民辦高校教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)初探

摘 要：在時代發(fā)展過程中，民辦高校檔案管理工作也具備與時俱進的需求，借此發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。在不斷完善校園網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，民辦高校的檔案工作也在不斷創(chuàng)新優(yōu)化，檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)或是手工操作轉(zhuǎn)變成為電子文檔，以便于后續(xù)的管理工作，將檔案管理工作由被動變?yōu)橹鲃?，這也是當(dāng)前檔案管理規(guī)范化工作落實的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：民辦高校;教學(xué)檔案室;規(guī)范化建設(shè)

民辦高校的檔案內(nèi)容主要涉及的是高校在開展教學(xué)過程中，對學(xué)生和教師的管理以及教學(xué)實施過程的各項記錄等內(nèi)容。這些內(nèi)容都是在日常開展教學(xué)工作和管理過程中逐步產(chǎn)生的各種具有一定保存價值和后續(xù)利用價值的珍貴記錄，能夠有效展示民辦高校在提升教學(xué)水平，改進各項工作。它也是民辦高校進行校級升級工作中必不可少的參考依據(jù)，尤其是本科評估階段。在民辦高校管理工作中對于教學(xué)檔案的管理，是其中一項非常重要的內(nèi)容。本文將結(jié)合民辦高校教學(xué)檔案管理中所存在的問題以及管理工作所具有的價值，提出相應(yīng)的建議和策略。

一、民辦高校檔案管理的價值意義

1.作為教學(xué)和管理工作重要的參考依據(jù)

教學(xué)檔案是民辦高校在開展教育工作以及校內(nèi)各項管理工作的相關(guān)資料和文件的匯總，通過它能夠了解學(xué)校日常教學(xué)工作質(zhì)量以及管理水平，是促進學(xué)校發(fā)展的動力。在日常開展教學(xué)工作的過程中所產(chǎn)生的不足和優(yōu)點都會被記錄在教學(xué)記錄中，在后續(xù)的工作開展中可以對這些教學(xué)記錄進行分析、對比和研究，并不斷對教學(xué)中的優(yōu)缺點進行總結(jié)，從而尋找更加適合推動工作進步的方式，實現(xiàn)提升教學(xué)水平以及管理質(zhì)量的目標(biāo)。

2.教學(xué)檔案是開展教學(xué)工作改革的重要依據(jù)

教學(xué)檔案是民辦高校開展工作時的重要依據(jù)和記錄，記載了學(xué)校在不同教學(xué)過程中的實際開展情況以及相應(yīng)的科研內(nèi)容，包括一定的管理經(jīng)驗以及各類教訓(xùn)。如果在后期開展教學(xué)活動時需要進行調(diào)整、規(guī)劃，那么相關(guān)負責(zé)人和工作人員可以結(jié)合之前的教學(xué)檔案進行參考分析，從而獲得一定經(jīng)驗，對于后續(xù)制定針對性方案和決策具有一定的實際價值。

3.是進行教學(xué)評估工作的重要依據(jù)

無論是教學(xué)還是管理工作，通過評估方式能夠?qū)ぷ鞯膽?yīng)用和開展情況有充分的了解和認知，通過翻閱教學(xué)檔案可以對評估工作的開展提供最直接、最直觀的參考和依據(jù)。檔案資料并不是塵封的，通過合理利用檔案能夠使其發(fā)揮出更大價值。通過對檔案管理工作開展水平以及對檔案資料的利用情況進行分析，能夠直觀反映出學(xué)校的辦學(xué)水平及辦學(xué)能力。在對教學(xué)進行評估的過程中，相關(guān)工作人員需要對學(xué)校的教學(xué)檔案進行查閱和分析，以此來了解學(xué)校具體工作的開展情況。如果在檢查時發(fā)現(xiàn)缺少了必要的教學(xué)檔案，就很難證明其開展了相應(yīng)的教學(xué)工作以及在實際管理工作落實中的真實反映。同時，對于評判者來說也就缺少了一定的說服力和有價值的實證，導(dǎo)致最終的判定結(jié)果無法讓人接受。

