基層單位檔案規(guī)范化管理探究

姜玲

摘 要：檔案資源是基層單位提高服務(wù)質(zhì)量及深化改革的有利條件之一，只有檔案資源充足且系統(tǒng)全面，才能在基層單位日常運(yùn)營(yíng)管理中發(fā)揮作用。當(dāng)前有些基層單位檔案管理存在監(jiān)督不及時(shí)、方法較單一等問(wèn)題，不利于把檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榛鶎訂挝话l(fā)展與改革的動(dòng)力，如何提高檔案管理工作質(zhì)量成為有關(guān)單位需要積極解決的問(wèn)題。本文通過(guò)探析基層單位檔案規(guī)范化管理工作良策，以期為提升基層單位檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;基層單位;檔案管理;明確職責(zé)

一、基層單位檔案規(guī)范化管理的價(jià)值

其一，改變檔案資料管理混亂的局面，確保電子檔案及紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，同時(shí)檔案資源持續(xù)擴(kuò)充且在各部門(mén)充分利用，如采購(gòu)部門(mén)、人力資源管理等部門(mén);其二，通過(guò)規(guī)范化管理消除單位檔案搜集、整理、存儲(chǔ)、銷(xiāo)毀等工作盲區(qū)與矛盾，理順工作思路，提高工作效率，為深入挖掘檔案資源內(nèi)在價(jià)值給予支持;其三，保障基層單位檔案管理工作與深化改革戰(zhàn)略相匹配，依托規(guī)范化管理框架引入新思想、新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)，使單位檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。基于此，為提高基層單位檔案管理工作的有效性，探析規(guī)范化管理策略顯得尤為重要。

二、基層單位檔案管理規(guī)范化工作要點(diǎn)

1.檔案收集完整

基層單位檔案材料來(lái)源復(fù)雜，具有分散性、廣泛性及多維性等特點(diǎn)，全面、系統(tǒng)地收集檔案是濃縮相關(guān)內(nèi)容并展現(xiàn)基層單位各崗位工作全貌的關(guān)鍵，為基層單位了解各部門(mén)、各項(xiàng)目、各環(huán)節(jié)提供依據(jù)。因此，基層單位在規(guī)范化管理檔案的過(guò)程中須劃定收集歸檔范圍，明確收集檔案的目的，采取先進(jìn)制度與方法，如橫向收集與縱向收集聯(lián)動(dòng)、外部收集與內(nèi)部收集同步等，實(shí)現(xiàn)獲取完整檔案資料的規(guī)范化管理目標(biāo)。

2.檔案鑒別準(zhǔn)確

鑒別是確?；鶎訂挝皇占瘷n案精煉、完整、真切、實(shí)用的要點(diǎn)，為相關(guān)檔案助力宏觀決策、微觀監(jiān)管給予支持，使基層單位管理決策能有據(jù)可依。這就需要單位針對(duì)檔案加強(qiáng)鑒別，反映本單位營(yíng)運(yùn)實(shí)況，在檔案鑒別中推行實(shí)事求是原則，做到舍之有據(jù)、取之合理、去偽存真，通過(guò)看、辨、篩、查、審，確?；鶎訂挝粰n案內(nèi)容精準(zhǔn)無(wú)誤、真實(shí)可靠、材料精煉、全面系統(tǒng)、手續(xù)齊全，使檔案更利于基層單位綜合管理及深入改革，凸顯檔案管理規(guī)范化的工作價(jià)值。

3.檔案整理有序

檔案規(guī)范化整理指的是在搜集與鑒別材料的同時(shí)以部門(mén)、項(xiàng)目、個(gè)人等要素為單位加工成卷，確?；鶎訂挝荒茈S時(shí)調(diào)取檔案并解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，如基建、效益分配、風(fēng)險(xiǎn)防控等。在檔案整理具有條理化及系統(tǒng)化的同時(shí)準(zhǔn)確分類(lèi)、目錄清晰、編排有序、整齊裝訂，要將歸類(lèi)視為檔案規(guī)范化整理的關(guān)鍵，堅(jiān)持推行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、性質(zhì)判斷的原則，使基層單位檔案管理更加規(guī)范高效。

