做好醫(yī)院人力資源管理中的人事檔案工作的幾點(diǎn)建議

陳茵 廣州市南沙區(qū)欖核醫(yī)院

眾所周知，對于為人們提供醫(yī)療服務(wù)為主要業(yè)務(wù)的醫(yī)院來說，想要獲得長久的發(fā)展，高質(zhì)量的人才是必不可少的。同時人事檔案管理工作的開展也能夠在很大程度上為醫(yī)院人力資源招聘工作奠定基礎(chǔ)，避免醫(yī)院崗位招聘時，出現(xiàn)設(shè)置不合理的現(xiàn)象。在傳統(tǒng)觀念中，醫(yī)院人事檔案管理工作是收集員工的基本信息，復(fù)制、保存、調(diào)取員工信息的過程。但是在新時期，尤其是在當(dāng)今各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推動下，人事檔案管理工作和計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)之間的聯(lián)系也越來越緊密，數(shù)字化、信息化成為檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。文章對當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中面臨的主要問題和相應(yīng)的解決辦法進(jìn)行了分析和探討，確保能夠更大限度地提高醫(yī)院的人力資源管理能力，降低相關(guān)管理成本，從而進(jìn)一步提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

一、人事干部檔案管理工作的重要性

（一）人事干部檔案是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置的基礎(chǔ)

在醫(yī)院的各項人力資源管理工作中，提高人事檔案管理水平至關(guān)重要。做好這項工作可以結(jié)合醫(yī)院職工自身的優(yōu)勢特點(diǎn)、專業(yè)能力，將人力資源科學(xué)、準(zhǔn)確地調(diào)配到所需崗位中，進(jìn)而在最大程度上利用醫(yī)院人力資源，推動醫(yī)院物資和人力資源之間實(shí)現(xiàn)最佳配比?？茖W(xué)配置醫(yī)院人力資源，讓醫(yī)護(hù)人員和行政后勤保障崗位結(jié)構(gòu)比例達(dá)到最佳狀態(tài)，同時對其進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，進(jìn)而充分發(fā)揮醫(yī)院職工的主觀能動性，實(shí)現(xiàn)人盡其才的目標(biāo)。通過人事檔案管理，醫(yī)院可以篩選出合適的人才進(jìn)行培養(yǎng)，全面提升醫(yī)院科室人才培養(yǎng)的科學(xué)性，全力打造一支技術(shù)過硬的醫(yī)療團(tuán)隊，從而提高醫(yī)院診療綜合水平，最終提高醫(yī)院的市場競爭力和服務(wù)質(zhì)量。

（二）人事干部檔案是干部最原始的身份憑證

人事干部檔案是認(rèn)定職工“三齡二歷一身份”的重要依據(jù)，其中“三齡”指的是職工的年齡、工齡和黨齡，“二歷”指的是職工的學(xué)歷和個人工作經(jīng)歷，“一身份”指的是該職工的身份性質(zhì)是不是屬于干部。對于醫(yī)院來說，醫(yī)院本身也具備商業(yè)盈利特性，而專業(yè)的醫(yī)務(wù)人員素養(yǎng)是十分關(guān)鍵的基礎(chǔ)。同時也關(guān)系未來醫(yī)務(wù)人員的實(shí)際工作狀況，醫(yī)院干部人事檔案能夠全面反應(yīng)干部工作業(yè)績、思想道德和工作能力，記錄了職工的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，人事檔案對醫(yī)院職工本人的信息資料覆蓋主要包括十大類，有個人履歷、學(xué)歷職稱、獎懲情況、參加社會團(tuán)體活動情況等，同時也對醫(yī)院職工的性格特點(diǎn)、興趣愛好、特長優(yōu)勢等內(nèi)容進(jìn)行記錄，包括早期學(xué)校老師和工作單位領(lǐng)導(dǎo)的評語等，具備可靠、真實(shí)的特點(diǎn)。

（三）人事干部檔案是干部入職、選拔與監(jiān)督的重要依據(jù)

