試論大數(shù)據(jù)背景下檔案管理體系的構(gòu)建

過江帆

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各級檔案部門轉(zhuǎn)變了檔案信息采集、維護、整合和開發(fā)利用的思路，改革了傳統(tǒng)的檔案管理模式，同時在應(yīng)對大數(shù)據(jù)背景下檔案資料一體化、檔案數(shù)據(jù)信息化改革方面遇到了一些挑戰(zhàn)。本文探討了大數(shù)據(jù)時代檔案管理體系面臨的問題和檔案管理體系建構(gòu)的最佳策略，以促進我國檔案事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;體系;構(gòu)建;檔案管理;策略

大數(shù)據(jù)技術(shù)改變了我們的生產(chǎn)生活方式，催生了更加科學(xué)高效的管理模式。在檔案管理體系建設(shè)的過程中，如何充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合、開發(fā)與利用，如何在“數(shù)據(jù)探索”中開啟檔案管理的新視角、審視大數(shù)據(jù)的應(yīng)用與實踐，如何實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理充分融合，這些問題引發(fā)了檔案管理信息化應(yīng)用領(lǐng)域?qū)Υ髷?shù)據(jù)方法的廣泛思考與探討，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理體系構(gòu)建問題也應(yīng)運而生。如何在檔案管理領(lǐng)域充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，還需要結(jié)合檔案管理實際情況，做進一步有針對性的分析。同時，要實現(xiàn)電子文件和電子檔案在同一平臺上的相互轉(zhuǎn)換，進行文件的在線歸檔和交接，確保檔案文件進入電子系統(tǒng)，也是一項重要課題和任務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理體系構(gòu)建之現(xiàn)狀

1.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺對接有難度

以文檔集成推動數(shù)據(jù)集成，一直是當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代檔案改革的主要方向。通過綜合管理模式提高檔案文件信息資源的利用率，進而可以提高檔案數(shù)據(jù)的管理效率和轉(zhuǎn)換效率。如何在檔案管理中加強文件數(shù)據(jù)的整合，將檔案信息的所有數(shù)據(jù)全部導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，設(shè)置檔案數(shù)據(jù)共享窗口，也是檔案與文件整合要開展的主要工作之一。而從平臺軟件和技術(shù)標準上，做好與大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺的對接，實現(xiàn)檔案文件管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合，是推動檔案管理改革的重點和難點，也是重要的突破口。

1.2 檔案管理信息技術(shù)發(fā)展緩慢

縱觀檔案管理工作的全局，未來發(fā)展定位與行業(yè)技術(shù)改造迫在眉睫。尤其是現(xiàn)在，應(yīng)充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的價值，突出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，利用集成技術(shù)將有價值的檔案與文件按照指定模式進行整合與管理。雖然與國外相比，我國檔案與文獻集成技術(shù)發(fā)展緩慢，水平較低，但經(jīng)過長期的實踐和眾多學(xué)者的研究，檔案集成技術(shù)已經(jīng)有了很大的完善和提升，許多信息標準化數(shù)據(jù)格式也已形成，并廣泛應(yīng)用于電子檔案管理中。檔案管理數(shù)字化的理念也被絕大多數(shù)檔案管理人員所接受，其內(nèi)容已基本普及，但檔案集成體系的構(gòu)建在實際應(yīng)用中還未達到全面、廣泛與深入。

1.3 檔案管理軟件水平參差不齊

目前，我國已經(jīng)開發(fā)了很多檔案數(shù)字化管理相關(guān)軟件，不同的研發(fā)軟件有不同的效果，專注于不同的服務(wù)方向。不同的軟件功能也要求用戶熟悉各種軟件結(jié)構(gòu)，最大限度地發(fā)揮各個軟件的優(yōu)勢。但許多綜合檔案管理軟件偏重于檔案信息的收集和開發(fā)，只是針對某個方面、某個環(huán)節(jié)的管理內(nèi)容，并沒有一個軟件內(nèi)容可以保證檔案管理的完整性，造成了技術(shù)市場的資源浪費。如何加強檔案集成軟件研究，提高檔案集成軟件質(zhì)量，使軟件集成工作更加簡單、高效、有價值，是我們應(yīng)當(dāng)研究的一個問題。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理體系構(gòu)建面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代不僅給我們帶來了便捷的信息處理體驗，也隱藏了一些信息安全隱患。如何確保在大數(shù)據(jù)檔案管理體系構(gòu)建當(dāng)中產(chǎn)生的信息安全問題得到解決，保證各種檔案信息的安全，也是集成大數(shù)據(jù)技術(shù)和系統(tǒng)建設(shè)需要考慮的一個重要問題。為保持檔案管理一體化發(fā)展中各項功能的穩(wěn)定性，維護檔案管理一體化的內(nèi)容質(zhì)量，應(yīng)對當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下檔案管理體系構(gòu)建存在的主要挑戰(zhàn)進行分析，以期挖掘問題根源，從而更好地促進檔案數(shù)字化管理建設(shè)。

