文書(shū)寫(xiě)作思維初探

文/山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院綜合基礎(chǔ)部 趙燕

文書(shū)寫(xiě)作能力在個(gè)體入職和升職過(guò)程中的重要性盡人皆知，要想應(yīng)對(duì)工作中的各種寫(xiě)作任務(wù)，寫(xiě)作者掌握行之有效的文書(shū)寫(xiě)作思維是非常有必要的。以下是文書(shū)寫(xiě)作中常用的寫(xiě)作思維，供大家參考。

一、換位思考的寫(xiě)作思維

換位思考的寫(xiě)作思維，也就是說(shuō)寫(xiě)作要看對(duì)象，寫(xiě)作說(shuō)到底還是一種溝通方式，不同的人群有著不同的經(jīng)歷和心態(tài)，如果不按照對(duì)方能夠接受的方式溝通，就好比“雞同鴨講”，事倍功半。

嚴(yán)世蕃死黨羅龍文與海盜汪直串通，得來(lái)的大量錢(qián)財(cái)都用來(lái)賄賂嚴(yán)世蕃；世蕃聽(tīng)從卜者之言，認(rèn)為南昌之地有王氣，在此建立府第，規(guī)制直逼藩王；勾結(jié)宗人朱典楧，查探皇帝的日常諸事，聚集亡命之徒，南通倭寇，北通胡虜，相互響應(yīng)，意圖不軌。明朝首輔大臣徐階為扳倒奸臣嚴(yán)世蕃在寫(xiě)給皇帝的奏章里，給其定了三條罪：1.勾結(jié)倭寇，行同叛國(guó)；2.暗中聚力，圖謀不軌；3.在有龍氣的地皮上給自己蓋房子，其心可誅。嘉靖皇帝看后，果然勃然大怒，終于下令殺了嚴(yán)世蕃。徐階的確老謀深算，奏章中絕口不提嚴(yán)世蕃貪贓枉法、冤殺沈煉和楊繼盛的事情，因?yàn)樾祀A很清楚，當(dāng)朝皇帝只關(guān)心自己的皇位穩(wěn)不穩(wěn)，其他的都不算事，而且當(dāng)年殺害沈煉和楊繼盛的事情也是皇帝同意的，現(xiàn)在要翻案，豈不是打了皇帝的臉，搞不好弄巧成拙，扳不倒嚴(yán)世蕃，反而搭進(jìn)自己的身家性命。

唐昭宗時(shí)期的詩(shī)人吳融被宰相韋昭度聘為掌書(shū)記，吳融的工作熱情非常高漲，經(jīng)常主動(dòng)將自己對(duì)于工作的思考形成文字材料送給韋昭度看。開(kāi)始的時(shí)候，韋昭度還會(huì)認(rèn)真翻翻他寫(xiě)的東西，后來(lái)不知為什么就不怎么看了。吳融很是不解，請(qǐng)人打聽(tīng)，后來(lái)韋昭度解開(kāi)了謎底：“吳融確實(shí)很有才華，但他起草的文稿，都是用他自己喜歡的語(yǔ)言和口氣，似乎與我風(fēng)馬牛不相及，這樣的文字我哪里看得下去？”

如果你要撰寫(xiě)導(dǎo)游詞，下面兩種表達(dá)你選擇哪種？1.“樂(lè)山大佛身高71米，頭高14.7米，寬10米。”2.“佛像有30多層樓高，耳朵有4人高，每只腳背上可以停5輛解放牌汽車，腳大拇指上，可以擺1桌酒席?！?/p>

毫無(wú)疑問(wèn)是第二種，因?yàn)橛慰筒皇强蒲腥藛T，對(duì)數(shù)字沒(méi)有那么敏感，他們無(wú)法想象71米到底有多高，也無(wú)法想象14.7米有多長(zhǎng)，但他們對(duì)一層樓的高度、人的身高和汽車的大小是很熟悉的。