4.檔案保管安全

基層單位檔案管理需建立在保密、穩(wěn)妥、便捷的前提下，檔案規(guī)范化管理更需要樹(shù)立安全保管意識(shí)，依照檔案法及單位規(guī)定行事，根據(jù)具體要求采取措施科學(xué)、安全的存放檔案，使檔案能得到有效保護(hù)。在檔案規(guī)范化安全保管過(guò)程中需推行分級(jí)管理及集中統(tǒng)一原則，做好基礎(chǔ)工作，優(yōu)化保管條件，尤其要將規(guī)范化管理、信息化管理融合在一起，不僅能保障基層單位檔案安全，還可提高規(guī)范化檔案安全管理工作效率。

5.檔案利用方便

規(guī)范化管理檔案須堅(jiān)持效益為先，若規(guī)范化檔案管理工作存在效率低、阻力大、資料調(diào)取不便等問(wèn)題，則說(shuō)明相關(guān)工作舉措不可取，不利于檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榛鶎訂挝痪C合管理的有利條件。基于此，基層單位檔案規(guī)范化管理需注重高效便捷，為人力資源、財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)等部門(mén)服務(wù)，增強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)性及針對(duì)性，編制管理專(zhuān)題，依托檔案提供信息推送服務(wù)、聯(lián)機(jī)檢索等服務(wù)，使基層單位檔案規(guī)范化管理工作的效果更優(yōu)。

三、基層單位檔案管理規(guī)范化工作原則

1.職責(zé)明確原則

基層單位檔案管理規(guī)范化工作建立在《檔案法實(shí)施辦法》等法規(guī)深入推行的基礎(chǔ)上，提高基層單位依法履職的自覺(jué)性。將基層單位檔案工作劃入議事日程，圍繞規(guī)范化管理目標(biāo)定期開(kāi)會(huì)，在會(huì)上解決規(guī)范化檔案管理實(shí)際問(wèn)題，同時(shí)安排管理任務(wù)，從“用”“收”“鑒”等方面出發(fā)提出要求，確?；鶎訂挝桓鞑块T(mén)能與檔案室根據(jù)要求維系和諧關(guān)系，完成日常檔案規(guī)范化管理工作，保障各崗位肩負(fù)檔案規(guī)范化工作職責(zé)，能學(xué)習(xí)法規(guī)，嚴(yán)格遵照單位檔案工作標(biāo)準(zhǔn)行事，履行整理、收集、統(tǒng)計(jì)、鑒定、編目及研究等職責(zé)，還須做好防高溫、防潮、防塵、防火、防光等安全管理工作，更新管理觀念，緊跟規(guī)范化管理體系發(fā)展步伐，掌握專(zhuān)業(yè)技能，提升檔案管理規(guī)范化水平。

2.有據(jù)可依原則

規(guī)范化管理能避免出現(xiàn)管理局面混亂的現(xiàn)象，使管理井井有條，工作思路清晰明確，推動(dòng)管理活動(dòng)持續(xù)發(fā)展。制定良性管理制度可從源頭消除檔案規(guī)范化管理矛盾，明確歸檔范圍，提出管理要求，使檔案管理規(guī)范化及針對(duì)性更強(qiáng)。例如，基層單位檔案管理制度可將重大活動(dòng)文件、電子文件、音像文件、會(huì)計(jì)文件、科技文件、專(zhuān)業(yè)文件及其他形式的文件為抓手制定與推行，由各科室負(fù)責(zé)歸檔整理，按照類(lèi)別排列與管理，針對(duì)文書(shū)檔案可推行“保管期限——年度”規(guī)范化工作制度，同時(shí)制定配套管理標(biāo)準(zhǔn)，如《文書(shū)檔案規(guī)范化管理暫行辦法》等，滿足單位基層檔案管理規(guī)范化的切實(shí)需求。

