小企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及改進措施
——以A公司為例

謝野芳發(fā)（中國獸醫(yī)藥品監(jiān)察所 北京 100081）

當前在全球經(jīng)濟一體化的背景下，國內(nèi)外環(huán)境仍十分復雜，鼓勵和引導小企業(yè)的健康快速發(fā)展，使中小型企業(yè)發(fā)展和壯大，是我國贏得全球經(jīng)濟競爭優(yōu)勢的重要途徑?！笆奈濉睍r期，我國中小企業(yè)仍處于大有可為的重要戰(zhàn)略機遇期。面對日益激烈的國際競爭，我國出臺了一系列扶持中小企業(yè)的新政策，以期進一步激發(fā)中小企業(yè)發(fā)展的活力。2018年，財政部印發(fā)了《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，進一步引導和推動小企業(yè)加強內(nèi)部控制建設。但由于部分小企業(yè)經(jīng)營規(guī)模較小，會計機構設置不規(guī)范，會計人員分工也不明確，缺乏完善的內(nèi)部牽制機制。本文以A公司為例，對小企業(yè)的內(nèi)部控制體系構建進行研究探討。

一、A公司概況和內(nèi)控現(xiàn)狀

A公司主要生產(chǎn)礦山設備，擁有車、刨、鏜、磨、滾齒等各類型機床330臺（套），一個鑄造車間、兩個機制車間、兩個鉚焊車間、兩個裝配車間等。專業(yè)生產(chǎn)JH型回柱絞車，V型、SGD、SGB型刮板輸送機及各種人車、阻車器、JT型、JTB型、JTK型礦用提升絞車、絞接頂梁、摩擦支柱、液壓支柱、懸移支架、耙斗裝巖機等礦山設備。該公司為直線型組織結構，機構設置為總經(jīng)理領導下的部門負責制，下設七個部門，包括行政部、生產(chǎn)技術部、供應部、銷售部、財務部、質(zhì)檢部和保衛(wèi)部。財務部由會計人員、出納人員組成。

（一）采購與付款方面內(nèi)控的現(xiàn)狀

公司涉及的采購與付款業(yè)務主要是原材料的購買、結算、驗收入庫等。原材料的購買由生產(chǎn)技術部出材料季度報告，并由供應部據(jù)此編制材料采購計劃。供應部與供應商洽談，簽訂訂貨合同，交由總經(jīng)理簽字。材料到貨后由倉庫管理員驗收入庫，質(zhì)檢部技術人員對材料質(zhì)量進行檢查。相關單據(jù)交會計人員進行賬務處理。如圖1、下頁圖2所示。

圖1 采購業(yè)務流程圖

圖2 采購業(yè)務憑證流轉(zhuǎn)圖

公司采購業(yè)務分以下幾個環(huán)節(jié)：

1.采購計劃編制，簽訂合同。生產(chǎn)技術部根據(jù)其編制的各種生產(chǎn)計劃編制材料季度報告，供應部根據(jù)材料季度報告編制材料采購計劃；采購計劃經(jīng)審核批準后，由供應部聯(lián)系供應商；檢查供貨商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織代碼證、產(chǎn)品合格證等，并對產(chǎn)品質(zhì)量進行實地查看；與供應商洽談、成交，最后簽訂采購合同，公司持有一份正本，三份復印件，正本留存于供應部，交總經(jīng)理審核簽字后，復印件一份交總經(jīng)理、一份交生產(chǎn)技術部、一份交財務部。最后將采購合同交總經(jīng)理審核。

