加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理提高公共就業(yè)與人才服務(wù)水平

王英

摘 要：在國家不斷調(diào)整下，我國流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)范圍已經(jīng)得到了進(jìn)一步的拓展，而該項(xiàng)工作的調(diào)整同樣也意味著我國人才事業(yè)開啟了公共就業(yè)和人才服務(wù)的新篇章。本王主要分析了當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀和新特征，進(jìn)一步闡述了該項(xiàng)工作中存在的現(xiàn)實(shí)障礙，并針對性地提出提升公共就業(yè)和人才服務(wù)水平的幾項(xiàng)策略。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案管理;公共就業(yè)人才服務(wù)

引言

對流動(dòng)人員進(jìn)行認(rèn)識(shí)檔案管理可以有效了解一個(gè)地方的流動(dòng)人才情況，如果當(dāng)?shù)赜衅髽I(yè)進(jìn)行招聘的時(shí)候就能第一時(shí)間，將資料發(fā)給流動(dòng)人才，既能便于流動(dòng)人才就業(yè)，也能幫助企業(yè)快速招到員工，從而提升公共就業(yè)與人才之間的聯(lián)系，促進(jìn)當(dāng)?shù)胤?wù)水平，從而增長當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)。逐步完善對流動(dòng)人才人事檔案管理工作，提升人事檔案利用價(jià)值，提升公共就業(yè)和人才服務(wù)水平。從而保障流動(dòng)人員人事檔案管理工作能夠滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

一、當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀

1.重視程度不足，法律意識(shí)不強(qiáng)

在當(dāng)前背景下，大部分流動(dòng)人員對人事檔案的重要性和有效管理的重要程度認(rèn)識(shí)明顯不足。據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，很多流動(dòng)人員都認(rèn)為人事檔案對他們就業(yè)以及各方面信息的變更沒有影響，甚至還有一小部分流動(dòng)人員認(rèn)為人事檔案基本上是毫無用處的。因?yàn)榱鲃?dòng)人員對于人事檔案的重視程度不高，所以人事檔案隨意存儲(chǔ)、放置的現(xiàn)象十分常見，有些人事檔案甚至?xí)孕斜４?。還有一部分人員在工作變更之后沒有根據(jù)相關(guān)規(guī)定將自己的人事檔案進(jìn)行傳輸，導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)流動(dòng)人口存檔文件丟失的問題，直接導(dǎo)致公共就業(yè)與人才服務(wù)水平的提升受到很大程度限制。從法律這一角度分析，流動(dòng)人口檔案相關(guān)法規(guī)具有很強(qiáng)的地方性特點(diǎn)，因此我國流動(dòng)人口在各地區(qū)的人事檔案管理工作很難達(dá)到共享與統(tǒng)一。加上流動(dòng)人員對檔案管理以及信息變更這一方面法律意識(shí)也有所不足，導(dǎo)致泄露他人信息的違法行為時(shí)常發(fā)生，所以這一類人群在社會(huì)中聲譽(yù)普遍不高。

2.檔案信息以及真實(shí)性不夠完整

收集、整理是檔案管理工作板塊中十分重要的難點(diǎn)。正因?yàn)榇蟛糠至鲃?dòng)人員對人事檔案及其有效管理的重要性存在不足，導(dǎo)致很多人事檔案信息的完整程度缺乏一定完整性，尤其是職稱、教育、養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納情況等關(guān)鍵信息，都缺乏準(zhǔn)確性。同時(shí)，還存在一部分檔案管理部門對于人事檔案管理工作不到位或工作存在疏漏的問題，對于已變更的流動(dòng)人員信息未進(jìn)行及時(shí)更正，或者是未及時(shí)根據(jù)流動(dòng)人員所提供的相關(guān)材料填補(bǔ)空缺信息等。這也就導(dǎo)致了諸多流動(dòng)人員的個(gè)人檔案資料丟失，或者內(nèi)容不全、檔案失效等問題。除此之外，因?yàn)榱鲃?dòng)人員的信息缺失這項(xiàng)原因，加上檔案內(nèi)容失真因素，流動(dòng)人員的公信力受到嚴(yán)重的負(fù)面影響。因?yàn)闄n案資料并不能將人員的特征進(jìn)行充分體現(xiàn)，所以人員檔案資料的參考價(jià)值以及人員信息的可信度明顯不高，而其中人員檔案的關(guān)鍵信息也存在著不真實(shí)或者信息模糊問題。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作新特征

