不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理

高瑜

摘 要：隨著我國社會(huì)發(fā)展以及國民經(jīng)濟(jì)的增長，不動(dòng)產(chǎn)登記工作直接關(guān)系到人民財(cái)產(chǎn)安全和物權(quán)管理。本文在闡述不動(dòng)產(chǎn)登記概念、管理主要內(nèi)容和管理形式基礎(chǔ)上，提出不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合與管理的難點(diǎn)，并從檔案整合、平臺(tái)構(gòu)建、技術(shù)、人員等層面提出相應(yīng)解決策略。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記;檔案整合;集約化管理;交接與整合

近年來，隨著人民財(cái)產(chǎn)權(quán)管理意識(shí)的不斷增強(qiáng)，社會(huì)各界愈發(fā)重視不動(dòng)產(chǎn)檔案的整合與管理工作，并且有著強(qiáng)烈的不動(dòng)產(chǎn)信息獲取需求。國家也明確要求完善管理程序、提升信息查詢的速度和效率，并且構(gòu)建現(xiàn)代化不動(dòng)產(chǎn)檔案登記形式與制度，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案高效整合與集約化管理。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記的相關(guān)概念

1.不動(dòng)產(chǎn)登記的概念

根據(jù)我國現(xiàn)行的民法體系來看，不動(dòng)產(chǎn)一般是指基于性質(zhì)層面無法進(jìn)行移動(dòng)或者移動(dòng)后對(duì)自身價(jià)值產(chǎn)生一定影響的物品。不動(dòng)產(chǎn)登記是指權(quán)利人或者利害關(guān)系人按照有關(guān)規(guī)定和程序提出申請(qǐng)，由國家專職部門工作人員通過一系列程序在不動(dòng)產(chǎn)登記簿上記載相關(guān)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利和變動(dòng)情況。嚴(yán)格來講，不動(dòng)產(chǎn)登記制度能夠發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)學(xué)價(jià)值從而推動(dòng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分類

根據(jù)我國《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要分為9大類：集體土地、房屋建筑、湖泊、林地、草地、耕地、森林、海域、建設(shè)用地、宅基地，這些都是由自然資源管理部門進(jìn)行統(tǒng)一登記，其中最常登記的物品就是人們的房屋建筑。不動(dòng)產(chǎn)登記所需材料具體包括地役權(quán)、抵押權(quán)、各類申請(qǐng)材料以及申請(qǐng)人的相關(guān)身份信息、法律文件等，這些材料都是民生檔案的重要組成部分，能夠有效證明申請(qǐng)人的物權(quán)信息，對(duì)統(tǒng)一管理和查詢信息等都有積極作用。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合與集約化管理的意義

1.滿足物權(quán)登記依托的需求

根據(jù)國家對(duì)物權(quán)的法律規(guī)定，申請(qǐng)人在登記不動(dòng)產(chǎn)時(shí)，需要對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)查詢，確保檔案內(nèi)未出現(xiàn)重復(fù)不動(dòng)產(chǎn)，才能以合規(guī)、合法方式進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記。換言之，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)正是以檔案登記形式來實(shí)時(shí)對(duì)物權(quán)、產(chǎn)權(quán)的合理化、合法化管理。如今，很多不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)將業(yè)務(wù)都推到一個(gè)責(zé)任部門中進(jìn)行集中管理，這也增加了此部分的工作量以及檔案管理的難度。因此，對(duì)責(zé)任部分的工作人員來說，若想提高登記效率，降低不動(dòng)產(chǎn)登記難度和煩瑣度，最好的途徑便是通過檔案管理形式推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理。

2.滿足便民服務(wù)的需求

對(duì)傳統(tǒng)不動(dòng)產(chǎn)登記制度和流程進(jìn)行有效簡化和整合之后，能夠?yàn)檗k理不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的人民群眾減去不少麻煩，節(jié)省群眾的等待和登記時(shí)間?，F(xiàn)代不動(dòng)產(chǎn)登記方式不僅簡化了整個(gè)登記流程，提高工作效率，還能有效維護(hù)登記人的合理物權(quán)以及財(cái)產(chǎn)。此外，群眾進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記時(shí)必須要提供有效的物權(quán)證明，具體包括申請(qǐng)書、房屋竣工證明、房屋測繪報(bào)告以及一系列的相關(guān)復(fù)印件。而這些物權(quán)也直接證明申請(qǐng)人財(cái)產(chǎn)的合法性，對(duì)整個(gè)申請(qǐng)過程發(fā)揮一定監(jiān)管作用。詳細(xì)來講，登記人員通過信息技術(shù)和科學(xué)手段對(duì)現(xiàn)有不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行整合，主要負(fù)責(zé)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行集中儲(chǔ)存以及分類，利用信息技術(shù)能夠有效減少工作人員檔案查檢時(shí)間，還能減少人工查閱出現(xiàn)的錯(cuò)誤，從而提高工作效率。