2.材料采購驗貨付款。供貨單位在材料發(fā)運后，將材料發(fā)票、運單、提貨單寄往公司，財務部收到后交給供應部審核對照合同是否有誤。采購發(fā)票為增值稅專用發(fā)票，有四聯(lián)，采購方取得抵扣聯(lián)和發(fā)票聯(lián)，抵扣聯(lián)作為扣稅憑證，發(fā)票聯(lián)作為付款憑證。供應部到貨后將銷售發(fā)票（抵扣聯(lián)、發(fā)票聯(lián)）、提貨單交與生產(chǎn)技術部，由生產(chǎn)技術部下屬倉庫驗收、入庫，驗收過程要由質(zhì)檢部技術人員對貨物質(zhì)量進行檢查，倉庫管理員將貨物與合同、銷售發(fā)票、提貨單的數(shù)量進行核對，并填制入庫單，入庫單一式三聯(lián)，由倉庫管理員填制簽字。倉庫管理員將入庫單、采購發(fā)票、運單交財務部，由會計人員稽核金額，與合同副本審核無誤后，口頭授權通知出納人員辦理貨款結算。會計人員稽核完金額后簽字再將財務聯(lián)留下記賬，另外兩聯(lián)倉庫管理員將一聯(lián)用于記錄入庫，登記庫存商品明細賬，一聯(lián)存根由倉庫管理員送交文秘檔案室。公司貨款結算一般采用支票結算和匯款結算方式。在辦理貨款結算時，根據(jù)不同情況，選用不同的付款方式，分別為貨到付款和預付貨款。

若為貨到付款，會計人員將采購發(fā)票聯(lián)交給出納人員，口頭授權出納人員進行貨款結算。出納人員在得到會計人員口頭授權后填制付款單，然后由出納人員開具轉(zhuǎn)賬支票交給采購經(jīng)辦人，采購經(jīng)辦人在付款單上簽字，付款單一式兩聯(lián)，一聯(lián)出納人員留存，一聯(lián)交采購經(jīng)辦人，由采購經(jīng)辦人將付款單和支票交給供貨商，出納人員付款后在發(fā)票上加蓋“付訖”章，登記銀行存款日記賬，將發(fā)票、支票存根交會計人員進行賬務處理。如果是預付賬款采購，供應部與供貨商聯(lián)系后，供貨商將購買商品的數(shù)量、種類、單價、金額制成明細表傳真過來。會計人員在與傳真單核實無誤后交總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理口頭批準后，會計人員將傳真單交出納人員填制付款單，隨即通過銀行轉(zhuǎn)賬將貨款支付給供貨商，付款單交采購經(jīng)辦人簽字，一聯(lián)出納人員留存，一聯(lián)交采購經(jīng)辦人，出納人員將匯款回單、銀行對賬單交會計人員進行記賬業(yè)務處理。

3.退貨及折讓。到貨后，如發(fā)現(xiàn)原材料的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與要求不符，采購部或生產(chǎn)技術部依據(jù)合同提出問題，財務部進行具體業(yè)務處理，具體退貨應由供應部負責。向供貨商退貨時，倉庫管理員用紅字填制入庫單。材料的裝運可能由客戶負擔運費或由公司負擔運費。如為公司負擔運費，則需由供應部將運費發(fā)票交由出納人員進行結算，再由出納人員交給會計人員進行賬務處理。

4.月末對賬。月末應付賬款與供貨商應收賬款對賬。會計人員于月末將稽核過的入庫單與倉庫管理員登記的材料明細賬進行核對，庫存商品總賬與材料明細賬核對。采購與付款業(yè)務流程關鍵控制點：采購計劃經(jīng)審核批準后才能簽訂采購合同。采購材料入庫驗收、記賬、付款分管。倉庫管理員核對發(fā)票與合同，保證數(shù)量的正確，技術人員檢驗質(zhì)量。會計人員核對入庫單、發(fā)票與合同，保證金額的正確。貨到付款需經(jīng)會計人員核對無誤后授權給出納人員付款。出納人員再在已付款的發(fā)票上加蓋“付訖”章。預付貨款需經(jīng)總經(jīng)理審核。定期進行賬賬、賬實、賬卡的核對。

（二）銷售與收款方面內(nèi)控的現(xiàn)狀

銷售與收款業(yè)務是公司的基本業(yè)務，也是使公司實現(xiàn)盈利的重要環(huán)節(jié)，銷售收入是公司收入的主體，因此銷售與收款環(huán)節(jié)的控制與核算對于公司來說是十分重要的。公司根據(jù)其自身制造企業(yè)的特點，其銷售收款業(yè)務的流程涉及多個部門，各部門均有其特定的職責，從而保證銷售環(huán)節(jié)工作的順利進行。銷售業(yè)務主要由銷售部、生產(chǎn)技術部、財務部合作協(xié)調(diào)完成。公司采用合同發(fā)貨制，銷售業(yè)務處理程序首先是銷售部根據(jù)銷售合同編制銷貨清單，聯(lián)系運輸單位，通知倉庫備貨和辦理發(fā)貨。物資發(fā)出后，倉庫填制出庫單，登記庫存商品明細賬，財務部根據(jù)倉庫管理員編制的出庫單開具增值稅發(fā)票，編制會計憑證。