1.服務(wù)范圍的明顯拓展

國家在流動(dòng)人員的人事檔案管理這方面所印發(fā)的相關(guān)文件除了有本文重點(diǎn)提到的《通知》之外，還有1996年印發(fā)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱：《規(guī)定》）中明確地界定了檔案管理工作類型，分別包含以下幾種：在非公有制單位以及社會(huì)組織已就業(yè)狀態(tài)人員;主動(dòng)或被動(dòng)退出的機(jī)關(guān)單位的相關(guān)人員;主動(dòng)退出體制或被動(dòng)退出體制的人員;已經(jīng)畢業(yè)但尚未就業(yè)的高校畢業(yè)生和中專畢業(yè);到國外留學(xué)或者因個(gè)人原因出國人員的檔案;在外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)就業(yè)的中方雇員檔案;自由職業(yè)人員以及就業(yè)較為靈活的人員檔案;其他人員檔案。

《通知》中除了將當(dāng)前現(xiàn)實(shí)情境作為依據(jù)外，還對于《規(guī)定》中表述的語句進(jìn)行相應(yīng)修訂，著重拓展流動(dòng)人才服務(wù)的覆蓋范圍，將“一非一未”的特征重點(diǎn)凸顯出來。這一特征中所指的“一非”主要指非公有制，詳細(xì)來說，就是在原本“正處于就業(yè)狀態(tài)的流動(dòng)人員”這一范圍的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步拓展到從業(yè)于非公單位與組織公共流動(dòng)人員，其中不僅包括外國常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員檔案，還包括自由職業(yè)人員以及就業(yè)較為靈活的人員檔案，最后還包括其他社會(huì)人員檔案。在此基礎(chǔ)上，在這些拓展檔案管理范圍中，非公單位以及組織已聘用人員檔案被放在首要位置，這也代表著該項(xiàng)檔案管理在諸多檔案管理工作中尤為重要?！耙晃础本褪侵刚幱谖淳蜆I(yè)狀態(tài)的各類型人員，其中不僅包含就業(yè)后又失業(yè)或者處于跳槽期的未就業(yè)狀態(tài)人員，還針對以往涵蓋的“技術(shù)、管理人員”上進(jìn)行拓展，變更為“所有人員”其中不僅包括從機(jī)關(guān)事業(yè)單位辭職或者被機(jī)關(guān)事業(yè)單位辭退的人員檔案，還包括主動(dòng)退出體制或被動(dòng)退出體制的技術(shù)人員以及管理人員檔案。在此基礎(chǔ)上，還包含著已經(jīng)畢業(yè)但尚未就業(yè)的各個(gè)高校畢業(yè)生和中專學(xué)歷畢業(yè)生，并且還包含著我國到國外留學(xué)或因個(gè)人原因出國或者出境的人才。

上述這一變化主要體現(xiàn)在流動(dòng)人員人事檔案管理的進(jìn)一步拓展上，這代表著我國中央組織部門對當(dāng)下我國流動(dòng)人員檔案予以高度重視，同時(shí)，各個(gè)地方性政府部門以及地方管理機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作的開展也面臨著更高標(biāo)準(zhǔn)。

2.流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)進(jìn)入“公共就業(yè)和人才服務(wù)”新時(shí)代

與1996年印發(fā)的《規(guī)定》對比分析，當(dāng)前負(fù)責(zé)管理流動(dòng)人員人事檔案的管理機(jī)構(gòu)名稱已經(jīng)做出調(diào)整，本身機(jī)構(gòu)名稱叫人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，而在調(diào)整過后這一負(fù)責(zé)管理流動(dòng)人員人事檔案的機(jī)構(gòu)名字就改為公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。通過管理機(jī)構(gòu)名字上的調(diào)整分析得出，這一機(jī)構(gòu)在以往工作任務(wù)當(dāng)中，主要是為流動(dòng)人才檔案管理提供相應(yīng)服務(wù)，而在以往的人事檔案管理當(dāng)中，主要服務(wù)對象是主動(dòng)退出體制或被動(dòng)退出體制的技術(shù)人員以及管理人員，還有已經(jīng)畢業(yè)但尚未就業(yè)的高校學(xué)生和中專學(xué)生。

但是經(jīng)過《通知》調(diào)整之后，該項(xiàng)機(jī)構(gòu)的服務(wù)重點(diǎn)對象就轉(zhuǎn)變成了所有非公企業(yè)和非公用人單位、社會(huì)組織所聘用的人才。這不僅是該項(xiàng)機(jī)構(gòu)服務(wù)對象以及工作上的調(diào)整，更是人事檔案管理服務(wù)工作方向上的新調(diào)整、新定位，而在當(dāng)前背景之下，我國需要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)力，進(jìn)一步革新供給側(cè)結(jié)構(gòu)性，從而使創(chuàng)新作為主要驅(qū)動(dòng)力，增強(qiáng)對非公務(wù)員單位以及社會(huì)組織聘用人員的檔案管理，從而站在人才體制角度來合理展開對流動(dòng)人才所提供的相關(guān)服務(wù)。

