新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的對策探討

摘 要：為了改善生活，為人們提供養(yǎng)老保障，我國一直非常重視社會養(yǎng)老保險業(yè)務。檔案管理是開展社會養(yǎng)老保險業(yè)務的關鍵，影響著經(jīng)辦部門的辦公效率。但是，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理中存在管理人員思想落后、檔案管理信息化建設緩慢等問題，使檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣。在新形勢下，為了提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務的開展質(zhì)量，應樹立新的檔案管理思想、選擇合適的檔案管理方法、加強檔案管理信息化建設，通過檔案管理為社會養(yǎng)老保險業(yè)務的開展提供堅實基礎。

關鍵詞：社會養(yǎng)老保險;檔案管理;信息化建設

新形勢下的社會養(yǎng)老保險政策更符合群眾需求，有利于促進社會發(fā)展，因此參保人數(shù)不斷增多，社會養(yǎng)老保險業(yè)務中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息也越來越多，這就要求相關人員做好檔案管理工作，利用新的思想創(chuàng)新檔案管理工作，因此本文將對新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的對策進行簡要分析。

一、社會養(yǎng)老保險分析

社會養(yǎng)老保險指的是由社會統(tǒng)籌基金支付的基礎養(yǎng)老金與個人賬戶養(yǎng)老金共同構成的，是社會保障制度的關鍵構成部分，也是社會保險中至關重要的險種。為人們提供社會養(yǎng)老保險的主要目的是根據(jù)相關法律法規(guī)解決勞動人員到達一定年齡或喪失勞動能力后的基本生活問題。簡單來說，養(yǎng)老保險可以保障老年人的基本生活需求，為老年人提供穩(wěn)定的生活來源，是多數(shù)國家都大力實行的社會保障制度。世界各個國家實行的養(yǎng)老保險制度不同，常見的有儲金型養(yǎng)老保險、國家型養(yǎng)老保險、傳統(tǒng)型養(yǎng)老保險、福利型養(yǎng)老保險以及混合型養(yǎng)老保險等類型。不同于其他保險，社會養(yǎng)老保險較為特殊，具有國家立法、強制實施、企業(yè)與個人必須參加、社會影響力大等特點。實行社會養(yǎng)老保險具有重要意義，有利于保障勞動力的再生產(chǎn)、增強社會安全性并促進經(jīng)濟發(fā)展。

相比于發(fā)達國家，我國經(jīng)濟發(fā)展水平仍然較為落后，無法全部承擔社會養(yǎng)老保險，但又希望通過社會養(yǎng)老保險保障人們的生活，促進社會安定和諧發(fā)展，因此我國的養(yǎng)老保險主要是由基本養(yǎng)老保險、企業(yè)補充以及個人儲蓄這三部分共同構成的。首先，基本養(yǎng)老保險指的是根據(jù)國家相關法律法規(guī)實施的社會保險制度，企業(yè)與職工需根據(jù)法律條例繳納養(yǎng)老保險費用，當職工退休之后可申領基本養(yǎng)老保險金。其次，企業(yè)補充指的是企業(yè)根據(jù)自身情況為職工構建的輔助性養(yǎng)老保險，與基本養(yǎng)老保險之間有一定的聯(lián)系，也有一定的區(qū)別。最后，個人儲蓄主要指職工個人儲蓄，是社會養(yǎng)老保險的關鍵構成部分。我國的社會養(yǎng)老保險制度是由城鎮(zhèn)企業(yè)職工養(yǎng)老保險制度、機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度以及農(nóng)村養(yǎng)老保險制度共同構成的。