基層公立醫(yī)院的編制數(shù)量要報主管單位以及區(qū)編辦審核批復(fù)，因?yàn)榫幹茘徫环浅＞o缺，很多醫(yī)院現(xiàn)有的人員結(jié)構(gòu)中，編外人員的數(shù)量往往比編內(nèi)人員還要多，所以編內(nèi)人員錄用時政審的環(huán)節(jié)就包括對其人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，對預(yù)錄取人員的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的翻閱和審核，查看該考生本人以前是否有不良信用記錄、是否參加過非法組織及邪教組織、是否有違法犯罪記錄、是否曾經(jīng)出現(xiàn)過醫(yī)療事故以及醫(yī)療糾紛等情況。干部人事檔案也是醫(yī)院發(fā)展黨員，審核人員是否符合入黨資格的重要依據(jù)。在崗位晉升、職位調(diào)動方面也是對干部實(shí)行監(jiān)督的重要審核材料，從而實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)科學(xué)選人用人，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和要求選人用人，不得出現(xiàn)任何不公正問題。醫(yī)院要加強(qiáng)對全體干部全方位的管理，就要合理利用干部人事檔案，全面掌握干部信息，才能在用人、培養(yǎng)人才時更加科學(xué)、準(zhǔn)確，這樣也更有利于醫(yī)院干部隊伍水平的提高。

（四）人事干部檔案有利于醫(yī)院人力資源的開發(fā)

醫(yī)院在發(fā)展中面臨著內(nèi)外環(huán)境的變化，尤其是在新冠疫情遍布全球后，如何在變化的環(huán)境中激發(fā)人員的潛力，快速有效地對有限的醫(yī)護(hù)人力資源進(jìn)行崗位培訓(xùn)和合理的配置，從而完成預(yù)定的工作目標(biāo)，是人力資源開發(fā)的重要任務(wù)。要想高效地發(fā)揮人力資源開發(fā)的效力，首先就要收集、整理并分類各干部檔案中最基本的資料信息，為醫(yī)院選拔和培訓(xùn)人才提供重要、關(guān)鍵的材料支持。醫(yī)院可以依托人事檔案管理材料，實(shí)現(xiàn)挖掘人才、培養(yǎng)人才以及科學(xué)合理地利用人才，避免出現(xiàn)人才被埋沒、浪費(fèi)的現(xiàn)象。在醫(yī)院的人力資源開發(fā)中，關(guān)鍵是要對職工進(jìn)行相關(guān)崗位專業(yè)知識的培訓(xùn)和定期考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行績效評估與崗位調(diào)整。當(dāng)今時代，各個行業(yè)都面臨著非常激烈的競爭，醫(yī)院也不例外，但是不管是何種競爭，歸根到底都是人才的競爭。這就更加凸顯出人力資源管理工作的重要性，在制定各項管理制度、實(shí)施各項管理措施時，一定要將保證人才權(quán)益、提高人才能力作為所有工作的落腳點(diǎn)，讓人才在勞動中創(chuàng)造更多價值。

二、人事干部檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案資料沒有及時歸檔完善

目前醫(yī)院職工人事檔案記錄的都是干部在參加工作前以及進(jìn)入醫(yī)院后的基本信息，包括年齡、學(xué)歷、參加工作時間、主要社會關(guān)系和家庭關(guān)系等，參加工作之后進(jìn)入本單位期間的人事檔案材料并沒有及時更新到人事檔案里，例如參加工作后進(jìn)入本單位前的年度考核表、跟以前單位簽訂的勞動合同、往年的社保參保證明等，進(jìn)入單位后取得的職稱晉升、學(xué)歷提升、其他方面的職業(yè)技能提升資料，近期取得的科研成果等，一旦職工人事檔案信息長期堆積而未及時進(jìn)行存檔，就可能在一定程度上影響檔案信息本身的真實(shí)性以及完整性，若職工丟失了原始人事檔案資料，要想補(bǔ)回就十分困難，這將極其不利于后期人事檔案信息的管理，同時人事檔案資料信息的不健全將會影響干部的崗位晉升和職位的調(diào)動。

