房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見難點和對策

梁軍

摘 要：房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易活躍，成交量不斷增加，房地產(chǎn)檔案的利用頻率日益加快，利用需求的不斷增長，對房地產(chǎn)檔案管理提出了更高的要求，對房地產(chǎn)檔案的管理水平提出了新的挑戰(zhàn)。本文探討了房地產(chǎn)檔案的重要作用，分析了房地產(chǎn)檔案管理工作中面臨的問題并提出了相關(guān)對策，為提高檔案管理水平提供了一定參考。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案;管理;難點;對策

房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，它是確認房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，也是豐富的檔案信息源。房地產(chǎn)檔案館保管完整齊全的房地產(chǎn)檔案，是保障所有權(quán)人合法權(quán)益的重要依據(jù)，也是進行城市規(guī)劃和建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)材料，是反映城市房屋和土地現(xiàn)狀的縮影，也是衡量一個城市管理和房地產(chǎn)管理水平的重要標志。

一、房地產(chǎn)檔案管理

房地產(chǎn)檔案管理主要是登記房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)，后再結(jié)合房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的動態(tài)及動態(tài)化變遷最終完成相應(yīng)的檔案管理。具體來說，其內(nèi)容包含了建檔、檔案內(nèi)容變動、保存以及關(guān)乎稅收等工作的關(guān)聯(lián)性應(yīng)用、拆遷后的銷檔等。房地產(chǎn)本身就屬于一種綜合屬性的商品，所以了除普通的檔案管理，也會有一些工作內(nèi)容會隨著房地產(chǎn)屬性的變化而得到補充?，F(xiàn)階段，我國的房地產(chǎn)檔案管理工作依然處于初級階段，特別是對一些人名下?lián)碛械姆慨a(chǎn)數(shù)量還不清楚，所以，政府針對此提出了對于房地產(chǎn)檔案管理工作內(nèi)容的擴張和完善，同時又包括房地產(chǎn)檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，便于為房地產(chǎn)檔案管控工作提供一定的數(shù)據(jù)依據(jù)。

二、房地產(chǎn)檔案管理的意義

伴隨我國整體經(jīng)濟水平的不斷提升，房產(chǎn)成了人們生活當(dāng)中非常重要的一部分，與此同時，對房產(chǎn)檔案管理工作的特別重視，房產(chǎn)檔案管理會直接對人們的房屋產(chǎn)權(quán)證明造成影響，且房地產(chǎn)檔案作為房屋產(chǎn)權(quán)登記管理的真實數(shù)據(jù)記錄依據(jù)，其同樣是城市建設(shè)管理工作的一項重要內(nèi)容。鑒于房地產(chǎn)方案本身具備的廣泛性、變化性，其會成為后期相關(guān)工作規(guī)劃的關(guān)鍵性依據(jù)，也是有效解決房屋糾紛問題的重要資料，從法律角度來說，它屬于一種財產(chǎn)證據(jù)。

但在現(xiàn)實工作中，普遍存在一種對房產(chǎn)資料輕利用而重管理的現(xiàn)象，并且，大多數(shù)管理體制也都存在非常嚴重的不合理性，缺乏規(guī)范的檢索體系以及工作人員職業(yè)素養(yǎng)較低等許多問題依然存在。

三、房地產(chǎn)檔案的價值

房地產(chǎn)檔案的載體形式有很多，其中以在檔案盒中存放的紙質(zhì)檔案最為常見，除此以外還有采用電子影像資料及微縮膠片等形式保存的資料。房地產(chǎn)檔案的價值主要集中在借鑒價值和憑據(jù)上，檔案信息是具有借鑒價值的，例如交易檔案中的某次交易價格就可以為其他房產(chǎn)交易確定交易價格時提供參考;房地產(chǎn)檔案還具有憑據(jù)價值，檔案信息是業(yè)務(wù)、審批過程的最終確認資料，具有憑據(jù)功能，例如根據(jù)房地產(chǎn)登記檔案可以證明當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)的登記行為。

房地產(chǎn)檔案的作用主要體現(xiàn)在法律上的證據(jù)作用、文化傳承及保護作用、房地產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)可用于參考借鑒以及檔案信息形成效果核查等。房地產(chǎn)檔案的作用主要包括：