二、檔案管理分析

檔案管理即檔案工作，指的是檔案部門根據(jù)相關法律法規(guī)與行業(yè)規(guī)定管理檔案實體與檔案信息，并靈活應用檔案，為相關部門或人員提供檔案服務。在進行檔案管理時，檔案管理人員需要做好檔案的收集、整理、存儲、價值判斷以及利用各方面工作，充分發(fā)揮檔案在社會活動中的作用。檔案管理工作是以檔案為對象，而檔案服務是以檔案利用者為對象的。在進行檔案管理時，檔案管理人員需要合理解決檔案分散與檔案集中利用之間的矛盾。在社會養(yǎng)老保險制度不完善的過程中，社會養(yǎng)老保險業(yè)務產(chǎn)生的檔案信息越來越多，對檔案管理的要求不斷提高，這雖然促進了檔案管理工作的開展，但是也給檔案管理工作帶來了較大挑戰(zhàn)。過去，檔案信息相對較少，檔案管理還沒有形成獨立系統(tǒng)，隨著檔案信息的不斷增多，檔案管理已形成獨立系統(tǒng)，之前檔案管理系統(tǒng)較為封閉，人們的數(shù)據(jù)利用意識也比較差，檔案利用率相對較低，而當前檔案管理系統(tǒng)越來越開放，從之前的憑借經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱丝茖W管理。但是，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理仍存在較多的不足，需進一步提高對檔案管理的重視程度，加大檔案管理創(chuàng)新力度，為社會養(yǎng)老保險業(yè)務的開展提供助力。

三、做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的重要性

第一，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理是社會養(yǎng)老保險業(yè)務經(jīng)辦管理服務工作中的基礎工作。社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理是至關重要的基礎工作，在社會養(yǎng)老保險制度運行中扮演著重要角色，也是民生檔案中的關鍵構成部分。檔案管理貫穿了社會養(yǎng)老保險參保登記、保費征繳、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、待遇核發(fā)以及待遇注銷等業(yè)務的全過程，詳細記錄了參保單位與個人的詳細情況，是判斷人們是否能夠享受養(yǎng)老保險待遇的關鍵依據(jù)。第二，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，社會保險體系的建設是政府、群眾都十分關心的問題。在社會保險體系運行過程中，社保部門應做好社會養(yǎng)老保險檔案宣傳工作，通過新媒體等媒介讓人們意識到社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的重要性，增強群眾的意識，同時也讓相關部門加大對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的資金支持力度、人才支持力度，解決檔案管理工作中的各種問題。總之，加大社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理力度可以增強經(jīng)辦機構的核心競爭力，促進社會發(fā)展。

四、社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理中的問題

1.管理思想落后

近年來，我國經(jīng)濟發(fā)展水平不斷提升，社會養(yǎng)老保險制度越來越健全，對檔案管理的要求也有所提升。檔案管理是社會養(yǎng)老保險管理工作的基礎，具有較強的系統(tǒng)性、服務性等特點，其不會直接產(chǎn)生物質(zhì)利益，但是可以間接促進社會養(yǎng)老保險工作的開展，為社會養(yǎng)老保險業(yè)務提供支持。

但是，多數(shù)社會保險經(jīng)辦機構都更重視參保、征收保費等業(yè)務，忽視了檔案管理的基礎性作用，沒有完善檔案管理工作流程，也沒有制訂檔案管理規(guī)范，導致部分檔案管理人員敷衍了事，只是開展表面工作，無法充分利用檔案信息的價值。同時，部分檔案管理人員缺乏檔案利用意識與工作危機意識，只是被動做好檔案的存檔工作，沒有科學鑒定檔案的價值，也沒有積極開發(fā)和利用檔案中的數(shù)據(jù)信息，導致檔案管理缺乏實效性，無法為社會養(yǎng)老保險業(yè)務的開展提供有效幫助。

2.管理制度不健全

社會養(yǎng)老保險業(yè)務貫穿了社會養(yǎng)老保險參保登記、保費征繳、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、待遇核發(fā)以及待遇注銷等業(yè)務的全過程，詳細記錄了參保單位與個人的詳細情況，是判斷人們是否能夠享受養(yǎng)老保險待遇的關鍵依據(jù)?？傊鐣B(yǎng)老保險業(yè)務的檔案涉及了諸多方面的內(nèi)容，具有重要價值，在進行檔案管理時需要堅持嚴謹、規(guī)范、細致的原則，避免檔案管理出現(xiàn)錯誤。這一過程需要檔案管理制度的指導，也需要相關規(guī)范的約束。但是，社會保險經(jīng)辦機構并沒有針對檔案管理現(xiàn)狀以及檔案管理中存在的問題制訂完善的管理制度，相關規(guī)定不夠完善，也沒有緊隨社會發(fā)展創(chuàng)新檔案管理制度，導致檔案管理制度流于形式，缺乏約束力。

