后疫情時代高校智慧財務(wù)報賬模式研究

丁文婷 高芳 趙敬予

摘 要：2019年末的新冠肺炎疫情打亂了正常的生活和工作，更是加快了企事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型的腳步。在抗擊疫情的同時，學(xué)習(xí)生活和工作還在繼續(xù)，人們習(xí)慣于左手抓疫情右手抓經(jīng)濟(jì)，逐漸適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)醫(yī)療、遠(yuǎn)程辦公、線上教學(xué)，這時“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺逐漸被更多的群體所使用，平臺高校有序地匯聚各類優(yōu)質(zhì)資源，提供更優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。而財務(wù)處作為高校最重要的部門之一，財務(wù)報賬作為高校財務(wù)管理中與老師和學(xué)生打交道最多的工作、師生群體接觸最廣泛最密集的工作，也是最重要、最基礎(chǔ)的工作，勢必需要打破傳統(tǒng)報銷模式，向無紙化報銷趨勢發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;智慧財務(wù);財務(wù)報賬

中圖分類號：F23???? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A????? doi：10.19311/j.cnki.16723198.2022.15.066

1 傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式的局限性

傳統(tǒng)的財務(wù)報賬模式最主要的特點是：接觸性、紙質(zhì)化。師生需要將紙質(zhì)的發(fā)票及相關(guān)資料（包括合同、付款記錄、增值稅發(fā)票查驗單及科研部門要求的相關(guān)單據(jù)等），經(jīng)過負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門審批簽字后遞交到財務(wù)部門。

1.1 存在面對面接觸、發(fā)生交叉感染的風(fēng)險

傳統(tǒng)報銷必須接觸紙質(zhì)票據(jù)，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人部門領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字和財務(wù)報賬等環(huán)節(jié)，審核部門面對的是全校師生，財務(wù)部門面對的是全校報賬人員。紙質(zhì)票據(jù)是病毒傳播的媒介，而師生服務(wù)大廳、報賬大廳是人員流動性大、相對密集封閉場所，密切的接觸增加了感染的風(fēng)險。

1.2 投遞式報賬未實現(xiàn)報賬預(yù)審，問題單居高

現(xiàn)階段大部分高校實行的是投遞式報賬模式。投遞式報賬取消了預(yù)審模式，報銷人從財務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)上預(yù)約后將打印出的報銷單投遞到投遞機(jī)中，由于沒有審核造成了大量有問題的單據(jù)，錯誤率高達(dá)40%，問題單據(jù)始終居高不下。

1.3 部門之間“各自為戰(zhàn)”、聯(lián)動性差

高校財務(wù)、人事、科研、教務(wù)、學(xué)生工作處等部門缺乏信息及時共享、各體系彼此孤立、缺乏系統(tǒng)性整合。涉及到跨部門復(fù)雜業(yè)務(wù)，甚至需要師生來回跑，溝通成本高。比如，相關(guān)部門給老師下?lián)艿牟块T經(jīng)費和財務(wù)部門經(jīng)費管理有差異，老師的賬務(wù)余額與財務(wù)部門的賬務(wù)余額不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致老師經(jīng)費充足財務(wù)部門國庫金額不足而無法報賬，加劇了師生與財務(wù)部門的矛盾。

1.4 人工依賴性強(qiáng)、工作效率低

目前大部分高校實行的是網(wǎng)上預(yù)約、投遞機(jī)自助投遞的報賬模式。此模式解決了師生現(xiàn)場報賬、排隊等待的問題，但是報銷單仍需要線下審批，師生要在各部門之間跑審批，除了項目負(fù)責(zé)人簽字，各類不同經(jīng)費支出還需要科研部門、教學(xué)部門、人事部門、國有資產(chǎn)管理部門等審批，一旦某個部門審批未通過，整個報銷周期延期拉長。高校經(jīng)費下?lián)茴~度日益增加，報銷業(yè)務(wù)量日益劇增，報銷單據(jù)量有增無減，財務(wù)人員忙于審核和制單環(huán)節(jié)，無暇顧及財務(wù)管理工作，如果遇到報銷旺季和項目驗收節(jié)點，只能通過加班加點來完成工作。