2.1 檔案管理的信息種類多、體量大

檔案文件最突出的數(shù)據(jù)信息是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息內(nèi)容復(fù)雜，沒有既定的特殊規(guī)則，數(shù)據(jù)量也很大。因此，在檔案文件的綜合處理中，如果對復(fù)雜數(shù)據(jù)的處理條理不夠，就會造成綜合結(jié)構(gòu)混亂。所以，在檔案整合過程中，應(yīng)注意對這些繁瑣信息重新進行分類、規(guī)范處理，建立非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫。如果數(shù)據(jù)量過大，還會影響應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的運行以及文檔集成結(jié)構(gòu)中的基本計算。檔案管理中的信息量大、種類多，文件集成中的檔案管理軟件技術(shù)要求較高，這也是檔案集成技術(shù)實現(xiàn)升級的一大難題。同時，檔案管理數(shù)據(jù)化技術(shù)不僅要對這些復(fù)雜的數(shù)據(jù)進行存儲和處理，還要建立能夠篩選關(guān)鍵詞的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)信息查詢系統(tǒng)。一般數(shù)據(jù)庫若要突出檢索功能和檢索速度，還應(yīng)在數(shù)據(jù)庫中加入層次化機制。數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)信息的分類和處理，無疑加劇了建立綜合數(shù)據(jù)庫的難度。在滿足復(fù)雜信息導(dǎo)入的基礎(chǔ)上，建立信息分級篩選結(jié)構(gòu)，提供信息存儲平臺，方便用戶存儲和檢索檔案信息，從而可以豐富用戶檔案文件一體化體驗。

2.2 文件存儲信息安全風(fēng)險凸顯

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息的使用將更加廣泛，內(nèi)容將更加復(fù)雜。隨著數(shù)據(jù)使用范圍的擴大，檔案文件綜合數(shù)據(jù)也存在一定的信息安全隱患。如何區(qū)分普通用戶和特殊用戶，如何保護機密文件信息，如何防止檔案信息被濫用，都需要在檔案數(shù)字化管理的綜合技術(shù)建設(shè)中有所體現(xiàn)。如果用戶隨意使用文件中的信息，也會導(dǎo)致文件結(jié)構(gòu)中某些信息的泄露或文件的任意使用，造成一定的不利影響。因此，在綜合平臺建設(shè)和檔案大數(shù)據(jù)平臺的組成中，應(yīng)注意設(shè)置標準化的防火墻和權(quán)限。傳統(tǒng)的檔案信息其內(nèi)容大多以紙質(zhì)文件呈現(xiàn)，信息泄露可通過單一方式杜絕。但在數(shù)據(jù)信息平臺下，在使用便捷的同時，加大了信息泄露風(fēng)險。如果平臺窗口沒有得到很好的保護，文件信息可能被黑客破解，導(dǎo)致重要的文件內(nèi)容無法安全保存。此外，在文件用戶的分類和要求上，還要注意用戶的身份差異。一些高度機密的內(nèi)容只能在獲得高級許可的情況下使用。同時，用戶下載的文件內(nèi)容如有修改或增減，應(yīng)及時上傳并做好記錄。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

從檔案資料一體化的技術(shù)要求和平臺建設(shè)的質(zhì)量要求中我們不難看出，當(dāng)前對檔案管理人員技術(shù)水平的要求比傳統(tǒng)檔案管理階段更高、更嚴。尤其是檔案文件整合中數(shù)據(jù)的安全使用，需要管理者必須通過技術(shù)關(guān)。但是，很多檔案管理人員并不專業(yè)，有的甚至達不到基本的專業(yè)水準。受從業(yè)人員的技術(shù)限制，檔案資料一體化平臺的發(fā)展勢必也會受到影響。通用文件集成技術(shù)需要對系統(tǒng)中的用戶進行檢索和分類，不同的用戶需要有不同的使用權(quán)限。高級檢索可以實現(xiàn)管理信息的更正和刪除，中間檢索可以實現(xiàn)文檔內(nèi)容的全文檢索，管理者則擁有用戶的管理權(quán)限，可以及時查看每個用戶的使用情況。有些平臺為了保證文檔集成的使用順序，還會強調(diào)用戶的使用步驟。所以，只有檔案管理人員充分了解如何操作和使用檔案管理平臺，才能在平臺檔案信息的使用出現(xiàn)問題時及時發(fā)現(xiàn)，既能保證用戶的權(quán)限行使能按照使用規(guī)則進行，也能及時處理檔案信息數(shù)據(jù)整合及利用中出現(xiàn)的問題。