3.軟硬件設施投入力度小

首先，現(xiàn)代化的檔案管理工作對信息化建設有較高的要求，只有加大資金投入力度、完善軟硬件設施才能夠促進檔案管理改革與創(chuàng)新。但是，社會保險經(jīng)辦機構在檔案管理創(chuàng)新中的資金投入力度相對較小，并沒有完善所有軟硬件設施，導致檔案管理人員無法有效開展檔案管理工作。其次，部分社會保險經(jīng)辦機構沒有設置獨立的檔案室，且現(xiàn)有設備十分簡陋，不具備防潮、防盜、防蛀等功能，導致檔案管理存在較大的安全隱患，更無法實現(xiàn)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化發(fā)展。此外，部分社會保險經(jīng)辦機構沒有完全利用電子檔案取代紙質(zhì)檔案，降低了檔案查閱的效率。社會養(yǎng)老保險業(yè)務不斷增多，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足相關部門與參保人員的檔案利用需求，這不僅影響到了社會保險經(jīng)辦機構的業(yè)務開展，也影響到其形象。

4.管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

在大數(shù)據(jù)與信息化時代中，政府與群眾的信息意識和數(shù)據(jù)意識不斷增強，對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作提出了更高的要求。從某個角度來看，這對檔案管理人員提出了更高的要求。在社會養(yǎng)老保險業(yè)務不斷增多，數(shù)據(jù)信息量不斷增加的過程中，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理人員應堅持與時俱進、終身學習的意識，在掌握現(xiàn)有知識與技能的基礎上不斷研究新的知識與技能，利用新的思想武裝頭腦、指導工作，在提高檔案管理工作質(zhì)量的同時實現(xiàn)自我發(fā)展。但是，當前社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理隊伍存在諸多問題。第一，管理隊伍年齡結構不合理。社會保險經(jīng)辦機構屬于國家單位，人員聘用有嚴格的要求和完善的考試制度，且會根據(jù)實際用人需求進行人員聘用，若人員充足便不會招聘，導致檔案管理部門的人員年齡相對偏大，年輕人較少，雖然具備豐富管理經(jīng)驗與扎實的專業(yè)基礎，但是管理思想較為落后，對先進技術的認同感較低，學習能力也相對較差;第二，現(xiàn)有的檔案管理人員不滿足復合型人才的要求。例如，在信息化管理中，如何保障數(shù)字檔案的安全是重點研究內(nèi)容，但是很多檔案管理人員并沒有掌握這方面的知識與能力。同時，部分檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)較差，存在消極怠工的問題，在檔案管理中存在疏忽，降低了管理質(zhì)量。

五、新形勢下社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作對策

1.樹立新的管理理念

在新形勢下，創(chuàng)新社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作是信息時代發(fā)展的要求，也是提高社會保險經(jīng)辦機構現(xiàn)代化管理水平的要求。首先，社會經(jīng)濟發(fā)展水平不斷提升，社會保險體系深化改革，養(yǎng)老保險制度不斷完善。人們的養(yǎng)老保障意識越來越強，參保人數(shù)越來越多，只有創(chuàng)新社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作才能夠滿足社會養(yǎng)老保險的基本需求，為人們提供可靠的養(yǎng)老保障服務。傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作存在無法及時更新參保人員的信息，檔案利用效率也比較低，無法滿足實際的工作需求。通過有效措施創(chuàng)新、完善和優(yōu)化社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作可以提升檔案管理的信息化水平，完善檔案內(nèi)容，提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用率。其次，從當前發(fā)展情況來看，大多數(shù)社會保險經(jīng)辦機構都逐漸開始進行信息化建設，開始利用信息技術進行管理。而檔案管理工作是基礎性工作，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設可以為其他各項工作的開展奠定基礎。加強檔案管理創(chuàng)新可以充分發(fā)揮計算機、網(wǎng)絡等先進技術在檔案管理中的作用，加強數(shù)字化管理。因此，應提高對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的重視程度，并樹立新的管理理念。

