煤炭企業(yè)檔案管理的重要性及實(shí)踐思考

摘 要：本文簡(jiǎn)要概述了煤炭企業(yè)檔案管理在宣傳以及人力資源管理工作方面的重要性，對(duì)其當(dāng)前在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，重點(diǎn)對(duì)其檔案管理工作中存在的意識(shí)不足、技術(shù)不強(qiáng)、制度落后以及效率較低的問(wèn)題進(jìn)行梳理，并針對(duì)以上問(wèn)題提出了強(qiáng)化意識(shí)、加強(qiáng)技術(shù)、健全制度、信息建設(shè)、人才管理以及加強(qiáng)檔案安全性等對(duì)策，以望借鑒。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè);檔案管理;信息化管理

對(duì)于煤炭企業(yè)而言，檔案管理工作非常重要，尤其在煤炭行業(yè)不斷發(fā)展、檔案管理日漸完善的情況下，其檔案數(shù)量不斷增加，此時(shí)需要提高對(duì)檔案管理工作的重視，如果依然采用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案記錄和管理，非常容易出現(xiàn)資料缺失或遺漏問(wèn)題，因此需要對(duì)煤炭企業(yè)檔案的管理現(xiàn)狀和存在問(wèn)題進(jìn)行積極探討，采取更先進(jìn)的管理手段落實(shí)檔案管理工作。

一、煤炭企業(yè)管理的重要性

科技飛速發(fā)展，煤炭行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也十分激烈，其作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要支撐，在如今的大環(huán)境中面臨著諸多挑戰(zhàn)，為了在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中站穩(wěn)腳跟，必須要做好檔案管理工作。由于煤炭企業(yè)業(yè)務(wù)范圍非常廣泛，擁有復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)，員工數(shù)量眾多，企業(yè)規(guī)模通常較大，因此，對(duì)煤炭企業(yè)的檔案管理工作有更高要求。煤炭企業(yè)的檔案管理工作包含較多內(nèi)容，優(yōu)秀的檔案管理工作者能夠幫助煤炭企業(yè)更順利地開(kāi)展宣傳工作，為煤炭企業(yè)節(jié)省人力、物力，幫助煤炭企業(yè)避免不必要的損失。除此之外，做好檔案管理工作，還能夠幫助企業(yè)更好地進(jìn)行人力資源管理，使煤炭企業(yè)健康化發(fā)展。對(duì)于煤炭企業(yè)而言，人力資源管理工作是非常重要的工作，完成度較高的人力資源管理能夠幫助企業(yè)做大做強(qiáng)，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)背景下人力資源管理工作面臨著諸多困難，因此煤炭企業(yè)需要更加重視檔案管理工作，對(duì)其人事檔案進(jìn)行完善，進(jìn)而達(dá)到持續(xù)有效地為煤炭企業(yè)服務(wù)的目的。

二、煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

煤炭企業(yè)的檔案數(shù)量較多，管理的難度較大，隨著數(shù)字時(shí)代的降臨，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為人民群眾生活和工作中必不可少的一部分，在數(shù)字化背景下，檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展迎來(lái)了希望。檔案管理工作效率發(fā)生了巨大提高，但由于檔案數(shù)字化的推進(jìn)需要充足的資金支持，還需要先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施支持，而目前看來(lái)，部分煤炭企業(yè)并沒(méi)有做好融合大數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。

并且，檔案數(shù)字化技術(shù)屬于較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，其操作方式相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言比較困難。檔案管理人員大多并不具備此項(xiàng)技能，導(dǎo)致其工作與電子化技術(shù)脫節(jié)。如今還存在部分工作人員怠惰不前的現(xiàn)象，其對(duì)于新興技術(shù)報(bào)以漠視態(tài)度，個(gè)人思想覺(jué)悟尚未跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，導(dǎo)致其工作效率極低，也不利于檔案管理。

