如何明確和完善基層單位檔案資源體系建設(shè)任務(wù)

吉艷

摘 要 新的歷史時期要求我們在檔案資源建設(shè)過程中堅持以人為本，重點在檔案資源建設(shè)上有普遍改進，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系，保證經(jīng)濟社會發(fā)展全過程和各領(lǐng)域形成的檔案應(yīng)建盡建，全面覆蓋。因此加強和完善基層單位檔案資源體系建設(shè)，已成為新時期檔案事業(yè)實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞 基層單位 檔案資源 體系建設(shè)

中圖分類號：G279.2 文獻標識碼：A

1基層單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1缺乏以人為本的觀念

要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的看重事務(wù)類檔案而忽視涉及人的檔案，看重重要人物檔案而忽視普通人物檔案的觀念，樹立人的檔案最重要的觀念，把涉及人的檔案收集歸檔齊全，并適當延長其保管期限。目前，檔案部門接待利用最多，解決問題最多的也是像查找工齡、查找職級待遇、查找工種證明等這些涉及人的檔案。

1.2檔案管理力量薄弱

檔案人員素質(zhì)偏低，大部分單位檔案管理人員由老與弱的女同志承擔，或辦公室勤雜人員兼任，文化素質(zhì)不高，檔案專業(yè)知識缺乏，實際操作能力差，有的檔案員對立卷歸檔的基本知識不了解，對檔案的全宗、類別、保管期限混淆不清，常出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的現(xiàn)象，工作上被動的多、主動的少，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動頻繁，也造成了檔案資料的散失。

1.3檔案現(xiàn)代化管理水平低

檔案安全管理是信息化社會發(fā)展的需要，信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用，非傳統(tǒng)載體檔案大量產(chǎn)生。面對快速發(fā)展的信息化社會，檔案部門不能順勢而動，沒有完全開展檔案安全管理，確保網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和利用安全。

1.4精品內(nèi)容的檔案少

在檔案資源體系建設(shè)中，我們既不能一味地追求數(shù)量，搞多多益善，以至造成室藏雍腫混雜；也不能一味地講究質(zhì)量，將一些反映立檔單位基本職能活動的有一定價值的檔案拒之門外，以至造成檔案殘缺不全。廣征薄收，征集古往今來與當?shù)赜幸欢P(guān)系的事件和人物檔案，征集現(xiàn)代名人和地方特色檔案，多方征集散存社會上的民俗檔案資料。

2基層單位檔案資源體系建設(shè)內(nèi)容

2.1強化檔案的交接工作

檔案收集交接應(yīng)該納入企業(yè)的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中，有一部分企業(yè)或檔案人員卻忽視了檔案的交接。這一工作環(huán)節(jié)應(yīng)引起基層單位的重視，擺上重要議事日程。在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，做到帳物相符，手續(xù)齊全，要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

2.2加大投入，改善保管條件

要把管理經(jīng)費作為事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財政預(yù)算，在財力上要給予大力支持，統(tǒng)籌解決檔案保管條件，規(guī)范化裝備，現(xiàn)代化設(shè)備及其它實際困難，積極爭取資金，著眼于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計算機管理。改善基層計生檔案室的保管條件，檔案室要有防潮措施，安裝排風(fēng)扇，購買溫濕度計，有條件的最好安裝空調(diào)、去濕機等現(xiàn)代化管理設(shè)備。

2.3開展檔案工作的現(xiàn)代化管理

檔案室要加強與電子政務(wù)管理部門的溝通聯(lián)系，充分發(fā)揮檔案部門人才、設(shè)備、技術(shù)、業(yè)務(wù)等優(yōu)勢，承擔起本地電子文件中心建設(shè)項目，實現(xiàn)由檔案室統(tǒng)一接收、管理、提供利用部門電子文件的目標。要進一步加強已公開現(xiàn)行文件收集工作，整合與人民群眾切身利益息息相關(guān)的人事勞資、福利待遇、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、房地產(chǎn)管理等具有現(xiàn)行效用的法規(guī)性、政策性、公益性文件，努力構(gòu)建內(nèi)容全面、系統(tǒng)，檢索準確、快捷的已公開現(xiàn)行文件資料，積累豐富資源。

2.4檔案室對本單位各機構(gòu)和下屬單位檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)的監(jiān)督、指導(dǎo)，是促進自身業(yè)務(wù)建設(shè)的需要

俗話說：“打鐵先得自身硬”。檔案室要進行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)，檔案人員就必須精通業(yè)務(wù)，檔案室的業(yè)務(wù)建設(shè)就得做出個樣子。只有這樣，才能監(jiān)督有力，指導(dǎo)有方，說話好使。檔案室要學(xué)會在監(jiān)督、指導(dǎo)中學(xué)業(yè)務(wù)，在學(xué)業(yè)務(wù)中加強監(jiān)督、指導(dǎo)。相互促進，相得益彰。

2.5建立監(jiān)督檢查機制

要強化監(jiān)管力度，定期開展重點檢查、專項督查，發(fā)現(xiàn)隱患，及時整改，促使檔案安全措施落到實處。監(jiān)督檢查既要關(guān)口前移，防患于未然，又要跟蹤督辦，務(wù)求檢查實效。要實行責任追究和行政問責制度，對于因行政不作為、亂作為以及玩忽職守、違法亂紀而發(fā)生檔案安全事故，造成損失的，要視情節(jié)輕重，嚴肅處理。

總之，基層檔案室是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機構(gòu)，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)?；鶎訖C關(guān)檔案室工作，是機關(guān)工作的組成部分，是提高行政工作效率的必要條件。基層檔案室又是國家檔案事業(yè)組織系統(tǒng)的基層組織，檔案室肩負著為國家檔案館積累和輸送檔案文化財富的職責。在加強檔案資源建設(shè)過程中，既注重突出重點，又注重創(chuàng)新手段。檔案資源體系建設(shè)中首先要存儲大量記憶，對這些內(nèi)容要全面開展現(xiàn)代化管理，使其發(fā)揮作用，更好地為社會服務(wù)。