三、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合與集約化管理的主要內(nèi)容

1.檔案部門的整合

在實(shí)現(xiàn)登記機(jī)構(gòu)統(tǒng)一之后，在資金等條件允許狀況下還可以嘗試在一定地區(qū)范圍內(nèi)構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案館，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)類型與性質(zhì)進(jìn)行分科室管理，從而方便工作人員檢索與分類管理。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)范，以相同的工作標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)來要求嚴(yán)格規(guī)范登記工作，這樣就能在公平的前提下提高整個(gè)登記機(jī)構(gòu)的服務(wù)效率和工作質(zhì)量。

2.管理人員的整合

實(shí)現(xiàn)管理人員的整合是指在開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理初期，由經(jīng)驗(yàn)豐富的登記人員借助原有工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)為驅(qū)動(dòng)力，通過“以老帶新”的模式實(shí)現(xiàn)管理模式的更新。此外，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理的工作人員必須具備一定法律、管理以及信息技術(shù)等理論知識(shí)，有著扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能以及專業(yè)的服務(wù)態(tài)度，因此相關(guān)單位必須要落實(shí)好人才培養(yǎng)工作。

四、我國不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理形式

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要是由兩大載體溝通：電子檔案和紙質(zhì)檔案，在過去，由于能力和技術(shù)有限，主要是以紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中管理和存放，如今隨著前沿的信息技術(shù)發(fā)展以及各大公共平臺(tái)的建立，電子檔案成為主要管理形式。

1.虛擬管理形式

虛擬管理形式與物理管理形式相反，主要是電子檔案。從來源來看，電子檔案主要來源于申請(qǐng)錄入信息、登記信息、共享庫信息以及圖像信息這四大層面，其中申請(qǐng)錄入信息是指申請(qǐng)人在申請(qǐng)不動(dòng)產(chǎn)登記時(shí)所上傳的各種必需資料，包括不動(dòng)產(chǎn)證明、申請(qǐng)人身份證明等，而登記信息是指登記人員如錄入的重要信息，圖像信息是指申請(qǐng)人上傳、審核人員拍照所得的信息。

2.物理管理形式

物理管理形式就是指實(shí)體管理，主要包括登記簿等各類紙質(zhì)檔案和圖像檔案，由于各個(gè)地方的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、資金投入狀況、管理庫配置、管理水平和工作人員性質(zhì)都不同，因此會(huì)根據(jù)各地實(shí)際情況采取相應(yīng)管理形式。

物理管理形式可以分為高度集中、相對(duì)集中以及集約管理三大形式：

第一，高度集中式是指對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案等相關(guān)資料進(jìn)行集中管理，有利于檔案整合的規(guī)范化與整體化，確立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理體系。但是采取高度集中式對(duì)檔案庫房有著較高要求，對(duì)檔案庫房的容量、庫房面積、高度以及寬度等方面都有著嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。

第二，相對(duì)集中式是指按照不動(dòng)產(chǎn)類型進(jìn)行分別管理。對(duì)于房屋、草地、海域、森林等定著物可以通過二維碼、超鏈接等形式進(jìn)行分享和關(guān)聯(lián)。相對(duì)集中式管理方法能夠在不動(dòng)產(chǎn)管理庫房的基礎(chǔ)上進(jìn)行集約化管理，從而達(dá)到節(jié)省人力、財(cái)力和物力的目的。

第三，集約化管理是指集合一定人力、物力和財(cái)力以節(jié)約、高效為價(jià)值取向，從而降低管理成本。集約化管理以統(tǒng)籌規(guī)劃思想為指導(dǎo)，對(duì)系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)、檔案館以及人員配備進(jìn)行統(tǒng)一管理，集中下優(yōu)化可以有效節(jié)省資源，避免造成不必要的資源浪費(fèi)和經(jīng)濟(jì)損失，提高不動(dòng)產(chǎn)登記的工作效率。

五、檔案整合與集約化管理存在的問題

1.移交檔案前存在交接和整合問題

在整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理過程中，登記工作與管理工作密切銜接，如果檔案移交前的整理和交接工作中出現(xiàn)紕漏，會(huì)為后期檔案管理和調(diào)動(dòng)帶來一定麻煩。因此工作人員在進(jìn)行檔案交接時(shí)，必須要說明不同類型檔案的要求以及注意事項(xiàng)。同時(shí)，在不動(dòng)產(chǎn)集約化管理中，必須嚴(yán)格根據(jù)檔案類型進(jìn)行相應(yīng)分類，集中裝訂和保存，如果文件數(shù)量過多，整個(gè)檔案整合過程中就需要花費(fèi)更多時(shí)間、人力和物力，降低工作效率，這就更需要高效的整合與交接。

