公路建設(shè)項目檔案服務(wù)外包存在問題及應(yīng)對

摘 要：公路建設(shè)項目檔案建設(shè)管理選擇服務(wù)外包模式成為了一種趨勢。但檔案外包模式存在諸多風(fēng)險，有些風(fēng)險如不采取應(yīng)對措施，將造成不可挽回的損失。本文以某高速公路為例，通過剖析，找出檔案整理與檔案數(shù)字化服務(wù)外包存在四大風(fēng)險，據(jù)此提出應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：公路;檔案;外包;風(fēng)險;措施

經(jīng)濟社會快速發(fā)展，公路建設(shè)項目隨之推進，檔案數(shù)量逐漸增加。同時公路建設(shè)項目有著較強的專業(yè)性、針對性，也有類目繁雜、數(shù)量巨大等特點。所以選擇檔案服務(wù)外包已成為一種趨勢?！稒n案服務(wù)外包工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）中指出：“檔案服務(wù)外包是為某一機構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案，外包給其他機構(gòu)進行管理，委托其為本機構(gòu)提供檔案服務(wù)的行為。發(fā)包方指的是檔案服務(wù)外包的需方，承包方是檔案服務(wù)的供方?！盵1 ]基于以上定義，公路建設(shè)項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）服務(wù)外包發(fā)包方主要是公路建設(shè)項目的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位，承包方是為發(fā)包方提供檔案整理服務(wù)及數(shù)字化服務(wù)的檔案外包單位。發(fā)包方與承包方共同構(gòu)成了項目檔案服務(wù)外包的關(guān)系體，共同地完成了項目檔案服務(wù)外包。

1 項目檔案服務(wù)外包的緣起

1.1 項目檔案管理的現(xiàn)狀

1.1.1 項目檔案整理質(zhì)量待加強。項目檔案管理工作制度缺乏對具體工作的指導(dǎo)性、針對性。存在“歸檔文件材料的質(zhì)量存在不符合規(guī)范的情況，因為文件形成之初各標(biāo)段未有統(tǒng)一的表格、填寫模式等，使得文件在歸檔時出現(xiàn)表格不統(tǒng)一、手續(xù)不完整、日期不對應(yīng)的現(xiàn)象”[2 ]。也存在“施工單位施工資料不真實、歸檔不及時，竣工資料與工程實際情況不符、工程整體質(zhì)量不高和檔案案卷混亂的現(xiàn)象”[3 ]。

1.1.2 檔案工作人員隊伍待充實?！皺n案相關(guān)從業(yè)人員配備不足，專業(yè)素質(zhì)與經(jīng)驗欠缺”[4 ]。而且檔案管理人員流動性大，穩(wěn)定性不足。如調(diào)動或離職時交接不及時、不全面易造成檔案的缺失等現(xiàn)象。因此，項目檔案管理的現(xiàn)狀影響了高速公路檔案驗收的質(zhì)量，也不利于體現(xiàn)建設(shè)項目的工程全貌。為解決此困境，檔案服務(wù)外包應(yīng)運而生。

1.2 項目檔案外包服務(wù)的優(yōu)勢

1.2.1 有助于檔案整理工作質(zhì)量。外包單位提供的前端控制服務(wù)可保證項目檔案的順利開展。如在項目建設(shè)前依據(jù)項目檔案驗收的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)同建設(shè)項目各單位檔案管理人員，共同制定針對性、實操性強的檔案管理制度。此外，根據(jù)工程建設(shè)實況，加強對不同階段、工序產(chǎn)生原始記錄的時間節(jié)點的管控，做到原始記錄及時收集、整理，實現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)同步。