3 大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建檔案管理體系的相關(guān)對策

綜合以上對大數(shù)據(jù)檔案管理體系構(gòu)建中存在相關(guān)挑戰(zhàn)的分析，我們可以看出檔案管理數(shù)字化進程緩慢的主要原因有很多，這也是大數(shù)據(jù)時代背景下檔案與文獻融合、檔案管理改革受到制約的主要因素。無論是信息時代的技術(shù)集成，還是復(fù)雜數(shù)據(jù)內(nèi)容中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出，檔案文件的集成內(nèi)容都需要在打破傳統(tǒng)檔案信息化的基礎(chǔ)上，對數(shù)據(jù)技術(shù)進行引入和再創(chuàng)新。但要實現(xiàn)這一目標，還面臨一些問題，其中比較突出的是檔案文件集成軟件的設(shè)計問題。目前已經(jīng)設(shè)計了與很多檔案文件集成相關(guān)的軟件，每個軟件都有不同的側(cè)重點，但是沒有一個軟件可以完全解決與檔案文件集成相關(guān)的所有問題。這也導(dǎo)致整合進程無法快速推進，造成檔案數(shù)字化管理整合水平始終無法再上臺階。隨著大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)、產(chǎn)品、應(yīng)用和標準的不斷發(fā)展，檔案管理理應(yīng)形成包括數(shù)據(jù)資源、開源平臺與工具、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)應(yīng)用等多板塊構(gòu)成的檔案大數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)，并持續(xù)發(fā)展和不斷完善?，F(xiàn)結(jié)合當(dāng)前檔案管理實際及大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，討論相應(yīng)的解決方案，力圖改善當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的局限性。

3.1 樹立“大檔案”數(shù)字化理念

大數(shù)據(jù)具有海量性、多樣性、時效性及可變性等特征，需要可伸縮的計算體系結(jié)構(gòu)以支持其存儲、處理和分析。為盡快發(fā)揮檔案文件一體化的優(yōu)勢，檔案從業(yè)人員必須樹立起“大檔案”理念，并據(jù)此重新認識其工作內(nèi)容和職責(zé)。一般來說，“大檔案”的概念也指檔案與文件的集成技術(shù)，在檔案綜合管理中構(gòu)建綜合存儲平臺。目前設(shè)計比較突出的軟件是行程數(shù)據(jù)庫。這種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫最顯著的優(yōu)點是可以跨平臺存儲大數(shù)據(jù)，通過二進制數(shù)據(jù)形式實現(xiàn)數(shù)據(jù)對象的各種導(dǎo)入和存儲。這種數(shù)據(jù)庫不會過分強調(diào)對象數(shù)據(jù)的大小，可以自行完成文本提取工作，即可以獨立搜索文件內(nèi)容信息。因此，它的檢索功能非常強大。在“大檔案”理念的指導(dǎo)下，可實現(xiàn)檔案、文件完整的統(tǒng)一存儲，實現(xiàn)文檔一體化管理。

3.2 實現(xiàn)檔案集成管理

在檔案與文件的整合中，應(yīng)強調(diào)檔案的集成管理，還應(yīng)進一步完善文件的集成存儲平臺。在檔案信息的采集中，不僅應(yīng)統(tǒng)一采集流程，還應(yīng)有數(shù)據(jù)導(dǎo)入窗口。做好對信息的統(tǒng)一采集和管理，便于后續(xù)的數(shù)據(jù)分類處理和數(shù)據(jù)信息的篩選。在集中的數(shù)據(jù)文件管理要求中，數(shù)據(jù)的使用應(yīng)更加統(tǒng)一。當(dāng)文件管理員檢查數(shù)據(jù)時，他們可以快速找出問題所在。此外，檔案集中管理整合檔案和文件信息處理的多個部門，整合與檔案和信息內(nèi)容相關(guān)的多個平臺，可最大程度地簡化檔案處理流程，使檔案處理更加有效、方便、簡單，突出數(shù)字化檔案管理的理念和意義。