（二）人事檔案因人員身份不同、完善程度不同

人事檔案對于個人未來的生活、工作有著重大的影響，在整理、使用和保存檔案時一定要減少出錯的概率，防止檔案丟失、殘缺不全等問題的發(fā)生，保證檔案的安全。當(dāng)然這些工作的落實(shí)都是以完善的人事檔案管理制度為前提的。在全國醫(yī)改進(jìn)程的不斷推進(jìn)下，醫(yī)院中各種職工的人事特點(diǎn)也越來越復(fù)雜，既有體制內(nèi)編制身份人員，又有醫(yī)院自身聘用的編外人員、醫(yī)院退休返聘的職工等，根據(jù)當(dāng)前所實(shí)行的人事檔案管理制度可知，根據(jù)職工身份的不同，職工檔案完善程度是不一樣的，編內(nèi)人員的檔案資料是最齊全的，因?yàn)樵谌刖帟r就已經(jīng)對檔案資料進(jìn)行了審核完善。在人才資源流動日趨頻繁的背景下，有些非編制內(nèi)職工的人事檔案被保存在人才交流中心，有的編外人員對檔案的敬畏心不夠，出現(xiàn)“死檔”“棄檔”“人檔分離”現(xiàn)象,所以很多醫(yī)院錄用后辦理編外人員入職手續(xù)時，醫(yī)院只能根據(jù)最基本的檔案材料要求，簡單地幫助其建立在醫(yī)院的個人檔案，其檔案資料包括個人身份證復(fù)印件、學(xué)歷證、資格證等招聘崗位硬性要求的資格材料，但因?yàn)槿鄙倨湓缙诘膫€人檔案資料，從而影響了醫(yī)院整體人事工作的開展。

（三）人事干部檔案管理意識不強(qiáng)

醫(yī)院人事干部檔案主要包含醫(yī)務(wù)從業(yè)人員個人的發(fā)展歷程，通常情況下從該職工的就讀學(xué)校，到其全部的工作經(jīng)歷都應(yīng)該記錄在個人檔案中。但是在檔案資料中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些問題，例如有的表格填寫不規(guī)范，同時存在對檔案本身的理解以及人事有偏差，出現(xiàn)檔案信息資料前后不一致以及虛假填報檔案信息等問題，其中十分普遍的問題便包含工作時間年限和個人出生信息錯誤等等，這導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容出現(xiàn)隨意性、盲目性的特征，有可能造成虛假人事檔案問題的發(fā)生。同時，還有一些檔案工作人員不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，員工在填寫時使用除黑色外其他顏色的簽字筆。在實(shí)際工作中，因檔案工作缺少工作要求與標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案管理工作難以嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來執(zhí)行，從而造成工作中的大量失誤。

（四）檔案管理中的硬件、軟件配置需要提高

現(xiàn)如今，很多醫(yī)院管理層人員對于人事檔案管理工作的態(tài)度存在輕視的情況，很多單位都沒有專職人員負(fù)責(zé)此項工作，大都是普通工作者兼任檔案管理工作，受制于時間精力和專業(yè)力量，導(dǎo)致人事檔案后期的整理和利用效果大打折扣，另外，沒有配備相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備、專門的數(shù)據(jù)儲存設(shè)備，從而無法實(shí)現(xiàn)人事干部檔案的電子化以及保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性，而且檔案資料大都是紙質(zhì)檔案，因?yàn)闄n案存儲空間的局限，使得檔案資料存儲條件達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，這也導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理工作難以正常開展。再加上醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員人數(shù)多，每年有一定的人員流動，加大了檔案管理的難度，容易出現(xiàn)人事檔案錯漏情況。此外，信息化水平的落后給人事檔案信息的存儲及信息的查閱、提取帶來不便。

三、做好人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)人事檔案工作重要性認(rèn)識

在開展檔案管理工作時，提高對工作的重視程度是最基本也是最重要的，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)與普通職工應(yīng)樹立“檔案效益”的意識，即好的檔案管理工作不是簡單地將檔案資料作為陳設(shè)擺在那里，而是有其獨(dú)特的經(jīng)濟(jì)價值，同時職工要增強(qiáng)及時歸檔意識，不能任由新取得的個人檔案資料由自已保管。配置的人事檔案管理工作人員需要具備一定的計算機(jī)操作基礎(chǔ)和水平，能夠不斷地更新知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)學(xué)習(xí)的能力。此外，還需要對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行定期的考核和培訓(xùn)，提升專業(yè)知識，以確保人事檔案審核過程中資料和信息的真實(shí)性、及時性以及完整性，才能讓人事檔案的管理工作與數(shù)字化接軌。醫(yī)院人事檔案工作出現(xiàn)混亂，將在很大程度上導(dǎo)致人力資源管理工作效率受到影響，不利于推進(jìn)醫(yī)院管理工作向精細(xì)化方向發(fā)展。

