館藏檔案資源建設與管理研究

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展和職業(yè)教育的變革，對學校檔案管理工作提出了更高的要求。建立豐富和合理的館藏檔案資源，是檔案管理工作的基礎和前提。當前，硬件配套設施不完善、檔案收集管理不到位、檔案信息化建設滯后、檔案人才隊伍建設薄弱等問題都制約著學校館藏資源的建設，必須通過加強檔案館基礎設施建設、做好檔案收集工作、推動檔案信息化建設、加強檔案人才隊伍建設等措施，加強館藏檔案資源建設與管理，更好地服務于學校中心工作，也為其他高校檔案館館藏建設與管理提供參考。

關鍵詞：館藏檔案;檔案資源;檔案管理

《高等學校檔案管理辦法》中將高校檔案定義為：“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！弊龊酶咝n案管理工作，既能為高校工作的開展提供依據(jù)和憑證，也是對校園文化的保護和傳承。建立豐富和合理的館藏檔案資源，是高校檔案管理工作的基礎和前提[1]。信息技術(shù)的發(fā)展，對高校傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生了巨大的沖擊，當前高校檔案館的館藏資源很難滿足用戶日益多樣的利用需求。因此，高校檔案館需要結(jié)合本校檔案工作的實際情況，重視館藏檔案資源建設與管理，提升檔案信息化水平，提高檔案利用率，由傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館、智慧檔案館轉(zhuǎn)型，為本校和社會提供高質(zhì)量的檔案服務。

習近平總書記指出，在全面建設社會主義現(xiàn)代化國家新征程中，職業(yè)教育前途廣闊、大有可為。上海電子信息職業(yè)技術(shù)學院作為一所有60年辦學歷史的公辦全日制普通高等職業(yè)院校，是“國家示范性高等職業(yè)院校建設計劃”骨干高職院校、國家優(yōu)質(zhì)?？聘叩嚷殬I(yè)院校、上海一流?？聘叩嚷殬I(yè)教育建設立項單位、上海市示范性高等職業(yè)技術(shù)院校。在職業(yè)教育不斷改革，職業(yè)院校主動融入國家重大戰(zhàn)略，培養(yǎng)高質(zhì)量的技能型人才，共同構(gòu)建技能型社會的背景下，高職院校的綜合檔案館承擔著學校檔案收集歸檔、服務利用、資政育人的任務[2]，必須順應時代的發(fā)展，加強館藏檔案資源建設，構(gòu)建學校檔案管理一體化平臺，更好地服務于學校中心工作。

1館藏檔案資源建設與管理現(xiàn)狀

1.1基礎設施建設情況

綜合檔案館現(xiàn)有檔案庫房兩個，共130平方米，配置有檔案專用密集架，容量總計170立方米，總排架累計長度1368米。同時配備了溫濕度顯示儀、空調(diào)、除濕機、空氣消毒機、消防滅火器材、檔案專用掃描儀、復印機、光盤磁帶防磁柜、防潮箱、檔案裝訂機等辦公設備及檔案庫房專用設備。

1.2現(xiàn)有館藏檔案結(jié)構(gòu)

學校檔案館統(tǒng)一保管著上海電子信息職業(yè)技術(shù)學院、上海電子工業(yè)學校、原中共上海儀電控股（集團）公司黨校、原上海電子技術(shù)學校、原上海第一儀表電子工業(yè)學校、儀電控股（集團）公司委托管理的原上海廣電職業(yè)技術(shù)學校（部分文書檔案）共6個全宗的檔案。

除在職教職工的人事檔案由人事處專門管理、學生檔案由學生處專門管理外，學校檔案館統(tǒng)一收集并集中管理了學校DQ黨群類、XZ行政類、XS學生類、JX教學類、KY科研類、JJ基建類、SB設備類、WS外事類、CK財會類、SX聲像類、SW實物類共11個門類的檔案，以紙質(zhì)檔案為主，聲像、實物等其他載體檔案為輔，門類齊全，較為詳細地記錄了學校的發(fā)展歷程和辦學成果。

