基于六西格瑪管理工具的檔案管理系統(tǒng)實(shí)施

何南洋

摘 要：本文結(jié)合六西格瑪管理法的研究和實(shí)踐探索，開展DMADV管理工具應(yīng)用于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)施的全過程分析，從精益改進(jìn)角度，通過六西格瑪DMADV管理工具開展過程分析設(shè)計(jì)和管理績效改善，旨在建成符合研發(fā)制造型企業(yè)以項(xiàng)目檔案管理為核心需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新變革。

關(guān)鍵詞：六西格瑪;DMADV;檔案管理系統(tǒng);案例實(shí)踐

一、六西格瑪管理工具概述

六西格瑪管理法是一項(xiàng)以顧客為中心、以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以追求幾乎完美無瑕為目標(biāo)的管理理念。其核心是通過一套以統(tǒng)計(jì)科學(xué)為依據(jù)的數(shù)據(jù)分析、測量問題、分析原因、改進(jìn)優(yōu)化和控制效果，使企業(yè)在運(yùn)作能力方面達(dá)到最佳境界。

DMADV管理工具是六西格瑪管理法的重要實(shí)現(xiàn)模式，應(yīng)用于流程設(shè)計(jì)，其主要過程包括：

1.Define界定

界定項(xiàng)目范圍和定義，制定項(xiàng)目的組織變革計(jì)劃和管理計(jì)劃。

2.Measure測量

測量顧客需求，多維度收集顧客之聲（VOC）數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)化為質(zhì)量關(guān)鍵因素（CTQs）。

3.Analyze分析

通過對各CTQs的分析，評估并且選擇最關(guān)鍵的質(zhì)量因素。

4.Design設(shè)計(jì)

根據(jù)分析結(jié)果開展產(chǎn)品的過程概要和詳細(xì)設(shè)計(jì)，并測試設(shè)計(jì)構(gòu)成，準(zhǔn)備試點(diǎn)和全面的展開實(shí)施。

5.Verify驗(yàn)證

通過試點(diǎn)和重點(diǎn)測試后，充分驗(yàn)證產(chǎn)品和過程的性能。

二、六西格瑪管理工具的應(yīng)用途徑

六西格瑪管理工具廣泛應(yīng)用于世界500強(qiáng)企業(yè)的管理變革過程，且伴隨著這些國際企業(yè)如通用電氣（GE）等公司的業(yè)務(wù)在中國不斷發(fā)展，六西格瑪管理也在中國受到廣泛重視，越來越多中國企業(yè)逐步開始借助六西格瑪管理工具開展企業(yè)流程再造和管理創(chuàng)新變革。

為確保六西格瑪管理的有效進(jìn)行，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，業(yè)界普遍把六西格瑪管理看成是幫助企業(yè)走向更優(yōu)更好的未來之路，這條道路的三個(gè)基本途徑包括：解決問題、戰(zhàn)略改進(jìn)和業(yè)務(wù)變革。結(jié)合企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施，可以通過系統(tǒng)來幫助企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)變革，解決檔案業(yè)務(wù)面臨的痛點(diǎn)堵點(diǎn)問題、以信息化工具代替人工操作實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略改進(jìn)、再造檔案業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)管理性變革和創(chuàng)新。

1.解決問題

相對力度最小，系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)解決企業(yè)檔案管理現(xiàn)階段面臨的痛點(diǎn)和堵點(diǎn)問題，能解決傳統(tǒng)檔案管理在信息化背景下的管理桎梏。但不能解決檔案管理存在的潛在問題和本質(zhì)問題，不能獲得全局性、整體性的改變和優(yōu)化。

2.戰(zhàn)略改進(jìn)

可以幫助實(shí)施團(tuán)隊(duì)把重點(diǎn)放在高度優(yōu)先的問題上，例如基于目前業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的四性檢查等。戰(zhàn)略改進(jìn)屬于階段性的變革和成功，在企業(yè)內(nèi)部表現(xiàn)為檔案管理部門的業(yè)務(wù)改進(jìn)和優(yōu)化。但是對于企業(yè)整體而言，尚未把“在做檔案管理的部門”與“不做檔案管理的部門”統(tǒng)一起來。

3.業(yè)務(wù)變革

有望在幾個(gè)月之內(nèi)看到迅速變化和一些重大改進(jìn)，通過業(yè)務(wù)流程再造和分階段嵌入形式，以點(diǎn)帶面帶動(dòng)企業(yè)檔案管理的整體性變革。但是變革通常會(huì)帶來明顯混亂的場面，對變革控制，包括時(shí)間和人員都是個(gè)很大挑戰(zhàn)。

無論以上哪種途徑都可以采取六西格瑪設(shè)計(jì)過程管理工具，應(yīng)用其設(shè)計(jì)的過程模式來實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)性最佳融合，通過提高系統(tǒng)滿意度和忠誠度，以及降低缺陷和劣質(zhì)成本來實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)，突出六西格瑪管理用戶與組織的雙贏，實(shí)現(xiàn)檔案用戶與檔案管理者的雙贏。