三、煤炭企業(yè)檔案管理實(shí)踐中的困難

1.意識(shí)不足

當(dāng)前大部分煤炭企業(yè)在應(yīng)對(duì)檔案管理工作時(shí)意識(shí)不足，其尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理在煤炭企業(yè)發(fā)展中的重要地位，對(duì)檔案管理工作要求較低，導(dǎo)致其在查找檔案資料時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間，也沒(méi)有徹底落實(shí)電子化檔案管理，并未意識(shí)到檔案管理工作需要跟隨企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展步伐，導(dǎo)致檔案管理與企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，為煤炭企業(yè)的其他工作帶來(lái)困擾。

2.技術(shù)不強(qiáng)

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，依靠傳統(tǒng)手段進(jìn)行海量檔案的有效管理難度較大，在大數(shù)據(jù)浪潮之下，部分煤炭企業(yè)的檔案管理工作缺乏技術(shù)性。在圖像采集檔案信息時(shí)沒(méi)有根據(jù)實(shí)際需要對(duì)采集技術(shù)進(jìn)行合理利用，檔案存儲(chǔ)時(shí)也存在一定技術(shù)難題。部分煤炭企業(yè)在利用信息化技術(shù)推進(jìn)檔案數(shù)字化管理時(shí)難以做到與時(shí)俱進(jìn)，往往會(huì)由于技術(shù)不強(qiáng)而導(dǎo)致檔案管理存在一定缺陷。

3.制度落后

煤炭企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)需要依靠完善的制度保障，而部分企業(yè)針對(duì)此項(xiàng)工作建立的管理制度不夠全面，沒(méi)有對(duì)工作人員提出具體的工作要求，對(duì)其工作評(píng)判也較為隨意，缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)沒(méi)有全面的制度支撐，在實(shí)際開(kāi)展管理工作時(shí)或隨意散漫或縮手縮腳，同時(shí)缺乏合理的獎(jiǎng)罰制度，使檔案管理人員的工作積極性不高。

4.效率較低

部分煤炭企業(yè)的檔案管理工作并未跟上大數(shù)據(jù)的發(fā)展步伐，完成檔案管理數(shù)字化建設(shè)，導(dǎo)致其在進(jìn)行檔案整合與管理時(shí)，在實(shí)際操作過(guò)程中非常容易出現(xiàn)檔案缺失的問(wèn)題，并且管理效率較低，在需要查找資料的時(shí)候往往由于資料過(guò)多而難以準(zhǔn)確定位到需要的檔案資料。部分煤炭企業(yè)雖然應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方式，但由于其設(shè)備、技術(shù)落后等原因，也無(wú)法保證檔案管理的效率與安全。

四、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理的實(shí)踐措施

1.增強(qiáng)意識(shí)

要想加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案的高效利用，使檔案管理工作在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的環(huán)境之中取得進(jìn)步與發(fā)展，必須要提高煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的重視。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，只有將煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)提高，才能夠?qū)n案管理工作在企業(yè)中的地位提升，進(jìn)而幫助檔案管理工作更加順利開(kāi)展，把檔案管理的作用最大化，擴(kuò)大此類(lèi)工作的影響力以取得更好的管理成果。尤其對(duì)于檔案管理涉及內(nèi)容較多的煤炭企業(yè)而言，只有不斷提高檔案管理意識(shí)，才能夠跟上時(shí)代的發(fā)展。