3.科學(xué)高效原則

檔案管理規(guī)范化與混亂無(wú)度的管理工作相比綜合效益更高，尤其對(duì)于社會(huì)基層服務(wù)功能作用較大的單位來(lái)講，檔案管理規(guī)范化可創(chuàng)造更高的社會(huì)效益，使檔案工作意義隨之增強(qiáng)。這就需要基層單位樹(shù)立科學(xué)高效的檔案管理工作意識(shí)，能在規(guī)范化管理的同時(shí)引入精細(xì)化理念，篩選工作要點(diǎn)，壓縮工作體系，增強(qiáng)檔案管理反應(yīng)性以及實(shí)時(shí)性，解決基層單位檔案規(guī)范化管理工作冗余問(wèn)題，能有指向性地完成管理工作，確保基層單位檔案管理力量調(diào)配均衡，達(dá)到提高基層單位檔案管理工作高效性、規(guī)范性、科學(xué)性的目的。

四、基層單位檔案管理規(guī)范化工作阻力

1.監(jiān)督不及時(shí)5A43E19C-6A53-4052-BC07-6D590CC13758

規(guī)范化工作對(duì)檔案管理提出的要求更多，各部門(mén)在匯總檔案資料時(shí)不能隨心所欲，一旦未按照規(guī)范行事將降低檔案管理工作的有效性。有些工作人員存在僥幸心理，認(rèn)為按照過(guò)往的經(jīng)驗(yàn)解決檔案管理問(wèn)題更加便捷高效，習(xí)慣在工作中“抄小道”，久而久之喪失了自律性及法治性，給檔案管理工作埋下隱患。因此，基層單位檔案管理需注重監(jiān)督，通過(guò)監(jiān)督營(yíng)造穩(wěn)定的檔案規(guī)范化管理氛圍。

2.培訓(xùn)不到位

規(guī)范化工作需檔案管理崗位責(zé)任人意識(shí)、技能等方面同步發(fā)展，既能保障檔案安全，又能利用檔案資料提供多元服務(wù)。只有基層檔案管理工作者緊跟規(guī)范化工作變革動(dòng)態(tài)，才能在崗位上更好履職并攻克工作難題。這就需要基層單位重視人才培養(yǎng)，制訂嚴(yán)密且高效的培訓(xùn)計(jì)劃，為基層單位檔案管理規(guī)范化工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)給予支持。

3.方法較單一

當(dāng)前基層單位“信息化+規(guī)范化”檔案管理處于起步階段，受軟硬件條件及基層單位發(fā)展戰(zhàn)略等因素影響，部分單位信息化工作效率較低，未能有效布局，阻滯信息技術(shù)應(yīng)用推廣，使基層單位檔案管理規(guī)范化工作方法較為單一，有礙規(guī)范化檔案管理工作創(chuàng)新?tīng)?zhēng)優(yōu)。

4.體系性欠佳

基層單位檔案管理規(guī)范化工作體系是相關(guān)工作理念、制度、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容全面起效的關(guān)鍵，當(dāng)前有些單位存在相關(guān)工作體系重設(shè)計(jì)、輕反饋的問(wèn)題，使得該體系靈動(dòng)性欠佳，很難與基層單位檔案管理發(fā)展實(shí)況保持同步，出現(xiàn)體系標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后現(xiàn)象，繼而降低基層單位檔案管理規(guī)范化工作的有效性。

五、基層單位檔案管理規(guī)范化工作路徑

1.加大檔案管理規(guī)范化工作監(jiān)督力度

基層單位需將檔案管理視為重要的基礎(chǔ)性監(jiān)管項(xiàng)目，在專(zhuān)題會(huì)議定期或不定期組織召開(kāi)的過(guò)程中統(tǒng)一思想、明確職責(zé)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，尤其發(fā)揮專(zhuān)職檔案員的規(guī)范化工作優(yōu)勢(shì)，打造辦公室具體管、分管領(lǐng)導(dǎo)主管及一把手重視、部門(mén)協(xié)作的檔案管理規(guī)范化工作監(jiān)管格局。在部門(mén)協(xié)作的前提下增強(qiáng)內(nèi)部控制，為加大監(jiān)督力度疏通渠道，保障部門(mén)之間能維系制衡關(guān)系，匯總所得檔案資料系統(tǒng)全面、精準(zhǔn)真實(shí)、科學(xué)可用，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮內(nèi)控結(jié)構(gòu)自我檢查、約束、調(diào)節(jié)的作用，提升檔案規(guī)范化工作監(jiān)督水平。為使檔案管理規(guī)范化工作監(jiān)督效率更高，基層單位還需健全制度機(jī)制，如《專(zhuān)職檔案工作人員崗位職責(zé)監(jiān)督》《歸檔制度實(shí)施辦法》《檔案安全監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)》等，加之崗位考核機(jī)制的有效推行，確保專(zhuān)職工作者明晰檔案規(guī)范化管理優(yōu)勢(shì)及劣勢(shì)，在保持優(yōu)勢(shì)的同時(shí)改進(jìn)規(guī)范化工作計(jì)劃，使該計(jì)劃能增強(qiáng)檔案管理監(jiān)督的常態(tài)化，各項(xiàng)工作流程更為詳盡，對(duì)工作質(zhì)量提出更高要求，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案借閱、收集、鑒別、移交等各項(xiàng)管理工作的有效性。

