淺析基層信訪局檔案管理現(xiàn)狀及完善策略

文/山東省菏澤市曹縣信訪局信訪受理中心 劉小雙 王賓芳

信訪檔案是信訪部門在處理人民群眾網(wǎng)上投訴、來(lái)信、接待群眾來(lái)訪工作中直接形成的具有參考利用價(jià)值并按照一定的歸檔制度集中保存起來(lái)的文字、聲像、圖表、電子數(shù)據(jù)等真實(shí)反映信訪工作全過(guò)程的歷史記錄?；鶎有旁L局作為群眾反映社情民意的窗口，其工作中形成的各種檔案，不僅能夠客觀反映信訪局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的具體組織開(kāi)展情況，記錄其成長(zhǎng)過(guò)程，彰顯其信訪綜合管理水平，而且能夠?yàn)樘幚硪呻y雜案、研究信訪工作規(guī)律、積累信訪工作經(jīng)驗(yàn)提供基礎(chǔ)材料。因此，在新時(shí)代背景下，作為黨和政府聯(lián)系群眾的中間橋梁，基層信訪局如何與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步提升其檔案管理水平和效率成為目前亟須解決的問(wèn)題。

一、信訪檔案管理的重要作用

（一）信訪檔案管理是提高基層信訪局工作效率和管理水平的基石。隨著社會(huì)改革進(jìn)程的不斷加快，社會(huì)矛盾不斷涌現(xiàn)，信訪件數(shù)呈現(xiàn)逐年遞增趨勢(shì)，信訪總量高位運(yùn)行。從來(lái)源看，信訪案件渠道廣泛，涉及各行各業(yè)、各類人士，且內(nèi)容復(fù)雜多樣，根據(jù)國(guó)家信訪局2020年修訂的《信訪事項(xiàng)內(nèi)容分類》來(lái)看，共涉及農(nóng)業(yè)農(nóng)村、自然資源、城鄉(xiāng)建設(shè)、勞動(dòng)和社會(huì)保障、紀(jì)檢監(jiān)察、軍隊(duì)事務(wù)等19項(xiàng)一級(jí)分類、155項(xiàng)二級(jí)分類、574項(xiàng)三級(jí)分類，內(nèi)容分類較為廣泛。如何將這些紛繁復(fù)雜的信訪信息收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)好，發(fā)揮出其最大的利用價(jià)值，檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作的重要作用和緊迫性越來(lái)越凸顯。

（二）信訪檔案是治理越級(jí)訪、重復(fù)訪及信訪積案的有效憑證。近些年來(lái)，越級(jí)訪、重復(fù)訪、信訪積案是信訪工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)，并成為基層信訪局的工作常態(tài)。尤其是信訪積案，由于時(shí)間跨度長(zhǎng)、信訪次數(shù)多、涉及部門多，加之經(jīng)辦人員的變動(dòng)，處理難度較大。一套完整的信訪檔案包括：1.信訪人登記表及反映材料；2.交辦記錄；3.責(zé)任單位出具的受理告知書(shū)及送達(dá)回證；4.責(zé)任單位出具的答復(fù)意見(jiàn)書(shū)及送達(dá)回證；5.聽(tīng)證材料；6.信訪人的復(fù)查申請(qǐng)書(shū)及復(fù)查機(jī)構(gòu)出具的復(fù)查意見(jiàn)書(shū)；7.信訪人的復(fù)核申請(qǐng)書(shū)及復(fù)查機(jī)構(gòu)出具的復(fù)核意見(jiàn)書(shū)；8.案件調(diào)解處理過(guò)程中各種會(huì)議記錄、照片及視頻等資料，領(lǐng)導(dǎo)批示的還要有批示意見(jiàn)，上級(jí)交辦、督辦件還需有辦結(jié)報(bào)告等，一份完整的信訪檔案不僅記錄了信訪人的信訪歷史軌跡，而且通過(guò)查閱分析檔案，可以對(duì)信訪案件進(jìn)行客觀公正的分析研判，避免隨意性，保證其客觀公正性，是治理越級(jí)訪、重復(fù)訪及信訪積案必備的查考、爭(zhēng)辯研討和調(diào)查處理問(wèn)題的重要參考憑證。

