大數(shù)據(jù)時(shí)代文檔一體化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略

耿杭

摘 要：檔案部門作為集中接收、統(tǒng)一管理的數(shù)據(jù)整合機(jī)構(gòu)是數(shù)據(jù)信息的資源重地。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，各檔案部門針對(duì)實(shí)施檔案信息化管理，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，積極開(kāi)展文檔一體化建設(shè)，取得了一定的成績(jī)。在應(yīng)對(duì)文檔一體化的大數(shù)據(jù)信息改革中，也遇到了一些挑戰(zhàn)。本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代中文檔一體化的建設(shè)情況與面對(duì)的挑戰(zhàn)展開(kāi)研討，試圖得出文檔一體化的最佳策略，為進(jìn)一步推進(jìn)我國(guó)檔案行業(yè)的快速發(fā)展，提高檔案管理效率，加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)，貢獻(xiàn)檔案工作者的智慧和力量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;文檔一體化;應(yīng)對(duì)策略

檔案部門作為集中接收、統(tǒng)一管理的數(shù)據(jù)整合機(jī)構(gòu)是數(shù)據(jù)信息的資源重地。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，各檔案部門通過(guò)研究探索，改革傳統(tǒng)的檔案管理，積極開(kāi)展、規(guī)范文檔一體化建設(shè)，取得了一定的成績(jī)。在應(yīng)對(duì)文檔一體化的大數(shù)據(jù)信息改革中，遇到前所未有的挑戰(zhàn)，亟待檔案部門和檔案管理人員深入研究。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代文檔一體化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代文檔一體化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)分享以及跨地域傳播。在云數(shù)據(jù)處理中心，通過(guò)篩選關(guān)鍵詞，能夠在某一時(shí)間范圍內(nèi)找到有關(guān)的全部信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)改變我們的生活方式，也為我們創(chuàng)造更多科學(xué)、高效的管理模式。在檔案界，廣大專家學(xué)者和檔案部門的同志，將傳統(tǒng)的檔案管理方法與大數(shù)據(jù)新技術(shù)時(shí)代的檔案工作結(jié)合在一起，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推進(jìn)文檔一體化，大數(shù)據(jù)時(shí)代文檔一體化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)[1 ]。在加強(qiáng)檔案管理中的文檔數(shù)據(jù)整合，將檔案文檔中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)做到完整導(dǎo)入，開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)共享窗口等檔案文檔一體化技術(shù)得到一定的提高。檔案文檔一體化技術(shù)能夠?qū)n案與文檔根據(jù)指定的某種模式整合在一起共同管理，能夠凸現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，也能發(fā)揮檔案管理中的數(shù)據(jù)信息價(jià)值。

1.2 檔案文檔一體化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)取得一定成效

目前結(jié)合我國(guó)實(shí)際技術(shù)情況來(lái)看，許多有關(guān)檔案文檔一體化的軟件已經(jīng)被研發(fā)出來(lái)，且不同的軟件其效果和側(cè)重的服務(wù)方向也不同，有些是整合檔案管理業(yè)務(wù)，有些是用于檔案信息的收集與開(kāi)發(fā)。不同的軟件功能也要求使用者能夠熟知熟用各種軟件結(jié)構(gòu)，能夠最大化地發(fā)揮每個(gè)軟件優(yōu)勢(shì)，減少工作上的軟件使用。從平臺(tái)軟件和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做好與電子政務(wù)的平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案文檔的大數(shù)據(jù)技術(shù)一體化，這對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)也有著十分突出的意義，對(duì)整個(gè)行業(yè)的技術(shù)改革乃至今后的發(fā)展方向都有著極強(qiáng)的引導(dǎo)意義。許多信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式也已形成，并在電子檔案管理中得到了十分廣泛的應(yīng)用。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代文檔一體化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

2.1 在檔案資源建設(shè)層面文檔整合難度的挑戰(zhàn)