3.3 完善網(wǎng)絡(luò)安全體系

作為檔案管理最重要方面的就是網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的安全性，它直接影響檔案信息的使用及其安全。在文件安全系統(tǒng)的設(shè)置中，可以在文件集成軟件中設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限機制。通過設(shè)計一套完整的安全管理機制，完善系統(tǒng)的安全防護體系，在文件管理安全信息出現(xiàn)問題時及時予以保護，確保用戶在檔案內(nèi)容使用過程中操作正確。在trip數(shù)據(jù)庫（非關(guān)系型全文檢索系統(tǒng)）中還應(yīng)設(shè)立分級機制，通過對用戶的識別及對訪問權(quán)限和訪問內(nèi)容的調(diào)查，完成檔案文件一體化的數(shù)據(jù)處理監(jiān)督。同時，還要定期展開對數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)的防火墻檢查，確保在使用期間的信息安全。此外，對于一些非法用戶，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，以防止復(fù)制和保存重要文件，防止數(shù)據(jù)丟失。

3.4 提高從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)

檔案工作者技術(shù)水平的高低直接影響檔案文件集成技術(shù)的質(zhì)量和內(nèi)容。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既是提升檔案行業(yè)整體工作水平的重要舉措，也是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的迫切要求。一是檔案管理行業(yè)組織應(yīng)積極開展各類培訓(xùn)與學(xué)術(shù)會議，引導(dǎo)檔案人員轉(zhuǎn)變觀念，進行系統(tǒng)的知識更新與繼續(xù)教育，進一步優(yōu)化檔案從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)與技術(shù)能力;二是把好檔案管理人員準入關(guān)，對從業(yè)人員進行嚴格的篩選與考核，提高檔案從業(yè)人員資質(zhì)水平;三是為檔案從業(yè)人員建立科學(xué)的績效考核與職稱評級方案，營造良好的成長環(huán)境，使基層檔案人員能夠享受正常的職稱評聘待遇，為檔案從業(yè)人員提供各類崗位培訓(xùn)的機會;四是及時引進與更新檔案管理設(shè)備與技術(shù)，讓從業(yè)人員能跟上時代的發(fā)展，具有開闊的視野與創(chuàng)新的理念及工作技術(shù)手段。

大數(shù)據(jù)為人類探知客觀規(guī)律、改造自然與社會提供了新手段，同時也為經(jīng)濟社會變革提供了重要動因。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，也為檔案部門及工作人員提供了全新的思維和工作方式。因此，在大數(shù)據(jù)時代檔案管理體系構(gòu)建的研究中，針對檔案管理難度高、信息量大、種類繁多、類型復(fù)雜，以及檔案信息安全風(fēng)險、檔案管理者技術(shù)能力不足等諸多問題，我們必須樹立“大檔案”數(shù)字化理念，從充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)信息的價值入手，建立專業(yè)隊伍，突出技術(shù)優(yōu)勢，加強集成模式的創(chuàng)新研究，構(gòu)建數(shù)字一體化的管理體系。國內(nèi)正在開發(fā)和應(yīng)用的trip數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案管理中的數(shù)據(jù)化處理以及檔案與文獻資源的整合，將穩(wěn)步推進我國檔案信息化管理進程。當(dāng)前，我國檔案管理工作的效率亟待提高，從系統(tǒng)更新到軟件開發(fā)、信息整合等方面均有待加強和改進。為使檔案管理工作也能跟上大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展步伐，今后我們必須在檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展、提高信息利用效率與質(zhì)量、加強平臺信息交流、檔案數(shù)字管理一體化等方面，進行更為深入的研究，多維度、多角度地展現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理和使用中的突出作用，推動檔案管理信息化進程，實現(xiàn)新時代檔案數(shù)據(jù)化管理的改革與創(chuàng)新，更好地發(fā)揮檔案和檔案部門對經(jīng)濟和社會發(fā)展的促進作用。

參考文獻：

[1]楊要科，楊艷.文檔一體化中電子文件的存儲研究[J].蘭臺世界，2019（23）：115-19.

[2]楊茜茜.數(shù)字時代的文檔一體化管理：理念、手段與目標[J].檔案學(xué)通訊，2019（02）：85-95.

[3]高艷霞，張慎武.電子檔案的非結(jié)構(gòu)化存儲方案淺議[J].蘭臺世界，2019（02）：25-29.

[4]趙屹，陳曉暉.電子文件中心：路在何方——電子文件文檔一體化管理機構(gòu)構(gòu)想[J].檔案學(xué)研究，2020（05）：88-98.

[5]李鵬凱.電子文件時代文檔一體化面臨的問題及對策[J].云南檔案，2020（11）：70-77.

（作者單位：江西省精神病醫(yī)院）