（三）信訪檔案是維護(hù)信訪人合法權(quán)益及信訪工作者的有效證明。信訪檔案記錄了信訪人反映問(wèn)題的發(fā)生、發(fā)展過(guò)程及辦理結(jié)果，具有客觀存在性。同時(shí)也是對(duì)信訪工作者工作態(tài)度和成績(jī)的重要體現(xiàn)。近年來(lái)，隨著人民維權(quán)意識(shí)的日益增強(qiáng)，在處理信訪案件過(guò)程中，信訪人由于對(duì)信訪案件處理過(guò)程或結(jié)果不滿而進(jìn)行訴訟或向紀(jì)檢部門投訴的情況時(shí)有發(fā)生，在紀(jì)檢部門調(diào)查處理過(guò)程中，信訪登記表、交辦記錄、信訪事項(xiàng)受理告知書(shū)及送達(dá)回證、答復(fù)意見(jiàn)書(shū)及送達(dá)回證，以及處理過(guò)程中與信訪人座談情況的視頻、照片等文件記錄成為維護(hù)信訪工作者及其責(zé)任部門公信力最直接、最有利的證據(jù)。

（四）信訪檔案是國(guó)家制定、優(yōu)化政策的重要參考依據(jù)。信訪檔案詳細(xì)真實(shí)地記錄了黨和政府在各個(gè)時(shí)期處理信訪問(wèn)題的方針、政策及法規(guī)，是黨和政府為群眾排憂解難的重要依據(jù)。通過(guò)對(duì)信訪檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，不僅為研究分析信訪形勢(shì)、呈現(xiàn)特點(diǎn)提供最真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)與基本事實(shí)，同時(shí)為各種決策提供了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，保證了政策制定的科學(xué)性和合理性。

二、目前基層信訪局檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的重視程度有待進(jìn)一步提升。從目前來(lái)看，基層信訪局普遍存在重業(yè)務(wù)、輕信訪檔案管理的問(wèn)題，平時(shí)工作中，往往過(guò)于強(qiáng)調(diào)信訪案件的辦理與化解，而對(duì)于信訪檔案的收集、整理、鑒別則鮮少提及，且缺乏必要的資金投入，基層信訪局的檔案管理一直處于不被重視的邊緣地位，檔案管理水平難以提升。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。大部分基層信訪局由于任務(wù)繁重，工作人員相對(duì)缺乏，沒(méi)有設(shè)置特定的檔案管理崗位對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)化管理，基本都是由科室人員兼任。平時(shí)工作人員主要以業(yè)務(wù)為主，對(duì)檔案管理重視程度不夠，加之沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案收集、整理、鑒定工作較為混亂，普遍缺乏對(duì)信訪檔案的鑒定及規(guī)范化的編碼管理，這種粗放式的管理方式往往會(huì)造成信訪檔案的遺失，致使信訪檔案難以發(fā)揮最大的利用價(jià)值。

（三）部門之間連接、協(xié)調(diào)程度有待進(jìn)一步加強(qiáng)?；鶎有旁L局的機(jī)構(gòu)一般根據(jù)業(yè)務(wù)范圍設(shè)置為辦公室、接訪科、網(wǎng)信科等科室，不少信訪人對(duì)同一信訪問(wèn)題會(huì)通過(guò)來(lái)訪、來(lái)信、網(wǎng)上投訴等不同途徑反映，各業(yè)務(wù)部門在案件辦理時(shí)，各司其職，溝通、銜接度不高，未能及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息共享，對(duì)于信訪人通過(guò)不同途徑反映同一信訪問(wèn)題的案件重復(fù)收集，往往造成信息孤島現(xiàn)象突出，這不僅增加了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，而且導(dǎo)致信訪檔案管理臃腫、混亂、分散，不利于信訪局整體工作水平的提升。

（四）缺乏科學(xué)的信訪檔案管理體系。信訪局檔案與一般文書(shū)檔案不同，有著自己獨(dú)特的特點(diǎn)，需要專業(yè)人員根據(jù)信訪工作特點(diǎn)，進(jìn)行專業(yè)性研究。大部分基層信訪局缺乏適合信訪工作特點(diǎn)的檔案管理制度及規(guī)范化管理流程，沒(méi)有制度作指導(dǎo)，各業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案管理較為混亂，容易造成信訪檔案流失，信訪案件質(zhì)量難以提升。