（二）開展人事檔案專項審核工作，提高人事檔案質(zhì)量

根據(jù)國家的相關(guān)人事、檔案文件要求，在開展檔案審核工作時，要從制定審核工作的整體方案、信息審核登記、材料歸檔到最后的總結(jié)報告等共計九個程序進(jìn)行。檔案專項審核的范圍包括全院在崗職工，主要對職工的出生時間、學(xué)歷信息、工作經(jīng)歷、身份屬性、社會關(guān)系等進(jìn)行一一審核，重點(diǎn)檢查各檔案資料中是否存在涂改等問題，確保職工的人事檔案資料真實(shí)、完整，并為后續(xù)完善個人人事檔案材料的工作打下基礎(chǔ)。

（三）完善人事檔案電子化管理制度

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用范圍僅僅局限于大量紙質(zhì)化的檔案資料，沒有真正充分運(yùn)用檔案電子化管理技術(shù)。為提高檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，創(chuàng)新和優(yōu)化醫(yī)院人事檔案工作，要先建立起科學(xué)、完善的相關(guān)制度和工作細(xì)則。醫(yī)院需要根據(jù)自身優(yōu)勢特點(diǎn)，建立科學(xué)、完善的檔案信息化工作流程和相關(guān)工作規(guī)范，根據(jù)醫(yī)院的人才特征，對醫(yī)院職工按專業(yè)技術(shù)崗位職責(zé)的不同進(jìn)行分管，并在此基礎(chǔ)上按照人員編制身份進(jìn)行二級分管，避免電子信息混淆。應(yīng)加密電子檔案，對不同級別的人員設(shè)置不同的查閱權(quán)限。針對人事檔案數(shù)字化對應(yīng)的管理流程和制度予以優(yōu)化，推動檔案電子化工作更快、更好開展，同時也為高效收集人事檔案信息奠定基礎(chǔ)，特別是新冠肺炎疫情發(fā)生以來，醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員極度緊缺，人事檔案電子化為高效地調(diào)動醫(yī)院各科室的人力資源，及時充實(shí)醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員隊伍，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)營效率的提升奠定了基礎(chǔ)和條件。

（四）建立數(shù)字化個人人事檔案

當(dāng)前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普及，對于人事檔案工作也有了更高水平的標(biāo)準(zhǔn)和要求，從以前的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方式過渡到現(xiàn)代數(shù)字化檔案，將目前檔案中普遍存在的一些問題及時給予有效解決，這樣就可以避免一些紙質(zhì)檔案在使用過程中出現(xiàn)的常見問題，例如信息涂改、虛假資料的混入等，從而大大提高了檔案資料的真實(shí)性和客觀性。對于醫(yī)院管理層而言，需要舍得對人事檔案數(shù)字化建設(shè)項目進(jìn)行投資，既能夠壓縮檔案的物理存儲空間，也容易長久保存，因?yàn)獒t(yī)院人員的流動性大，同時也為未來人事檔案相關(guān)信息資料的配套調(diào)取和查閱提供便利，有利于建立醫(yī)院人才信息庫，提高搜索信息的效率，更快、更準(zhǔn)確地搜索到目標(biāo)人才，使人事檔案資料效用最大化。了解以及發(fā)展醫(yī)護(hù)工作人員，是優(yōu)化醫(yī)院團(tuán)隊的必然之舉。加大軟、硬件的投入可以更好地提高人事檔案工作的質(zhì)量，從而進(jìn)一步提高醫(yī)院人力資源管理的整體工作水平和管理質(zhì)量，最終提高醫(yī)院整體的運(yùn)營質(zhì)量，為醫(yī)院帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

四、結(jié)語

做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，不僅可以推動醫(yī)院整體管理水平的提升，也為醫(yī)院未來的各項發(fā)展決策提供了強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)保障，公立醫(yī)院要以發(fā)揮人才效能為目標(biāo)，提升人才優(yōu)勢。為此，醫(yī)院的相關(guān)工作人員一定要提高對檔案管理工作的重視程度，更快地發(fā)現(xiàn)問題，便于后期予以更正和完善，促進(jìn)醫(yī)院各項工作的持續(xù)穩(wěn)定開展。