企業(yè)預算成本管控系統(tǒng)方案設計及實現(xiàn)路徑探討

劉 恒 徐蓓蓓 李成龍 高 克

（北京航天動力研究所，北京 100076）

在企業(yè)進行預算成本管控的過程中，如果企業(yè)的信息化管理應用程度低，會使企業(yè)的預算成本管控效果受到影響。在當前科學技術和信息化水平不斷提升的背景下，企業(yè)要想不斷提升預算成本管控的效果和質(zhì)量，更好地提高企業(yè)預算成本管控的科學性，就必須將信息化技術手段合理地融入預算成本管控中，從而提高預算成本管控水平。

隨著企業(yè)業(yè)務范圍擴大、合同量增多，采購等支出活動也隨之升高，亟須利用信息化手段建立一套預算成本管控信息化系統(tǒng)，提升企業(yè)預算成本管控水平和經(jīng)營管理水平。本文設計了一套預算成本管控信息化系統(tǒng)，下面將對該系統(tǒng)的總體方案設計以及具體的功能實現(xiàn)進行詳述。

一、預算成本管控的意義

（一）全局掌握，防范企業(yè)資金風險

企業(yè)如果能夠?qū)︻A算成本管控進行全局掌握，就可以根據(jù)企業(yè)的資金利潤情況制定企業(yè)財務全面管控的目標和方向，并制定企業(yè)未來的經(jīng)營戰(zhàn)略。對企業(yè)而言，要想獲取更好的發(fā)展，必須把財務預算成本管控原則和經(jīng)營效益統(tǒng)一起來，進行全局的部署和規(guī)劃，明確企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展目標，以更好地提升企業(yè)當前和未來的行業(yè)地位，達到理想的發(fā)展效果。預算成本管控對于企業(yè)的長遠發(fā)展有著至關重要的作用，高效、實時的預算成本管控可以推動企業(yè)的成本結(jié)構持續(xù)優(yōu)化，杜絕成本失控、超出預算的情況發(fā)生，防范企業(yè)資金風險。

（二）動態(tài)掌握，合理分配成本資源

企業(yè)如果能夠?qū)︻A算成本管控進行動態(tài)、實時的管控，可以更好、更合理地進行成本資源的分配。動態(tài)掌握預算成本管控的情況和資源分配情況，可以及時協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部方面的利益，落實各方面的職責，準確解決企業(yè)內(nèi)部資源配置問題，有效、合理地安排成本資源，更好地促進企業(yè)經(jīng)營效益的提升。企業(yè)通過嚴格、規(guī)范的預算成本管控可以使企業(yè)的各項資源支出都控制在合理范圍內(nèi)，減少經(jīng)營過程中不必要的支出，避免鋪張浪費的現(xiàn)象發(fā)生，使企業(yè)的資金得到充分的利用，從而達到增加企業(yè)利潤，提高企業(yè)經(jīng)濟效益的目的。

（三）精確掌握，有效分析經(jīng)營數(shù)據(jù)

企業(yè)如果能夠?qū)τ陬A算成本管控過程中的經(jīng)營數(shù)據(jù)進行精確掌握，可以更好地提升經(jīng)營管理部門對于經(jīng)營數(shù)據(jù)的掌握分析能力，幫助管理層和經(jīng)營管理部門對于企業(yè)的經(jīng)營管理計劃制定更規(guī)范、更合理的戰(zhàn)略方案；同時，對于財務管理部門，可以更好地增強企業(yè)的財務管理能力，提升財務管理水平。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的過程中，不斷提升企業(yè)的經(jīng)營和財務能力，更好地分配財務資源，妥善處理和協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營和財務關系，從而避免企業(yè)的財務危機，提升企業(yè)的競爭實力。企業(yè)加強預算成本管控水平，可以更好地提升企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)分析和管理能力，有效實施經(jīng)營計劃戰(zhàn)略，促進企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升。

二、預算成本管控系統(tǒng)總體設計方案

針對目前某企業(yè)內(nèi)的預算成本管控的現(xiàn)狀，設計一套預算成本管控系統(tǒng)，采用信息化技術實現(xiàn)預算成本管控的高效、實時、動態(tài)。圖1為預算成本系統(tǒng)總體方案圖。

圖1 預算成本系統(tǒng)總體方案圖

某企業(yè)內(nèi)的經(jīng)營數(shù)據(jù)主要涉及合同數(shù)據(jù)，預算成本的管控依據(jù)都以合同為正式的源頭，所以，企業(yè)內(nèi)的預算成本管控主要是基于合同相關數(shù)據(jù)進行實時管控。某企業(yè)前期已經(jīng)上線運行了合同管理系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)主要對主合同及外協(xié)外購合同簽訂的事前、事中及事后的審批過程進行電子化，并將正式簽訂的合同錄入到合同管理系統(tǒng)中形成合同臺賬，以便查詢合同的相關數(shù)據(jù)。

本次開發(fā)的預算成本管控系統(tǒng)是在合同管理系統(tǒng)的基礎上進行的功能拓展，前期的合同管理系統(tǒng)沒有將主合同和外協(xié)外購合同進行有效的關聯(lián)，僅僅是對合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，并沒有升級到預算成本管控的統(tǒng)籌范圍，在此基礎上開發(fā)的預算成本管控系統(tǒng)，將主合同的合同額以預算明細的形式進行固化和錄入，形成對外協(xié)外購合同成本的頂層管控，實現(xiàn)企業(yè)對預算成本的收支動態(tài)實時管控，可以有效防范風險，提升企業(yè)利潤。