2.提升檔案管理規(guī)范化培訓(xùn)水平

基層單位檔案管理培訓(xùn)需具有全員化，引導(dǎo)全體職工認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)，從法治角度出發(fā)明晰崗位職責(zé)，在意識(shí)到檔案收集、鑒別等工作重要性的同時(shí)能自覺(jué)遵守檔案管理規(guī)范化工作要求，按照制度與標(biāo)準(zhǔn)行事，提升職業(yè)素養(yǎng)，提高工作質(zhì)量。需要注意的是，雖然規(guī)范化檔案管理培訓(xùn)全員參與，但要根據(jù)各崗位權(quán)責(zé)有差異性地進(jìn)行培訓(xùn)，使培訓(xùn)內(nèi)容能助力工作人員消除困惑并解決實(shí)際問(wèn)題，可將培訓(xùn)結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)范化檔案管理工作深化改革及科學(xué)發(fā)展的動(dòng)力。在差異化、全員化培訓(xùn)的同時(shí)還需改進(jìn)培訓(xùn)方式，如基層單位可在實(shí)施新的檔案管理制度之前依托單位微信公眾號(hào)或內(nèi)部網(wǎng)站及時(shí)講解具體內(nèi)容，將新舊制度放在相同的工作場(chǎng)景中進(jìn)行比較，說(shuō)明制度實(shí)施意義與目的，對(duì)檔案管理人員工作思想帶來(lái)良性影響。還可依托網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督工作人員新制度、新思想、新方法推行情況，將檔案規(guī)范化管理工作阻力轉(zhuǎn)化為培訓(xùn)動(dòng)力，滿足人性化、針對(duì)性培訓(xùn)需求，使檔案管理規(guī)范化工作目標(biāo)能落地，繼而通過(guò)培訓(xùn)提高基層單位檔案規(guī)范化管理工作質(zhì)量。

3.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”豐富檔案管理方法

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代基層單位檔案管理規(guī)范化工作改革離不開(kāi)大數(shù)據(jù)分析、高速掃描、RFID設(shè)備等高新科技的應(yīng)用推廣，將ISO質(zhì)量管理體系引入基層單位檔案管理規(guī)范化工作范疇，使檔案管理方法不僅豐富多元還優(yōu)質(zhì)高效。例如，基層單位可利用信息技術(shù)提供非接觸式遠(yuǎn)程綜合服務(wù)，發(fā)揮移動(dòng)電子設(shè)備照相、實(shí)名制、設(shè)備掃描、5G通信等功能作用，調(diào)取檔案的用戶在線輸入密碼或驗(yàn)證碼可享受相關(guān)服務(wù)，保障檔案資料遠(yuǎn)程調(diào)取安全高效，這對(duì)現(xiàn)階段檔案資源科學(xué)調(diào)配及靈活運(yùn)用極為有利。再如，為提高檔案室安全管理工作規(guī)范性及有效性可運(yùn)用自動(dòng)化技術(shù)，將數(shù)字傳感器安裝在管理區(qū)域，在線、實(shí)時(shí)獲取區(qū)域信息，對(duì)區(qū)域溫度、濕度等數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控，一旦存在火災(zāi)等安全隱患將啟動(dòng)響應(yīng)機(jī)制，把信息報(bào)告給專(zhuān)職崗位工作人員，為工作人員統(tǒng)一部署、及時(shí)反映、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、高效管理給予支持，還可與大數(shù)據(jù)分析處理系統(tǒng)并軌，對(duì)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展趨勢(shì)、阻力等方面進(jìn)行分析，獲取檔案管理服務(wù)對(duì)象的畫(huà)像，依據(jù)需求改善規(guī)范化工作細(xì)則，繼而推動(dòng)基層單位檔案規(guī)范化管理工作不斷發(fā)展。

