設(shè)工作具體包括成立項(xiàng)目建設(shè)團(tuán)隊(duì),設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。具體步驟如下。
第一,成立項(xiàng)目建設(shè)團(tuán)隊(duì)。結(jié)合財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心特點(diǎn),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)具有財(cái)務(wù)共享服務(wù)經(jīng)驗(yàn)或財(cái)務(wù)集中管控經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員,還要包括項(xiàng)目營(yíng)運(yùn)、生產(chǎn)、管理、營(yíng)銷(xiāo)等一線(xiàn)工作人員參加,使共享服務(wù)中心的設(shè)計(jì)更加符合業(yè)務(wù)的實(shí)際需求。領(lǐng)導(dǎo)層一般由財(cái)務(wù)總監(jiān)(或總會(huì)計(jì)師)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)總監(jiān)、人力資源總監(jiān)組成,分設(shè)核算組、結(jié)算組、資金組、系統(tǒng)實(shí)施組、人力資源組等,分別負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、核算標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、系統(tǒng)上線(xiàn)實(shí)施、共享服務(wù)中心崗位設(shè)置和職責(zé)界定、人員招聘工作等。
第二,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心選址。按照就近原則和服務(wù)導(dǎo)向,與企業(yè)集團(tuán)相關(guān)部門(mén)、主要單位(如果涉及保密尤其是內(nèi)網(wǎng)單位)保持較近的距離,有利于初期貫徹企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控要求,及時(shí)協(xié)調(diào),并對(duì)各成員單位提出的需求盡快響應(yīng);基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)滿(mǎn)足通信設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施需要滿(mǎn)足運(yùn)營(yíng)要求;實(shí)行開(kāi)放性的辦公格局,同一網(wǎng)絡(luò)條件下,各職能業(yè)務(wù)室集中在同一區(qū)域辦公;安裝大顯示屏單獨(dú)作為績(jī)效看板,實(shí)時(shí)顯示各職能業(yè)務(wù)室工作任務(wù)完成情況,預(yù)留一定空間余量,考慮規(guī)模擴(kuò)大后的場(chǎng)地可擴(kuò)展性。
通過(guò)財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程再造與組織變革,企業(yè)集團(tuán)建立管控服務(wù)型財(cái)務(wù)共享中心,提升財(cái)務(wù)信息和財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量,推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和業(yè)財(cái)融合,支撐主業(yè)發(fā)展,助力實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。
通過(guò)財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)制度規(guī)范的企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一,消除各單位各部門(mén)間差異,提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可比性、透明性和可用性;通過(guò)流程再造企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)流程系統(tǒng)化,提升財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量和效率;通過(guò)組織變革實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)交易處理與業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù)職能分離,財(cái)務(wù)人員精力更加集中于業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù),推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和業(yè)財(cái)融合,提升價(jià)值創(chuàng)造能力。
制定實(shí)施時(shí)間表,有利于工作積極開(kāi)展,提高工作效率,包括啟動(dòng)、建設(shè)、持續(xù)提升、強(qiáng)化等不同階段完成不同的側(cè)重任務(wù)。
第一,財(cái)務(wù)共享啟動(dòng)建設(shè)階段。這一階段主要是規(guī)范會(huì)計(jì)核算及業(yè)務(wù)操作、優(yōu)化流程效率和效果,提高管控力度,實(shí)現(xiàn)資金結(jié)算統(tǒng)一處理、降低資金風(fēng)險(xiǎn)。
第二,財(cái)務(wù)共享深化建設(shè)階段。這一階段形成專(zhuān)業(yè)化分工體系,促進(jìn)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型,建立運(yùn)行“三位一體”財(cái)經(jīng)管理架構(gòu);細(xì)化、落實(shí)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算體系,通過(guò)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,推動(dòng)企業(yè)集團(tuán)主數(shù)據(jù)統(tǒng)一。
第三,財(cái)務(wù)共享全面建成階段。這一階段共享范圍覆蓋全業(yè)務(wù)、全企業(yè)集團(tuán),以共享中心為抓手,構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化體系,通過(guò)數(shù)字化、智能化技術(shù)應(yīng)用,全方位支持項(xiàng)目精細(xì)化管理和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)決策。
第四,共享財(cái)務(wù)效率持續(xù)提升。這一階段通過(guò)財(cái)務(wù)機(jī)器人等一系列自動(dòng)化、智能化手段應(yīng)用,不斷提升共享中心的處理效率與服務(wù)水平,提高員工滿(mǎn)意度(機(jī)器人流程自動(dòng)化軟件(RAP)部署需根據(jù)其他系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)間判定,減少重復(fù)建設(shè))。
第五,財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)職能強(qiáng)化階段。這一階段完善與企業(yè)經(jīng)營(yíng)相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理職能,支撐企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展;強(qiáng)化與下屬單位的溝通機(jī)制,支持集團(tuán)化管控;形成龐大的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資源池,支撐企業(yè)集團(tuán)戰(zhàn)略決策。