1.5 紙質(zhì)媒介易丟失、難保存

現(xiàn)階段高校賬務(wù)媒介仍然是紙質(zhì)票據(jù)，有的高校涉及到軍方有涉密項目，對涉密文件的保存性要求極高。根據(jù)規(guī)定，會計憑證的保管時間長達(dá)三十年，增值稅發(fā)票、合同等紙質(zhì)資料，因保存時間長、空氣潮濕、水災(zāi)火災(zāi)等自然因素或人為因素，發(fā)生老化、發(fā)潮、損壞丟失或被盜，而紙質(zhì)發(fā)票的唯一性、合同文件的保密性，一旦丟失或被盜將發(fā)生不可逆補的后果。

2 高校智慧財務(wù)報賬模式的構(gòu)想

2.1 模式結(jié)構(gòu)

智慧財務(wù)報賬模式以智能高效為原則，實行網(wǎng)上預(yù)約、線上審批、智能審核，流程完畢生成憑證，自動形成電子檔案。

2.2 電子發(fā)票模式構(gòu)想

電子發(fā)票因為方便快捷、可替代性強(qiáng)（丟失可重復(fù)下載）等特點逐漸取代紙質(zhì)發(fā)票成為發(fā)票主流。關(guān)于電子發(fā)票的構(gòu)想：全國電子發(fā)票普及化，每個報銷人會有自己的發(fā)票票包，票包里的發(fā)票模式分為三種：未報銷、待報銷和已報銷。報銷人根據(jù)自己購買的商品類別業(yè)務(wù)性質(zhì)，選擇發(fā)票抬頭后自動開具電子發(fā)票，下載后的發(fā)票自動進(jìn)入到票包中，電子發(fā)票進(jìn)入到未報銷模式。財務(wù)系統(tǒng)會自動歸集票包中的發(fā)票抬頭，報銷人即可選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)進(jìn)行報銷，報銷人選定發(fā)票后，系統(tǒng)自動識別相應(yīng)業(yè)務(wù)并自動提取對應(yīng)的金額和商品類別，自動進(jìn)行電子發(fā)票認(rèn)證和查驗真?zhèn)?，這大大減輕了報銷人填寫發(fā)票信息的工作量，和減輕金額出錯的可能性;同時，報銷人一旦選擇電子發(fā)票報銷，發(fā)票將進(jìn)入待報銷模式，此模式下電子發(fā)票不可以重復(fù)選擇報銷;當(dāng)財務(wù)人員審核通過后，票包中的電子發(fā)票變成已報銷模式并反饋給報銷人，此模式下即表明電子發(fā)票已經(jīng)報銷完畢。報銷人通過查看票包中電子發(fā)票的三種模式，未報銷和已報銷的發(fā)票信息一目了然，既避免了重復(fù)報銷又防止發(fā)票漏報，還大大減輕了填寫發(fā)票信息、電子發(fā)票認(rèn)證的工作量。

2.3 支付信息識別模式構(gòu)想

傳統(tǒng)模式下，報銷人需要將支付信息手動填寫，有時候賬戶名和銀行戶名或銀行賬號填寫錯誤導(dǎo)致匯款不成功。在智慧財務(wù)系統(tǒng)下，若報銷人選擇對公支付，系統(tǒng)會自動提取發(fā)票信息，包括銷售方的戶名、銀行賬號和金額，減輕了報銷人錄入信息的工作量，并且杜絕了錯誤信息和金額，提供了資金的支付效率，也減輕了出納重復(fù)匯款的工作量，同時，賬戶名稱和金額自動識別也減輕了財務(wù)人員反復(fù)核對發(fā)票和銀行信息的工作量，大大提高了審核和制單效率。

2.4 線上審批模式構(gòu)想

紙質(zhì)報銷單取消后，將進(jìn)入到電子簽名模式，財務(wù)系統(tǒng)根據(jù)報銷人選擇的模塊自動分類，比如酬金業(yè)務(wù)、日常報銷業(yè)務(wù)、差旅費報銷等自動加載信息推送到項目負(fù)責(zé)人系統(tǒng)中，負(fù)責(zé)人根據(jù)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和項目信息，對發(fā)票信息和支付信息的真實性和合理性以及與項目的相關(guān)性進(jìn)行審核，審核通過后自動推送到財務(wù)部門。線上審批即規(guī)避了線下頂替簽字的風(fēng)險，又解決了報銷人簽字難和反復(fù)跑腿以及老師出差無法簽字等問題。