二、民辦高校在檔案管理工作中存在的一些問題

1.檔案意識不強，造成資料流失

民辦院校在成立發(fā)展之初對于檔案的認知意識相對淡薄，也沒有專門成立相關(guān)部門或者安排專職崗位開展檔案管理工作。所以我們在后續(xù)進行檔案資料查閱時往往在學(xué)校建設(shè)、規(guī)劃發(fā)展以及教學(xué)方案制定等工作缺少相關(guān)資料，造成資料缺失。很多內(nèi)容和制度缺少完善資料甚至有的還是借助口頭進行傳達，即便當(dāng)時形成了文件資料但是由于缺少專業(yè)化的保管導(dǎo)致資料散落在各處或者是個人的手中，沒有及時歸檔。管理工作者也沒有及時進行追查造成檔案資料流失的問題。

2.規(guī)范制度不健全

國家檔案局以及教育部針對高校檔案管理出臺了相關(guān)的管理工作辦法，有效推動了檔案管理工作的開展和進步。但在實際落實過程中發(fā)現(xiàn)很多高校的檔案管理工作機制不完善，制度不健全，導(dǎo)致檔案價值無法發(fā)揮，埋藏于資料庫中。

（1）在進行檔案管理過程中，對于教學(xué)過程中所產(chǎn)生的各類文檔進行管理時，常常都是獨立的，各管各的，沒有互相結(jié)合起來形成一套有序的管理協(xié)調(diào)機制。缺失了監(jiān)督和機制約束的檔案管理導(dǎo)致檔案文件從形成到最終歸檔無法良好銜接，甚至出現(xiàn)檔案不全或內(nèi)容不足的情況。

（2）結(jié)合民辦高校現(xiàn)有的檔案管理工作的落實狀況來看，部分民辦高校在檔案管理時并沒有形成歸檔和立卷制度，尤其是對于檔案范圍的明確沒有落實到位。檔案工作從事者往往都是一些非專業(yè)人員，他們僅對檔案材料進行收集整理，而沒有結(jié)合實際需求進行歸檔劃分，通常也只是在進行年底考核的時候才會突擊進行分類整理。

3.參與檔案管理工作人員的素質(zhì)亟待提升

目前，很多高校從事檔案管理工作人員，尤其是一些民辦高校二級學(xué)院的檔案管理人員水平和素質(zhì)普遍不高。他們對于檔案管理工作從意識和認知上都無法達到檔案管理工作的要求。由于缺少重視和管理的專業(yè)性，導(dǎo)致檔案管理工作在落實時極不規(guī)范。甚至還有一些二級學(xué)院會聘請教學(xué)秘書兼職。但是，這些人員日常的工作本就繁雜，需要經(jīng)常和各個科室交流，沒有足夠時間對檔案管理知識進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)。有限的精力、無法執(zhí)行的專業(yè)化培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作不僅不能優(yōu)化反而更加繁亂。

4.沒有對檔案信息進行充分開發(fā)

民辦高校對于檔案的利用和開發(fā)的落實還存在著很多不足，造成檔案的利用率偏低。尤其是很多院校將檔案管理工作落到了二級學(xué)院進行獨立管理，并沒有從全校的角度出發(fā)進行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，導(dǎo)致各院校的檔案管理工作方式方法各有不同，規(guī)范要求也不同。很多院校之前的檔案管理多以紙質(zhì)方式為主，對檔案的分類管理和相關(guān)工作的落實也是通過手工方式進行。隨著時代的進步，很多檔案都開始以電子性質(zhì)存儲，但是由于缺少規(guī)范和標(biāo)準，導(dǎo)致其在分布時相對分散，后續(xù)進行相關(guān)資源的整合時由于缺少統(tǒng)一的格式無法進行共享，造成檔案的利用率無法得到提升。

三、進一步落實推進民辦高校檔案管理工作的策略

隨著教育改革的推進，高校擴招等一系列措施也給民辦高校帶來了新的發(fā)展機遇，在應(yīng)對這些變化時教學(xué)檔案所具有的價值和作用非常明顯，對于教學(xué)工作的推動和改進有著極大影響。因此，為了進一步做好檔案管理工作的落實和規(guī)范，結(jié)合現(xiàn)代化的發(fā)展和信息化發(fā)展需求，對民辦高校的檔案管理工作進行改革是目前急需開展的一項工作。5C517A3E-3FFC-4BE7-ABB9-81FA0EECCDE0

1.從意識上進行深化

高校的教學(xué)檔案是非常寶貴的資料，對于民辦高校來說也是一樣，它們是高校在發(fā)展過程中開展教學(xué)工作的重要記錄，對于推動民辦高校提升教學(xué)水平有著非常積極的價值和作用。