檔案文檔的數(shù)據(jù)信息最為突出的就是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)其數(shù)據(jù)與信息內(nèi)容比較復(fù)雜，沒(méi)有既定的特別規(guī)律，同時(shí)數(shù)據(jù)量也十分龐大。在進(jìn)行檔案一體化的過(guò)程中要注意對(duì)這些繁瑣信息的再分類，建立非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)盡量做到條例化。如果數(shù)據(jù)量太大，也會(huì)影響應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行問(wèn)題，影響文檔一體化結(jié)構(gòu)中的底層計(jì)算。因?yàn)闄n案管理的信息數(shù)量與類型繁多，也就相應(yīng)地要求檔案管理在文檔一體化中的軟件技術(shù)更高。這也是目前檔案一體化技術(shù)提升中面臨的一大主要問(wèn)題。同時(shí)，檔案文檔一體化不僅要對(duì)這些繁雜的數(shù)據(jù)做好存儲(chǔ)處理，還要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，建立可以關(guān)鍵詞篩選的數(shù)據(jù)信息查詢系統(tǒng)。一般數(shù)據(jù)庫(kù)要想能夠突出檢索功能和檢索速度，還要加入數(shù)據(jù)庫(kù)中的層次機(jī)制[2 ]。在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的分類處理，這無(wú)疑也加重了一體化數(shù)據(jù)庫(kù)建立的難度。需要構(gòu)建信息的分層篩選，提供信息的存儲(chǔ)平臺(tái)，讓用戶能夠?qū)n案信息進(jìn)行儲(chǔ)存和檢索，從而豐富用戶對(duì)檔案文檔一體化的使用體驗(yàn)。

2.2 檔案儲(chǔ)存信息數(shù)據(jù)安全性的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，文檔的一體化數(shù)據(jù)存在一定的信息安全隱患。如何區(qū)分普通用戶和特殊用戶，如何做好對(duì)保密性文檔信息的保護(hù)，以及防止檔案信息濫用的情況，這些都需要在一體化技術(shù)構(gòu)建中體現(xiàn)出來(lái)。還有一些用戶使用規(guī)范的問(wèn)題，如果隨意下載或隨意使用文檔信息也會(huì)導(dǎo)致檔案文檔信息的泄露，導(dǎo)致檔案文檔中一體化結(jié)構(gòu)的錯(cuò)誤。所以在一體化的平臺(tái)構(gòu)建中，以及檔案文檔的大數(shù)據(jù)平臺(tái)組成里要注意使用規(guī)范與信息安全防護(hù)的防火墻設(shè)置。相比較傳統(tǒng)的檔案信息，使用多為紙質(zhì)檔，在信息泄露上可以從單一的方式進(jìn)行杜絕，但是數(shù)據(jù)信息平臺(tái)下，因使用起來(lái)更加便捷，也就導(dǎo)致了存在很多信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 文檔一體化建設(shè)技術(shù)落后阻礙文檔一體化進(jìn)程的挑戰(zhàn)

結(jié)合文檔一體化技術(shù)要求以及文檔一體化平臺(tái)構(gòu)建的質(zhì)量要求，不難看出，檔案文檔一體化的數(shù)據(jù)安全使用方面，要求管理人員技術(shù)過(guò)關(guān)。但是結(jié)合目前絕大多數(shù)檔案管理從業(yè)者的綜合素質(zhì)來(lái)看，很多檔案管理人員的專業(yè)性并不高，還有一些甚至也沒(méi)有達(dá)到專業(yè)水平的標(biāo)準(zhǔn)。自身技術(shù)不過(guò)關(guān)，就會(huì)影響檔案文檔一體化的平臺(tái)開(kāi)展。一般檔案文檔一體化技術(shù)要求在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)用戶的檢索分類。且要求不同的用戶有不同的使用權(quán)限，高級(jí)檢索可以進(jìn)行對(duì)信息的批改、刪除管理，中級(jí)檢索可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔內(nèi)容的全文檢索，還有管理人員有一定的管理權(quán)限，能夠及時(shí)查看每個(gè)用戶的使用情況和使用內(nèi)容。這也就要求檔案管理人員知道怎么操作和使用這個(gè)檔案管理平臺(tái)，當(dāng)平臺(tái)上出現(xiàn)檔案信息使用問(wèn)題時(shí)，也可以及時(shí)進(jìn)行解決，能夠確保各項(xiàng)用戶使用功能中是在使用規(guī)則的基礎(chǔ)之上進(jìn)行，也能夠及時(shí)對(duì)一體化中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整，防止用戶的意外以及使用問(wèn)題的出現(xiàn)。有些為了確保文檔一體化的使用順序，還會(huì)對(duì)用戶的使用步驟做強(qiáng)調(diào)，因此也需要檔案管理人員有一定的操作意識(shí)，能夠具備該項(xiàng)操作技術(shù)，防止有技術(shù)上的偏差。同時(shí)，縱觀我國(guó)檔案文檔一體化進(jìn)程較慢的問(wèn)題，也是檔案人員技術(shù)專業(yè)性不夠強(qiáng)所導(dǎo)致，因此，加強(qiáng)檔案人員的技術(shù)實(shí)力，提高檔案人員的專業(yè)性也成為了今后要致力于的發(fā)展方向。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)對(duì)文檔一體化建設(shè)挑戰(zhàn)的策略

