新時代企業(yè)檔案資源建設(shè)的問題與對策研究

呂海民

摘 要：隨著企業(yè)深化改革和信息技術(shù)在檔案管理中的不斷深入，檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化，新的檔案記錄形式和管理方式不斷涌現(xiàn)，檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級的挑戰(zhàn)。如何豐富檔案資源、延長檔案資源壽命、開發(fā)利用檔案資源，是新時代企業(yè)檔案資源建設(shè)的重點和難點。企業(yè)需要通過完善管理體制、豐富檔案資源、深化檔案信息化建設(shè)、重視檔案資源開發(fā)利用、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案隊伍、強化檔案資源安全管理等措施，促使檔案工作更加標準化、流程化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案，檔案資源，建設(shè)

檔案資源建設(shè)是以建立一個門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)，能提供有效服務(wù)的檔案資源體系為目的，依據(jù)有關(guān)法律和規(guī)章制度開展的檔案積累、移交、接收、整理、開發(fā)利用等一系列檔案工作。檔案資源建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案事業(yè)發(fā)展中一項根本性、具有戰(zhàn)略意義的工作，是做好檔案工作的前提和保障。隨著企業(yè)深化改革和信息技術(shù)在檔案管理中的不斷深入，企業(yè)檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化，新的檔案記錄形式和管理方式不斷涌現(xiàn)，檔案工作面臨從傳統(tǒng)載體管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級的巨大挑戰(zhàn)。如何最大限度地豐富檔案資源、延長檔案資源壽命、開發(fā)利用檔案資源，是新時代企業(yè)檔案資源建設(shè)的重點和難點，需要調(diào)用企業(yè)各方面的資源。

一、新時代加強企業(yè)檔案資源建設(shè)的重要性

1.國家治理對檔案工作提出的新要求

新修訂的《檔案法》明確提出檔案管理工作旨在推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)。檔案治理體系和治理能力是國家治理體系和治理能力的重要組成部分，更是國家治理體系和治理能力的重要支撐和保障。推進檔案治理現(xiàn)代化是一項系統(tǒng)工程，它不僅是一個理論問題，更是一個實踐問題，檔案治理現(xiàn)代化最終必須落到具體的行為實踐之中，加強企業(yè)檔案資源建設(shè)是推進檔案治理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。

2.企業(yè)深化改革發(fā)展對檔案資源利用的需要

隨著改革的深化，企業(yè)對檔案數(shù)據(jù)數(shù)量、質(zhì)量、利用效率都有了更高的要求。認識檔案的信息價值、證據(jù)價值，推進企業(yè)檔案資源建設(shè)，探索檔案資源建設(shè)的新途徑、新形式，創(chuàng)新管理模式，豐富檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源的價值和作用，更好地服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展。要對檔案信息資源進行多角度、深層次的開發(fā)和集成，充分發(fā)揮檔案的信息資源價值，促進檔案信息向企業(yè)實現(xiàn)生產(chǎn)力和競爭力的轉(zhuǎn)化。

3.企業(yè)檔案工作適應(yīng)信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要

隨著信息技術(shù)的深化應(yīng)用，中國石化已上線運行數(shù)百套信息管理系統(tǒng)，覆蓋了綜合辦公、業(yè)務(wù)辦理和生產(chǎn)運營的各個環(huán)節(jié)，“一切業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化”已成為現(xiàn)實。系統(tǒng)形成的海量數(shù)據(jù)已成為企業(yè)重要的檔案資源，檔案資源的類型不斷豐富，以紙質(zhì)檔案為主體的傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足信息時代發(fā)展要求，瓶頸陸續(xù)顯現(xiàn)。如何確保數(shù)據(jù)的可信、可靠、可用、可控及數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)活動過程的記錄與證據(jù)保留，成為新時代企業(yè)檔案資源建設(shè)的重要方向，決定了企業(yè)檔案工作的發(fā)展水平。