圖3 銷售收款業(yè)務流程圖

公司銷售業(yè)務分以下環(huán)節(jié)：

1.銷售部負責編制年季月度產(chǎn)品銷售計劃，并按時交生產(chǎn)技術部、財務部。生產(chǎn)技術部負責根據(jù)產(chǎn)品銷售計劃確認庫存，制定生產(chǎn)計劃，反饋銷售計劃是否合理。財務部審核銷售計劃的合理性。

圖4 銷售收款憑證流轉(zhuǎn)圖

2.公司銷售部與客戶聯(lián)系，客戶對公司產(chǎn)品進行實地查看，與公司洽談價格，最后簽訂銷售合同，銷售合同交經(jīng)理審核，合同復印件交財務部。

3.銷售部根據(jù)銷售合同編制銷售清單，銷貨清單一式六聯(lián)：一聯(lián)為倉庫記賬聯(lián)，交倉庫管理員記賬；一聯(lián)為客戶開票聯(lián)，交客戶；一聯(lián)為財務記賬聯(lián)，交財務部；一聯(lián)為結算核對聯(lián)，交銷售部記賬；一聯(lián)為隨貨同行聯(lián)；一聯(lián)為門衛(wèi)核對聯(lián)，交門衛(wèi)室。銷售人員填制銷貨清單后將倉庫記賬聯(lián)和隨貨同行聯(lián)交倉庫管理員。銷售人員聯(lián)系運輸單位準備發(fā)貨。相關運費由銷售人員向財務部提出付款申請并簽字，會計人員審核簽字后，銷售人員將付款單交出納人員，由出納人員辦理付款手續(xù)。

4.倉庫發(fā)貨后，在銷貨清單上簽字確認發(fā)貨，并根據(jù)銷貨清單填制出庫單。出庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)為存根聯(lián)，由倉庫管理員送交文秘檔案室存根；第二聯(lián)為記賬聯(lián)，由倉庫管理員送交財務部作為出庫核算依據(jù)；第三聯(lián)為保管聯(lián)，由倉庫管理員作為出庫依據(jù)和庫存商品明細賬登記依據(jù)。將銷貨清單隨貨同行聯(lián)交給運輸單位。門衛(wèi)將門衛(wèi)聯(lián)與運輸單位隨貨同行聯(lián)核對無誤后放行。

5.財務部將銷售合同與銷貨清單核對無誤后開具增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票一式四聯(lián)，第一聯(lián)為存根聯(lián)，由銷貨方留存?zhèn)洳?；第二?lián)為發(fā)票聯(lián)，購貨方作付款的記賬憑證；第三聯(lián)為稅款抵扣聯(lián)，購貨方作扣稅憑證；第四聯(lián)為記賬聯(lián)，銷售方作銷售的記賬憑證。

6.銷售人員在財務部開具發(fā)票后領走發(fā)票聯(lián)和稅款抵扣聯(lián)。銷售部根據(jù)銷貨清單和發(fā)票存根聯(lián)編制銷售統(tǒng)計報表。將銷貨清單客戶開票聯(lián)連同銷售發(fā)票聯(lián)、稅款抵扣聯(lián)寄給客戶。

7.會計人員根據(jù)銷售發(fā)票、銷貨清單、出庫單、領據(jù)等進行賬務處理。

8.收款時一般將貨款結算所取得的銀行進賬單等相關憑證作為原始憑證，由會計人員進行賬務處理，出納人員登記銀行日記賬。

9.如發(fā)生退貨，倉庫管理員開紅字出庫單，會計人員將增值稅專用發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)連同對應的存根聯(lián)、記賬聯(lián)上注明“作廢”字樣，并依次粘貼在存根聯(lián)后面，同時對防偽稅控開票系統(tǒng)的原開票電子信息進行作廢處理，重新開增值稅專用發(fā)票。