第一，應堅持以人為本的檔案管理理念。社會養(yǎng)老保險業(yè)務所產(chǎn)生的檔案都是記錄參保情況的，即記錄參保人員的各方面信息，所以人文價值觀念是檔案管理的核心，檔案管理人員應堅持以人為本的檔案管理理念。在檔案管理過程中，管理人員需要明確檔案利用者的實際需求，加強檔案利用，實施人本服務，并加強以人為本的檔案文化建設。

第二，應堅持信息化的檔案管理理念。在新形勢下，人們對信息以及數(shù)據(jù)的重視和利用程度不斷提高，而社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案中涉及大量的數(shù)據(jù)信息，具有重要價值。在進行檔案管理時，檔案管理人員不僅需要做好檔案的收集和整理工作，也需要積極鑒定檔案內(nèi)容的價值，挖掘出檔案中有價值的數(shù)據(jù)信息。

2.健全檔案管理制度

首先，我國十分重視檔案管理工作以及社會保險業(yè)務的檔案管理，并根據(jù)實際情況制定了相關的法律法規(guī)，例如《中華人民共和國檔案法》及《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》等法規(guī)。社會保險經(jīng)辦機構需要根據(jù)法律法規(guī)制訂完善的檔案管理制度。例如，《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》要求社會保險業(yè)務檔案管理維護社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，社會保險經(jīng)辦機構可以這一要求為準則制訂檔案管理制度。其次，社會保險經(jīng)辦機構應深入研究相關的法律法規(guī)，明確其具體規(guī)定，健全檔案保管制度、檔案利用制度以及電子檔案管理與保護制度，做好檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等工作，避免出現(xiàn)檔案毀損、遺失甚至泄密等情況。其中，檔案保管制度包括檔案歸檔制度、檢查核對制度、檔案統(tǒng)計制度以及檔案保密制度。

3.加強信息化建設

第一，社會保險經(jīng)辦機構應完善資金投入機制，為檔案管理信息化建設提供充足的資金支持。財務部門需根據(jù)檔案管理信息化建設的實際需求進行預算編制，為檔案管理信息化建設提供專項資金支持，使檔案管理部門具有購買計算機、攝影機、掃描儀等硬件設施以及升級軟件系統(tǒng)的能力。第二，檔案管理部門應利用大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)庫等先進技術構建檔案管理信息化系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案檢索方式，充分發(fā)揮電子檔案的作用，做好檔案信息數(shù)字化處理、存儲與利用工作。

4.提高管理人員素養(yǎng)

在新形勢下，無論是檔案管理理念、方法還是手段都發(fā)生了改變，對檔案管理人員的要求也與之前不同。為了做好檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，社會保險經(jīng)辦機構應加大檔案管理人員的培訓力度，優(yōu)化檔案管理隊伍素養(yǎng)，為檔案管理工作的開展奠定人才基礎。首先，社會保險經(jīng)辦機構應優(yōu)化檔案管理隊伍的結構，多聘用一些既具備檔案管理專業(yè)知識與技能又具備信息技術應用能力的年輕人，使整個管理隊伍更加年輕化，更有活力。其次，社會保險經(jīng)辦機構應做好現(xiàn)有檔案管理人員的培訓工作，積極開設講座、短期培訓，或外派一些管理人員進修，讓檔案管理人員學習更多新的管理理念與方法，打造復合型檔案管理隊伍。此外，社會保險經(jīng)辦機構應加強檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)教育，提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，促進檔案管理人員的未來發(fā)展。

六、結語

新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務的檔案管理工作具有重要意義，可以詳細記錄參保人群的個人信息及其養(yǎng)老保險賬戶的變動情況，有利于保障社會養(yǎng)老保險業(yè)務的開展。為了進一步解決檔案管理中的問題，提高檔案管理質(zhì)量，應加大對相關法律法規(guī)的研究力度，健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理方法，充分發(fā)揮信息技術在檔案管理工作中的作用。

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（作者單位：臨沂市蘭山區(qū)社會保險事業(yè)中心）

作者簡介：孫靜（1968—），女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：社會保障、社會保險檔案管理。