4.企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的需要

石油石化企業(yè)經(jīng)過幾十年的發(fā)展，在許多方面均遇到瓶頸，在習(xí)近平總書記到勝利油田視察后，提出中國人的飯碗要端在自己手里的要求，廣大石油科技工作者憋足勁、勇爭先，為祖國找到大油田、大氣田，為國家的能源事業(yè)做貢獻。企業(yè)檔案管理部門也要通過收集渠道創(chuàng)新、管理手段創(chuàng)新、利用技術(shù)創(chuàng)新，更好地服務(wù)企業(yè)經(jīng)營科研的需求，而檔案資源建設(shè)就是其中的關(guān)鍵之一，如何利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等新技術(shù)，如何將檔案管理與新技術(shù)融合，并適用于檔案管理及服務(wù)，都是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的需要。

二、企業(yè)檔案資源建設(shè)面臨的問題

1.檔案管理機構(gòu)和人員設(shè)置不能滿足企業(yè)高質(zhì)量檔案資源建設(shè)的要求

在中國石化深化改革過程中，隨著煉化企業(yè)“三定”工作，即定組織機構(gòu)、定崗位、定人員的開展，檔案管理機構(gòu)存在被撤銷、合并、層級下降等情況，造成檔案管理機構(gòu)職能弱化、人員減少。檔案部門崗位設(shè)置和人員配置不合理，業(yè)務(wù)指導(dǎo)崗位設(shè)置偏少，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員配置不足，對企業(yè)各基層單位檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位。企業(yè)檔案工作人員主要精力集中在檔案的整理上，對前端的文件材料歸檔管控和后端的檔案利用服務(wù)工作開展不足，影響了企業(yè)檔案資源建設(shè)。

2.歸檔機制有待健全

歸檔工作是豐富檔案資源內(nèi)容的最主要途徑。由于有些企業(yè)未能明確將歸檔工作納入部門管理流程和崗位職責，或者有些企業(yè)制定了相應(yīng)的管理機制，但歸檔管控考核體系不健全，歸檔工作往往是部門員工的自覺自愿行為，僅限于“你交什么、我就歸什么”的被動狀態(tài)。有些企業(yè)存在歸檔制度落實不到位、歸檔范圍修訂不及時、指向不具體、操作性不強的問題。有的企業(yè)應(yīng)歸檔的權(quán)證檔案、事故檔案等核心檔案未及時收集，分散保管在業(yè)務(wù)部門，有的企業(yè)重要決策檔案歸檔不齊全、不完整。

3.檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

一是檔案信息化前端管控不足，各企業(yè)在檔案信息化工作中，電子文件的前端管理不強，未能普遍深入?yún)⑴c到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計、研發(fā)過程中，未對電子文件在形成之初進行充分有效的前端控制，影響了業(yè)務(wù)系統(tǒng)中重要的數(shù)據(jù)和電子文件的及時歸檔。二是企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)亟待提速，很多企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)未覆蓋全系統(tǒng)，已經(jīng)實施的檔案管理系統(tǒng)功能不能很好滿足企業(yè)檔案管理需要。三是業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的歸檔仍然處于起步階段，必須歸檔的數(shù)據(jù)主要存在于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，電子文件歸檔接口開發(fā)還較少，歸檔內(nèi)容不清晰，信息系統(tǒng)前期設(shè)計沒有充分考慮與檔案管理系統(tǒng)集成，產(chǎn)生檔案管理系統(tǒng)“孤島”問題。

4.未轉(zhuǎn)變檔案工作思想理念

許多單位的“老檔案員”，由于年齡等原因，對新事物、新技術(shù)、新思念接受程度低、理解慢，在實際工作中仍然存在“重保管、輕利用”的傳統(tǒng)慣性思維，停留在把檔案庫房管好，把檔案目錄做好，以及等、靠、要的檔案服務(wù)模式。確實造成檔案管理工作被動、造成檔案利用落伍，也造成企業(yè)人員利用檔案積極性下降，使檔案資源的價值和作用沒有得到充分體現(xiàn)，進而造成檔案管理部門功能弱化，檔案部門重要性減弱，并影響到檔案資源收集、建設(shè)工作。

5.檔案利用服務(wù)不能緊跟新技術(shù)發(fā)展

由于前期檔案管理系統(tǒng)設(shè)計時，對大數(shù)據(jù)及區(qū)塊鏈等技術(shù)采用較少，對檔案資源建設(shè)及利用未做考慮，因此在檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保存的是“死數(shù)據(jù)”，未能對其進行特性分析、數(shù)據(jù)歸集、智能推送等工作，造成實際檔案利用服務(wù)中存在推送對象不明、內(nèi)容歸納不強、特性分析不足、資源融合不夠等情況，檔案部門不能提出自己的管理要求、利用策略、服務(wù)手段及功能，最終會造成企業(yè)檔案價值得不到發(fā)揮，檔案的重要性被削弱、邊緣化，這也是許多企業(yè)檔案部門在與信息管理部門合并后，檔案部門消失的原因之一。