銷售與收款流程關鍵控制點：銷售開票、發(fā)貨、收款分管；嚴格按合同發(fā)運商品，結算貨款；定期進行賬賬、賬實核對。

二、A公司內(nèi)控存在的問題及改進措施

（一）采購付款流程存在的問題及改進

1.存在的問題及原因分析。（1）采購計劃編制環(huán)節(jié)。采購計劃根據(jù)生產(chǎn)技術部的季度材料報告制定，缺少實時性，不能滿足生產(chǎn)技術部的臨時材料需要。一旦生產(chǎn)技術部有臨時的材料需要，只能通過生產(chǎn)技術部與采購部口頭聯(lián)系采購，缺乏書面單據(jù)，容易造成實際采購材料或貨物與計劃不符。（2）公司供應部與財務部缺少對賬程序，僅憑單據(jù)的傳遞和口頭的說明進行信息交流，容易造成信息交流不暢，已采購的貨物未及時入賬的現(xiàn)象。另外在單據(jù)傳遞過程中容易遺失單據(jù)，而無法分清責任。（3）公司預付賬款采購，采用電話或傳真的形式，過于簡單，不利于維護公司自身利益，出現(xiàn)問題或糾紛時也不便于采用正當?shù)姆墒侄谓鉀Q問題。（4）公司通過填制付款單辦理采購借款。出納人員僅通過會計人員口頭授權就辦理貨幣資金支出業(yè)務，且預支的款項也未及時登記入賬。付款單缺少報銷一欄，在報賬時缺少書面憑證。（5）平時由倉庫管理員登記庫存商品明細賬的數(shù)量和金額，由會計人員在月末對金額進行稽核，工作量太大。

2.解決問題的方案和措施。（1）建議在采購計劃環(huán)節(jié)編制請購單，請購單為有關部門或倉庫向采購部提出的購貨請求的憑證。請購單要預先編號，簽發(fā)后經(jīng)授權部門（人）批準。經(jīng)生產(chǎn)技術部和倉庫管理員簽字后的請購單還必須通過供應部和財務部的確認后方可生效。確認的目的在于：一是防止已經(jīng)采購的存貨又重復執(zhí)行，二是咨詢現(xiàn)行市場價格，對所需采購資金進行估算。請購單一式三份，一份留存請購部門備查；一份送采購部；一份在報銷或預付款時提交給財務部作為依據(jù)。單據(jù)中要說明請購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格要求等。（2）建議供應部根據(jù)采購合同和采購發(fā)票設立采購臺賬，財務部與供應部定期進行核對。（3）建議供應部在采購時，與供應商簽訂采購合同，并列出采購物資的清單或明細表，在簽訂采購合同后再付款。（4）建議公司在辦理采購借款時，付款單必須經(jīng)總經(jīng)理簽字。付款單應增加一聯(lián)，且增加報銷一欄。采購經(jīng)辦人辦理結算時，由出納人員在付款單上登記報銷金額及交回金額，登記銀行日記賬，將第三聯(lián)回單交給采購經(jīng)辦人，第二聯(lián)交給會計人員記賬。采購人員沒有發(fā)票、入庫單等單據(jù)，財務部不給報銷，預借的采購資金采購人員負責歸還。這樣會計人員就可以通過會計控制查驗采購的材料物資是否安全入庫。（5）建議平時由倉庫管理員登記庫存商品明細賬的數(shù)量，會計人員定期去倉庫管理員處監(jiān)督材料盤點，對財務入庫單與倉管入庫單的數(shù)量進行核對，財務部庫存商品總賬與明細賬數(shù)量進行核對，并登記庫存商品明細賬的金額，采用移動加權平均法計價。

