試論流動(dòng)人員檔案管理方面的思考與建議

劉璟

[摘 要]隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，流動(dòng)人員數(shù)量在不斷攀升，導(dǎo)致其檔案管理工作也出現(xiàn)了諸多新的難題，因此，加強(qiáng)新形勢(shì)下的流動(dòng)人員檔案管理迫在眉睫，這是當(dāng)前人事檔案工作的重點(diǎn)，也是人才資源開(kāi)發(fā)的主要工作，是政府人力資源和社會(huì)保障部門適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)需求的重要組成部分，是推進(jìn)人才合理流動(dòng)與配置的主要工作。

[關(guān)鍵詞]流動(dòng)人員；檔案管理；思考；建議

前言

檔案管理是我國(guó)人力資源管理的重要組成部分，尤其是流動(dòng)人員的檔案管理，受到流動(dòng)人員自身特征的影響，流動(dòng)人員檔案管理難度較大，而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，流動(dòng)人員數(shù)量迅速增加，導(dǎo)致檔案管理難度在不斷增大，下面就來(lái)分析一下當(dāng)前形勢(shì)下我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題。

1.新形勢(shì)下流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1多頭管理問(wèn)題突出

受到客觀因素的影響，當(dāng)前我國(guó)諸多部門都有檔案保管職能，不論是省市的人才交流機(jī)構(gòu)還是各級(jí)職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)，乃至社保部門都有這一權(quán)限，同時(shí)社會(huì)中介組織、行業(yè)機(jī)構(gòu)所辦的人才交流機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹都可以管理流動(dòng)人員檔案，多頭管理，毫無(wú)秩序，無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

1.2流動(dòng)人員對(duì)檔案管理不夠重視

很多流動(dòng)人員都將檔案找到可以存放的單位后便置之不理，而一些民營(yíng)企業(yè)更是不在乎流動(dòng)人員的檔案在何處。一些流動(dòng)人員認(rèn)為檔案在其找工作或求職中不夠重要，而且這種情形還受到年紀(jì)影響，越年輕越不夠重視檔案，同時(shí)也反映出檔案管理在黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和大型國(guó)有企業(yè)中的種種管理制度同其他各類非公企業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)人員檔案在用途上的差異較大。而從企業(yè)的角度來(lái)說(shuō)。人事檔案并無(wú)法準(zhǔn)確判斷人才的真實(shí)情況及準(zhǔn)確客觀背景，這都在一定程度上影響流動(dòng)人員檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與正規(guī)化趨向。

1.3部分檔案的管理職能無(wú)法有效發(fā)揮

在我國(guó)現(xiàn)有的體制中，對(duì)檔案接收有一定限制，例如沒(méi)有報(bào)到證或民辦院校畢業(yè)生的檔案接收問(wèn)題等；其次是各省區(qū)彼此間轉(zhuǎn)移檔案時(shí)對(duì)轉(zhuǎn)正定級(jí)的要求不同，由于當(dāng)前我國(guó)個(gè)人托管的檔案很多是在轉(zhuǎn)遞的時(shí)候才根據(jù)對(duì)方接收單位的要求辦轉(zhuǎn)正定級(jí)，那么現(xiàn)辦、補(bǔ)辦等問(wèn)題各省區(qū)的處理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；最后是政策與收費(fèi)方面，某些省份在畢業(yè)生畢業(yè)后的2年是免費(fèi)的，但大多數(shù)省份仍然是收費(fèi)的，是必須要支付一定的費(fèi)用的?？梢哉f(shuō)人力資源和社會(huì)保障部門承擔(dān)著合理配置人才資源的職能，通過(guò)加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理來(lái)推動(dòng)流動(dòng)人才的管理，實(shí)現(xiàn)人才流動(dòng)管理的規(guī)范化。

2.增強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理社會(huì)化服務(wù)水平的對(duì)策

為了適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和國(guó)家實(shí)施西部大開(kāi)發(fā)戰(zhàn)略的需求，要增強(qiáng)政府人力資源和社會(huì)保障部門公共服務(wù)水平，提高流動(dòng)人員人事檔案管理的社會(huì)化服務(wù)水平勢(shì)在必行。