1.3檔案信息化建設情況

2009年12月，學校引進新影捷檔案管理系統(tǒng)軟件，初步實現(xiàn)了檔案編目、統(tǒng)計和檢索的計算機現(xiàn)代化管理。2019年4月，綜合檔案館對新影捷檔案管理系統(tǒng)進行了升級，賦予各二級部門兼職檔案管理員登錄權(quán)限，通過系統(tǒng)實現(xiàn)了二級部門預立卷、綜合檔案館網(wǎng)上審核、紙質(zhì)檔案移交的歸檔流程。9月，綜合檔案館為部分二級部門進一步開通三級權(quán)限，讓更多兼職檔案員通過系統(tǒng)錄入案卷和卷內(nèi)文件目錄，有效提高了檔案移交的工作效率。截至2019年12月，完成學校和電子工業(yè)學校（中專部）部分檔案的目錄數(shù)字化共計3921卷、15869件，完成合同檔案和實物檔案目錄數(shù)字化共計3659件。

2020年，綜合檔案館開展館藏檔案數(shù)字化加工項目，完成5067卷文書檔案、595卷學籍卡、232張基建圖紙、4505張照片、490件實物、3714件合同檔案的數(shù)字化掃描、加工，依托檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案全文檢索，極大地提高了檔案利用效率，有利于對檔案實體的保護。

1.4學校檔案人才隊伍建設情況

學校檔案人才隊伍由綜合檔案館專職檔案管理員和各二級部門兼職檔案管理員組成，每個二級部門至少設置一名兼職檔案管理員負責本部門的檔案工作。目前，學校有綜合檔案館專職檔案管理員2名，各二級部門兼職檔案管理員40余名。由學校綜合檔案館負責對二級部門兼職檔案管理員進行業(yè)務培訓和歸檔指導，保證學校各部門檔案及時、規(guī)范歸檔。

2館藏檔案資源建設與管理存在的問題

2.1硬件配套設施不完善

學校檔案庫房是在2010年由兩間大教室改建而成的，后來陸續(xù)配置了空調(diào)、除濕機、滅火器等設備，滿足了基本的溫濕度監(jiān)控和消防功能。但是，隨著學校發(fā)展和檔案的集中統(tǒng)一保管，綜合檔案館館藏檔案數(shù)量逐年增長，當前的檔案庫房面積已無法滿足檔案的保管需求。用木板封閉教室窗戶改造的庫房墻壁，隔熱性能不佳;使用空調(diào)和除濕機控制庫房溫濕度，沒有自動控制系統(tǒng)，導致庫房不能實現(xiàn)24小時恒溫恒濕;僅配置滅火器，沒有自動報警、自動滅火等裝置，無法確保檔案實體安全。另外，綜合檔案館沒有相對封閉、獨立的區(qū)域，且沒有專門進行檔案展覽的空間，不利于檔案安全及各項檔案工作的開展。

2.2檔案收集管理不到位

學校自2003年5月起，結(jié)合本校工作實際，制定了一系列檔案管理制度，對歸檔管理、歸檔范圍、檔案整理、檔案利用、庫房管理等方面進行了規(guī)范，此后經(jīng)過歷年完善，形成了較為全面的制度體系。但是，對于制度的實施執(zhí)行力度不夠，對二級部門檔案移交的管理不到位，涉及多個部門的工作歸檔責任劃分不明確，仍然存在檔案延遲或未能收集進館的情況，如設備項目檔案目前館藏僅2019—2020年設備項目的成套檔案，其他年度的設備項目檔案暫未進館;基建項目檔案館藏為學校一期、二期建設等重大基建項目，學校歷年建設項目與維修工程等基建項目檔案還在陸續(xù)整理移交中;離退休教職工人事檔案已向檔案館移交，但由于歷史原因，僅做簡單案卷編號，并未完成規(guī)范的整理。另外，針對具體的檔案門類，仍然缺少有針對性的相關制度規(guī)范來進行專門的規(guī)定和指導。

2.3檔案信息化建設滯后

檔案信息化建設包含檔案存量數(shù)字化和增量電子化。目前，綜合檔案館的館藏數(shù)字化工作還未全部完成，尤其是對于年代久遠的文書檔案、離退休教職工人事檔案等，全文識別難度較高，數(shù)字化難度較大，數(shù)字化任務較重;對于每年新增的檔案，除聲像、實物等其他載體檔案外，文書檔案仍然以紙質(zhì)檔案為主，進館之后由檔案館進行數(shù)字化掃描工作。檔案信息化建設還需持續(xù)推進。

