服務中心人事檔案管理的重要性及途徑分析

王永福

◆摘? 要：社會的發(fā)展給檔案的管理帶來越來越高的要求，人事檔案作為身份學歷資格等的重要依據(jù)，與個人的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。同時企業(yè)單位也可以通過檔案選拔錄用人才，可以說檔案管理與社會的發(fā)展密不可分。因此必須在日常工作中確保人事檔案的安全管理，認識到其管理工作的重要性，本文就服務中心人事檔案管理的重要性，提出以下幾點有效的管理途徑。

◆關鍵詞：服務中心;人事檔案管理;意義及途徑

一、引言

人事檔案管理是信息管理之一，也是公共管理的重要組成部分，從資源開發(fā)的角度來講，合理地分配和調動人才，才能獲取更好的社會效益，對整個國家的發(fā)展起到協(xié)同作用。人事檔案管理的首要目的是保證人才信息的萬無一失，目前人事檔案的存放形式一般有三種，一是把檔案轉至生源地;二是把檔案儲存在學校;三是將檔案轉至就業(yè)代理或者服務中心，但最終目的都是為使檔案管理更加規(guī)范和便捷。

二、服務中心人事檔案管理的重要性

（一）優(yōu)化人力資源配置

人事檔案是公平公正評價一個人成績的標準，是維護人才合法權益的主要來源，在某種程度上提高人力資源的使用價值，加強人才的利用效率。人力資源會隨著時間的推移發(fā)生改變。具體表現(xiàn)為企業(yè)單位人員的崗位流動、跳槽等等，因此人力資源配置就顯得極為重要，在人事檔案管理的過程中，對人才進行科學的評價打分和價值預測，會幫助實現(xiàn)社會的人力資源共享，對于不同地方不同企業(yè)之間的交流和溝通，起著關鍵的作用。

（二）作為選拔和錄用依據(jù)

企業(yè)或者單位在錄用選拔人才時需要借助一定的參考，人事檔案管理部門為企業(yè)單位提供人才的具體信息，人事檔案具有全面性，它反映和記錄的是個人的人生履歷，上到個人身份和學歷信息下到個人的政治面貌和品行作風，總之是準確概括人才全貌的唯一參考。通過記載的人才信息，企業(yè)或者單位就能夠做到知人善任，確保人才的選用是否符合企業(yè)或者單位的錄用標準。

（三）提供真實信息

人事檔案是選拔任用、管理監(jiān)督的重要基礎，因此必須要確保其真實性和可靠性，這就需要做到整體內容完整且齊全，其次需要做到個體材料客觀且真實，只有這兩者都達到標準才能證明其法律效應生成。檔案顧名思義是指人們在社會活動中直接形成的各種形式的原始記錄，其是反映事物本質的簡短而明確的命題，因此人事檔案必須明確其記錄準則之一為真實有效。人事檔案管理工作中，在原有資料的基礎上根據(jù)相關政策規(guī)定，需要及時記性仔細的甄別與排查，確保資料處在法律效應之內，為企業(yè)或者單位的人才錄用提供有價值的信息。

三、服務中心人事檔案管理的途徑

（一）完善人事檔案管理制度

要想確切落實人事檔案管理工作，首先需要建立健全的的人事檔案管理體系，設定并實施較為完善的人事檔案管理制度，保證人事部門在管理工作中有章可循，以此來準確地貫徹各項工作。首先人事檔案管理制度的制定要符合當下人才市場的現(xiàn)狀，以大環(huán)境背景為制度體系的前提，不可與現(xiàn)實脫軌，造成檔案管理的工作偏差，附贈人才檔案管理工作的難度;其次，人事檔案管理的制定要具備規(guī)范性，讓人事檔案管理人員能夠準確了解管理工作的方向，并且為之后各項工作的開展打下基礎，節(jié)省管理時間;最后，檔案管理部門可以適當在制度的設定上加入獎懲機制，比如在條例中指明檔案管理工作成績突出的人員可以獲取基礎薪資之外的報酬，這個方法可以充分調動人員管理工作的熱情，提高人事檔案管理工作的效率?？傊贫ㄅc完善人事檔案管理制度，對于管理工作的推進起著極強的作用。

（二）提高人事檔案管理水平

檔案管理工作質量與人事檔案管理水平掛鉤，管理人員的道德素養(yǎng)、精神面貌、管理手段都或多或少影響管理工作的具體實施，因此需要在日常加強檔案管理人員的指導工作，提高檔案管理人員的綜合素質。為方便更好地開展檔案管理工作，可以每周選擇一天時間對管理人員進行培訓，首先讓管理人員明確自身的工作職責，意識到自身工作的重要性，切不可在管理工作中產生怠慢態(tài)度或者其它消極情緒，以免造成工作結果出現(xiàn)差池，給自身和社會帶來麻煩;其次引進相關專業(yè)知識輔導課程，更新檔案管理人員的管理手段，使檔案管理工作效率更高;最后還要讓管理人員樹立新型的管理思想，認識到大數(shù)據(jù)下信息化技術對檔案管理工作的積極影響，培養(yǎng)管理人員跟上時代的步伐，創(chuàng)建數(shù)據(jù)化管理思維，在實踐中找到符合時代要求符合時代特色的管理方式，在思想方面更加依托大數(shù)據(jù)概念，結合當下市場發(fā)展特征，制定出更為科學合理的人才檔案管理方案。

（三）探究創(chuàng)新型人事檔案管理模式

為不斷改善和加強人力資源檔案管理工作，使其更加科學化、規(guī)范化和信息化，需要管理人員在現(xiàn)有管理方式基礎上進行一定的更新或改造。首先可以從檔案的存放方式入手，探索出更為優(yōu)質的存放方式?？梢詫θ瞬艡n案進行集中化管理，搭建一個集中型人力資源檔案管理中心，并且配備防盜、防火、防潮等的科學化建筑設施，在此基礎上設置倉庫密碼防止檔案資料被盜用;實施嚴格的借閱制度，外來的企業(yè)單位人員除非提供或出示具有法律依據(jù)的身份證明，否則一律不予外借;還可以實行出庫痕跡管理和密碼管理，借助信息化技術，不斷補充完善檔案基本的個人信息表，并對現(xiàn)有人才檔案進行逐一甄別核實。各行各業(yè)都離不開思維的創(chuàng)新，檔案管理模式也不能一成不變，陳舊的管理模式會降低管理工作效率，因此，在實踐中摸索符合當下情境、現(xiàn)實的創(chuàng)新型管理模式已經刻不容緩。

四、結束語

隨著社會的發(fā)展，市場愈發(fā)強調和關注人才的選拔門檻，人事檔案管理調節(jié)和分配著市場的絕大多數(shù)人力資源，對就業(yè)和求賢具有重要的作用，因此必須要加大重視程度和管理力度，對人事檔案管理來說，一方面需要不斷提高管理人員的綜合素養(yǎng)，另一方面還需創(chuàng)新自身的管理手段，以此來提高人事檔案管理的工作質量，不管是對于個體還是社會來說都具有參考價值和借鑒意義。

參考文獻

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