1.2.2 可提供專業(yè)的檔案管理團隊。外包單位提供專業(yè)的檔案管理團隊可解決建設(shè)項目檔案管理人員不足、素質(zhì)欠缺的情況，也可提供有針對性的檔案整理服務(wù)，保證檔案收集完整、分類合理、整理規(guī)范、歸檔有序，同時較大程度上解放建設(shè)項目檔案管理人員的“雙手”，使其可將更多的關(guān)注點放在檔案的管理上，保證檔案管理的質(zhì)量。

1.2.3 有助于節(jié)約成本?！巴獍鼏挝灰欢ǔ潭壬峡梢允沟媒ㄔO(shè)項目各單位內(nèi)部減少對于檔案管理方面的人力、物力、財力的投入。一方面外包單位專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理團隊極大滿足了項目建設(shè)檔案管理工作的要求，節(jié)約了建設(shè)各單位人員的招聘、培訓(xùn)成本，也增加了人員配置的靈活性”[5 ]。另一方面外包單位提供的紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)，滿足了檔案信息化需求，節(jié)約了數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的采購資金。

2 項目檔案服務(wù)外包的要求

2.1 對發(fā)包方的要求

發(fā)包方應(yīng)對承包方檔案管理的過程進行監(jiān)管?！兑?guī)范》中提到：“發(fā)包方應(yīng)對檔案服務(wù)外包工程進行監(jiān)控，對承包方的管理工作、業(yè)務(wù)操作等方面進行必要的監(jiān)督、檢查，將各種風(fēng)險降低到可控范圍內(nèi)?！蓖瑫r，項目檔案專業(yè)性強，需要熟悉工程建設(shè)的檔案人員。因此，發(fā)包方應(yīng)參與到承包方檔案管理等工作當(dāng)中，對其工作進行指導(dǎo)、監(jiān)管，對存在的問題予以及時解決。

2.2 對承包方的要求

2.2.1 承包方應(yīng)有專業(yè)的管理團隊。數(shù)量龐雜、專業(yè)性強的項目檔案對人員有了更高的要求。因此，承包方需要既懂檔案又熟悉工程建設(shè)的復(fù)合型專業(yè)檔案管理人員及穩(wěn)定的團隊?！兑?guī)范》指出：“承包方員工的專業(yè)素養(yǎng)、隊伍建設(shè)、員工培訓(xùn)等方面相應(yīng)的要求。首先，承包方應(yīng)配備檔案或相應(yīng)專業(yè)本科及以上學(xué)歷人才，或檔案中級以上專業(yè)技術(shù)職稱的員工;其次，承包方的員工隊伍具有一定的穩(wěn)定性;最后，承包方應(yīng)對新進員工進行不少于5天的崗位培訓(xùn)，至少每年開展一次不少于1天的在崗培訓(xùn)，并對培訓(xùn)的內(nèi)容也做了相應(yīng)的要求?！?/p>

2.2.2 承包方應(yīng)保證檔案整理的質(zhì)量。建設(shè)中所產(chǎn)生原始記錄，是后期高速公路運營、審計、改擴建、養(yǎng)護等的重要參考依據(jù)。因此，承包方應(yīng)保證原始記錄真實、完整，以便完好反映工程建設(shè)全貌?！兑?guī)范》指出：“承包方應(yīng)加強對檔案服務(wù)過程的監(jiān)督、管理，嚴(yán)格控制檔案服務(wù)過程中可能影響檔案服務(wù)質(zhì)量的不良因素，采取防范和糾正措施?！?/p>

2.3 對于發(fā)包方與承包方共同的要求

2.3.1 完善的檔案整理方案?！兑?guī)范》指出：“承包方應(yīng)建立質(zhì)量管理體系，為客戶提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，增進客戶滿意度?！苯ㄔO(shè)項目的文件隨項目建設(shè)的進度逐漸增多，涉及技術(shù)部、安全部等部門。因此，為保證建設(shè)項目每個階段、環(huán)節(jié)以及各單位、部門形成的原始記錄真實、完整，且做到文件的閉合，需要一套發(fā)包方同承包方共同制定的完善的檔案整理方案，建立質(zhì)量管理體系，在文件形成之前制定相應(yīng)的規(guī)范、模板，在過程中約束，加強監(jiān)管。