首先，它能夠促進民辦高校對檔案管理工作的重視，讓教職工在教學(xué)工作中能夠有參考依據(jù)。檔案是對每一位教師在日常工作開展中的一項反饋，不僅包括了教師的任課情況，也包含了在教學(xué)中對課堂問題的解決方式，還有與學(xué)生成績相互關(guān)聯(lián)的內(nèi)容。因此，可以作為后續(xù)教學(xué)工作評估中的重要參考和依據(jù)。其次，是作為評估的重要憑證。如果要了解真實的教學(xué)水平和教師能力就必須借助檔案來進行分析，凸顯了評估工作的高要求、高標(biāo)準。

2.規(guī)范檔案管理，形成統(tǒng)一完善的流程

要對檔案管理工作進行調(diào)整，就必須結(jié)合民辦高校的實際情況進行相關(guān)制度的完善和改進。建立在實際應(yīng)用基礎(chǔ)上的管理工作才能夠真正發(fā)揮出檔案的實際作用和價值。

（1）從內(nèi)容角度出發(fā)

一是檔案的收集。檔案的收集整理工作通常是結(jié)合各個立卷的歸檔范圍進行收集和整理的。

因此，要先明確文件的立卷制度以及收發(fā)借閱制度。尤其是一些零散性的檔案文件一定要做好相應(yīng)的收集管理工作，通過日常的收集和整理來確保檔案收集的完善性和有效性。

二是檔案的整理。檔案在收集之后，需要結(jié)合實際的內(nèi)容范圍以及檔案的規(guī)范性進行整理和鑒定。這個過程也是檔案管理工作中的重中之重。相關(guān)工作人員對收集的檔案進行分類，制訂索引工具，建立對應(yīng)的管理制度，確保檔案管理合規(guī)化、有序化、條理化。結(jié)合實際檔案的編制要求，對應(yīng)制定編號范圍，以及代碼和代號以便于后續(xù)的分類整理。當(dāng)然，整理工作還在于對檔案的有用性進行鑒別，以確定一些長期無效檔案的存毀。整個工作不僅包括對檔案內(nèi)容的鑒別分析、判斷價值，同時也要實現(xiàn)去粗留精，這樣才能夠真正提升檔案的使用價值。

（2）制度建立

在進行制度規(guī)范過程中，需要針對不同的管理流程建立制度。

比如，立卷歸檔制度，將檔案資料的收集標(biāo)準、范圍、途徑以及相關(guān)的獎懲等內(nèi)容進行明確。落實檔案管理崗位的責(zé)任制，確保檔案管理流程的完善。通過建立考核機制將日常的檔案管理工作與績效考核掛鉤，推進管理工作的積極性和有效性。

同時，要注重對檔案管理的檢查制度，包括內(nèi)部上下級發(fā)文、教學(xué)研討會議記錄、教學(xué)改革、項目建設(shè)施工以及各學(xué)院年度教學(xué)規(guī)劃和大綱等教學(xué)資料。除此之外，還有教學(xué)質(zhì)量的調(diào)查報告、學(xué)生畢業(yè)設(shè)計論文的管理歸檔、實踐應(yīng)用教學(xué)環(huán)節(jié)的相關(guān)管理工作內(nèi)容等，對于這些教學(xué)工作的開展必須及時進行跟進和檢查，確保相關(guān)資料的完善性。

（3）對檔案管理工作的指導(dǎo)落實

第一，要做好檔案管理工作，從源頭把關(guān)是非常重要的，只有確保各個環(huán)節(jié)的工作人員做好本崗位工作，才能夠帶動整個檔案管理的優(yōu)化。

第二，結(jié)合高校教學(xué)特點，依據(jù)不同的工作和職能部門進行綜合化、年度化、周期化的分類管理，包括不同環(huán)節(jié)下各組的立卷整理。

比如，綜合性的教學(xué)資料需要由教務(wù)處和學(xué)生處等部門直接進行資料收集和歸檔。而院系以及教研處所保管的檔案則會進行統(tǒng)一的立卷歸檔管理。院系以及教研室的相關(guān)文件則是直接由學(xué)校檔案室進行管理，經(jīng)過資料的審核之后統(tǒng)一立卷。一般性的文件則由各個院系以及部門自己負責(zé)保存。