第一，房地產(chǎn)檔案可以為政府制定決策提供參考。房地產(chǎn)檔案是對房地產(chǎn)活動形成過程中社會、政治、經(jīng)濟、文化的發(fā)展情況的具體記錄，當(dāng)政府需要完善城市建設(shè)及制訂經(jīng)濟發(fā)展計劃時，可以充分利用房地產(chǎn)檔案來提供參考。土地經(jīng)濟是地方政府最為重要的經(jīng)濟來源，當(dāng)前城鎮(zhèn)化率不斷提高，土地規(guī)劃和房地產(chǎn)項目的總體規(guī)劃直接體現(xiàn)著城市的發(fā)展方向和趨勢，交通規(guī)劃、區(qū)域功能及土地規(guī)劃等會對居民的生活幸福程度帶來直接影響。

城市建設(shè)規(guī)劃涉及規(guī)劃、拆遷及征地、收儲等眾多環(huán)節(jié)，必須制訂合理的計劃，對資金進行合理安排，而這就對城市建設(shè)的規(guī)劃人員提出了很高要求。分析房地產(chǎn)檔案中的相關(guān)信息可以提供數(shù)據(jù)，從而確保能合理制定城市總體設(shè)計及規(guī)劃。綜合運用房地產(chǎn)檔案中的信息數(shù)據(jù)和經(jīng)濟數(shù)據(jù)，才能確保政府合理開展對城市總體設(shè)計和規(guī)劃設(shè)計。

第二，房地產(chǎn)生命周期所形成的關(guān)于規(guī)劃、建設(shè)及銷售等的海量數(shù)據(jù)以房地產(chǎn)檔案信息的形式得到保存，根據(jù)這些信息資料可以評估房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展情況。房地產(chǎn)檔案信息可以作為基礎(chǔ)信息提供給政府宏觀經(jīng)濟決策、房地產(chǎn)市場調(diào)控中。

第三，房地產(chǎn)檔案在確保民生和社會公平方面具有重要作用。當(dāng)前時常發(fā)生通過法律途徑解決與房產(chǎn)相關(guān)的行政、經(jīng)濟等問題的情況，涉及房地產(chǎn)的案件經(jīng)濟價值比較高，直接關(guān)系到社會民生和社會公平。對這些案件進行處理就需要查閱房地產(chǎn)檔案中的信息來提供證據(jù)。房地產(chǎn)檔案具有法律憑證的作用，可以作為案件中的證據(jù)來源，在法院量刑中具有重要的作用。房地產(chǎn)交易所形成的交易檔案數(shù)據(jù)在確保交易雙方的利益、維護社會公平方面具有非常重要的作用。

第四，房地產(chǎn)檔案是核實房產(chǎn)交易基礎(chǔ)信息的依據(jù)。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)交易的原始資料，可以用于評估交易之前的房產(chǎn)狀態(tài)，判斷交易行為是否能滿足交易要求。按照登記要求，房地產(chǎn)交易時需要在房地產(chǎn)檔案的基礎(chǔ)上建立登記簿作為交易的依據(jù)，這樣才能杜絕偽造房產(chǎn)證、在房產(chǎn)限制的情況下通過房產(chǎn)證交易等行為，進而為安全交易提供保障。

四、房地產(chǎn)檔案管理的難點

1.管理制度和體制問題

房地產(chǎn)行業(yè)管理存在政府、事業(yè)單位和企業(yè)三部分情況。一些地區(qū)的房地產(chǎn)管理部門由于編制、人員結(jié)構(gòu)限制的影響，房地產(chǎn)交易登記管理部門缺乏業(yè)務(wù)人員，只好采用外包的方式來招聘社會人員。