由于檔案管理系統(tǒng)暫未與學校其他辦公系統(tǒng)對接，不能進行數(shù)據(jù)共享[3]，導致出現(xiàn)重復勞動，不利于提高工作效率。如學校收發(fā)文、合同等，都在學校自動化辦公系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）中進行業(yè)務辦理和流轉(zhuǎn)，但由于系統(tǒng)各自形成“信息孤島”[4]，檔案管理系統(tǒng)不能直接接收OA系統(tǒng)中完整的收發(fā)文及合同的電子數(shù)據(jù)，需要兼職檔案管理員在檔案管理系統(tǒng)中重新著錄，既付出額外的時間成本，又容易發(fā)生錯錄、漏錄的現(xiàn)象。

2.4檔案人才隊伍建設薄弱

學校檔案人才隊伍建設是學校檔案工作開展的重要環(huán)節(jié)，對學校檔案資源建設具有重要作用。當前，學校檔案人才隊伍建設存在以下四方面問題。一是專職檔案管理員人數(shù)少。學校專職檔案管理員僅有綜合檔案館2名，同時兼顧各項行政事務，隨著檔案業(yè)務的不斷增加，導致檔案工作無法做細，制約檔案工作的發(fā)展。各二級部門檔案工作由行政人員兼職負責，由于部門工作繁重，導致檔案工作花費的時間和精力不足。二是兼職檔案管理人員變動頻繁，檔案隊伍新手多，部門內(nèi)人員變動缺少檔案工作交接環(huán)節(jié)，導致接替的兼職檔案管理員不了解部門檔案情況，影響部門檔案工作銜接。三是檔案業(yè)務技能欠缺。各二級部門兼職檔案管理員大部分每年進行一次到兩次檔案整理，導致檔案業(yè)務技能不熟練。因部門內(nèi)缺少檔案工作交接，檔案工作新手不具備檔案工作知識，無法順利開展檔案業(yè)務。四是檔案人才隊伍考核制度不健全，沒有形成成熟的考核體系，不利于調(diào)動學校檔案管理員的積極性。

3加強館藏檔案資源建設與管理的對策

3.1加強檔案館基礎設施建設

為維護學校檔案實體安全、促進檔案工作規(guī)范展開，需要擴建或新建檔案庫房，增加庫房面積，配置庫房溫濕度自動化控制系統(tǒng)、自動報警系統(tǒng)、自動滅火裝置等專業(yè)設備;為檔案館設置相對獨立的空間，合理規(guī)劃檔案館閱檔、辦公及檔案加工區(qū)域。

乘學校基建四期建設之機，2019年4月，綜合檔案館向?qū)W校提交新檔案館建設規(guī)劃，計劃建設總面積1940平方米的新檔案館，包含紙質(zhì)檔案庫、實物檔案庫、涉密檔案庫、聲像檔案庫共900平方米檔案專用庫房，200平方米對外服務用房，250平方米檔案業(yè)務和技術(shù)用房，90平方米辦公用房及500平方米校史展覽廳/校史館，以滿足學校檔案工作的長期發(fā)展。

3.2重視檔案收集，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

檔案收集是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，是做好檔案工作的基礎。做好高校的檔案收集工作，首先，要建章立制，對學校的檔案收集工作進行整體規(guī)劃，明確歸檔責任，形成部門聯(lián)動。在綜合性檔案管理制度的基礎上，還要針對具體的檔案門類，制定相關制度，如基建檔案管理制度、設備檔案管理制度、離退休教職工人事檔案管理制度等。其次，要做好業(yè)務指導，進行制度的細化，保證檔案收集的質(zhì)量。

高校檔案收集工作，一方面是定期接收各二級部門形成的檔案，另一方面是征集保存于師生、校友個人手中的檔案，以完善館藏[5]。對于各二級部門檔案收集不全面的問題，鼓勵各二級部門設立“文件中轉(zhuǎn)站”，由該部門兼職檔案管理員負責管理。以“人”為單位，或以“事”為單位，在一項工作辦畢或階段性辦畢時，由相關人員將文件放入中轉(zhuǎn)站進行短期保管。兼職檔案管理員定期對部門放入中轉(zhuǎn)站內(nèi)的文件進行檢查、核對，并在檔案館規(guī)定的移交時間內(nèi)，按照歸檔要求進行統(tǒng)一整理，完成部門檔案歸檔工作，以保證各二級部門檔案收集的完整性和規(guī)范性。對于師生或校友檔案的征集，要以館藏需求為依據(jù)，以完善館藏為目的，號召師生或校友進行檔案捐贈或暫存，并贈予捐贈證書，彌補館藏檔案之不足。

