檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

劉慧

摘要：信息時代背景下，社會上各個領(lǐng)域都對信息技術(shù)進(jìn)行了廣泛應(yīng)用，并且在很大程度上提高了各項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量。檔案管理作為企業(yè)或者單位管理工作當(dāng)中的一項(xiàng)重要組成內(nèi)容，也應(yīng)該做到與時俱進(jìn)，積極主動地引入信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理方面的信息化建設(shè)，以此來不斷提高檔案管理水平和質(zhì)量。因此，該文便針對檔案信息化建設(shè)與檔案管理做出分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;模式

引言：完善檔案信息治理，不但能夠增加檔案信息的利用率，而且可以保證檔案信息的完備，最大限度地發(fā)揮檔案作用。所以，有關(guān)部門進(jìn)行檔案治理期間，要認(rèn)識到檔案信息化的必要性，進(jìn)而增強(qiáng)對其管治的重點(diǎn)關(guān)注，由檔案管理的準(zhǔn)則，配置等多層次整合[1]。開展科學(xué)合理的資源建設(shè)，利用各種先進(jìn)的技術(shù)增加其信息化建設(shè)的水平和效益，從而促進(jìn)檔案管理水平的快速提升，還可以推動有關(guān)部門的順利平穩(wěn)發(fā)展。

1檔案信息化建設(shè)與檔案管理的重要性

從檔案管理層面來看，檔案是機(jī)構(gòu)發(fā)展的記錄，甚至是對機(jī)構(gòu)所在地歷史的記錄，透過檔案信息可以對機(jī)構(gòu)或其所在地的歷史進(jìn)行回溯，并從中獲取重要?dú)v史信息。從機(jī)構(gòu)的管理層面來看，在機(jī)構(gòu)的日常運(yùn)作中，所采用的機(jī)構(gòu)管理方法以及方法的調(diào)整內(nèi)容都會在內(nèi)部檔案中記錄。透過檔案則可以對機(jī)構(gòu)的傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行參考，并對照當(dāng)下的環(huán)境，針對管理方法的改進(jìn)制定策略，由此可見，檔案的參考價值可以助推機(jī)構(gòu)管理工作的優(yōu)化。從學(xué)術(shù)研究層面來看，隨著機(jī)構(gòu)的變化，檔案信息也會發(fā)生一系列的變化，在涉及機(jī)構(gòu)的特定學(xué)術(shù)研究時，則可以從檔案記錄中獲取參考信息，以此助推學(xué)術(shù)研究工作的開展。由上述三項(xiàng)觀點(diǎn)可以認(rèn)識到檔案管理的重要性。

從檔案信息化建設(shè)層面來看，將信息科技根據(jù)實(shí)際融入機(jī)構(gòu)的檔案工作中，這是信息科技在國家各層面應(yīng)用融合的體現(xiàn)，也是機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作層面突破的必然選擇。在機(jī)構(gòu)的運(yùn)作中，尤其是大型機(jī)構(gòu)，其生成的檔案信息量會逐步增加，崗位工作人員需要在短時間內(nèi)處理的檔案信息逐步增加，在工作實(shí)踐中失誤率會隨之增加。檔案信息化建設(shè)，則是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，崗位工作者不必面對大量的紙質(zhì)文件，在智能化系統(tǒng)的作用下，還能實(shí)現(xiàn)對檔案信息的自動化處理，如此既減少了工作量，也提升了檔案工作效率。從宏觀層面來看，檔案信息化建設(shè)是檔案管理的新模式，是檔案管理職能的新成就，是檔案與信息時代融合的新探索，因此此項(xiàng)工作的推進(jìn)表現(xiàn)出重要的價值。

2檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1信息化建設(shè)意識不足

針對信息化建設(shè)任務(wù)，其本身科學(xué)合理完成了原有檔案治理形式的改進(jìn)，而且也推動其治理服務(wù)思想的改革和進(jìn)步。信息技術(shù)在其治理任務(wù)中的科學(xué)運(yùn)用，可以大大提高其治理的效率以及效勞標(biāo)準(zhǔn)，對于相關(guān)應(yīng)用者而言可以便捷查閱，完成檔案信息數(shù)據(jù)互通。最大程度地增加各個部門效率。上述基本要素為其信息化設(shè)立的優(yōu)點(diǎn)。時下，由于一些管理人員沒有對檔案信息化有全方位詳細(xì)的了解，一部分領(lǐng)導(dǎo)也沒有很積極參與到其建設(shè)中，還有一部分領(lǐng)導(dǎo)的思想理念沒有緊跟時代步伐，從而難以接受其建設(shè)，造成信息化建設(shè)的進(jìn)程不能平穩(wěn)進(jìn)行，嚴(yán)重阻礙其管理的創(chuàng)新和進(jìn)步，不利于發(fā)揮檔案治理的效果。