2.3.2 保證檔案信息安全。一是對于發(fā)包方而言，高速公路建設(shè)項目采用的是雙套制檔案管理模式，會對建設(shè)過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描歸檔。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中指出：“檔案數(shù)字化外包，檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作?！盵6 ]同時《規(guī)范》中“安全原則要求發(fā)包方的安全管理應(yīng)堅持預(yù)防為主、全程監(jiān)控的原則”。因此，發(fā)包方對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作應(yīng)進行監(jiān)督。二是對于承包方而言。檔案外包單位的工作人員面對的項目檔案基本無查閱權(quán)限的限制。且《規(guī)范》指出：“在檔案服務(wù)過程中，承包方應(yīng)以確?？蛻舻臋n案安全為最基本要求?！币虼?，承包方應(yīng)做好單位內(nèi)部的人員管理，加強員工培訓(xùn)，增強員工的安全、保密意識，確保發(fā)包方單位的檔案實體及檔案信息安全。

3 項目檔案服務(wù)外包存在的問題

3.1 發(fā)包方缺乏對承包方檔案管理的監(jiān)管

對照《規(guī)范》可控原則，發(fā)現(xiàn)發(fā)包方缺乏對承包方檔案管理的監(jiān)管。發(fā)包方將單位檔案整理工作委托給檔案外包公司后，基本由檔案外包公司對檔案進行整理，較少參與檔案整理及歸檔的監(jiān)管，更多的是注重檔案專項驗收的結(jié)果。但是承包方僅安排少量檔案管理人員進駐施工場地，大多則在自身單位辦公場地進行檔案整理、歸檔工作，以致熟悉發(fā)包方項目建設(shè)實際開展情況的人員較少，不利于檔案整理的合理合規(guī)及有序性。因此，發(fā)包方不能過度依賴承包方，而要參與到檔案整理過程中，對承包方檔案整理的過程起到監(jiān)督、指導(dǎo)的作用。

3.2 承包方內(nèi)部管理存在不足

3.2.1 承包方專業(yè)管理團隊管理有待加強。承包方雖有著從業(yè)多年資深的檔案管理人員，但占比較大的是流動性較大的檔案管理人員，因此專業(yè)管理團隊專業(yè)素質(zhì)、隊伍的穩(wěn)定性及員工培訓(xùn)方面的管理有待提高。對照《規(guī)范》對于承包方的要求，發(fā)現(xiàn)承包方存在著三方面的不足。第一，專業(yè)素質(zhì)較低。承包單位準(zhǔn)入門檻較低，對于員工學(xué)歷及所學(xué)專業(yè)也未做明顯要求，存在所學(xué)與檔案無關(guān)專業(yè)，也未達到本科學(xué)歷人員從事檔案服務(wù)外包工作的現(xiàn)象。第二，隊伍建設(shè)不穩(wěn)定。建設(shè)項目檔案服務(wù)外包公司員工流動性大，缺乏穩(wěn)定性。第三，員工培訓(xùn)欠缺。大多數(shù)情況下檔案外包單位未對新進員工進行統(tǒng)一的崗前培訓(xùn)，而是由老員工給新員工零散化的安排基礎(chǔ)性工作，易造成返工、重復(fù)作業(yè)等情況。

3.2.2 承包方檔案整理的質(zhì)量有待提高。當(dāng)前承包方檔案整理的質(zhì)量欠缺，與《規(guī)范》中要嚴(yán)格控制檔案服務(wù)過程中可能影響檔案服務(wù)質(zhì)量的不良因素的要求不符。數(shù)量龐雜的施工資料在整個項目檔案中占比較重，難以做到一一核查。所以在檔案整理的過程中要更加細心，不能過于追求速度。但是追求利益最大化的檔案外包公司一般采用記件來核算員工薪資，所謂多勞多得，易造成檔案外包單位員工在追求速度與保證質(zhì)量間不能達到一個較好的平衡，檔案整理的質(zhì)量也得不到較好保證。