2.加強(qiáng)技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下進(jìn)行檔案管理的關(guān)鍵技術(shù)有圖像采集、檔案存儲(chǔ)等，要想更好、更快地進(jìn)行煤炭企業(yè)的檔案管理，需要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。電子類(lèi)型的檔案是由圖像共同組合而成的，其將各個(gè)圖像實(shí)時(shí)融合，最終形成了電子化檔案。圖像的采集技術(shù)主要有三種標(biāo)準(zhǔn)，一種是TWAIN，另一種是WIA，還有一種是ISIS。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)用TWAIN和WIA標(biāo)準(zhǔn)的較多，其都可以從掃描儀以及各種相機(jī)設(shè)備中進(jìn)行圖像的采集，從圖像采集相應(yīng)的對(duì)話框之中取得圖像的文件，并且都能夠利用編程方式來(lái)進(jìn)行圖像的采集。相對(duì)來(lái)說(shuō)，TWAIN的對(duì)話框能夠?yàn)槠涮峁└S富的選擇以及更先進(jìn)的設(shè)備。同時(shí)，TWAIN的傳輸模式比WIA多了一種本地模式，且大部分的TWAIN能夠?qū)⑸洗螔呙璧南嚓P(guān)設(shè)置保存下來(lái)，而WIA沒(méi)有此類(lèi)特征。在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程之中發(fā)現(xiàn)，TWAIN能夠有更優(yōu)秀的擴(kuò)展性以及兼容性，且被多數(shù)設(shè)備支持。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)選擇合適自身企業(yè)檔案管理的采集方式。電子檔案的圖像存儲(chǔ)格式豐富多樣，單一靜態(tài)的格式有BMP、PCX等，多圖融合的格式有PDF、DCX等。采集完成的電子檔案如果存放于單一圖像中則會(huì)獲得多份材料，而對(duì)其進(jìn)行分別存儲(chǔ)的話則會(huì)對(duì)其信息的完整性進(jìn)行了破壞，在后續(xù)的查看過(guò)程中難以快速獲取全部資料，因此檔案電子化時(shí)，大多是將采集到的單一圖片匯總起來(lái)，構(gòu)成多頁(yè)的文件檔案。在檔案電子化的過(guò)程中，PDF成為最常見(jiàn)的應(yīng)用格式。在管理電子檔案存儲(chǔ)時(shí)，還需要選擇適當(dāng)?shù)奈募到y(tǒng)或數(shù)據(jù)庫(kù)，在實(shí)踐驗(yàn)證之后發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)更加容易管理，并且安全性非常高。由于科技發(fā)展的勢(shì)頭非常迅猛，檔案管理技術(shù)的更新?lián)Q代極快，因此還需要及時(shí)對(duì)技術(shù)進(jìn)行更新以獲得更完備的性能，保障檔案數(shù)據(jù)的安全以及錄入信息的效率。如今煤炭企業(yè)中檔案管理技術(shù)仍然存在或多或少的缺陷，因此需要不斷更新電子化技術(shù)才能夠保證檔案管理工作更方便、更快捷、更安全。15A0E3DE-89BD-4769-8613-3B612B0331FE

3.健全制度

為了更好地進(jìn)行煤炭企業(yè)的檔案管理工作，加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展步伐，需要制定一套科學(xué)合理的管理制度，充分保障檔案管理在煤炭企業(yè)內(nèi)部的地位，發(fā)揮其巨大優(yōu)勢(shì)，有效增強(qiáng)檔案管理效果。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中需要做到集中領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分層負(fù)責(zé)，同時(shí)做好其監(jiān)督控制工作。煤炭企業(yè)需要向各個(gè)管理人員發(fā)布檔案管理的具體任務(wù)，在落實(shí)電子化檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)指派專(zhuān)門(mén)的信息技術(shù)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案的管理責(zé)任能夠落實(shí)到具體個(gè)人，避免檔案管理人員產(chǎn)生置身事外心理。同時(shí)，需要建立健全考核指標(biāo)體系，監(jiān)督檔案管理人員妥善完成指標(biāo)。在建設(shè)相關(guān)制度時(shí)，需要清晰梳理煤炭企業(yè)檔案管理工作，同時(shí)要明確設(shè)置工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與嚴(yán)格要求，在此基礎(chǔ)之上，構(gòu)建完整的檔案管理制度，方便檔案管理人員能夠依照制度進(jìn)行日常工作，杜絕其工作上的僥幸心理。煤炭企業(yè)可以依據(jù)該制度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查或抽查，了解該制度的實(shí)際落實(shí)情況，判斷檔案管理人員的工作水平，對(duì)檔案管理人員的工作態(tài)度和能力作出正確判斷。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)