譬如，函的協(xié)商是一門(mén)學(xué)問(wèn)，在協(xié)商的時(shí)候一定要設(shè)身處地站在對(duì)方的立場(chǎng)上考慮問(wèn)題，將對(duì)方希望或者應(yīng)該了解、掌握的信息準(zhǔn)確而全面?zhèn)鬟f過(guò)去。譬如：

××××市林業(yè)公安處：

××××年×月×日上午9時(shí)左右，因乘客違背園區(qū)規(guī)定擅自向獅群投擲食物，導(dǎo)致一對(duì)母子受到非洲獅的攻擊，造成輕傷，受傷母子被緊急送往醫(yī)院救治，幸無(wú)生命危險(xiǎn)。

非洲獅原產(chǎn)自非洲，繁殖能力較強(qiáng)，一胎為4至6只。根據(jù)有關(guān)國(guó)際和我國(guó)法規(guī)，非洲獅在我國(guó)只作為一般野生動(dòng)物保護(hù)。

為平息事件造成的影響，我園請(qǐng)求擊斃傷人雄獅。

敬請(qǐng)函復(fù)。

××森林野生動(dòng)物園

××××年×月×日

該函第一自然段將事情的起因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果簡(jiǎn)練陳述，這個(gè)信息中對(duì)林業(yè)公安處做出準(zhǔn)確判斷非常必要，第二自然段將非洲獅的繁殖情況和受保護(hù)情況進(jìn)行了闡述，也是林業(yè)公安處做出準(zhǔn)確判斷所需要的信息，缺失任何一部分都會(huì)影響林業(yè)公安處對(duì)該事件的判斷和回復(fù)。

二、簡(jiǎn)練成文的寫(xiě)作思維

“一字入公文九牛拔不出?！惫牡恼Z(yǔ)言就是要簡(jiǎn)練、簡(jiǎn)練再簡(jiǎn)練，能用一個(gè)字說(shuō)明的絕對(duì)不用兩個(gè)字。美國(guó)前總統(tǒng)威爾遜說(shuō):“一個(gè)10分鐘的演講，我至少要準(zhǔn)備兩個(gè)星期；如果是半小時(shí)的演講，我要準(zhǔn)備一個(gè)星期；如果不限時(shí)間，無(wú)須準(zhǔn)備馬上就可以開(kāi)始?！?一位哲人曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，一個(gè)獵手的好壞不在于他一下子射出了多少發(fā)子彈，而在于他是否能一槍命中目標(biāo)。寫(xiě)文書(shū)最佳的狀態(tài)就是絢爛之極歸于平淡，用最簡(jiǎn)練的語(yǔ)言寫(xiě)出最豐富的內(nèi)涵。

寫(xiě)作的目的在于溝通順暢，而不在于賣弄自己的學(xué)識(shí)，不可本末倒置，否則輕則會(huì)引起對(duì)方的不滿，重則挨了杖刑。據(jù)記載，洪武九年（公元1376年），刑部主事茹太素上呈17000多字的奏章，朱元璋叫人讀16370字以后，還沒(méi)有聽(tīng)到具體意見(jiàn)，說(shuō)的全是空話、廢話。朱元璋龍顏震怒，讓人把茹太素打了一頓。第二天，勤勉皇帝朱元璋又叫人接著讀，讀到16500字以后終于談到了實(shí)際內(nèi)容，朱元璋擇其可行的建議，立即下令實(shí)施。

簡(jiǎn)練成文當(dāng)然是不要在開(kāi)頭繞彎子，文書(shū)開(kāi)頭要快速入題，好比看電影，老讓觀眾看廣告，觀眾一定不樂(lè)意。文書(shū)寫(xiě)作要求開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，盡量不要云山霧罩，做過(guò)多的熱身運(yùn)動(dòng)。

