基層在編人員的人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)探討

趙東升

摘 要：目前，我國在編工作人員的數(shù)量非常巨大，其中有一大部分在編工作人員是在基層的一線工作。這種情況，導(dǎo)致了我國人力資源和社會保障局的人事檔案管理工作的很大比例都集中在對基層在編人員的人事檔案管理上。如何提高基層在編工作人員的人事檔案管理工作的效率和作用，規(guī)范基層在編人員的人事檔案管理工作便成為了人力資源和社會保障局人事檔案管理工作中的一個重點(diǎn)。文章主要針對目前人力資源和社會保障局關(guān)于基層在編人員的人事檔案的常見管理模式中存在的一些的問題進(jìn)行簡單分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)與規(guī)范的建議，供有關(guān)部門及人員決策參考。

關(guān)鍵詞：基層在編人員；人事檔案；規(guī)范化建設(shè)；管理模式

自從信息社會悄然到來之后，各種龐雜的信息體系便成為了人們?nèi)粘９ぷ髋c生活的重要組成部門。人事檔案，作為我國目前國家制度下的一種特殊且重要的信息存在模式，對于個人的基本信息情況進(jìn)行了必要的記錄，為人員自身及相關(guān)用人單位、人才服務(wù)部門等的相關(guān)工作提供了重要的支持。沒有了人事檔案，用人單位可能就要花費(fèi)更多的時間和精力去核實(shí)人員提供的自身信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，這在誠信體系并不健全的形式下，顯然不切實(shí)際。加強(qiáng)對基層在編人員的人事檔案管理，是目前人力資源和社會保障局的工作的重要組成部分，也是搞好基層人才開發(fā)，合理調(diào)配基層人員的重要依據(jù)。做好基層在編人員的人事檔案管理工作，還可以為區(qū)域內(nèi)的人才整合和發(fā)展提供有效的參考。

1 基層在編人員的人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 基層在編人員的人事檔案的準(zhǔn)確性存在一定的問題

由于基層在編人員的人事檔案在早期并不在人力資源和社會保障局的管理之下，所以，檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性等方面受到了一些不法人員的不當(dāng)影響，造成了檔案失真甚至被篡改。

1.2 基層在編人員的人事檔案的保密工作有所欠缺

由于個別基層工作人員的素質(zhì)不噶、責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致個別人在工作中隨意泄露他人的隱私，給其他人帶來了不良的影響，使得本該保密的信息得不到保密，造成了檔案管理工作的混亂。

1.3 基層在編人員的人事檔案管理工作不能做到專人負(fù)責(zé)，專業(yè)化水平不高

在一些單位，由于人員等方面的限制，沒有做到定崗定編，沒有設(shè)置專門的具有人事檔案管理工作背景的人開展人事檔案管理工作，把人事檔案的管理和其他的公文、文件等的管理混為一談。這些情況，不僅可能造成檔案管理工作的混亂，無法發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有的作用，還甚至還可能造成個別人員的人事檔案的遺失等情況的發(fā)生，給基層在編人員帶來重大的不可彌補(bǔ)的損失。此外，由于從事人事檔案管理的人員沒有專門的人事檔案管理工作背景，導(dǎo)致其工作極其不規(guī)范，工作效率不高。

1.4 基層在編人員的人事檔案內(nèi)容混亂，記錄出現(xiàn)錯誤

由于基層在編人員的數(shù)目非常龐大，檔案管理工作的工作量也比較大，各地、各部門又沒有統(tǒng)一的可執(zhí)行的檔案記錄標(biāo)準(zhǔn)，造成了檔案在記錄過程中出現(xiàn)了錯誤，內(nèi)容和格式等各方面花樣百出，檔案前后不一致，不利于加強(qiáng)對基層在編人員的管理，甚至影響了一些基層在編人員的晉升、崗位調(diào)動、退休時間和退休后的工資待遇。

2 基層人員的人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的方案

2.1 加強(qiáng)對相關(guān)人員進(jìn)行法律培訓(xùn)

《中華人民共和國檔案法》的頒布與實(shí)施為我國的檔案管理相關(guān)工作的依法開展提供了有效的法律依據(jù)。人力資源和社會保障局應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位內(nèi)部及轄區(qū)內(nèi)的企事業(yè)單位的人事檔案管理人員的法律培訓(xùn)，嚴(yán)格貫徹檔案《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)要求，使人事檔案管理工作正式走上法治的軌道。必須敦促及監(jiān)督人事檔案管理人員依法管理人事檔案，建立必要的監(jiān)督管理機(jī)制，對人事檔案管理中的違法行為堅(jiān)決、及時的進(jìn)行查處。

2.2 嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律

人事檔案管理人員要提高思想道德覺悟，自覺遵守保密紀(jì)律，要客觀公正地對待專業(yè)“特權(quán)”，保證人事檔案的載體和內(nèi)容的安全。人事檔案管理人員要注意保護(hù)國家的機(jī)密安全、注意維護(hù)集體和公民個人的隱私，要嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和借閱制度，保證人事檔案的安全。人事檔案管理人員不得銷毀相關(guān)的檔案文件信息，不得利用職務(wù)之便，為自己或他人謀利，不得泄露不能對外公開的檔案信息內(nèi)容，自覺養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣。

2.3 聘用具備人事檔案管理知識或工作背景的人員，加強(qiáng)對人事檔案的管理

聘用具備人事檔案管理知識或者工作背景的人員對人事檔案進(jìn)行管理，可以有效地提供人事檔案管理工作的效率。在符合本單位要求的前提下，鼓勵人事檔案管理人員加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力的提升，學(xué)習(xí)和借鑒其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)，可以有效地發(fā)揮人事檔案管理工作的作用。

2.4 加強(qiáng)對人事檔案的利用，充分發(fā)揮人事檔案的作用

要定期對人事檔案進(jìn)行歸類整理與數(shù)據(jù)分析，并在保護(hù)當(dāng)事人隱私的情況下以適當(dāng)?shù)姆绞焦迹晟茩n案的開發(fā)與利用，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的工作提供必要的參考。

另外，還要充分提高人事檔案流轉(zhuǎn)的速度，改變以往的檔案流轉(zhuǎn)一次可能需要一兩個月的現(xiàn)象，可以采用諸如電子檔案先流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)檔案后期跟蹤流轉(zhuǎn)等模式，提高檔案流轉(zhuǎn)的速度。

3 結(jié)語

綜上，基層在編人員數(shù)量多，人員調(diào)動也頻繁，對于基層人員的人事檔案的管理工作就比較復(fù)雜，需要更改和錄入的信息量也比較。因此，在對基層在編人員的人事檔案進(jìn)行管理的過程中，必須在主觀上予以重視，在人員上予以配套，在設(shè)備等方面提供必要的支持，在制度方面予以保障，在相關(guān)監(jiān)管方面嚴(yán)格控制。只有綜合從以上幾個方面著手，才能有效的提高基層在編人員的人事檔案管理工作的效率，規(guī)范對基層在編人員的人事檔案的管理，使檔案準(zhǔn)確、內(nèi)容屬實(shí)、流轉(zhuǎn)方便，充分滿足市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，符合相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門決策的需要，充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。

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