對(duì)于檔案數(shù)量較多、檔案管理工作量較大的煤炭企業(yè)而言，需要以更快的速度進(jìn)行信息化建設(shè)，才能夠更好落實(shí)檔案管理工作。尤其對(duì)于自動(dòng)化的煤礦企業(yè)而言，其涉及的信息化數(shù)據(jù)較多，傳統(tǒng)的檔案管理方式之下工作量非常大，將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用其中則可以改善這一問(wèn)題。區(qū)塊鏈技術(shù)能夠快速對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，極大減少檔案數(shù)據(jù)錄入的時(shí)間，將工作人員的壓力減輕不少。同時(shí)，煤炭企業(yè)中的部分檔案工作還具有易變性特點(diǎn)，因此對(duì)數(shù)據(jù)的管理提出了更高要求。區(qū)塊鏈技術(shù)能夠利用其不可篡改性特點(diǎn)，每一次變動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會(huì)被實(shí)時(shí)傳輸至區(qū)塊鏈上，每個(gè)節(jié)點(diǎn)上的數(shù)據(jù)只有在其他節(jié)點(diǎn)全都驗(yàn)證無(wú)誤之后才能夠被判定有效，將其鏈接到區(qū)塊鏈中，而沒(méi)有通過(guò)驗(yàn)證的數(shù)據(jù)則被判定為錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，被拒絕鏈接，同時(shí)每一個(gè)區(qū)塊上都會(huì)帶有各自的時(shí)間戳用以記錄數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅r(shí)間，一旦信息遭到篡改則會(huì)留下修改的痕跡，因此檔案管理人員可以通過(guò)區(qū)塊鏈嚴(yán)密進(jìn)行檔案管理操作，確保每次歸檔的數(shù)據(jù)都是真實(shí)且其變更過(guò)程不會(huì)消失。此外，部分檔案還會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象，因?yàn)槊禾科髽I(yè)處于不斷發(fā)展的過(guò)程之中，其檔案涉及的內(nèi)容越來(lái)越多，因此會(huì)出現(xiàn)大量重復(fù)的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致其管理工作進(jìn)度緩慢。區(qū)塊鏈技術(shù)則能夠?qū)χ貜?fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)管理，其自治性能夠幫助管理人員分擔(dān)數(shù)據(jù)識(shí)別、整合、分類(lèi)的工作，當(dāng)管理人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)搜索過(guò)程中能夠快速處理重復(fù)數(shù)據(jù)并將其作出對(duì)比，讓管理人員對(duì)重復(fù)性的數(shù)據(jù)以及重復(fù)原因一目了然。在全球信息化大環(huán)境下，只有積極進(jìn)行信息化建設(shè)，才能夠提高煤炭企業(yè)中的檔案管理效率。

5.其他措施

（1）強(qiáng)化人才管理。為避免煤炭企業(yè)檔案管理人才的流失導(dǎo)致企業(yè)難以正常開(kāi)展檔案管理工作，需要積極引進(jìn)優(yōu)秀人才。在招聘過(guò)程中，優(yōu)先錄取綜合能力較強(qiáng)的人員，在面試前先通過(guò)大數(shù)據(jù)和云計(jì)算方式對(duì)面試員工進(jìn)行嚴(yán)格篩查，確保其符合煤炭企業(yè)檔案管理需求，探討其對(duì)檔案管理未來(lái)發(fā)展的認(rèn)知，要求其能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提高自己的工作能力。要想檔案管理工作在當(dāng)前環(huán)境中取得進(jìn)步與發(fā)展，必須要重視檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。一方面煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員積極開(kāi)展培訓(xùn)工作，組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容除了檔案管理的常規(guī)工作之外，還需要包括各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，如圖像的采集、存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)與升級(jí)等，在日常培訓(xùn)中加強(qiáng)其檔案管理能力。另一方面企業(yè)還需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的績(jī)效考核，將其信息化管理工作與績(jī)效考核結(jié)合起來(lái)，讓其了解檔案的管理工作與其獎(jiǎng)懲息息相關(guān)，進(jìn)而擺正其工作態(tài)度。除了做好人才招募之外，還需要做好人才挽留。一方面是企業(yè)文化，讓員工認(rèn)同企業(yè)能夠極大增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，讓檔案管理員工發(fā)自?xún)?nèi)心熱愛(ài)工作，熱愛(ài)煤炭企業(yè)并對(duì)企業(yè)產(chǎn)生歸屬感。利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)，在潛移默化中讓檔案管理員工認(rèn)同企業(yè)文化。另一方面需要注重人力資源工作，工作人員需要對(duì)提出離職的檔案管理員工做好數(shù)據(jù)分析，必要時(shí)對(duì)其進(jìn)行電話回訪，了解其離職原因，邀請(qǐng)其對(duì)企業(yè)提出改進(jìn)意見(jiàn)，再將獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總整理和分析，從而制定出相應(yīng)的對(duì)策來(lái)解決此類(lèi)問(wèn)題。只有利用好大數(shù)據(jù)與云計(jì)算思維，才能夠?yàn)槊禾科髽I(yè)留住優(yōu)秀的檔案管理人才，并不斷調(diào)整企業(yè)的相關(guān)制度，采取針對(duì)性措施進(jìn)行檔案管理人才的挽留。