文書(shū)的開(kāi)頭方式有很多，這里我們推薦常用的三種：1.概述式。運(yùn)用詳細(xì)或省略的記敘“六要素”向受文者交代事件的起因經(jīng)過(guò)和結(jié)果，以及時(shí)間、地點(diǎn)和人物，這樣做可以使收文者高效把握文書(shū)相關(guān)信息。2.根據(jù)式。以“根據(jù)”“按照”等開(kāi)篇，旨在闡述發(fā)文依據(jù)和出處，提醒收文者文書(shū)的權(quán)威性，引起收文者足夠的重視。3.目的式。以“為”“為了”開(kāi)篇，旨在闡述發(fā)文的意義和宗旨，文書(shū)的寫(xiě)作都有著明確的目的，“為賦新詞強(qiáng)說(shuō)愁”的情況在文書(shū)寫(xiě)作中是不存在的，因此，目的式開(kāi)頭在文書(shū)寫(xiě)作中較為多見(jiàn)。

以撰寫(xiě)教學(xué)部門(mén)工作學(xué)期總結(jié)為例進(jìn)行說(shuō)明：1.目的式。為了提升本部門(mén)的服務(wù)水平，更好地為學(xué)院和教師們的工作提供有效支持，現(xiàn)將××××～××××學(xué)年第一學(xué)期的工作情況總結(jié)如下。2.根據(jù)式。根據(jù)學(xué)院工作安排，現(xiàn)將本部門(mén)的工作情況總結(jié)如下。3.概述式。在上級(jí)部門(mén)正確領(lǐng)導(dǎo)下，在各級(jí)教學(xué)系部和廣大教師的支持和幫助下，本部門(mén)順利完成了××××～××××學(xué)年第一學(xué)期的相關(guān)工作任務(wù)，具體情況匯報(bào)如下。

文書(shū)正文要條理清楚，言簡(jiǎn)意賅，切忌羅唆，請(qǐng)看下面一篇信函。

××女士：

最近的一段時(shí)間里，我們公司的工作人員一直在招聘工作人員?？吹侥膩?lái)信，我們很高興，您能夠勇于推薦自己，并且對(duì)我們公司表示很高的信任，在此，我們深深地表示真摯的感謝，也請(qǐng)您在收到我們的信后，可不可以請(qǐng)您在這個(gè)月17日下午2點(diǎn)鐘，準(zhǔn)時(shí)到我們公司的人事處來(lái)，見(jiàn)見(jiàn)面，詳細(xì)談?wù)勀那闆r。來(lái)時(shí)，最好帶上您的身份證和學(xué)歷、經(jīng)歷證明，給我們做參考，您看好嗎？再一次對(duì)您的應(yīng)聘，表示感謝。祝您取得成功，成為我公司一員。

××公司

××××年×月×日

該文的寫(xiě)作沒(méi)有公司文書(shū)應(yīng)有的莊嚴(yán)和簡(jiǎn)練，修改如下：

××女士：

您好。

很高興收到您意欲入職我公司的信函，如果您依然有意加盟我公司，請(qǐng)您于8月17日下午14時(shí)到我公司人事處（行政樓203室）參加面試。屆時(shí)請(qǐng)攜帶您的身份證和學(xué)歷、經(jīng)歷證明。

期待您的到來(lái)。

××公司

××××年×月×日

文藝復(fù)興三杰之一的米開(kāi)朗琪羅認(rèn)為雕塑就是將多余的石頭移除，寫(xiě)作也要有這樣的思維意識(shí)，只有將多余的表達(dá)去掉才能突出重點(diǎn)，舍得，舍去不必要的信息，凸顯必要的信息。

三、準(zhǔn)確表達(dá)的寫(xiě)作思維

準(zhǔn)確是優(yōu)秀的文書(shū)寫(xiě)作首要的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有準(zhǔn)確的表達(dá)就沒(méi)有理想的溝通效果，文書(shū)寫(xiě)作也就失去了應(yīng)有之義。

（一）準(zhǔn)確表達(dá)首先表現(xiàn)在用詞準(zhǔn)確、語(yǔ)感恰當(dāng)。用詞準(zhǔn)確和語(yǔ)感恰當(dāng)?shù)挠?xùn)練，在義務(wù)教育階段一直是語(yǔ)文教學(xué)的目標(biāo)之一。請(qǐng)看一篇通知的原文：