4.完善規(guī)范化的檔案管理工作體系

為使基層單位檔案管理規(guī)范化工作質(zhì)量能不斷提高需完善配套的工作體系，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)給予支持。首先，基層單位需了解檔案管理規(guī)范化工作實(shí)況，對(duì)外研究法規(guī)，對(duì)內(nèi)研究規(guī)范化工作阻力與成因，將法規(guī)視為規(guī)范化工作方案頂層設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，確保檔案管理依法開(kāi)展，降低基層單位檔案管理觸犯法規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)根據(jù)自身管理能力及需求構(gòu)建規(guī)范化工作框架，為調(diào)配規(guī)范化檔案管理資源提供條件;其次，在規(guī)范化管理的同時(shí)加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，關(guān)注基層單位檔案管理工作發(fā)展實(shí)況、成果等方面，及時(shí)調(diào)整規(guī)范化管理計(jì)劃，協(xié)調(diào)部門(mén)關(guān)系，疏通檔案歸檔、鑒別、調(diào)取等工作渠道，一方面推行工作目標(biāo)，另一方面保障檔案管理規(guī)范化工作與基層單位營(yíng)運(yùn)實(shí)況相契合，能獲取更多真實(shí)且有價(jià)值的檔案資料，為解決基層單位綜合管理難題給予支持，如人力資源開(kāi)發(fā)問(wèn)題、基建成本管理問(wèn)題、改革風(fēng)險(xiǎn)防范問(wèn)題等;最后，對(duì)基層單位檔案管理規(guī)范化工作成果進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過(guò)評(píng)價(jià)發(fā)現(xiàn)規(guī)范化管理的短板，如考核不到位、監(jiān)督力度弱、部門(mén)協(xié)同機(jī)制割裂等，繼而通過(guò)評(píng)價(jià)調(diào)整檔案管理規(guī)范化工作計(jì)劃，為新技術(shù)、新機(jī)制、新制度的引入與起效給予支持。需要注意的是，評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)通俗易懂且定量、定性兼顧，對(duì)檔案管理規(guī)范化工作有指導(dǎo)意義，能起到“以評(píng)促管”的功能作用，通過(guò)評(píng)價(jià)持續(xù)增強(qiáng)基層單位檔案規(guī)范化工作的有效性。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基層單位檔案管理規(guī)范化具有提高工作效率、化解工作矛盾、疏通工作渠道的積極意義，需要基層單位能將檔案完整收集、準(zhǔn)確鑒別、有序整理、保管安全、方便利用視為規(guī)范化管理工作的要點(diǎn)，推行科學(xué)高效原則、職責(zé)明確原則及有據(jù)可依原則，在此基礎(chǔ)上加大檔案管理規(guī)范化工作監(jiān)督力度，提升檔案管理規(guī)范化培訓(xùn)水平，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”豐富檔案管理方法，完善規(guī)范化的檔案管理工作體系，繼而提高基層單位檔案管理規(guī)范化工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬 榮.基層單位檔案規(guī)范化管理工作探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020

[2]周團(tuán)月.如何加強(qiáng)基層單位檔案規(guī)范化管理工作研究[J].文存閱刊，2019

[3]李紅艷.基層單位檔案工作規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)途徑探討[J].神州（中旬刊），2018

[4]張友冬.基層單位檔案工作規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)途徑芻見(jiàn)[J].城建檔案，2018

[5]王麗萍.基層衛(wèi)生單位檔案管理信息化、規(guī)范化探討[J].黑河學(xué)刊，2021

（作者單位：山東省泰安市全民健身服務(wù)中心）5A43E19C-6A53-4052-BC07-6D590CC13758