針對(duì)上述對(duì)檔案文檔一體化建設(shè)中存在的相關(guān)挑戰(zhàn)分析，可以看出目前檔案文檔的一體化進(jìn)程較慢的主要原因還是有許多的。從制約因素來(lái)看，這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)檔案文檔一體化以及檔案管理改革中一直存在的幾個(gè)阻礙點(diǎn)。下面結(jié)合目前文檔一體化的實(shí)際情況，就相應(yīng)的解決對(duì)策展開(kāi)相關(guān)討論，試圖能夠應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的文檔一體化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)，將文檔一體化建設(shè)向前推進(jìn)。

3.1 樹(shù)立“大檔案”理念

為了盡快發(fā)揮檔案文檔一體化優(yōu)勢(shì)，檔案管理部門和人員要樹(shù)立“大檔案”理念，并且重新認(rèn)識(shí)各自的工作內(nèi)容與工作職責(zé)?！按髾n案”理念通俗點(diǎn)講，也指檔案文檔的一體化技術(shù)，在一體化的檔案管理中，構(gòu)建一體化的存儲(chǔ)平臺(tái)。目前所設(shè)計(jì)的較為突出的軟件是TRIP數(shù)據(jù)庫(kù)，這種非結(jié)構(gòu)化特征的數(shù)據(jù)庫(kù)最為顯著的優(yōu)勢(shì)就是可以跨平臺(tái)進(jìn)行大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，通過(guò)二進(jìn)制的數(shù)據(jù)形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)對(duì)象的各種導(dǎo)入與存儲(chǔ)。這種數(shù)據(jù)庫(kù)不會(huì)過(guò)多強(qiáng)調(diào)對(duì)象數(shù)據(jù)的大小，且能夠自主完成對(duì)文本的抽取工作，就是能夠自主實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容信息查找功能，所以其檢索功能十分強(qiáng)大。在“大檔案”理念指導(dǎo)下，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文檔整體性的統(tǒng)一存儲(chǔ)。還有TRIP數(shù)據(jù)庫(kù)中的層次機(jī)制，通過(guò)對(duì)用戶的身份識(shí)別以及訪問(wèn)權(quán)限與訪問(wèn)內(nèi)容調(diào)查，從而完成對(duì)檔案文檔一體化的數(shù)據(jù)處理[3 ]。還有對(duì)于一些非法用戶，要設(shè)置訪問(wèn)的禁止權(quán)限，對(duì)重要的檔案進(jìn)行復(fù)制保存，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失情況。

3.2 進(jìn)一步增強(qiáng)文檔一體化的信息技術(shù)能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)因?yàn)閿?shù)據(jù)量大、輸入和處理速度快以及數(shù)據(jù)的多樣性，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)處理起來(lái)有一定的難度。這就需要結(jié)合檔案管理實(shí)際情況做進(jìn)一步的針對(duì)性分析。檔案文檔的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案在同一平臺(tái)之間的互相轉(zhuǎn)換，開(kāi)展文件的在線歸檔和在線移交工作，確保檔案文檔都錄入電子系統(tǒng)中這也是一項(xiàng)十分繁重的大工程。需要進(jìn)一步提高文檔一體化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理中的文檔數(shù)據(jù)整合，將檔案文檔中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)做到完整導(dǎo)入，開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)共享窗口，提高檔案文檔利用率，增強(qiáng)檔案文檔的資源使用，提高檔案數(shù)據(jù)的管理效率以及轉(zhuǎn)換效率。在檔案文檔一體化技術(shù)方面，要根據(jù)檔案與文檔情況，采取科學(xué)的模式整合管理，凸現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮檔案管理中的數(shù)據(jù)信息價(jià)值。