全體員工：

現(xiàn)在通知大家，有人在后面的停車場(chǎng)留下了一輛灰色的新奧迪車，由于該車已經(jīng)在該處停留了幾個(gè)星期，且一直無(wú)人認(rèn)領(lǐng)，我公司已獲得警方授權(quán)，如果我們把收入捐給某慈善機(jī)構(gòu)就可以拍賣此車。如果您愿意并且能夠參加拍賣，請(qǐng)花些時(shí)間到我處參與拍賣。

經(jīng)理：××

××××年×月×日

啰啰嗦嗦，說(shuō)了半天也沒(méi)有將必要的信息說(shuō)清楚，收文者依然是一頭霧水。將語(yǔ)言進(jìn)行準(zhǔn)確表達(dá)之后如下：

全體員工：

我公司停車場(chǎng)停有一輛長(zhǎng)期無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的灰色八成新奧迪車，經(jīng)與有關(guān)部門(mén)研究，并獲得警方許可，我公司將拍賣此車，并將所得收入捐獻(xiàn)某慈善機(jī)構(gòu)。現(xiàn)將有關(guān)拍賣事宜通知如下：

一、拍賣時(shí)間：（具體到分鐘）

二、拍賣地點(diǎn)：（具體到門(mén)牌號(hào)、房間號(hào)）

三、資格要求：

如有其他與拍賣相關(guān)的不明事宜，請(qǐng)撥打電話：××××××××

××公司

××××年××月××日

（二）文書(shū)的準(zhǔn)確表達(dá)還表現(xiàn)在較多地運(yùn)用數(shù)字。譬如，一篇情況報(bào)告的開(kāi)頭部分：“2000年某天深夜，烏云密布，雷聲隆隆，大雨傾盆而下，剎那間，美麗富饒的魚(yú)米之鄉(xiāng)被一片汪洋吞沒(méi)。接連幾天如注的暴雨，淹沒(méi)了田野、沖毀了村莊和工廠，交通、電力、通信一度中斷。這百年不遇的特大洪澇災(zāi)害，給我鄉(xiāng)造成了不可估量的損失?！?/p>

這種感性的描寫(xiě)始終無(wú)法讓人明白災(zāi)害的嚴(yán)重程度，如果運(yùn)用數(shù)字表述則不同：“2000年某月中旬，某鄉(xiāng)遭受了特大洪澇災(zāi)害，交通、電力、通信一度中斷，被淹沒(méi)的農(nóng)田大約（ ）畝，占該鄉(xiāng)農(nóng)田總數(shù)的（ ）；被沖毀的村莊有（ ）個(gè)，占該鄉(xiāng)村莊總數(shù)的（ ）；被損壞的工廠有（ ）座，占該鄉(xiāng)工廠總數(shù)的（ ）。經(jīng)濟(jì)損失達(dá)到（ ）?！?/p>

在（）內(nèi)填寫(xiě)相關(guān)的數(shù)字，是不是能讓領(lǐng)導(dǎo)更快速了解該鄉(xiāng)的受災(zāi)情況？

（三）準(zhǔn)確性表達(dá)不到位的影響。作者在文書(shū)表達(dá)準(zhǔn)確性上容易犯的錯(cuò)誤往往是表達(dá)不到位，隔靴搔癢。譬如畢業(yè)生的求職信：

“除了上學(xué)期間，其他時(shí)間積極參加課外文體活動(dòng)，各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和兼職工作。在平時(shí)學(xué)校生活中，做過(guò)很多兼職，例如：做一名托管老師，話務(wù)員，派單員，還到工廠打過(guò)暑假工，親身體會(huì)了各種工作的不同運(yùn)作程序和處事方法，鍛煉成了吃苦耐勞的精神，并從工作中體會(huì)到樂(lè)趣?！?/p>