上述變化代表著流動(dòng)人員為主要人群的人事檔案管理服務(wù)工作開啟“公共經(jīng)驗(yàn)以及人才服務(wù)”為主題的新篇章，這對于我國人才管理發(fā)展進(jìn)程來說有著里程碑式的重要意義。

三、流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的現(xiàn)實(shí)障礙

1.流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)出現(xiàn)管理資格與能力錯(cuò)位

《通知》中詳細(xì)表明，只有縣級(jí)或以上機(jī)構(gòu)以及相關(guān)授權(quán)單位才具備管理檔案的資格，其他單位或平臺(tái)在未授權(quán)的情況下，不能管理人員人事檔案。這也就代表著非公用人單位以及各個(gè)社會(huì)組織是不具備留存人事檔案或者進(jìn)行管理相關(guān)資格的，雖然他們對于聘用人員的表現(xiàn)、勞動(dòng)關(guān)系、相關(guān)信息的收集與整理上具備高度管理能力，但是不具備管理檔案的資格。在此基礎(chǔ)上，因?yàn)椤锻ㄖ分胁]有明確闡述該機(jī)構(gòu)與非公用人單位之間的管理依據(jù)，并且這兩者也不具備契約關(guān)系，所以該機(jī)構(gòu)并不能對這些用人單位進(jìn)行一定的約束。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)的用人量在不斷增加，所以客觀上并不能對其進(jìn)行全面有效的管制，這也就導(dǎo)致管理資格與管理能力之間出現(xiàn)錯(cuò)位問題。

2.流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的現(xiàn)實(shí)動(dòng)力有所不足

從流動(dòng)人員人事檔案管理的內(nèi)容分析，我國早在2012年發(fā)布了相關(guān)規(guī)定，將人力資源管理方面企業(yè)的計(jì)劃、職務(wù)變動(dòng)、考評、薪酬、勞動(dòng)合同等都列入永久保留的檔案管理內(nèi)，非公用人單位以及企業(yè)、社會(huì)組織必須嚴(yán)格遵守以上人事檔案的管理規(guī)范，這樣一來就代表著用人單位僅存在成本上的付出卻沒有回報(bào)，并且從商業(yè)機(jī)密保護(hù)這一角度還存在著一定風(fēng)險(xiǎn)，所以與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的相互合作很難達(dá)成。但是在人才市場委托的大框架下，要想將人才服務(wù)機(jī)構(gòu)打造成為非公企業(yè)的人力資源相關(guān)事務(wù)代理機(jī)構(gòu)，就要進(jìn)一步以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)明確各單位、機(jī)構(gòu)的主體責(zé)任，但這一條件并未達(dá)成，而人事檔案的價(jià)值也并沒有得到充分開發(fā)利用，因?yàn)殡p方互惠互利局面的形成缺乏根本上的支撐，所以當(dāng)前兩者之間的合作動(dòng)力明顯不足。

四、提升人事檔案利用價(jià)值，提升公共就業(yè)和人才服務(wù)水平

1.加強(qiáng)制度創(chuàng)新，制定流動(dòng)人員人事檔案管理地方性的實(shí)施方案

在當(dāng)前社會(huì)背景下，非公有制企業(yè)以及各組織之間的人員流動(dòng)性正在不斷加強(qiáng)，因此就給流動(dòng)人員的人事檔案管理工作提出更高要求，不僅要保障工作節(jié)奏以及工作效率能夠滿足人員高頻流動(dòng)與人員信息變更的現(xiàn)實(shí)需要，還要將該項(xiàng)管理工作的規(guī)范性、完整性以及公信力充分凸顯出來。不僅要保障該項(xiàng)工作的開展還有滿足相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)對于該項(xiàng)工作所提出的根本要求，做到“簡政放權(quán)”，也就是將非公有制用人單位所承受的管理負(fù)擔(dān)進(jìn)一步減輕。所以在針對流動(dòng)人員人事檔案管理工作進(jìn)一步優(yōu)化過程中，需結(jié)合各個(gè)地方的實(shí)際情況，將相關(guān)法律法規(guī)作為工作開展的主要依據(jù)，為該項(xiàng)管理與服務(wù)工作水平的提升奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。這也就需要進(jìn)一步制定并優(yōu)化地方性相關(guān)法規(guī)或者實(shí)施方案，進(jìn)一步明確人才服務(wù)機(jī)構(gòu)與非公有制用人單位之間的聯(lián)系性。在流動(dòng)人員人事檔案管理方面，分析并進(jìn)一步了解非公用人單位在這一板塊所應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任。必要情況下，就要將人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的部分權(quán)利以及工作任務(wù)分配給地方非公用人單位，并且該機(jī)構(gòu)的監(jiān)管責(zé)任也要進(jìn)一步強(qiáng)化，進(jìn)一步加強(qiáng)各個(gè)部門之間信息層面上的聯(lián)系和共享，從而為進(jìn)一步提升該項(xiàng)檔案管理工作的質(zhì)量和效率提供保障。

