淺析中交廣航局檔案工作人員在新時代環(huán)境中的角色定位

淺析中交廣航局檔案工作人員

在新時代環(huán)境中的角色定位

文/沈志恩

摘 要：每一個企業(yè)的成立、發(fā)展、騰飛直至輝煌，其每一次的改革、決策、轉型等軌跡都會體現(xiàn)在該單位的檔案記載中并被長期保存。企業(yè)的庫存檔案見證著企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)各類資源的積累。

關鍵詞：檔案工作人員;檔案管理體系;檔案宣傳

引言

企業(yè)檔案承載了企業(yè)成長與發(fā)展的全部過程，是歷史的真實記錄，不同時期的企業(yè)檔案反映不同時期的特征和管理模式。

當前，社會和經濟都處于快速迅猛發(fā)展的時期，正快速地改變著檔案管理工作的環(huán)境，企業(yè)檔案管理與企業(yè)各項管理工作出現(xiàn)了不同步、不協(xié)調現(xiàn)象;有些檔案工作人員在思想認識、工作方法等許多方面還停留在傳統(tǒng)的管理模式和管理理念上，與現(xiàn)代化發(fā)展需求不相適應。

檔案工作只有與企業(yè)各項工作達到實際意義上的同步管理，才能把檔案管理工作做好。檔案工作人員正是這項工作的主要承擔人，但在大多數(shù)人的認知中，檔案管理工作是一個極其普通的崗位，讓其社會地位和公眾形象十分“低調”，導致檔案工作部門及檔案工作人員在個別企業(yè)縮編、改革、競崗淘汰等政策中大概率淪為被“沖擊”的對象。

一、企業(yè)檔案工作人員的現(xiàn)狀

隨著企業(yè)高速發(fā)展，新的行業(yè)和領域不斷出現(xiàn)和形成，對企業(yè)檔案工作人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)，檔案工作就顯得越來越重要。但在企業(yè)檔案日常管理工作中，技術、設備、管理方式等方面出現(xiàn)了越來越明顯的問題，而檔案工作人員隊伍建設問題亦越來越突顯，主要是企業(yè)留不住具備專業(yè)能力的檔案工作人員，主要由以下原因造成：

1.檔案工作缺少發(fā)展?jié)摿?，上升通道狹窄

檔案部門也可以稱為清水衙門，職業(yè)發(fā)展機會不多，職務層級提升空間少，檔案工作逐漸變成了一個職業(yè)中轉站，員工一旦發(fā)現(xiàn)有其他更好的崗位或就業(yè)機會就會轉崗或離職，另謀發(fā)展。

2.檔案工作薪酬待遇不理想

由于檔案部門不能為企業(yè)創(chuàng)造直接的生產效益，故在企業(yè)各部門的層級排位中較低，績效考核評價隨之降低。但檔案工作卻是一份細致的工作，從檔案收集、整理、歸檔到編目、提供利用，無不需要檔案工作人員的耐心、細致，在追求效率的情況下檔案質量得不到保證，檔案工作人員的工作量卻很繁重，付出與收入不對等的矛盾顯現(xiàn)出來。

3.企業(yè)管理層對檔案工作關注度不高，措施落實不到位

由于檔案工作未與企業(yè)經濟利益直接掛鉤，導致得不到重視，雖然在企業(yè)總體工作安排中有描述檔案相關的措施，但執(zhí)行力不足，在實際工作中執(zhí)行起來比較困難，主要表現(xiàn)在收集工作得不到管理層、相關部門或相關責任人的支持和重視，而且也缺乏獎懲措施，導致檔案工作的規(guī)章制度沒有權威性。

4.個人工作思路與檔案文化不相融

個人的價值取向問題。檔案工作是一項工作量極大又極其煩瑣的基礎性工作，整天與各種材料打交道，檔案工作相對于那些富有挑戰(zhàn)性的工作來說沒有足夠的吸引力，個人工作思路和檔案文化不相融合。

二、檔案工作人員應努力提升自我定位

如今，我們面對跨越式發(fā)展的社會進程和飛速發(fā)展的信息時代，檔案事業(yè)的發(fā)展已經進入了檔案信息管理和信息服務的新階段，檔案工作人員又應如何在新時期把握檔案工作精髓而有所作為、與時俱進呢？如何利用各種現(xiàn)代化的新式管理手段，將“不會說話檔案”轉變成一部“活字典”，讓企業(yè)各部門能在檔案系統(tǒng)上方便查詢、利用所需的各類信息資源，從而實現(xiàn)自身的價值呢？這是我們檔案工作人員面臨的新挑戰(zhàn)。

1.拓展思路，建立健全的檔案管理體系

檔案工作是一項以提供服務為主的工作，被大多數(shù)企業(yè)所不重視，主要原因是檔案工作不會直接為企業(yè)生產經營帶來經濟效益，而且檔案工作必須是以檔案保管為前提的，但保管需要場地、設備等，這就需要企業(yè)投入一定的經費，所以在人們的潛意識和印象中，檔案工作是只會花錢而不會賺錢的工作，大多數(shù)人都不會深層次地去考慮檔案工作其中所隱含的經濟效益。檔案工作人員需對本企業(yè)的檔案資料進行深層次的加工，讓各類編研成果發(fā)揮其最大的作用，以快捷的方式為本企業(yè)的招、投標、法律糾紛及生產經營等活動提供必要的數(shù)據(jù)信息，只有這樣才能得到企業(yè)領導和各部門的肯定。因此檔案工作人員必須在平常的工作中多思考，發(fā)掘工作亮點，拓寬工作思路，根據(jù)企業(yè)自身庫存檔案細分每一類，并對每類檔案進行有計劃性、有條理性的管理，從利用者的角色出發(fā)，梳理出該類檔案主要使用的范圍，收集使用后取得的成果。以中交廣航局庫房檔案使用分類為例，整理出對應的使用范圍（見表1）：