“除了上學(xué)期間，其他時(shí)間積極參加課外文體活動(dòng)，各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和兼職工作?！币痪潢愂鐾享持貜?fù)，可以修改為：“本人在課余時(shí)間積極參加文體活動(dòng)和社會(huì)實(shí)踐?！钡@不是我們最主要的修改意見(jiàn)，因?yàn)檫@樣一句空洞的話放在此處，是不會(huì)給到對(duì)方有效信息的，作者需要補(bǔ)充說(shuō)明自己具體參加了哪些與求職有關(guān)的文體活動(dòng)和社會(huì)實(shí)踐，在哪里？干多久？哪方面的能力和素養(yǎng)獲得了提升？等等，因?yàn)檫@些要素才是招聘單位最想了解的。

另外，“在平時(shí)學(xué)校生活中，做過(guò)很多兼職，例如：做一名托管老師，話務(wù)員，派單員，還到工廠打過(guò)暑假工，親身體會(huì)了各種工作的不同運(yùn)作程序和處事方法，鍛煉成了吃苦耐勞的精神，并從工作中體會(huì)到樂(lè)趣?！边@句話中陳述的兼職工作與第一句文體活動(dòng)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)應(yīng)該分開(kāi)陳述，另起一段。需要將托管工作、話務(wù)員工作、派單員工和暑假工作等的具體信息表達(dá)清楚，譬如，時(shí)間長(zhǎng)短、工作單位、具體收獲等。因?yàn)椴煌墓居胁煌奈幕⒉煌囊?guī)矩，在不同的公司工作會(huì)傳遞給招聘單位以不同的信息，干1個(gè)月和6個(gè)月的收獲會(huì)有差別，所有這些工作的收獲與你所要求職的職業(yè)有何幫助，這些都需要說(shuō)清楚，說(shuō)到位。

四、點(diǎn)面結(jié)合的寫(xiě)作思維

所謂“點(diǎn)”就是對(duì)具體事例的陳述，所謂“面”就是對(duì)具體事例的理論總結(jié)和概括，是一種有高度的思考，這種思考非常方便讀者更好地把握文書(shū)的內(nèi)涵?！懊妗钡膶?xiě)作在文書(shū)中往往表現(xiàn)為小標(biāo)題的撰寫(xiě)。

合理運(yùn)用小標(biāo)題對(duì)于初學(xué)文書(shū)寫(xiě)作的人來(lái)說(shuō)是一把金鑰匙，這種寫(xiě)法讓人感覺(jué)文書(shū)條理清楚，結(jié)構(gòu)分明，恰如帥哥美女，一打眼還是讓人賞心悅目的。譬如，一篇學(xué)生的總結(jié)：

2018～2019學(xué)年第一學(xué)期已經(jīng)過(guò)去，現(xiàn)將本學(xué)期的學(xué)習(xí)情況總結(jié)如下：

在第一學(xué)期中，我不僅學(xué)習(xí)了英語(yǔ)基礎(chǔ)課，還學(xué)習(xí)了會(huì)計(jì)等專業(yè)課程。在第一學(xué)期的前半段，由于上課沒(méi)有認(rèn)真聽(tīng)講導(dǎo)致在隨即而來(lái)的考試前并沒(méi)有掌握所學(xué)知識(shí)。認(rèn)識(shí)到自己的不足之處后，我開(kāi)始從最差的會(huì)計(jì)開(kāi)始學(xué)習(xí)。在看完全書(shū)后，仍有不明白的地方，我請(qǐng)教了學(xué)習(xí)較好的同學(xué)。在得到解釋后，我將課后題做了一遍，遇到做錯(cuò)的題，我先翻看了前面的要點(diǎn)，再看習(xí)題，通過(guò)對(duì)錯(cuò)題的檢查，我更加深了對(duì)要點(diǎn)的理解。在考試中，我的會(huì)計(jì)得了75分，雖然不高，卻是我努力的結(jié)果。在這學(xué)期中，也暴露了我在學(xué)習(xí)中的問(wèn)題，像是英語(yǔ)，缺乏耐性，在課堂上未完成的問(wèn)題下課也未解決，單詞、課文，不能背過(guò)，對(duì)課文的理解不深。在考試中也得到了不理想的成績(jī)。