3.3 檔案整理方案不完善

發(fā)包方與承包方未從驗收視角著手制定貼合高速公路實際的檔案整理方案，無有效的質(zhì)量管理體系，不利于檔案整理的質(zhì)量。一是原始記錄收集整理未做到文件整理的閉合，不能完好反映整個工程建設(shè)過程情況。二是檔案整理的時間滯后。承包方雖在項目建設(shè)過程中有參與指導(dǎo)發(fā)包方的文件收集、檔案整理，但是檔案整理、歸檔的工作主要是在建設(shè)項目完工后統(tǒng)一進行。

3.4 檔案的信息安全存在隱患

一是發(fā)包方在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作部分未按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》與《規(guī)范》要求的全程監(jiān)控思想展開。高速公路建設(shè)項目多采用雙套制，承包方委托第三方單位對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其刻錄成光盤，或?qū)戇M固態(tài)硬盤等，但是外包單位及發(fā)包方均未對此部分工作進行監(jiān)控，對發(fā)包方的檔案信息安全造成了隱患。二是承包方存在給發(fā)包方檔案的信息安全帶來隱患的可能。單位的工作人員工作流程規(guī)范性、保密意識參差不齊，且檔案外包單位的人員流動性大，員工的保密意識淡薄，易造成檔案缺失的現(xiàn)象，給檔案信息安全帶來隱患。

4 做好項目檔案服務(wù)外包的建議

4.1 發(fā)包方應(yīng)加強對承包方檔案管理監(jiān)管力度

發(fā)包方將單位所需外包的檔案整理部分委托給承包方后，要遵循《規(guī)范》的可控原則，注重對承包方檔案管理全過程的監(jiān)控。因承包方熟悉建設(shè)項目實際情況的人員有限，所以承包方在進行檔案整理過程中，發(fā)包方應(yīng)定期對檔案整理進行具體的指導(dǎo)，不定期對整理的檔案進行抽查。同時，雙方還應(yīng)保持密切聯(lián)系，主動溝通、及時解決檔案整理中涉及的專業(yè)性較強的問題，減少不必要的錯誤，避免返工，保證檔案整理質(zhì)量。

4.2 承包方應(yīng)加強單位內(nèi)部的管理

4.2.1 承包方應(yīng)加強對專業(yè)管理團隊的管理。專業(yè)性強、載體多樣且復(fù)雜的項目檔案，對承包方管理團隊有了更高的要求。根據(jù)《規(guī)范》中人力資源管理的相關(guān)要求，承包方應(yīng)從三個方面予以解決。一是提高員工的準(zhǔn)入門檻。對新進員工的專業(yè)、學(xué)歷做出規(guī)定，如配備檔案或工程建設(shè)相關(guān)專業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷等，使得員工有檔案、工程建設(shè)專業(yè)基本知識與職業(yè)素養(yǎng)。二是保證管理團隊的穩(wěn)定性。承包單位員工多從事單一、重復(fù)、龐雜的基礎(chǔ)性工作，未有明確的職業(yè)發(fā)展方向，上升空間受限，一定程度上增加了員工的流動性。因此，承包單位應(yīng)制定合理的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，使得員工對所從事職業(yè)的未來發(fā)展充滿信心。三是加強培訓(xùn)工作。承包方對于新進的員工應(yīng)進行崗前培訓(xùn)，使其熟悉主要工作內(nèi)容等;對于老員工展開專業(yè)知識培訓(xùn)，以考核的形式檢查員工的專業(yè)知識及職業(yè)素養(yǎng)。此外，“員工也可參加當(dāng)?shù)貦n案行政主管部門與人力資源和社會保障部舉辦的檔案專業(yè)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，參加當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門舉辦的建設(shè)工程資料人員培訓(xùn)等”[7 ]。