2.檔案整合入庫問題

傳統(tǒng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案入庫需要經(jīng)歷一系列煩瑣程序，并且存儲(chǔ)方式十分落后、陳舊，通過人工存儲(chǔ)方式很容易在入庫過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且管理效率十分低下，工作速度、工作效率以及質(zhì)量還存在巨大進(jìn)步空間。如今，隨著國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及人民收入的增加，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的數(shù)量如海量一般撲面而來，并且檔案類型和內(nèi)容眾多，成千上萬檔案都會(huì)集中存儲(chǔ)在檔案館中。如今容積有限的檔案館逐漸無法滿足不斷增長檔案數(shù)量的存儲(chǔ)需求，在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整合與集約化管理之后，檔案館容納面積缺乏問題進(jìn)一步嚴(yán)重化。而國家對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案館建設(shè)的要求十分嚴(yán)格，有著一定高度的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

六、優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合與集約化管理的舉措

1.落實(shí)檔案入庫工作

在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案入庫登記過程中，必須設(shè)定統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，從而規(guī)范整個(gè)管理行為，提升工作效率。檔案管理人員是整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管整合與集約化管理的主體，因此必須定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，積極開拓信息資源并構(gòu)建管理平臺(tái)。

首先，構(gòu)建統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理平臺(tái)，這是完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理體系的基本要求，也是貫徹不動(dòng)產(chǎn)登記制度平臺(tái)與信息技術(shù)支撐，這對(duì)保障交易安全、提高工作效率、增強(qiáng)管理力度、整合資源以及提供便民福利都有至關(guān)重要的作用。以不動(dòng)產(chǎn)登記信息平臺(tái)為依托，建設(shè)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，打通檔案歸案整理、查詢、計(jì)算、服務(wù)、監(jiān)督和存儲(chǔ)等多項(xiàng)功能;其次，幫助管理人員掌握信息管理技術(shù)以及基礎(chǔ)辦公軟件操作，熟練運(yùn)用不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理平臺(tái)，才能改變傳統(tǒng)的檔案登記和管理方式，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理;再者，在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案交接工作時(shí)，管理人員必須嚴(yán)格根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)類型分成不同類別的檔案，并做好相應(yīng)標(biāo)記與信息記錄，貼上條形碼并掃碼登記，完成電子信息后并上傳平臺(tái)，及時(shí)更新檔案信息，并將已經(jīng)完善好的工作與待完成工作都詳細(xì)告訴交接人員，實(shí)現(xiàn)工作的有效銜接。

2.推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資源的有效整合是開展地區(qū)范圍內(nèi)登記聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)的重要前提，也是未來進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記以及檔案管理的主要形式。推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合具體分為三大步驟：

第一，制定目標(biāo)，分步實(shí)施。嚴(yán)格貫徹《建立不動(dòng)產(chǎn)登記制度工作部署》的工作要求，首先清算檔案資料，對(duì)已有不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行分類整合，厘清檔案之間的關(guān)系，著重分析和處理分散檔案;其次再建立電子數(shù)據(jù)庫，將已有檔案分類有序地輸入登記，完善檔案數(shù)據(jù)庫資料，實(shí)行信息化管理，提供高效、快速、準(zhǔn)確的查詢服務(wù)。

第二，根據(jù)登記情況采用多種形式的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案過度管理方法。在檔案整合期間，以現(xiàn)有不動(dòng)產(chǎn)檔案資源為依托，實(shí)現(xiàn)局部范圍的網(wǎng)絡(luò)檔案共享，再逐漸將海域、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等自然部門的不動(dòng)產(chǎn)檔案上交給國土資源部門，達(dá)到以國土資源為主，房屋資源為輔的管理模式。同時(shí)，要以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的工作原則對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行有效整合，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文掃描轉(zhuǎn)換為電子檔案并入庫，延長檔案保護(hù)時(shí)長;已經(jīng)是電子形式的檔案按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理，納入管理體系。