縱觀第一學(xué)期的學(xué)習(xí)，因?yàn)椴慌Γ豢炭喽斐闪顺煽?jī)的不理想。這是深刻的教訓(xùn)，希望在嶄新的學(xué)期我能克服困難，取得滿意的成績(jī)。

這篇文書(shū)寫(xiě)得既短促又羅唆，給人感覺(jué)是完全沒(méi)有受過(guò)寫(xiě)作訓(xùn)練的，這種不懂分層分段的“螃蟹體”，毫無(wú)文書(shū)管理的意識(shí)，本應(yīng)該分層寫(xiě)作，卻堆在一起，臃腫不堪。結(jié)合總結(jié)的寫(xiě)作要求和點(diǎn)面結(jié)合的寫(xiě)作思維，該總結(jié)可以修改為：

2008～2009學(xué)年第一學(xué)期已經(jīng)過(guò)去，現(xiàn)將本學(xué)期的學(xué)習(xí)情況總結(jié)如下：

1.在專業(yè)課學(xué)習(xí)中能夠適時(shí)止損，及時(shí)修正，考試成績(jī)差強(qiáng)人意。

在本學(xué)期的前半段，由于上課沒(méi)有認(rèn)真聽(tīng)講導(dǎo)致在隨即而來(lái)的考試前并沒(méi)有掌握所學(xué)知識(shí)。認(rèn)識(shí)到自己的不足后，我開(kāi)始制訂學(xué)習(xí)計(jì)劃，進(jìn)行了會(huì)計(jì)相關(guān)課程的學(xué)習(xí)。在自學(xué)完教材之后，我仍有不明白的地方，面對(duì)這種情況我沒(méi)有放棄，而是主動(dòng)請(qǐng)教了學(xué)習(xí)較好的同學(xué)。在得到同學(xué)的耐心指導(dǎo)后，我將課后題做了一遍，進(jìn)行學(xué)習(xí)成果的鞏固。遇到有難度的題，我再次翻看前面的要點(diǎn)，通過(guò)不斷練習(xí)和復(fù)習(xí)，通過(guò)對(duì)錯(cuò)題的檢查，加深了我對(duì)專業(yè)重點(diǎn)知識(shí)的理解。在后來(lái)的測(cè)試中，我的專業(yè)課成績(jī)基本在75分以上，雖然不高，卻是我努力的結(jié)果，也是對(duì)我掌握了專業(yè)課學(xué)習(xí)方法的一種肯定。

2.在英語(yǔ)課學(xué)習(xí)中缺乏耐心和恒心，專注力不夠，導(dǎo)致英語(yǔ)成績(jī)不盡如人意。

在本學(xué)期的英語(yǔ)學(xué)習(xí)中，我缺乏耐性和恒心，在課堂上未完成的問(wèn)題課后也未進(jìn)行積極解決，老師要求的背誦單詞、課文的任務(wù)，我也是消極應(yīng)對(duì)，對(duì)課文的理解不夠深入，課后的拓展訓(xùn)練更是幾乎毫無(wú)涉及。所有種種，導(dǎo)致在后來(lái)的測(cè)試中，成績(jī)很不如意。這個(gè)英語(yǔ)成績(jī)是對(duì)我英語(yǔ)學(xué)習(xí)態(tài)度的一種真實(shí)反映，也是對(duì)“一分耕耘一分收獲”老話的印證。

縱觀本學(xué)期的學(xué)習(xí)，因?yàn)椴慌?、不刻苦而造成了各種成績(jī)的不理想。這是深刻的教訓(xùn)，希望在新學(xué)期，我能克服困難，取得讓自己滿意的成績(jī)。

通過(guò)原稿和修改稿的對(duì)比，體會(huì)到文書(shū)寫(xiě)作中對(duì)“面”的概括的好處了嗎？

當(dāng)然，如果只有“面”的概括，而沒(méi)有“點(diǎn)”的支撐，也是一種不到位的表達(dá)，對(duì)于“點(diǎn)”的準(zhǔn)確表達(dá)，前面已經(jīng)在“準(zhǔn)確表達(dá)”部分做過(guò)論述，此不贅言。