2.1建立共識(shí)，推動(dòng)發(fā)展

要想強(qiáng)化流動(dòng)人員的人事檔案管理工作必須要強(qiáng)化對(duì)流動(dòng)人員認(rèn)識(shí)檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程的控制，受到當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人員特征的影響，而且各省所采取的標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中調(diào)節(jié)問(wèn)題較難。對(duì)此，國(guó)家人力資源及社會(huì)保障部門必須要發(fā)揮主動(dòng)作用，規(guī)范全國(guó)各省區(qū)間的檔案轉(zhuǎn)遞的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)強(qiáng)化人事檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程的管理實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，引導(dǎo)人才流動(dòng)，體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值。

2.2增強(qiáng)檔案材料的收集、歸檔與鑒別的規(guī)范化

要想提高人事檔案管理的的質(zhì)量，關(guān)鍵是要做好檔案的一系列工作，包括從材料的收集到后期的補(bǔ)充與歸檔，這些都將影響到歸檔的質(zhì)量，對(duì)所收集的檔案材料必須要按照規(guī)范檢驗(yàn)其手續(xù)是否完備，核實(shí)其內(nèi)容是否準(zhǔn)確，精煉，仔細(xì)鑒別，確保所歸檔的產(chǎn)品是符合規(guī)定的，而對(duì)不符合要求的材料要及時(shí)返回，限期修改，確定準(zhǔn)確后方可歸檔，而對(duì)那些不在歸檔范圍內(nèi)的材料要及時(shí)退還給相關(guān)單位，避免丟失與積壓。

2.3受到地域影響較大

受到地域特征的影響，各地流動(dòng)人員數(shù)量不等，情形不同，尤其受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展影響較大，因此我國(guó)在進(jìn)行流動(dòng)人員管理的過(guò)程中要考慮到各地的情況采取不同的管理方法，促進(jìn)管理水平的提高。

2.4加強(qiáng)人口分類管理效率

人事檔案管理必須要遵循我國(guó)的相關(guān)法律，不僅要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》進(jìn)行管理，要遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，所以流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，當(dāng)前我國(guó)檔案多頭管理問(wèn)題較為嚴(yán)重，檔案服務(wù)水平差距較大，而且各地、各部門服務(wù)水平差距較大，無(wú)法實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要想改善流動(dòng)人員的人事檔案工作效率，就要改善人口檔案管理的效率，做好分類管理工作。

2.5做好人事檔案的保密工作

一直以來(lái)，我國(guó)的檔案工作的都被定義為服務(wù)型的工作，但其實(shí)該項(xiàng)工作涉及面較廣，牽涉到很多機(jī)要部門，因此其保密工作同樣重要，與一般的服務(wù)工作不同，該項(xiàng)工作的保密性較強(qiáng)，一般我國(guó)檔案工作是被歸類為機(jī)要部門，是自然形成的，很多材料都是單一性的，不可復(fù)制的，一旦丟失那么將無(wú)法修補(bǔ)，因此，做好人事檔案的安全工作十分重要。所以，要想增強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的社會(huì)化水平就必須要在結(jié)構(gòu)設(shè)置、人事安排、經(jīng)費(fèi)保障等環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的規(guī)范，從制度上、組織上對(duì)流動(dòng)檔案人事管理提供充分的保障。

2.6實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案管理的法制化目標(biāo)

一直以來(lái)，我國(guó)人事檔案都是由組織人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，從工作特性來(lái)看，是組織人事部門為社會(huì)提供公共服務(wù)。流動(dòng)人員人事檔案仍然在政府人力資源與社會(huì)保障部門的服務(wù)范疇內(nèi)。因此，要想提高流動(dòng)人員人事檔案的社會(huì)化服務(wù)水平就要以解決流動(dòng)人員的切身利益為首要解決的問(wèn)題，尤其是對(duì)流動(dòng)人員的身份認(rèn)證、檔案工作調(diào)整等問(wèn)題，同時(shí)要建議相關(guān)單位及時(shí)出臺(tái)對(duì)流動(dòng)人員檔案的管理策略，并制定具有可操作性的程序，做好流動(dòng)人員人事檔案的材料收集與管理問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案管理的法制化目標(biāo)。

3.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，作為我國(guó)檔案管理的重要組成部分，流動(dòng)人員的檔案管理工作不容小視，必須要引起相關(guān)部門及有關(guān)人員的重視，從多個(gè)角度采取措施加強(qiáng)管理，促進(jìn)管理效率的提高，推進(jìn)我國(guó)流動(dòng)人口檔案的管理效率，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作水平的提高。

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