2.檔案收集面狹窄

房地產(chǎn)活動過程中會產(chǎn)生大量的檔案，這些檔案的收集整理質(zhì)量會對檔案利用及管理質(zhì)量帶來直接影響。一些工作人員移交檔案材料時存在歸檔材料移交不全的情況，僅按照規(guī)定收集特定的材料，其他材料則被忽略，這造成檔案館藏內(nèi)容不夠豐富。一些人錯誤地認為只有紙質(zhì)檔案才是檔案，對其他載體形式的檔案不夠重視，沒有向檔案部門移交相關(guān)材料。檔案管理人員不了解產(chǎn)權(quán)檔案的管理流程，缺乏相關(guān)經(jīng)驗，不愿意接管這些檔案。檔案信息資料收集時沒有設(shè)計登記前后業(yè)務(wù)流程，例如登記前項目手冊信息、房地產(chǎn)項目工程檔案，登記后的房屋產(chǎn)前信息等都沒有收集。

房地產(chǎn)產(chǎn)籍檔案收集時缺乏全國統(tǒng)一的規(guī)范性文件，產(chǎn)權(quán)檔案的收集范圍不統(tǒng)一等，檔案管理人員受到管理工作流程及自身素質(zhì)的限制，在驗收資料時不能很好地把握材料審查的關(guān)口，這造成產(chǎn)權(quán)檔案的質(zhì)量較低。

3.檔案庫房有限

房地產(chǎn)檔案數(shù)量多，檔案需要永久保存，但檔案庫房面積有限，這給檔案管理帶來嚴重的負面影響，一些地區(qū)在進行檔案管理時為了緩解壓力，選擇在不同庫區(qū)存放檔案的方法，但這給檔案的查詢及管理都帶來不便;一些地區(qū)選擇在臨時庫房存放檔案，但檔案庫房對溫度及濕度等要求高，一些臨時庫房不能滿足條件從而出現(xiàn)管理隱患。

4.信息化管理水平不高

信息化技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)前，房地產(chǎn)檔案的載體形式多樣，包括影像資料、錄音、照片、圖標及文字，但當(dāng)前檔案載體形式仍然是以紙質(zhì)檔案為主，沒有充分納入其他載體形式，房地產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性強，復(fù)雜程度高，檔案及信息管理要求能夠客觀反映出房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展、變化及演進過程。一部分業(yè)務(wù)檔案受到早期房地產(chǎn)業(yè)務(wù)沒有規(guī)范辦理的影響而不能建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。一些早期檔案沒有完整錄入，例如沒有清晰描述房屋坐落、沒有錄入身份證號碼等，就造成這些檔案查詢時面臨很多困難。一些自建房、老舊小區(qū)沒有建立樓盤表，檔案信息中沒有明確樓棟房屋屬性。

5.檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高體現(xiàn)在意識薄弱，包括專業(yè)性不強、保密意識缺乏和數(shù)字化能力不高等方面。

房地產(chǎn)檔案管理人員專業(yè)性不強，主要體現(xiàn)在檔案工作人員不能深刻認識房地產(chǎn)檔案管理工作，不能及時解決工作過程中出現(xiàn)的問題，這給房地產(chǎn)檔案管理工作帶來很大的困難。

房地產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有極強的保密意識，但一些房地產(chǎn)管理部門的工作人員利用其查詢的權(quán)利，非法查看他人房地產(chǎn)信息并泄露。

信息化管理當(dāng)前在各行各業(yè)都應(yīng)用廣泛，房地產(chǎn)檔案管理正在逐步推進紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的雙套制，但一些檔案管理人員缺乏較高的信息化管理能力，不能很好地操作檔案信息管理系統(tǒng)，這對檔案管理工作的開展十分不便，這就要求檔案工作人員不斷提高自身的信息化管理能力。

6.未登記的房地產(chǎn)仍然存在

一些單位由于缺乏產(chǎn)權(quán)意識，外加資料不全、機構(gòu)人員變動等因素的影響而沒有辦理房屋產(chǎn)權(quán)登記。一些房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)存在運作不規(guī)范的情況，前期規(guī)劃及用地等相關(guān)手續(xù)還沒有辦理齊全就開始施工，待建房出售后購房人沒有產(chǎn)權(quán)證。其中主要是國有房產(chǎn)，房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)涉及多個部門，想要補齊這些項目的登記要件難度很大。這些歷史遺留問題可導(dǎo)致以下后果：第一，會對國企深入改革帶來不便，數(shù)額巨大的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)底數(shù)不清楚，可導(dǎo)致國有企業(yè)資產(chǎn)流失、賬外循環(huán)及私下轉(zhuǎn)移等;第二，可導(dǎo)致許多房地產(chǎn)不能在市場轉(zhuǎn)讓，這對人們改善住房條件帶來嚴重的負面影響;第三，會對房地產(chǎn)投資和融資帶來負面影響。房地產(chǎn)在作價入股及企業(yè)融資等經(jīng)濟活動中具有重要作用，不明確房地產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)會給這些經(jīng)濟活動帶來不便。