2.全面信息化管理，樹立“大檔案”服務意識

中交廣航局檔案工作人員全面開展各類檔案的信息化管理，創(chuàng)新檔案管理工作，積極開展檔案數(shù)字化建設工作，在2014年10月份啟動“庫房檔案數(shù)字化加工”工作，共加工各類檔案265萬頁，目前庫存檔案基本實現(xiàn)數(shù)字化（除會計檔案和實物檔案），為參與中國交建數(shù)字檔案館統(tǒng)建奠定了基礎。以下是2019至2021年中交廣航局庫存檔案使用效果表（詳見表2）。

企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成部分，應納入企業(yè)年度的工作安排，并以詳細的標準套入工作績效去評定，以便對檔案流通中的相關人員、部門和文檔進行控制，同時將檔案產生背景和流通信息納入檔案管理范圍。項目任務下達、計劃進度檢查、驗收鑒定項目成果、項目總結等生產活動進行時應做好各階段的檔案歸檔工作。檔案前期收集是文檔一體化、前端控制等理念在檔案工作的體現(xiàn)，可顯著提升檔案部門話語權，有利于全員積極參與企業(yè)文檔資料收集、檔案內容管理活動，強化企業(yè)各部門和人員對檔案知識資源價值的認可。然后是搭建檔案全程的生命周期管理流程，企業(yè)檔案管理流程是檔案管理實踐的重要部分，是檔案知識資源整合的核心環(huán)節(jié)，具體可以分為檔案收集、檔案整理、檔案服務三大部分，它們層層相扣、相互關聯(lián)，為企業(yè)檔案知識資源的有效轉化奠定了堅實基礎，調研發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作人員面臨的首要問題就是檔案收集難，而隨著公司規(guī)模、業(yè)務范圍擴大，新型電子文件的收集管理也是一大重點，檔案收集更多依賴于系統(tǒng)的協(xié)同和集成。

3.提高檔案管理人員綜合素質

從目前發(fā)展的大方向來看，檔案管理的競爭優(yōu)勢由館藏和設施慢慢轉向了服務和管理。檔案工作人員在企業(yè)檔案管理工作中扮演著不可或缺的角色，從以前被動的收集、整理、保管的配角已經變成了主動提供服務的參與角色。企業(yè)需要定期組織專項技能培訓，使檔案工作人員能不斷提高專業(yè)水平，開闊視野，使檔案工作人員可以具有“不煩百問”的服務精神及“不懼百問”的專業(yè)服務素養(yǎng)。通過完善人員進入、考評、激勵、遴選與退出機制，做好全方位多層次教育培訓，讓更多的年輕人參與檔案管理工作，并加強檔案工作宣傳，從而激發(fā)檔案工作人員的活力，提高檔案管理工作人員地位，鍛造高素質、高戰(zhàn)斗力的檔案人才隊伍。

4.建設激勵機制，提供晉升平臺

企業(yè)應建立激勵機制，對在檔案工作中做出貢獻的檔案工作人員給予表彰和獎勵，改善檔案工作人員的待遇，以調動其工作積極性和創(chuàng)造性。

5.緊跟時代步伐，抓住契機體現(xiàn)檔案的重要性

據(jù)廣東省委、省政府通知精神，經中交廣航局黨委研究決定，2016年4月成立精準扶貧工作領導小組和工作隊，進駐雷州市客路鎮(zhèn)東坑村進行對口幫扶。目前東坑村貧困戶95戶332人全部脫貧。中交廣航局駐村檔案工作人員在日常扶貧資料管理中建立了分類清晰、完備的檔案資料，形成了210卷410件管理類檔案、100卷建設項目檔案、200件照片檔案，為公司幫扶東坑村各項管理工作與項目的順利移交及后期運行維修提供了基礎保障。通過對檔案的有效管理，順利完成了一批高質量項目的移交，得到了雷州市扶貧辦、雷州市檔案局的高度認可（如圖1）。

6.檔案工作人員要學會宣傳自己

目前檔案管理工作的重要性已趨明顯，但還遠遠不夠，仍有部分企業(yè)不重視檔案管理工作，這與當今知識經濟迅猛發(fā)展的時代要求不相符。庫存檔案是一座知識寶庫。是擁有企業(yè)全部信息的地方，是企業(yè)最大的服務窗口，也是與人們接觸最多的地方。檔案工作人員作為掌握這座寶庫鑰匙的管理者，必須承擔科學保管檔案、實現(xiàn)檔案有效利用的使命，以企業(yè)的發(fā)展以及檔案工作環(huán)境、檔案工作內容的不斷豐富變化，讓人們了解和認可檔案的管理工作，真正實現(xiàn)檔案科技人才的建設，以達到對外宣傳檔案和檔案工作人員的目的。

三、結語

總之，檔案不是企業(yè)管理的最后一環(huán)，而是貫穿企業(yè)管理及各個部門全過程參與的應用工作，在未來，檔案工作人員要不斷提升知識水平和業(yè)務能力，發(fā)揚“工匠精神”，將實現(xiàn)企業(yè)檔案“專業(yè)化、標準化、數(shù)字化、精細化”管理作為奮斗目標，為實現(xiàn)企業(yè)高質量發(fā)展貢獻力量。

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（作者單位：中交廣州航道局有限公司）