（二）銷售收款流程存在的問題及改進

1.存在的問題及原因分析。（1）公司對銷售發(fā)票流程的控制不是很完善，會計人員開發(fā)票后雖交銷售人員核對，但銷售人員并沒有很好地執(zhí)行核對程序。（2）辦理運費付款申請時，由銷售人員填制領據(jù)并簽字，會計人員審核簽字后，銷售人員將領據(jù)交出納人員，由出納人員辦理付款手續(xù)。此流程中沒有涉及到運費報銷問題。此處管理混亂，銷售人員借款的數(shù)額可能遠遠高于實際發(fā)生的運費。（3）銷售退回沒有嚴格的審核程序。銷售退回沒有經(jīng)過質(zhì)檢部的驗收和原因調(diào)查，僅憑銷售部業(yè)務人員的許諾便為客戶辦理了銷售退回。（4）公司不計提壞賬準備，沒有專門的應收賬款催收程序。容易造成應收賬款管理混亂，大量的壞賬無法體現(xiàn)。

2.解決問題的方案和措施。（1）公司應建立相對完善的銷售發(fā)票流程制度。制度的建立要做到以下幾點：銷貨清單連續(xù)編號，以保證所有發(fā)出貨物均有開票；發(fā)票上客戶的名稱應同主要客戶一覽表或客戶購貨訂單相對照；發(fā)票上的數(shù)量必須以銷貨清單上載明的實際發(fā)貨數(shù)量記錄為依據(jù)，并應受到非記錄發(fā)運數(shù)量人員的檢查；發(fā)票上的價格必須以銷售部批準的金額或價格目錄表為依據(jù)，并應受到獨立于銷售職能的其他人員的檢查；應嚴格執(zhí)行發(fā)票內(nèi)容的復核；發(fā)票總額應加以控制，即所有發(fā)票應定期計算合計金額，以便同應收賬款或銷貨合計數(shù)相核對。（2）建議重新設計辦理此類小額報銷業(yè)務時所使用的領據(jù)，具體格式類似于重新設計的付款單的格式，報銷流程類似于采購借款流程，從而加強對小額貨幣資金支出的管理。（3）銷售退回必須經(jīng)銷售經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；銷售退回的貨物應由倉庫和質(zhì)檢部清點后方可入庫。質(zhì)檢部應對客戶退回的貨物進行檢驗并出具質(zhì)檢證明；倉庫應在清點貨物、注明退回的品種和數(shù)量后填制退貨接收報告，退貨接收報告應連續(xù)編號。填制完畢的退貨接收報告應受到獨立于發(fā)貨和收款人員的監(jiān)督和檢查；調(diào)查退貨索賠的有效性，若有效，給予客戶一定金額的賠償金。銷售部下屬售后服務部對客戶退貨要求進行調(diào)查，調(diào)查結束后應將調(diào)查結果和調(diào)查意見記錄在退貨接收報告上，交由財務部、銷售經(jīng)理審核。退貨理賠最終核準由銷售部決定，核準必須基于退貨接收報告以及相關的認真調(diào)查。財務部對檢驗證明、退貨接收報告以及客戶出具的退貨憑證進行審核后辦理退貨事宜。（4）公司應建立信用評估體系，制定客戶檔案，分析客戶信用檔案。信用批準應送交銷售部經(jīng)理審核簽字。完善壞賬準備計提，進行賬齡分析，為公司的信用評估提供資料。銷售部負責應收賬款的催收工作，對催款情況進行記錄。為了加速資金回籠，可于月末編制應收賬款賬齡分析表，并對超期未付款單位注明名稱、金額并查明原因。

三、結論

小企業(yè)人員少，會計分工不明確。本文以A公司為例，財務部僅有一名會計人員和一名出納人員，缺少崗位牽制制度和必要的制衡，在會計核算過程中存在很多小企業(yè)共有的問題：坐收坐支，不相容職位的兼職、控制制度及權限設計不健全、借款等手續(xù)不規(guī)范、倉庫原材料保管不當?shù)?。造成這些問題的主要原因是公司不重視內(nèi)部控制，不重視程序監(jiān)督，忽視了利用現(xiàn)代管理技術進行全過程監(jiān)督。

小企業(yè)要加強內(nèi)部控制體系建設，建立健全內(nèi)部控制制度和財務制度，避免因制度缺陷造成管理上的混亂給企業(yè)造成不必要的損失。要重視規(guī)章制度和內(nèi)控制度的執(zhí)行，揚長避短，提高市場競爭力，贏得發(fā)展主動權，實現(xiàn)發(fā)展新突破。