（一）預算管控

某企業(yè)內(nèi)涉及的業(yè)務產(chǎn)品較多，有生產(chǎn)較大的泵體，也有生產(chǎn)小型的閥門，導致簽訂主合同的時候形式較多。生產(chǎn)較大的泵體多是以簽訂正式合同為主，生產(chǎn)小型閥門多是以訂單為主，而后再轉(zhuǎn)為正式主合同，而簽訂的訂單額在企業(yè)內(nèi)也視為可用的預算，可以進行提前采購，簽訂外協(xié)外購合同。所以針對上述的情況，預算錄入的階段就可以分為訂單、合同評審、合同錄入后三種情況，如圖2所示。

圖2 主合同預算明細

1.主合同預算明細錄入流程設計

流程走向設計：最后一個節(jié)點結(jié)束后數(shù)據(jù)寫入主合同預算庫，按照預算明細表按條存入，作為后續(xù)外協(xié)外購合同簽訂的額度頂層控制源。流程圖如圖3所示。

圖3 主合同預算明細錄入流程

2.主合同預算明細錄入界面設計

主合同預算明細錄入時，設計的重點是如何選擇能進行預算明細錄入的訂單、評審或是正式簽訂的合同。選擇的邏輯圖如圖4所示。

圖4 主合同預算明細錄入邏輯圖

企業(yè)預算的最終確定需要以真實簽訂的合同額為主要計算標準，所以，為了防止簽訂訂單過多，造成大量積壓的非真實的預算，在收款訂單評審階段對簽訂的收款訂單總額進行了初設，如果超過預設的收款訂單總額，則需要進行提示并審批。同時建立收款訂單臺賬，對于超過限定時間未正式轉(zhuǎn)換成正式合同的進行高亮顯示，以保證合同業(yè)務能夠正常運轉(zhuǎn)，保證企業(yè)的預算管控在真實有效的數(shù)據(jù)范圍內(nèi)。

3.主合同預算庫

經(jīng)過上述的流程后，收款訂單或是主合同預算的相關信息就按照產(chǎn)品類別進入主合同預算庫中，主合同預算庫中可以查看各訂單或主合同錄入的詳細對應的個產(chǎn)品類別的預算金額。主合同預算庫如圖5所示。

圖5 主合同預算庫

（二）成本管控

同收款訂單相似，在外協(xié)外購環(huán)節(jié)也存在小型閥門簽訂付款訂單的情況，所以在外協(xié)外購環(huán)節(jié)進行成本管控時也存在不同階段，主要包括付款訂單錄入階段以及外協(xié)外購合同評審階段。邏輯圖如圖6所示。

圖6 成本管控邏輯圖

1.付款訂單錄入流程設計

流程走向設計：付款訂單錄入流程根據(jù)預先設計好的流程走向進行開發(fā)即可。流程圖如圖7所示。

圖7 付款訂單錄入流程

2.付款訂單錄入界面設計

付款訂單可以從主合同預算庫中選擇多條預算明細，鎖定金額后自動計算出本次占用的金額，如果本次占用的金額等于訂單金額才能允許流程繼續(xù)進行。

3.外協(xié)外購合同評審界面設計

外協(xié)外購合同評審界面設計的重點：如果是由付款訂單轉(zhuǎn)換而來，則需選擇對應的付款訂單直接將預算帶入；如果不是由付款訂單轉(zhuǎn)換而來，則需根據(jù)產(chǎn)品類別直接匹配出預算庫中剩余金額＞0的預算明細；同付款訂單選擇原則一樣，鎖定金額后自動計算出本次占用的金額，如果本次占用的金額等于訂單金額才能允許流程繼續(xù)進行。

（三）預算成本管控

通過上述流程正常結(jié)束以后，主合同預算以及外協(xié)外購合同成本的數(shù)據(jù)即可進入到預算成本管控報表中。預算成本管控報表如圖8所示。表中可見各主合同對應各產(chǎn)品類別的預算明細，并針對每一條預算明細可實時查看支出金額、鎖定金額以及剩余金額，方便經(jīng)營管理部門實時、動態(tài)查看預算成本情況，及時了解企業(yè)的合同資金運轉(zhuǎn)情況。同時，點擊支出金額、鎖定金額可以進入查看每一條預算明細的支出情況。

圖8 預算成本管控報表

利用預算成本管控報表中的數(shù)據(jù)，領導層以及經(jīng)營管理部門可以實時、動態(tài)掌握企業(yè)內(nèi)的銷售總額、成本總額以及毛利潤等經(jīng)營數(shù)據(jù)，為評估企業(yè)的盈虧情況以及市場的競爭力情況提供有效的、準確的數(shù)據(jù)支撐。

三、結(jié)語

本文通過開發(fā)一套預算成本管控系統(tǒng)，實現(xiàn)了對企業(yè)預算和成本的信息化管控，將主合同的合同額以預算明細的形式進行固化和錄入，形成對外協(xié)外購合同成本的頂層管控，將主合同以及外協(xié)外購合同進行預算成本關聯(lián)，將成本嚴格控制在預算范圍內(nèi)，做到了成本可控及精細化經(jīng)營管理。

本次開發(fā)的預算成本管控系統(tǒng)對于預算和成本的輸入和支出進行了實時、動態(tài)地管控，從根本上控制了成本額度，保證了企業(yè)的成本可控、利潤可觀。預算成本管控對于企業(yè)的長遠發(fā)展有著至關重要的作用，高效、實時的預算成本管控可以推動企業(yè)的成本結(jié)構持續(xù)優(yōu)化，成本管控成效持續(xù)提升，杜絕了成本失控、超出預算的情況發(fā)生，保證了企業(yè)的利潤，控制了成本輸出，從而保證了企業(yè)資金的正常運轉(zhuǎn)，毛利潤穩(wěn)定提升，進而不斷提高企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的競爭力。