4.2.2 承包方應(yīng)提高檔案整理的質(zhì)量。承包方應(yīng)加強對檔案服務(wù)過程的控制，確保檔案整理服務(wù)高質(zhì)量完成。一是制定賞罰分明的獎懲方案。通過加大整理檔案的抽檢力度，就抽檢結(jié)果及員工在檔案整理過程中的表現(xiàn)來進行獎懲，避免過于追求速度。二是優(yōu)化薪酬結(jié)構(gòu)。在深入了解員工需求的情況下，結(jié)合單位經(jīng)營狀態(tài)等，考慮完善現(xiàn)有的薪酬制度，優(yōu)化薪酬組成結(jié)構(gòu)，使得員工在檔案整理的速度與質(zhì)量間達到一個較好的平衡。

4.3 制定合理合規(guī)的檔案整理方案

有效的質(zhì)量管理體系，需要發(fā)包方與承包方就高速公路實際情況制定具體且完善的檔案整理方案。首先，從檔案驗收視角著手，雙方共同制定明確的原始記錄收集范圍，如紙質(zhì)、電子文件，反映工程實況的照片、視頻、音像等。其次，根據(jù)工程建設(shè)實際情況，做好劃分，“根據(jù)工程建設(shè)進度、階段，進行檔案階段驗收，分期分批開展項目文件的驗收和移交接收，將檔案整理工作分階段進行”[8 ]。避免大量原始記錄在建設(shè)項目完工后集中進行整理的現(xiàn)象。

4.4 加強檔案信息安全

首先，發(fā)包方、承包方、檔案數(shù)字化服務(wù)單位三方應(yīng)加強對《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《規(guī)范》的學(xué)習(xí)并遵照執(zhí)行。此外，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描作業(yè)時，發(fā)包方應(yīng)確定專人全程參與該過程，使檔案數(shù)字化過程風(fēng)險可控，避免檔案信息泄露。其次，承包方可通過簽訂協(xié)議來增加員工的保密意識，也通過加強員工培訓(xùn)，來約束員工言行，降低檔案信息泄露的風(fēng)險，保證發(fā)包方的檔案信息安全。

5 結(jié)語

選擇檔案服務(wù)外包一定程度上可保證公路建設(shè)項目檔案專項驗收高質(zhì)量通過，但存在的問題也不容忽視。因此，為保證檔案的真實性、完整性、可靠性，發(fā)包方與承包方應(yīng)共同參與，積極溝通、協(xié)調(diào)，及時解決服務(wù)過程中存在的問題，更好助力檔案服務(wù)外包的質(zhì)量。

參考文獻：

[1]DA/T68.1—2020，檔案服務(wù)外包工作規(guī)范[S].

[2]柯思嘉.淺析高速公路項目文件材料歸檔管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（18）：131—132.

[3]張東山，王靜華.高速公路特大項目施工中的資料管理[J].施工技術(shù)，2015，44（S1）：752—753.

[4]張鳳霞.強化現(xiàn)代工程管理 打造品質(zhì)工程平臺——新時代高速公路檔案管理的趨勢與對策[J].檔案與建設(shè)，2018（06）：81—85.

[5]王虹.對工程建設(shè)檔案外包服務(wù)的思考[J].北京檔案，2015（06）：41—42.

[6]DA/T31—2017，紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范[S].

[7]毛漢康.城建檔案外包服務(wù)工作現(xiàn)狀分析及反思[J].城建檔案，2019（08）：85—87.

[8]樊女麗.公路建設(shè)項目文件全過程管控的實踐分析[J].浙江檔案，2017（06）：66.

作者簡介：宋麗莎（1995— ），碩士研究生畢業(yè)，工作單位：廣西民族大學(xué)管理學(xué)院，研究方向：檔案學(xué)。