（2）加強(qiáng)檔案安全性。對(duì)于煤礦企業(yè)而言，檔案管理工作的實(shí)踐還需要注意檔案的安全性，尤其在應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注其信息安全。檔案管理人員需要具備強(qiáng)烈的數(shù)據(jù)安全意識(shí)，在平時(shí)的檔案管理工作中積極應(yīng)用備份軟件進(jìn)行信息備份，保障企業(yè)中的數(shù)據(jù)不會(huì)缺失。同時(shí)，在查閱電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容時(shí)，必須要按照嚴(yán)格規(guī)定進(jìn)行，如使用人臉識(shí)別技術(shù)、指紋識(shí)別技術(shù)等手段來(lái)保證用戶(hù)的合法訪問(wèn)，確保數(shù)據(jù)發(fā)生問(wèn)題時(shí)能夠?qū)⒇?zé)任落實(shí)到具體個(gè)人。此外，還需要積極應(yīng)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)進(jìn)行安全防護(hù)，確保企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)加密需要安排專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)人員管理，不僅需要對(duì)數(shù)據(jù)本身進(jìn)行加密，還需要對(duì)其傳輸?shù)娜^(guò)程進(jìn)行加密。一般在檔案管理中采取的加密方式是密鑰加密，該方式能夠增強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密性，同時(shí)技術(shù)人員還需要及時(shí)安裝好防病毒補(bǔ)丁，保障檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的信息安全，充分利用防御系統(tǒng)，徹底攔截不法分子對(duì)檔案信息網(wǎng)站的攻擊，避免數(shù)據(jù)泄漏的情況發(fā)生。

五、結(jié)論

總而言之，煤炭企業(yè)的檔案管理在企業(yè)發(fā)展中具有相當(dāng)大的作用，其能夠幫助企業(yè)落實(shí)宣傳工作，還可以完善人力資源管理方面的工作，只有做好檔案的管理才能夠保證企業(yè)后勤工作順利進(jìn)行。為了在煤炭企業(yè)中更好進(jìn)行檔案管理，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不適用于當(dāng)下企業(yè)的發(fā)展，需要提高管理意識(shí)、加強(qiáng)管理技術(shù)、健全管理制度、加強(qiáng)信息建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量與效率。

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（作者單位：陜西彬長(zhǎng)礦業(yè)集團(tuán)有限公司礦區(qū)生態(tài)建設(shè)分公司）

基金項(xiàng)目：中國(guó)管理科學(xué)研究院教育科學(xué)研究所：大型能源企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式研究（項(xiàng)目編號(hào)：JFYF3983）。

作者簡(jiǎn)介：常娜（1984—），女，漢族，陜西咸陽(yáng)人，本科，館員，研究方向：國(guó)企檔案管理。15A0E3DE-89BD-4769-8613-3B612B0331FE