2.推動(dòng)機(jī)制創(chuàng)新，構(gòu)建多部門協(xié)作的公共就業(yè)與人才誠信服務(wù)平臺(tái)

當(dāng)前導(dǎo)致公共就業(yè)與人才服務(wù)工作開展效率不高的重要因素就是非公用人單位與應(yīng)聘人員的實(shí)際信息之間出現(xiàn)了不對稱的問題，兩方所掌握以及提供的信息都存在著真實(shí)性公信力不足的問題。因?yàn)槿狈π畔⑸险鎸?shí)性的甄別途徑，因此大部分非公用人單位只能通過面試、考核、試用方式來核實(shí)信息的真實(shí)性。

因此為保障流動(dòng)人員檔案信息的真實(shí)性能夠具備一定公信力，面向這一問題，就需要構(gòu)建能夠與各部分達(dá)成有效協(xié)作并且公信力較強(qiáng)誠的信服務(wù)平臺(tái)。不僅要涵蓋流動(dòng)人員的真實(shí)信息，還要包含各個(gè)非公用人單位的誠信大數(shù)據(jù)信息。而在此平臺(tái)構(gòu)建過程中，還要進(jìn)一步建立起授權(quán)、采集信息、甄別、反饋等機(jī)制，從而降低用人單位同人員之間的信息真實(shí)性以及公信力上的甄別成本與甄別難度，并在無形中激勵(lì)非公用人單位主動(dòng)與該平臺(tái)達(dá)成合作，進(jìn)而促進(jìn)該機(jī)構(gòu)服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。

3.提升公共就業(yè)與人才服務(wù)能力，提升人事檔案的利用價(jià)值

要想從本質(zhì)上解決非公有制企業(yè)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的信息采集問題，就要將該機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平進(jìn)一步提升，其重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是進(jìn)一步開發(fā)并利用人事檔案的價(jià)值。不僅要從相關(guān)政策這一層面給予這些非公用人單位以及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)一定物質(zhì)上的鼓勵(lì)，還要對流動(dòng)人員進(jìn)行相應(yīng)教育，從而加強(qiáng)他們對人員檔案信息的管理意識(shí)。

除此之外，還要將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)充分運(yùn)用起來，從而將流動(dòng)人員人事檔案的管理工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。其次，還要進(jìn)一步打造高度專業(yè)性人事檔案隊(duì)伍，使檔案管理工作人員加強(qiáng)對人事檔案價(jià)值的開發(fā)和利用。最后，還要加強(qiáng)各部門之間相互協(xié)作的聯(lián)系性和緊密性，實(shí)現(xiàn)各部門之間有效信息的共享，進(jìn)而將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分應(yīng)用于公共就業(yè)與人才服務(wù)工作當(dāng)中，提升此項(xiàng)工作效率和水平，將該平臺(tái)打造成為能夠?yàn)榱鲃?dòng)人員人事檔案提供“管家式”管理服務(wù)工作的平臺(tái)，面向非公用大企業(yè)和各組織，為其提供人力資源管理的相關(guān)服務(wù)，從而為該板塊公共就業(yè)與人才服務(wù)相關(guān)政策的制定提供相應(yīng)建議。

五、結(jié)束語

雖然人員流動(dòng)與我國資源配置效率有著正向聯(lián)系，但人員流動(dòng)不斷增強(qiáng)也代表著我國人才的思維越來越開放。而只有進(jìn)一步構(gòu)建并完善具有高度科學(xué)性以及合理性的流動(dòng)人員、人事管理體制，并將該項(xiàng)管理體制的完整性以及實(shí)用性充分體現(xiàn)出來，才能夠保障該項(xiàng)管理工作所提供的服務(wù)能夠滿足非公用人單位以及流動(dòng)人才的現(xiàn)實(shí)需要，從而推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)體系建設(shè)以及服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。

所以，在人才管理以及人才市場不斷變化的大背景下，我們必須進(jìn)一步加強(qiáng)對國家以及地方人才檔案管理相關(guān)政策以及體系主從方式等方面研究，從而保障流動(dòng)人員人事檔案管理工作能夠滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，并進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作以及人才服務(wù)工作水平的提升。

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（作者單位：濱州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）