三、六西格瑪管理工具應(yīng)用的主要做法

1.開展問題定義（Define），界定項(xiàng)目內(nèi)容

檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)建設(shè)目標(biāo)相對明確的系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目，按照六西格瑪流程設(shè)計(jì)和再造的理念，在系統(tǒng)實(shí)施前開展項(xiàng)目初始定義工作，主要包括：明確項(xiàng)目背景、開展問題陳述、界定項(xiàng)目范圍、傾聽客戶聲音、確定項(xiàng)目目標(biāo)、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、制定項(xiàng)目計(jì)劃、識別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)共8個(gè)步驟，如圖1。

通過以上步驟，完成項(xiàng)目內(nèi)容定義，明確項(xiàng)目目標(biāo)是建成滿足公司檔案分級管理需求、支持公司項(xiàng)目檔案有效性管控、能有效提高檔案用戶滿意度的可持續(xù)發(fā)展的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，同時(shí)明確項(xiàng)目一年建設(shè)周期，并識別出可能存在的人員、技術(shù)和管理方面存在的各類風(fēng)險(xiǎn)。

2.開展需求測量（Measure），明確質(zhì)量關(guān)鍵因素

通過定義階段的客戶聲音，結(jié)合公司系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)，制定詳細(xì)的系統(tǒng)功能需求清單，包括歸檔計(jì)劃、檔案收集、檔案保管、檔案利用、檔案處置、協(xié)同管理、資料點(diǎn)管理、系統(tǒng)管理及基礎(chǔ)業(yè)務(wù)定制共9大模塊。同時(shí)，根據(jù)卡諾模型，對以上功能需求開展質(zhì)量關(guān)鍵因素（CTQs）篩選和分析，確定了基本需求（優(yōu)先改進(jìn)部分）、一元需求（其次改進(jìn)部分），以及魅力需求（最后改進(jìn)部分），如圖2。

經(jīng)卡諾模型分析后，完成質(zhì)量關(guān)鍵因素篩選，明確影響公司檔案管理系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目的關(guān)鍵因素包括電子文件歸檔、檔案整理、檔案基礎(chǔ)架構(gòu)等方面的功能模塊，以及歸檔管控、檔案利用、檔案館務(wù)管理功能模塊，將檔案資源的開發(fā)利用、檔案知識管理作為本階段檔案管理系統(tǒng)實(shí)施的延伸擴(kuò)展需求。同時(shí)，從需求角度對以上因素開展影響排序，進(jìn)一步定義影響檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量關(guān)鍵因素（如圖3），為后續(xù)的系統(tǒng)分析和實(shí)施提供基礎(chǔ)和依據(jù)。

3.開展過程分析（Analyze），明確項(xiàng)目支撐要素

在分析過程明確系統(tǒng)設(shè)計(jì)概念，為系統(tǒng)高層設(shè)計(jì)提供所需要素，明確人員、技術(shù)、工具、流程等方面的要求，對重要的詳細(xì)設(shè)計(jì)資源進(jìn)行分類，對供應(yīng)商開發(fā)設(shè)計(jì)能力進(jìn)行評估，選擇最優(yōu)設(shè)計(jì)并完成設(shè)計(jì)需求。在此階段通過魚骨圖模型，將影響系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施的各方面因素進(jìn)行分析，如圖4。

經(jīng)分析，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)綜合考慮人員、技術(shù)、流程、供應(yīng)商等方面要素，在人員方面，項(xiàng)目管理人員的時(shí)間投入、項(xiàng)目測試人員的過程跟進(jìn)、項(xiàng)目利益相關(guān)方的參與以及系統(tǒng)主要用戶的使用習(xí)慣是主要影響方面;技術(shù)方面，云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用情況、三維數(shù)模文件歸檔和保存利用、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件推送等是技術(shù)實(shí)現(xiàn)的重要方面;流程方面，系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)和現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的契合及融合程度，相互促進(jìn)提升效果是系統(tǒng)影響力的重要體現(xiàn);供應(yīng)商方面，供應(yīng)商系統(tǒng)開發(fā)人員的開發(fā)能力、開發(fā)人員對檔案管理的理解以及開發(fā)實(shí)施人員的資源投入是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的主要影響因素。

4.開展系統(tǒng)設(shè)計(jì)（Design），實(shí)現(xiàn)需求功能

開發(fā)設(shè)計(jì)是需求轉(zhuǎn)換的重要手段，是項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)施階段的重要標(biāo)志。針對一個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)，是技術(shù)、需求的交互融合過程，通過對前期各階段形成的關(guān)鍵因素及分析要素進(jìn)行計(jì)劃，形成項(xiàng)目詳細(xì)的設(shè)計(jì)內(nèi)容，如有必要，在設(shè)計(jì)過程中可能還會(huì)重復(fù)并迭代定義-測量-分析-設(shè)計(jì)過程，以達(dá)到最完美的設(shè)計(jì)體現(xiàn)。