企業(yè)集團(tuán)可以根據(jù)實(shí)際和要求,按照“利用優(yōu)勢(shì)、難易結(jié)合、循序漸進(jìn)、穩(wěn)妥實(shí)施”的原則,對(duì)于成員單位開(kāi)展共享成熟度評(píng)估,整體管控力度較強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高、信息化基礎(chǔ)較好的成員單位可以?xún)?yōu)先推廣,實(shí)施成本低、速度快;在業(yè)務(wù)范圍方面,可以先標(biāo)準(zhǔn)再增值性業(yè)務(wù),可優(yōu)先將量大、標(biāo)準(zhǔn)、重復(fù)性財(cái)務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行共享,再考慮財(cái)務(wù)報(bào)表編制、標(biāo)準(zhǔn)管理報(bào)表等共享增值性業(yè)務(wù)。
可以考慮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)主任1人,由財(cái)務(wù)總監(jiān)(或財(cái)務(wù)部部長(zhǎng))兼任,設(shè)常務(wù)副主任1人。設(shè)置費(fèi)用核算室、資產(chǎn)資金室、總賬報(bào)表室、運(yùn)維管理室等不同科室,涉及業(yè)務(wù)處理類(lèi)崗位和運(yùn)營(yíng)管理類(lèi)崗位等,并根據(jù)業(yè)務(wù)需要逐步配備人員。
財(cái)務(wù)共享中心的建立促進(jìn)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)變革,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)架構(gòu)從多級(jí)分散核算的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)的共享模式,提升基礎(chǔ)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理效率和財(cái)務(wù)創(chuàng)造價(jià)值的能力;共享后各單位財(cái)務(wù)職能堅(jiān)持事權(quán)七不變?cè)瓌t,明確劃分戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和共享財(cái)務(wù)的職責(zé)范圍,將業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)職責(zé)細(xì)化到各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域,使共享模式下三財(cái)職能定位更加清晰,為企業(yè)集團(tuán)及成員單位財(cái)務(wù)職能的落地執(zhí)行提供可靠依據(jù)。
成為單獨(dú)業(yè)務(wù)單元后,盡量實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)集中,搭建主數(shù)據(jù)管理平臺(tái),推動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能“應(yīng)做盡做”,業(yè)財(cái)系統(tǒng)集成“應(yīng)接盡接”,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集中匯總、相互映射,統(tǒng)一分發(fā),實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)量化監(jiān)測(cè)、實(shí)時(shí)預(yù)警,輔助經(jīng)營(yíng)決策;應(yīng)用財(cái)經(jīng)云圖,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)多維、動(dòng)態(tài)、鉆取展示,可知可視。
企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)性能無(wú)法滿(mǎn)足需要;業(yè)務(wù)系統(tǒng)中主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一,無(wú)法提供統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)。針對(duì)此問(wèn)題,應(yīng)充分評(píng)估系統(tǒng)性能和業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求,需與系統(tǒng)實(shí)施方密切溝通,形成安全高效的解決方案。
企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心涉及組織建設(shè)和人員選調(diào)工作,各單位財(cái)務(wù)人員面臨進(jìn)入共享中心和本地轉(zhuǎn)型兩個(gè)方向。針對(duì)此問(wèn)題,基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)情況,前期做好人員需求情況測(cè)算;針對(duì)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行宣導(dǎo),應(yīng)更好地了解財(cái)務(wù)人員的未來(lái)工作意向,做好調(diào)動(dòng)和轉(zhuǎn)型人員的安置工作,以保障變革的平穩(wěn)。
企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成立后,標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度進(jìn)一步提升,數(shù)據(jù)的透明度也將進(jìn)一步提高,對(duì)于原有管理模式帶來(lái)挑戰(zhàn)。針對(duì)此問(wèn)題,應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用情況宣貫,使各成員單位、部門(mén)充分了解相關(guān)變化,提升財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理之間的銜接和融合,支撐企業(yè)集團(tuán)精細(xì)化管控水平提升。
其一,結(jié)合自身特點(diǎn)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。首先,經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)同質(zhì)化程度高、成員單位業(yè)務(wù)相對(duì)單一或標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)集團(tuán)更適合建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。其次,企業(yè)集團(tuán)的分支機(jī)構(gòu)或子公司有集中財(cái)務(wù)管控的需求。最后,共享建設(shè)離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)操作流程和強(qiáng)大的信息系統(tǒng)平臺(tái)。其二,管理層的支持至關(guān)重要。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立對(duì)企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)是一次重大的組織變革,涉及大規(guī)模的人員變動(dòng)、流程再造、組織設(shè)計(jì)等,取得管理層的支持對(duì)于順利推進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立至關(guān)重要。其三,重點(diǎn)在業(yè)務(wù)流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。強(qiáng)大的信息工具和手段解放了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理中的一般手段和工具,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將推動(dòng)財(cái)務(wù)全面轉(zhuǎn)型升級(jí),通過(guò)流程再造,帶動(dòng)財(cái)務(wù)共享、司庫(kù)等管理體系創(chuàng)新,提升財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)、洞察、決策和對(duì)外服務(wù)能力。