3.3融入智慧校園，實現(xiàn)信息共享

新修訂的《檔案法》第三十六條明確指出：“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接。”學校檔案工作必須持續(xù)推進信息化建設，主動融入學校智慧校園，打破“數(shù)據(jù)孤島”，實現(xiàn)系統(tǒng)集成，并在智慧校園環(huán)境中承擔數(shù)據(jù)保管和利用的重要角色。要在學校整體信息化建設的框架下，完善檔案管理系統(tǒng)，增加檔案數(shù)據(jù)存儲容量;繼續(xù)推進存量檔案、增量檔案數(shù)字化掃描工作，達到館藏檔案100%實現(xiàn)數(shù)字化的目標;確定系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)范圍，整合不同系統(tǒng)產(chǎn)生的異構(gòu)數(shù)據(jù)[6]，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的對接，將歸檔環(huán)節(jié)加入各項業(yè)務流程，實現(xiàn)辦畢及時歸檔，提高歸檔效率，保證歸檔數(shù)據(jù)的完整性、可靠性、可用性，最終實現(xiàn)學校檔案信息資源集成管理[7]。

保障信息安全是信息化建設的前提。在信息公開的背景下，要對歸檔文件進行嚴謹規(guī)范的鑒定，對于符合信息公開要求的文件，建設以檔案用戶為導向、利用便捷的檔案管理一體化平臺[8]，開展全校范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，讓檔案利用更為高效、更為便利，最大程度發(fā)揮檔案的利用價值。同時，綜合檔案館要與學校信息中心合作，為檔案管理系統(tǒng)及檔案管理一體化平臺提供技術(shù)保障，維護檔案數(shù)據(jù)安全，規(guī)范利用程序，為數(shù)據(jù)歸檔及數(shù)據(jù)共享提供安全穩(wěn)定的校園網(wǎng)絡環(huán)境。

3.4加強檔案人才隊伍建設

學校檔案工作不斷推進，對檔案管理人員的要求也不斷提高，必須重視檔案人才隊伍的建設，建立一支理論知識和業(yè)務技能完備、符合學校檔案工作發(fā)展要求的專業(yè)隊伍。第一，要提高專職檔案管理員比例，細化檔案館業(yè)務分工，根據(jù)檔案業(yè)務開展的需要，引進檔案學、中文、計算機等不同專業(yè)背景的人才，實現(xiàn)檔案管理工作收集、保管、編纂、利用等各項環(huán)節(jié)均衡發(fā)展，滿足數(shù)字檔案館、智慧檔案館建設的人才需求。第二，要將檔案培訓作為學校檔案工作的重要內(nèi)容。支持檔案館工作人員參加高層次高水平的培訓、講座等活動，學習檔案行業(yè)先進成果;參與檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育，實現(xiàn)職稱晉升;鼓勵檔案人員申報科研項目，開展檔案研究，提高檔案人員科研素質(zhì)。對于兼職檔案管理員隊伍，要及時掌握學校檔案隊伍的人員變動情況，定期開展檔案上崗培訓;在校內(nèi)舉辦豐富的檔案培訓及講座，拓寬視野，提高理論和業(yè)務水平;針對不同部門的檔案需求，進行有針對性的檔案指導。第三，要完善檔案人才隊伍考核制度，制定量化指標，形成合理的業(yè)務評價機制，并將其作為薪酬評定、評先評優(yōu)的重要依據(jù)[9]，激發(fā)檔案人員的工作積極性。

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[9]陳海燕.“雙一流”背景下高校檔案人才隊伍建設研究—以上海交通大學為例[J].蘭臺世界，2020（10）：66—68.

作者簡介：程夢歌（1993—），大學本科學歷，上海電子信息職業(yè)技術(shù)學院助理館員，主要從事檔案管理研究。15