（五）信訪檔案管理信息化程度較弱。隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。而基層信訪局的檔案管理方式依然采用傳統(tǒng)的管理方式，數(shù)字化建設(shè)較為落后，尤其是近些年，信訪總量不斷攀升，信訪檔案的收集、整理難度加大，需要更大的儲(chǔ)存空間，電子檔案存儲(chǔ)量大、保存方便的特點(diǎn)可以解決信訪檔案的管理難題，加快信訪檔案的信息化建設(shè)顯得極為迫切。

三、健全信訪檔案管理的對(duì)策建議

（一）樹(shù)立全新理念，強(qiáng)化責(zé)任，全面提升信訪檔案管理重視程度。信訪局作為一個(gè)地區(qū)信訪業(yè)務(wù)的指導(dǎo)機(jī)關(guān)，必須樹(shù)立全新的檔案管理理念，讓全體工作人員從思想上樹(shù)立信訪業(yè)務(wù)工作與信訪檔案管理工作是相輔相成、協(xié)同發(fā)展的理念，同時(shí)加大資金投入，為從事檔案管理工作人員創(chuàng)造良好的外部氛圍。并將精細(xì)化、規(guī)范化理念融入檔案管理工作，強(qiáng)調(diào)檔案收集與整理工作的重要性，進(jìn)一步提升檔案管理及利用效率，發(fā)揮出其應(yīng)有的業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用。

（二）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。基層信訪局要想全面提高檔案管理水平，必須配有專業(yè)化的檔案管理人員。設(shè)置檔案管理崗位，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，同時(shí)對(duì)兼職工作人員不定期進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)其檔案管理的理論水平和專業(yè)技能，從整體上打造一支檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)部門內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，促進(jìn)信息共享，提高檔案管理效率。信訪局具有較高價(jià)值的檔案一般來(lái)源于各部門，檔案管理人員要想提高檔案管理質(zhì)量，必須做到“四勤”：嘴勤、腳勤、手勤、腦勤，及時(shí)到業(yè)務(wù)科室走動(dòng)，加強(qiáng)溝通，在獲得最新信息的同時(shí)，及時(shí)將檔案資料收集歸檔。同時(shí)，及時(shí)查找工作中的不足，思考如何進(jìn)一步圍繞業(yè)務(wù)中心工作做好檔案收集與整理工作，只有這樣，才能促進(jìn)基層信訪局檔案管理工作的質(zhì)量與效率全面提高，發(fā)揮信訪檔案最大的利用價(jià)值。

（四）結(jié)合信訪工作特點(diǎn)，建立科學(xué)合理的信訪檔案管理制度及規(guī)范化流程?；鶎有旁L局要全面提高檔案管理水平，必須設(shè)置一套有信訪特色的檔案管理制度及規(guī)范化流程。明確信訪檔案歸檔的要點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)文件進(jìn)行詳細(xì)分類，根據(jù)信訪業(yè)務(wù)內(nèi)容可分為文書(shū)檔案與案件檔案，文書(shū)檔案則是基層信訪局在工作中形成的和上級(jí)下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件、資料等各種文書(shū)材料的歸檔卷宗；案件檔案即對(duì)一件信訪問(wèn)題從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的所有材料的歸檔案卷。文書(shū)檔案整理可采用年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，而案件檔案與文書(shū)檔案不同，案件檔案由于存在同一個(gè)案件轉(zhuǎn)交不同責(zé)任部門，或者對(duì)同一問(wèn)題不同信訪人進(jìn)行反映的情況，適合采用年度——問(wèn)題——保管期限分類法。對(duì)于跨年度的案件檔案，應(yīng)歸檔于結(jié)案年度，組卷之后再對(duì)流水號(hào)進(jìn)行編制，這樣不僅有利于查詢和利用，而且能促進(jìn)檔案管理制度化以及規(guī)范化的落實(shí)。

（五）利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案的信息化程度。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信訪檔案管理需求，基層信訪局應(yīng)在利用好全國(guó)信訪信息系統(tǒng)的同時(shí)，創(chuàng)建信訪檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)電子文件的收集、整理與利用，進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)利用效率，更好地為政府決策提供相關(guān)依據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理是基層信訪局發(fā)展的基石，基層信訪局作為一個(gè)地區(qū)信訪業(yè)務(wù)的指導(dǎo)機(jī)關(guān)，同時(shí)代表著政府的綜合治理水平，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立全新理念，重視信訪檔案管理工作，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，全面促進(jìn)信訪檔案管理的質(zhì)量和效率，為化解社會(huì)矛盾，維護(hù)基層社會(huì)穩(wěn)定起積極作用。