3.3 完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理安全系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題尤為重要。檔案信息數(shù)據(jù)更是如此。文檔一體化建設(shè)中，更多考慮是歸檔的單軌制，一旦存在數(shù)據(jù)不安全的問(wèn)題，文檔一體化建設(shè)將毀于一旦，安全問(wèn)題不能忽視。網(wǎng)絡(luò)檔案管理安全系統(tǒng)作為檔案文檔最為重要的一大方面，直接影響到了檔案信息的使用，以及檔案信息的使用安全性[4 ]。在檔案安全系統(tǒng)設(shè)置中，可以在檔案一體化軟件中進(jìn)行系統(tǒng)權(quán)限機(jī)制的設(shè)置。通過(guò)設(shè)計(jì)整套的安全管理機(jī)制，提高系統(tǒng)的安全防護(hù)系統(tǒng)，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理安全信息問(wèn)題時(shí)，及時(shí)進(jìn)行信息防護(hù)。在檔案文檔的內(nèi)容使用中確保用戶的使用流程是正確且可行的。

3.4 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

文檔一體化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高。檔案管理人員沒(méi)有一定的專業(yè)素質(zhì)，文檔一體化建設(shè)就不能很好地推進(jìn)，面臨的挑戰(zhàn)也不能很好地應(yīng)對(duì)，檔案人員的技術(shù)水準(zhǔn)直接關(guān)系到檔案文檔一體化技術(shù)的質(zhì)量?jī)?nèi)容。只有進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和信息技術(shù)能力，才能將文檔一體化建設(shè)向更高的標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)[5 ]。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，可以從培訓(xùn)入手，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案行業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)每個(gè)檔案從業(yè)人員都進(jìn)行嚴(yán)格的應(yīng)試篩選，選聘一些既有檔案專業(yè)知識(shí)，又有一定的信息技術(shù)能力的同志充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，組建文檔一體化建設(shè)的專業(yè)人才隊(duì)伍，進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)為企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的文檔一體化建設(shè)，存在著管理難度大、信息數(shù)量多、類型種類復(fù)雜以及檔案安全與檔案管理人員的技術(shù)問(wèn)題等問(wèn)題。這就需要我們樹(shù)立“大檔案”理念，強(qiáng)調(diào)一體化的檔案信息處理模式，建立檔案一體化的安全體系，增進(jìn)文檔一體化的科學(xué)管理能力;進(jìn)一步提升文檔一體化從業(yè)人員的能力水平，增強(qiáng)檔案管理中的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。同時(shí)，根據(jù)我國(guó)現(xiàn)在正在開(kāi)發(fā)和投入應(yīng)用的TRIP數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案文檔一體化的資源整合，做到檔案管理中的數(shù)據(jù)處理，推動(dòng)檔案管理的穩(wěn)步進(jìn)行。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要加快檔案管理轉(zhuǎn)型，增強(qiáng)檔案管理中的信息使用效率，提升檔案管理的信息質(zhì)量，加強(qiáng)平臺(tái)上的信息交流，做好檔案文檔一體化也成為了問(wèn)題的關(guān)鍵。今后，針對(duì)該方面的研究，我們還會(huì)更加深入展開(kāi)，用多維度、多角度的方式體現(xiàn)文檔一體化的突出作用，促進(jìn)檔案管理的整體推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的改革與綜合提升，期望能夠帶領(lǐng)檔案事業(yè)進(jìn)入現(xiàn)代化高科技的信息技術(shù)領(lǐng)域中，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息對(duì)社會(huì)以及各個(gè)行業(yè)的推動(dòng)作用，創(chuàng)造檔案管理的新篇章。

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（作者單位：恒豐銀行股份有限公司 山東濟(jì)南市）