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要精益求精，設(shè)計(jì)過程是回答需求的過程。例如：歸檔計(jì)劃管理模塊，需求的目的和初衷是否完成功能化、系統(tǒng)化，模塊的設(shè)計(jì)是對檔案管理效能的提升還是妥協(xié)，是否綜合考慮到人員、技術(shù)、流程等各相關(guān)方面。通過此設(shè)計(jì)過程，完成系統(tǒng)的開發(fā)和功能實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)結(jié)果如圖5。

5.開展用戶驗(yàn)證（Verify），進(jìn)行效果評估

用戶驗(yàn)證是系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的重要方面，通過對系統(tǒng)進(jìn)行測試、反饋、完善、試運(yùn)行、試運(yùn)行評估及正式運(yùn)行，開展全方位的效果評估和系統(tǒng)驗(yàn)證。系統(tǒng)驗(yàn)證有多種方式，包含多個(gè)維度，主要有：驗(yàn)證過程按模塊開展，分為歸檔計(jì)劃模塊、檔案收集模塊、檔案整理模塊、檔案保管模塊、檔案利用模塊、檔案處置模塊;驗(yàn)證過程按角色開展，分為檔案管理員角色、檔案瀏覽員角色、利用管理員角色、專題管理員、系統(tǒng)管理員角色、審計(jì)管理員角色、安全管理員角色;驗(yàn)證過程按階段開展：文件階段、整編階段、檔案階段、銷毀階段。在具體的驗(yàn)證過程中，應(yīng)綜合使用以上各種方式，開展對系統(tǒng)全方位、全周期的測試評估，以期達(dá)到最初的使用需求。

四、六西格瑪應(yīng)用的效果分析

通過六西格瑪管理工具，對檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目開展流程再造和轉(zhuǎn)型升級，使整個(gè)項(xiàng)目過程階段明確、分工合理、流程完整，對檔案工作的管理效率和管理效能進(jìn)行顯著提升。

1.滿足企業(yè)檔案分級管理需求

檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級后，有效解決檔案數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)混亂、存儲邏輯不清晰的問題，在檔案分類體系的指導(dǎo)下，將業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)一步落實(shí)到系統(tǒng)工具中，厘清了檔案的整體分類要求。同時(shí)，分級管理明確檔案數(shù)據(jù)庫權(quán)屬關(guān)系，在系統(tǒng)架構(gòu)的支持下，落實(shí)管理職責(zé)的劃分，明確系統(tǒng)權(quán)屬要求，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的管理權(quán)責(zé)，有效規(guī)避檔案數(shù)據(jù)丟失、篡改和刪減風(fēng)險(xiǎn)。

2.滿足企業(yè)型號研制項(xiàng)目和固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管控

滿足項(xiàng)目檔案管理要求是檔案系統(tǒng)升級優(yōu)化的核心目標(biāo)。經(jīng)六西格瑪管理工具設(shè)計(jì)后的檔案管理系統(tǒng)增加檔案計(jì)劃管控功能，以項(xiàng)目歸檔計(jì)劃形式加強(qiáng)對項(xiàng)目文件歸檔的管控和跟蹤。通過系統(tǒng)進(jìn)行填報(bào)、發(fā)布、反饋和考核，做到計(jì)劃跟蹤無遺漏、文件歸檔無缺失，進(jìn)一步提高項(xiàng)目文件檔案的完整性、系統(tǒng)性。

3.支持企業(yè)數(shù)字檔案館的持續(xù)性建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息化的重要方面，也是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的重要組成部分。根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》要求，通過檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級，優(yōu)化電子文件歸檔四性檢測、支持多樣性的檔案館務(wù)管理、優(yōu)化多媒體和專題庫功能、完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能、提高檢索效率，為公司數(shù)字檔案館的持續(xù)建設(shè)和發(fā)展提供支持。

4.提升企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理效率

系統(tǒng)再造對業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件推送歸檔和管理具有顯著成效，開發(fā)配置的歸檔接口支持電子文件四性檢測，提升了電子文件歸檔接口的可擴(kuò)展性和開放性，統(tǒng)一企業(yè)電子文件推送標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)歸檔的電子文件自動(dòng)分類和初始整理，進(jìn)一步減輕了檔案管理員重復(fù)勞動(dòng)和手工干預(yù)的情況，提高檔案管理效率，增加檔案管理效能。

結(jié)束語

以上通過六西格瑪DMADV設(shè)計(jì)管理工具，界定檔案管理系統(tǒng)的范圍和內(nèi)容、收集測量各利益相關(guān)方需求、分析定義質(zhì)量關(guān)鍵因素，并以此為依據(jù)開展系統(tǒng)的設(shè)計(jì)分析，再對其進(jìn)行必要的驗(yàn)證和評估，最終設(shè)計(jì)出滿足企業(yè)實(shí)際和需求的檔案管理系統(tǒng)，支撐企業(yè)檔案管理的變革和創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐曉芬，鄧 績，王金德.六西格瑪管理叢書[M].中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2002

[2]王金德.《6SIGMA管理的計(jì)劃和實(shí)施》[J].上海質(zhì)量，2001

（作者單位：中國航發(fā)商用航空發(fā)動(dòng)機(jī)有限責(zé)任公司）