3 高校智慧財務(wù)實施建議

3.1 轉(zhuǎn)變職能觀念、提升決策能力

隨著人工智能化的發(fā)展，機(jī)器人取代財務(wù)人員是必然趨勢。傳統(tǒng)的財務(wù)工作者只是機(jī)械重復(fù)的制單工作，無暇顧及財務(wù)管理問題和了解學(xué)校財務(wù)決策，也無法參與相關(guān)參與決策的制定，在不斷完善的財務(wù)模式下，財務(wù)工作者可以從傳統(tǒng)的大量的機(jī)械性重復(fù)工作中解脫出來，有更多的時間和精力通過智慧財務(wù)信息共享平臺享受更多的資源，提升財務(wù)分析以及學(xué)校層面的預(yù)測分析，為學(xué)校制定更好地財務(wù)戰(zhàn)略提供更可靠準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)，從而轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾頉Q策者。

3.2 加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保財務(wù)信息安全

建立健全財務(wù)管理制度和內(nèi)部控制制度，打造智慧財務(wù)報賬流程，重點打造網(wǎng)上報賬規(guī)范性操作流程，保護(hù)報賬人信息安全、可靠，確保財務(wù)數(shù)據(jù)信息真實性、完整性、保密性。第一，制定網(wǎng)上報賬審核權(quán)限、職責(zé)，確保不相容職位相分離，杜絕越權(quán)審批和降低人為因素;第二，加強(qiáng)財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，將服務(wù)器放置學(xué)校機(jī)房，學(xué)校機(jī)房作為信息重地為數(shù)據(jù)的運行和維護(hù)提供良好的服務(wù)環(huán)境。將財務(wù)數(shù)據(jù)庫納入學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一管理，通過設(shè)置防火墻、防黑客系統(tǒng)、數(shù)據(jù)運行加密等技術(shù)保證數(shù)據(jù)的運行安全。第三，制定電子檔案管理辦法，加強(qiáng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?、保密性，以及?shù)據(jù)備份的完整性和穩(wěn)定性。

3.3 注重培訓(xùn)，打造復(fù)合型人才

高校智慧財務(wù)模式的運用需要每個財務(wù)人員熟悉運行模式，各個子模塊幾乎涉及到所有的報賬業(yè)務(wù)，需要他們掌握各類操作及相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)培訓(xùn)勢在必行。在培訓(xùn)中，要加強(qiáng)對財務(wù)管理工作者、數(shù)據(jù)管理者、信息維護(hù)者、電子檔案保管者的培訓(xùn)。隨后，要加強(qiáng)師生的智慧財務(wù)報賬模式的培訓(xùn)，財務(wù)工作者定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并到各院系部門組織培訓(xùn)，讓更多的師生了解和掌握新型報賬模式。

有效管理和運用數(shù)據(jù)信息并對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析的能力是當(dāng)代復(fù)合型人才必不可少的能力，高校應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變財務(wù)工作者的培養(yǎng)模式，重視復(fù)合型人才的隊伍建設(shè)，通過內(nèi)部培訓(xùn)外部引進(jìn)等人才策略培養(yǎng)復(fù)合型的人才，建立健全合理的人才激勵制度和考評制度，為高校的發(fā)展儲備復(fù)合型人才隊伍。

3.4 提升財務(wù)服務(wù)質(zhì)量，打造報賬服務(wù)新體驗

讓師生重點關(guān)注報銷業(yè)務(wù)，忽略跑腿簽字等報賬環(huán)節(jié)，通過線上操作，足不出戶即可完成報賬，少跑腿而讓師生有更多的時間和精力投入到科研工作中，提升財務(wù)服務(wù)質(zhì)量，打造師生報賬新體驗。

4 結(jié)語

本文重點研究了后疫情時代高校智慧財務(wù)報賬模式的構(gòu)建，通過對高校傳統(tǒng)報賬模式存在的弊端分析，提出高校智慧財務(wù)報賬模式的構(gòu)想和對高校智慧財務(wù)實施的建議。通過對本文的研究，以期待在后疫情時期能更好地運用數(shù)據(jù)信息，人工智能等技術(shù)手段，提高財務(wù)服務(wù)質(zhì)量、提升服務(wù)水平、提高工作效率、提升師生的服務(wù)體驗;通過加強(qiáng)培訓(xùn)和財務(wù)人才隊伍建設(shè)，為學(xué)校培養(yǎng)儲備和輸送復(fù)合型人才。

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