2.2管理制度體系不完善

圍繞檔案管理所構(gòu)建的制度體系，是為了對該項(xiàng)工作進(jìn)行約束，然而，在檔案工作中，一些機(jī)構(gòu)針對約束性制度的構(gòu)建并不完善。在制度建設(shè)中，僅僅將檔案工作涉及的內(nèi)容進(jìn)行羅列，但是針對每一項(xiàng)內(nèi)容的落實(shí)方法并沒有細(xì)化。機(jī)構(gòu)內(nèi)檔案工作者雖然了解檔案工作內(nèi)容，但是無法通過工作方法的科學(xué)運(yùn)用突顯檔案工作效果。比如，在一些機(jī)構(gòu)中，由于缺乏嚴(yán)格的管理制度，檔案工作由其他崗位人員兼任，該類人員在無法全面兼顧時則會選擇對檔案工作應(yīng)付了事，此類情況的出現(xiàn)，必然會影響到檔案管理功能的發(fā)揮。而且，由于缺乏嚴(yán)格的管理制度，檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容并沒有被明確指出，崗位工作者在管理中會出現(xiàn)明顯的主觀臆斷性，即使某一環(huán)節(jié)的工作出現(xiàn)了漏洞也長期得不到發(fā)現(xiàn)。比如，一些機(jī)構(gòu)在年底的檔案整理中會發(fā)現(xiàn)存在檔案信息缺失遺漏的現(xiàn)象，但是并不知道哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了漏洞。

3分析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的提升措施

3.1加強(qiáng)檔案管理硬件的建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案信息化建設(shè)的水平，必須加強(qiáng)檔案專用庫房的建立，并確保所建立的庫房做到防塵、防盜、防高溫、防蟲害等，其中還應(yīng)設(shè)有檔案室、閱覽室和辦公室。在電子資源廣泛應(yīng)用下、在一定程度上給檔案工作提出相應(yīng)的要求，加強(qiáng)工作人員對檔案管理軟件的應(yīng)用，并購置相應(yīng)的設(shè)備尤其是計(jì)算機(jī)和掃描儀以及復(fù)印機(jī)等，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，其中主要目的就是更好地滿足檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

3.2提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度

相關(guān)單位或企業(yè)想要保證檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利高效地開展下去，就應(yīng)該注重積極轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想和觀念，全面、準(zhǔn)確地認(rèn)知檔案信息化建設(shè)能夠?qū)n案管理工作以及企業(yè)自身發(fā)展產(chǎn)生的重要價值和作用，以此來改革和更新領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員的思想觀念，從而樹立一個良好的檔案信息化建設(shè)管理意識，進(jìn)而推動企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)工作能夠加快推進(jìn)，并且保質(zhì)保量地開展下去。除此之外，相關(guān)企業(yè)還應(yīng)該對原有的檔案管理工作制度做出改革和完善，切實(shí)結(jié)合檔案信息化建設(shè)需求來制定一個更為合理新穎的檔案管理制度，這樣可以為信息化建設(shè)下的檔案管理工作做出科學(xué)合理的指導(dǎo)，也可以成為其高效順利開展的明確依據(jù)，從而有助于進(jìn)一步推動企業(yè)內(nèi)部的檔案信息化建設(shè)。例如：企業(yè)可以結(jié)合信息化管理環(huán)節(jié)，科學(xué)合理地制定管理人員的工作流程，同時制定出一個較為科學(xué)的規(guī)范條例，并且嚴(yán)格要求管理人員切實(shí)依照相應(yīng)的規(guī)范條例來開展各項(xiàng)信息化管理工作。

3.3完善檔案信息化工作體系

檔案信息化建設(shè)必須開展必要的任務(wù)方案作為輔助。所以，開設(shè)健全的文獻(xiàn)信息任務(wù)體系，實(shí)際的開展需要根據(jù)下列幾項(xiàng)進(jìn)行：首先，制定治理規(guī)章，持續(xù)改進(jìn)規(guī)章制度。在貫徹實(shí)施相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定連接每個單位的治理機(jī)制，全面完成電子閱覽整個步驟的監(jiān)管。還要通過現(xiàn)階段落實(shí)的《檔案法》[2]劃分其各項(xiàng)的任務(wù)職能，在信息化設(shè)立期間慢慢加強(qiáng)各單位的聯(lián)系，建立共同協(xié)調(diào)的任務(wù)體系[3]。此外，科學(xué)合理地增加信息化在電子閱覽開設(shè)重要性，并且隨之將其建設(shè)和電子閱覽共同發(fā)展。其次，要深層次建立健全有關(guān)規(guī)章，規(guī)范勞動任務(wù)。編制專門的檔案資料計(jì)劃和任務(wù)明細(xì)方案，了解預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)束時間框架和負(fù)責(zé)部門。還應(yīng)建設(shè)完備的成效考核計(jì)劃書，選擇考核推進(jìn)建設(shè)的形式平穩(wěn)促進(jìn)信息化任務(wù)進(jìn)程。根據(jù)此項(xiàng)進(jìn)程，建立健全現(xiàn)有規(guī)章，確保檔案信息化任務(wù)可以平穩(wěn)進(jìn)行并且維持正常工作。

結(jié)束語：綜上所述，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的科學(xué)推進(jìn)意義重大，為此，檔案管理人員需要客觀看待信息技術(shù)所產(chǎn)生的影響，并積極參與到新型檔案管理工作實(shí)踐中。作為機(jī)構(gòu)，則需要通過宏觀及微觀相結(jié)合的形式，對檔案管理予以支持，以此不斷突顯檔案管理工作的實(shí)際成效。

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