計算機辦公軟件Word的操作與應用方法初探

摘? 要：伴隨信息技術(shù)的飛速進步，辦公軟件在各行各業(yè)的辦公過程中成為了必要的工具，用戶不僅提高了計算機的使用技能，還為人們的日常工作帶來了方便。本文就計算機辦公軟件Word的操作與應用方法進行探討。

關(guān)鍵詞：計算機Word辦公軟件;使用方法;存在問題;操作流程

1計算機Word辦公軟件的應用功能

1）查找與替換功能：在使用Word軟件進行操作時，在Word文檔中出現(xiàn)很多回車符號，以至于在復制粘貼別的文章或段落時，會出現(xiàn)大量軟回車符號。出現(xiàn)的符號會占據(jù)Word文檔的頁面空間，使用者若是逐一進行刪除，會花費許多不必要的時間，而且還容易使操作者心情煩躁。處理這種問題，使用者在對相關(guān)段落或句子復制后，需要立即選擇菜單，在對話框中操作“編輯”→“替換”，在“查找內(nèi)容”輸入1，“替換為”這個項目上點擊空白，操作結(jié)束后，點擊“全部替換”一次性將軟回車全部刪除。這種方法在使用的過程中，只能刪除軟回車，對于主要的段落換行卻無法及時的替換，這時，操作人員可以通過以下操作解決這一現(xiàn)象：首先，操作人員可以在菜單中找到“編輯”→“替換”，與之前不同的是，操作人員要在整個“查找內(nèi)容”中輸入1，而在“替換為”這一選項中輸入“P”，在整個操作結(jié)束后，只需要點擊“全部替換”即可。

2）空格操作：使用者在運用Word文檔工作時，當復制粘貼時經(jīng)常會遇到出現(xiàn)很多空格的情形。這些空格既會破壞文章布局，還會占據(jù)一定的文檔空間。使用人員在處理這一問題時，應該執(zhí)行如下操作：第一，使用者應該點擊“編輯”→“替換”命令選項，在系統(tǒng)彈出的指示框中定位“查找內(nèi)容”選項，并將準確刪除的空格通過復制的方式粘貼到任務欄中;維持“替換為”這一選項的原有狀態(tài);在“收索范圍”的整體列表在找出“全部”這一現(xiàn)象，并單擊“全部替換”這一項，在短暫的時間內(nèi)就能將文中的空格全部刪除。其次，在一些需要增加空格的段落中，其操作方法與之前的刪除方法幾乎一樣，操作人員在單擊“編輯”→“替換”→“查找內(nèi)容”后，輸入“f”，“f”是任意字符的代表。在填寫完這些后，直接點擊“收縮范圍”列表框中選擇“全部”，最后點擊“全部替換”即可。

3）段落重排：操作人員在使用Word辦公軟件的過程中，段落重排的核心功能在于將兩個或兩個以上的段落合并為一段，前后段落必須是存在的段落，而不是空段。在其具體操作的過程中，主要包括以下幾個方面：首先，在每段的開頭添加一些特殊標記，如：“&。其次，打開“查找與替換”的對話框，并在“查找內(nèi)容一項中輸入“P”，并在“替換為”輸入框中通過“高級→特殊符號→不問斷空格”中輸入“S”。最后，在上述操作都結(jié)束后，可以點擊“全部替換”即能將所有的硬回車替換掉。

2計算機Word辦公軟件的使用技巧

1）Word啟動程序：初學者在應用Word文檔時，第一，從電腦的桌面畫面中選擇“開始”→“程序”→“Microsoft Word”，運用如下操作程序來開啟Word。另外一種方法使是敲擊鼠標“右鍵”→“新建”→“Microsoft Word”來開啟。第二，使用者在給Word起名時，通過間隔雙擊Word文檔的圖標，將復制好的標題粘貼到圖標處，點擊“確定”即能夠把它打開。第三，在執(zhí)行打開擴展名非.doc的文檔時，使用者采取單擊鼠標右鍵，在打開方式選項中選取Word打開就可完美實現(xiàn)。

2）Word窗口結(jié)構(gòu)：在整體Word視圖選項中，包含“普通視圖”、“web版式視圖”、“頁面視圖”以及“大綱視圖”等選項，并且選擇不同的視圖，具體設(shè)定的效果不一樣。在面對一部分需要制作成紙質(zhì)的文檔時，使用者優(yōu)選“頁面視圖”來完成，這樣可以完美的再現(xiàn)打印效果。在各種視圖彼此轉(zhuǎn)換時，通過兩種方式實現(xiàn)：第一種，使用者直接利用切換圖標執(zhí)行視圖切換的操作;第二種，將其打開后，使用者可以在“視圖”中點擊選定的視圖。

3）Word工具欄：在Word文檔的工具欄主要應用中，包含下面環(huán)節(jié)：第一，使用者利用“視圖”的子菜單的“工具欄”選項中找出對應工具操作項，或者在工具欄的其他位置點擊鼠標右鍵，選取對應的工具欄。第二，面對一些隱藏的工具欄選項，使用者通過點擊工具欄上的向右指示箭頭，就能出現(xiàn)其他隱藏的工具。第三，使用者在經(jīng)常操作工具欄時，進行將工具欄單獨拖出的操作，使其成為單獨的操控窗口。在移動窗口時，使用者可以用鼠標點擊工具欄的隨意位置，拖動鼠標來實現(xiàn)工具欄的移動。

4）新建文檔：在進行建立Word文檔時，包含下面兩個途徑：第一，使用者選擇“常用工具欄”中的“新建空白文檔”項新建。第二，在執(zhí)行新建任務的操作時，使用者點擊“文件”中的“新建”選項來生成新的Word文檔。

5）打開文檔：使用者在執(zhí)行Word文檔打開操作時，通常運用下面三種操作：第一，使用者點擊“常用工具欄”中的“打開”選項，在硬盤中找到想要打開的Word文檔，點擊鼠標打開。第二，當要打開指定文檔時，利用文件選項中的菜單鍵打開。第三，近期打開過的Word文檔，使用者點擊“文件”菜單選擇“最近文件”，在旁邊的窗口列出了近期打開過的文檔，可以節(jié)約時間，提高工作效率。

6）保存文檔：在執(zhí)行保存操作時，大致分為保存與另存為兩種功能。需要保存文檔時，使用者點擊“常用工具欄”中的“保存”指示鍵，也可以通過“文件”子菜單中的“保存”按鈕。通常對文檔初次保存時，會顯示保存的地址和文檔的名稱，使用者需要依據(jù)自己的具體情況修改或保留原文件名或者更改路徑，以后就不會再彈出提示窗口。執(zhí)行另存為步驟時，使用者通常在“文件”子菜單中單擊“另存為”的選項，這種操作與保存明顯的差異是，使用者需要選擇需要存儲的文件夾。

3總結(jié)

根據(jù)上文論述，伴隨科學技術(shù)的不斷進步，電腦不安工軟件的廣泛應用，加快了工作人員的辦事效率，并且極大的保證了工作質(zhì)量。因此對使用者的操作技能提出了較高的要求，以保證能夠充分發(fā)揮Word文檔的價值，使各行各業(yè)的辦事效率顯著提升，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)做好鋪墊。

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基金項目：2020年度第二批認定的“湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學院校級精品在線開放課程” 課程名稱：《Office辦公軟件》項目編號：ZXKC-RD20200214

第一作者：羅鈞毓（1986年9月），男，漢， 湖南株洲人，碩士，工程師，主要從事計算機信息教學工作。