6.專業(yè)人才建設(shè)的問題

人才的重要性在任何時候都是毋庸置疑的，特別是近幾年新技術(shù)、新觀念層出不窮，檔案管理人員不學(xué)習(xí)是肯定跟不上時代的步伐，也跟不上企業(yè)科學(xué)管理對檔案管理的要求，跟不上企業(yè)員工對檔案利用的需求。檔案管理人員不僅要精通檔案業(yè)務(wù)，還必須掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)以及所處單位主要的專業(yè)知識，才能適應(yīng)當下檔案科學(xué)管理的需要。眾所周知，檔案管理部門的地位決定它從來不是一個熱門單位，只有通過創(chuàng)造條件去吸引人才，同時培養(yǎng)檔案部門原生人才，來滿足新時期企業(yè)檔案管理工作的需要。

三、新時代加強檔案資源建設(shè)的對策

1.進一步健全檔案管理體制

根據(jù)依法依規(guī)治企要求，健全企業(yè)改革后的檔案工作管理體制，提高檔案部門的履職能力。按照檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，明確負責檔案工作的職能部門，合理配置檔案人員，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)。引導(dǎo)各企業(yè)強化檔案工作與業(yè)務(wù)工作的深度融合，完善制度，優(yōu)化流程，建立健全考核體系，落實歸檔責任，加強歸檔監(jiān)管，確保檔案資源“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”。落實國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等法規(guī)要求，堅持規(guī)范管理、問題導(dǎo)向原則，開展企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表的修訂。

企業(yè)要結(jié)合本單位發(fā)展戰(zhàn)略、主要業(yè)務(wù)特點、檔案資源重點，進一步梳理業(yè)務(wù)流程，建立健全一套符合企業(yè)管理特點、可操作性強、覆蓋全面的歸檔工作規(guī)范，特別要將檔案管理納入企業(yè)考核中，建立檔案管理工作的監(jiān)督巡視機制，以加強企業(yè)管理者檔案意識，提高企業(yè)檔案管理地位。

2.進一步豐富檔案資源建設(shè)

檔案工作的地位從根本上說是由資源決定的，做檔案工作要樹立資源為王理念。豐富檔案資源包括：一是要拓展收集途徑，積極創(chuàng)新文件材料收集機制，重點探索業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理途徑，加強檔案工作前端控制，充分保證各種載體、各種形式的檔案資源有效歸檔;二是加強檔案文化建設(shè)，建成檔案資源豐富、門類齊全、清晰有序、精品迭出，能反映企業(yè)全程發(fā)展足跡的檔案資源庫，加大對企業(yè)記憶、特色記憶、職工文化記憶、企業(yè)遺產(chǎn)等檔案資源的建設(shè)力度，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu);三是打造精品檔案，以檔案精品項目帶動檔案文化建設(shè)，推動企業(yè)文化建設(shè)，開展對企業(yè)有重要影響的人、事、物的歷史檔案記憶挖掘，加大名人、名品的建檔力度;四是做好資源建設(shè)評價體系，在固定周期對企業(yè)檔案資源建設(shè)開展情況進行評價，對開展好的單位進行表揚，對開展不理想的單位要幫助，在企業(yè)內(nèi)形成競爭機制。

3.進一步深化檔案信息化建設(shè)

信息技術(shù)尤其是電子文件防篡改技術(shù)對檔案資源建設(shè)產(chǎn)生了重要影響。檔案部門要順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢，積極拓展新職能，及時奉行新理念，全面應(yīng)用新技術(shù)，有效監(jiān)管全流程，率先出臺新規(guī)范，完整保全新元素，以便有效實現(xiàn)新時代的檔案管理。