3.檔案歸檔的作用

（1）將教學(xué)檔案進行歸類入檔，對于開展教學(xué)工作有一定的促進意義。通過結(jié)合檔案提供的信息，能夠更進一步了解民辦高校在開展教學(xué)過程中的目的、方式以及相關(guān)組織形式，并結(jié)合考評指標(biāo)對相關(guān)教學(xué)體系進行歸類整理，從而能夠明確教師在開展教學(xué)時目標(biāo)是否明確、方式是否正確、結(jié)構(gòu)是否緊湊、組織是否嚴謹、功底是否過硬。將這些信息歸類比對，能夠及時發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的問題并進行跟蹤，從而促進教師教學(xué)效果的提升。

（2）通過教學(xué)檔案的管理，能夠充分展示教學(xué)開展環(huán)節(jié)在推進過程中的質(zhì)量，并對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行整理，能夠展現(xiàn)出民辦高校的教學(xué)管理水平以及辦學(xué)成果，為民辦高校的有序發(fā)展和科學(xué)發(fā)展提供依據(jù)。

4.融入現(xiàn)代化的檔案管理工作

目前，隨著民辦高校的招生規(guī)模不斷擴大，對應(yīng)的教學(xué)管理體制也在不斷完善，相應(yīng)的檔案信息文件也隨之增加，對于檔案管理工作來說無疑是一項新挑戰(zhàn)。因此，必須做好檔案的歸類和管理工作。首先，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況，制定符合學(xué)校相關(guān)規(guī)定要求的檔案管理制度，進行規(guī)范統(tǒng)一的管理。同時，結(jié)合電子文檔的方式進行核驗和驗收，將檔案管理的全過程化與檔案管理結(jié)合起來，確保檔案從收集到最后的銷毀都有對應(yīng)的制度。

其次，在院校開展管理的同時也要注重對二級學(xué)院電子文檔管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)的落實。作為高校應(yīng)當(dāng)不斷引入先進的信息化管理系統(tǒng)，提升學(xué)校檔案管理的整體水平，通過建立信息化的檔案管理系統(tǒng)使檔案管理工作更加有計劃推進，管理工作能夠主次分明。只有不斷完善檔案的信息化管理工作，才能夠真正利用好檔案，讓檔案發(fā)揮作用。通過數(shù)據(jù)共享方式提升檔案的使用效率。

5.強化檔案的服務(wù)意識，提升檔案的應(yīng)用效率

作為檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)報以主動服務(wù)意識，為檔案的使用者提供更加便利和良好的使用環(huán)境和使用服務(wù)。當(dāng)然除了拓展檔案在應(yīng)用方面的空間之外，還需要配合檔案使用者自身的需求特點為他們提供專業(yè)化的咨詢服務(wù)。配合先進的查詢系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，深化檔案在查閱過程中的信息調(diào)用，從不同角度、方位快速準確地向查閱者回饋信息，提高檔案使用人對于檔案的利用率，加深他們對于檔案的了解，給檔案查閱者提供更大的便利。結(jié)合民辦院校的實際需求，我們?yōu)楹芏鄬Ｉ?、高職高專的學(xué)生提供了用于評估等需求方案的資料，并為他們在成績查詢、學(xué)歷查詢以及相關(guān)方面提供了更多的檔案信息服務(wù)，幫助他們更好地開展學(xué)習(xí)和工作。

四、結(jié)語

通過上文分析，檔案管理工作的落實水平及管理水平的高低對民辦高校在未來發(fā)展有著非常明顯的影響。因此，作為民辦高校應(yīng)當(dāng)注重對檔案管理工作的落實和開展，通過規(guī)范制度、強化監(jiān)督、完善流程、加強檔案管理信息化等方式，促進民辦高校在檔案管理工作中的效率和質(zhì)量。當(dāng)然，管理人員的素質(zhì)水平以及相關(guān)負責(zé)人對于檔案管理的認知理解，也會成為檔案管理工作落實的重要因素，所以必須重視檔案管理，只有有效利用好檔案的價值才能真正使其發(fā)揮更大作用，進一步帶動民辦高校的發(fā)展。

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（作者單位：荊州學(xué)院）

作者簡介：牟海霞（1980—），女，漢族，黑龍江綏化人，本科，中級職稱，研究方向：檔案管理。5C517A3E-3FFC-4BE7-ABB9-81FA0EECCDE0