第三，檔案行政部門作為主管部門，有責(zé)任及時(shí)解決檔案工作中出現(xiàn)的各類問題，并協(xié)調(diào)好各個(gè)部門之間的工作和關(guān)系，構(gòu)建有效協(xié)調(diào)機(jī)制。改革涉及方方面面，業(yè)務(wù)種類煩瑣復(fù)雜，需要各個(gè)部門相互溝通與配合，工作任務(wù)也十分艱巨，要求工作人員在短時(shí)間內(nèi)快速適應(yīng)工作方式的轉(zhuǎn)變，以及更快更好地處理巨量不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。因此，為確保業(yè)務(wù)順利開展，檔案行政部門有必要制定統(tǒng)一的檔案整合方案，梳理和簡化工作流程，制定交接程序，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的工作熱情和積極性，規(guī)范管理不動(dòng)產(chǎn)登記信息資源與數(shù)據(jù)，完善管理體系。

3.建立風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，維護(hù)檔案信息安全

基于互聯(lián)網(wǎng)大背景下，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)會(huì)受到多方面信息安全威脅，黑客攻擊、病毒、系統(tǒng)漏洞以及技術(shù)故障等都會(huì)造成安全事故，信息資源的復(fù)雜性以及整合的實(shí)效性也讓信息安全問題愈發(fā)受到重視。對(duì)此，必須建立統(tǒng)一、規(guī)范的社會(huì)信用代碼制度，以及不動(dòng)產(chǎn)信息公開查詢制度。首先公開查詢制度的建立必須逐步進(jìn)行，不能一蹴而就，并且對(duì)需要查詢的人員進(jìn)行信息核實(shí)，進(jìn)行實(shí)名制認(rèn)證，避免他人信息被不正當(dāng)使用;其次，各個(gè)登記機(jī)關(guān)和部門建立統(tǒng)一的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，通過構(gòu)建內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行信息、數(shù)據(jù)資源共享，保障信息的流通;最后，在構(gòu)建公開查詢制度和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時(shí)，必須落實(shí)好風(fēng)險(xiǎn)防控工作，采取保密措施從而維護(hù)申請(qǐng)人的信息安全。

4.優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，建設(shè)優(yōu)秀人才隊(duì)伍

挑選優(yōu)秀的檔案管理人才是優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)、構(gòu)建優(yōu)秀管理隊(duì)伍的基礎(chǔ)和前提。各部門可以積極向社會(huì)公開選拔優(yōu)秀檔案管理人才和信息人才，為員工隊(duì)伍注入新鮮血液，在挑選過程中，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作要求員工要有統(tǒng)籌規(guī)劃、創(chuàng)新思維、溝通能力以及動(dòng)手能力，從文件的收集、整理到入庫管理，從檔案的保存、開放、查詢以及規(guī)范制定，這些都要求工作人員有清醒的頭腦、明確的規(guī)劃和實(shí)踐能力。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案需要明確各個(gè)崗位的職責(zé)，決策部門是整個(gè)檔案管理的組織者和領(lǐng)導(dǎo)者，組織和安排下級(jí)部門工作事宜，并協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，同時(shí)還要具備一定戰(zhàn)略格局與長遠(yuǎn)眼光，并且立足整體關(guān)注局部，強(qiáng)化科學(xué)意識(shí)和全局意識(shí);技術(shù)部是有效進(jìn)行整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的技術(shù)支撐，負(fù)責(zé)不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理平臺(tái)的運(yùn)營，讓平臺(tái)和系統(tǒng)始終保持在健康狀態(tài)正常運(yùn)行，還負(fù)責(zé)解決現(xiàn)代檔案管理中技術(shù)性問題，比如數(shù)字保存、信息安全漏洞、防火墻設(shè)置、木馬查殺以及網(wǎng)絡(luò)、管理技術(shù)等高技術(shù)難題;基層管理人員需要掌握檔案整合與集約化管理的理論知識(shí)，對(duì)外負(fù)責(zé)申請(qǐng)人的不動(dòng)產(chǎn)檔案登記，服務(wù)申請(qǐng)人，對(duì)內(nèi)整合檔案資源并進(jìn)行集約化管理?？傊?，不同部門對(duì)所需工作人員的能力要求都各不相同，檔案管理部門著重培養(yǎng)拔尖人才、技術(shù)人才以及復(fù)合型人才，并給予他們足夠資源和發(fā)展空間，充分調(diào)動(dòng)人才工作的積極性和主動(dòng)性，真正奉獻(xiàn)于檔案事業(yè)之上。

七、結(jié)束語

總而言之，我國現(xiàn)代化數(shù)據(jù)信息正值高速發(fā)展的黃金階段，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合與管理而言，集約化發(fā)展趨勢是目前適應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)登記工作創(chuàng)新發(fā)展的模式。因此各行政管理部門和登記機(jī)構(gòu)都應(yīng)從自身入手，借助信息技術(shù)以及管理人才落實(shí)好管理工作。

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（作者單位：濟(jì)南市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）