近年來，中國石化以云存儲為基礎(chǔ)，加強檔案管理系統(tǒng)頂層設(shè)計的投入，以石化云為基礎(chǔ)開發(fā)了中國石化檔案管理三期系統(tǒng)，積極推進業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件自動歸檔接口開發(fā)，出臺了《中國石化業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理規(guī)范》，明確要求新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門、信息部門、檔案部門等評估是否需要開發(fā)歸檔接口，力爭有歸檔需求的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在系統(tǒng)建設(shè)之初即滿足電子文件自動歸檔要求。

通過承擔國家檔案局企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，在電子文件防篡改技術(shù)，如文件固化技術(shù)、哈希值校驗技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、可信時間戳技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等方面進行了積極嘗試，將管理手段和技術(shù)手段相結(jié)合，保障歸檔電子文件的真實性、完整性、可用性及安全性，為數(shù)字檔案資源建設(shè)提供了有效途徑。

通過利用好信息技術(shù)，開始進行在線歸檔、歸檔前置、電子歸檔等試點工作，通過電子歸檔改為單套制保管，可以減少紙質(zhì)文件的形成、提高歸檔效率、縮短歸檔時間、實現(xiàn)綠色環(huán)保等要求;通過歸檔前置功能，將科技檔案檢查等工作提前，減少報告打印的浪費、提高歸檔成功率、減少乙方單位差旅支出、縮短歸檔周期，實現(xiàn)減碳目標;通過開展在線歸檔，將歸檔成果報告分解成若干部分，最終合成歸檔報告，實現(xiàn)全流程電子化。

4.進一步重視檔案資源開發(fā)利用

首先，要開發(fā)檔案信息資源。在維護企業(yè)利益以及遵守保密規(guī)定的前提下，加強管理、技術(shù)、安全、市場等檔案信息的分析研究、深度開發(fā)，提供高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，努力把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，主動為企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展決策、管理等提供服務(wù)支撐。其次，要推進檔案信息資源共享。積極推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，既要完善檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為資源共享提供平臺和手段，又要充實數(shù)字檔案資源，提高館藏檔案數(shù)字化率，為資源共享提供豐富內(nèi)涵。最后，要創(chuàng)新檔案利用機制。準確把握改革發(fā)展對檔案的利用需求，做好重大決策、科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、降本增效、維護穩(wěn)定等工作中的檔案利用服務(wù)。例如，中國石化油田企業(yè)狠抓油氣勘探開發(fā)檔案管理，實現(xiàn)“從資料管理向資源管理轉(zhuǎn)變”，在部分企業(yè)發(fā)揮檔案專業(yè)化管理體制優(yōu)勢，開展“檔案服務(wù)示范崗”創(chuàng)建活動，全面推行“異地查檔、跨室服務(wù)”。

5.進一步加強檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)

新時代檔案人員的工作內(nèi)容不再局限于傳統(tǒng)的管理工作，應(yīng)積極拓展工作內(nèi)容，扮演新角色，將檔案人員培養(yǎng)成為記憶維護者、知識教化者、內(nèi)容研究者和專業(yè)宣導(dǎo)者。在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，加大檔案信息化建設(shè)、電子資源管理等方面專家的培養(yǎng)，拓寬檔案人才成長通道，建立日趨完善的檔案專業(yè)人才隊伍。通過對內(nèi)組織富有挑戰(zhàn)性的工作來鍛煉和培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干，通過對外合作來培養(yǎng)新型專業(yè)人才，通過組織內(nèi)外業(yè)務(wù)交流、業(yè)務(wù)考察、學(xué)術(shù)報告、參加重要學(xué)術(shù)會議來開闊專業(yè)人員視野，打造一支富有擔當與創(chuàng)新精神的專業(yè)骨干隊伍。

6.進一步加強檔案資源安全管理

重視檔案安全工作，落實檔案安全管理責任，加強和改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做到檔案館（室）專館（室）專用，健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防范體系，加強檔案應(yīng)急體系建設(shè)，確保檔案庫房符合有關(guān)規(guī)范和標準要求。充分運用現(xiàn)代科技手段，不斷提高化解風險、防范事故、應(yīng)急演練和處置的能力。嚴格執(zhí)行檔案安全保密制度和相關(guān)規(guī)定，加強檔案在保管、傳輸、數(shù)字化、利用等環(huán)節(jié)的安全保密，推進重要檔案的異地異質(zhì)備份，確保檔案實體和信息的絕對安全。

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（作者單位：中國石油化工集團公司綜合管理部）