五、加強房地產(chǎn)檔案管理的對策

1.積極推進制度建設(shè)和體制改革

隨著不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的建立，應(yīng)在宗的管理體系里根據(jù)地理信息整合權(quán)利登記，將所有權(quán)、使用權(quán)在宗地上落實，根據(jù)不動產(chǎn)登記的唯一編碼來對業(yè)務(wù)確權(quán)屬性信息進行登錄，要確保所有不動產(chǎn)等級單元都有不動產(chǎn)登記唯一編碼這個“身份證”號碼，這樣才能杜絕反復(fù)登記和反復(fù)發(fā)證等情況的發(fā)生。

要進一步完善不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的相關(guān)法律法規(guī)，各地應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定制定關(guān)于不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的法規(guī)，從法律法規(guī)層面明確規(guī)定不動產(chǎn)登記機構(gòu)的法律責(zé)任、職責(zé)及權(quán)利等。

2.加強檔案的收集

要想將檔案的收集工作做好，對相關(guān)部門而言要盡快制定科學(xué)的、統(tǒng)一的檔案管理技術(shù)規(guī)則和規(guī)范，應(yīng)明確規(guī)定檔案的收集范圍，文件材料的技術(shù)規(guī)格和技術(shù)指標，還要明確不同業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)規(guī)定的內(nèi)容等。

3.建設(shè)標準化的檔案庫房

要建設(shè)標準化的檔案庫房用于存儲檔案，這樣才能為檔案的安全性提供保障。相關(guān)部門要充分認識到檔案庫房的重要性，積極建設(shè)專用房地產(chǎn)檔案庫房，這樣才能為開展高質(zhì)量的檔案管理工作提供保障。要按照國家相關(guān)規(guī)范來選擇檔案庫房，領(lǐng)導(dǎo)者要重視按照相關(guān)標準維護已有的檔案庫房，積極建設(shè)獨立的、現(xiàn)代化的檔案館，這樣才能滿足檔案量不斷增加對檔案存儲提出的要求。

4.進一步提高檔案信息化管理水平

要進一步提高檔案管理信息化水平，房地產(chǎn)檔案信息管理軟件要能為檔案信息管理全程服務(wù)，要進一步完善登記業(yè)務(wù)收件要求，業(yè)務(wù)收件時要納入審批過程及結(jié)果材料。管理軟件系統(tǒng)要進一步完善查詢功能，支持利用身份證號碼、產(chǎn)權(quán)證號、房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、業(yè)務(wù)卷宗號、檔案編號等關(guān)鍵詞進行檢索，支持復(fù)合條件檢索等。電子檔案中應(yīng)能查看已經(jīng)經(jīng)過數(shù)字化處理的所有檔案信息，要能看到檔案發(fā)生抵押、轉(zhuǎn)移等關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)時的相關(guān)信息。

5.管理人員培訓(xùn)

房地產(chǎn)檔案對管理人員提出較高的綜合素質(zhì)要求，需要其具備多個領(lǐng)域和學(xué)科的相關(guān)知識。檔案管理人員的政治思想素質(zhì)必須優(yōu)良，要能從政治高度去看待檔案管理工作，這樣才能確保檔案信息安全、利用安全和實物安全。檔案管理人員需要具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要能夠熟悉登記業(yè)務(wù)流程和各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容，熟知檔案信息資料的重要作用，熟悉檔案管理及房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度要求，了解檔案的歸檔要求等，除此以外還要具備熟練操作檔案管理系統(tǒng)來開展工作的能力。

為了提高檔案管理人員在知識層面、專業(yè)素質(zhì)和政治素養(yǎng)各方面的要求，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視對管理人員在信息化管理、檔案能力培訓(xùn)及法律知識、政治素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)。要與房地產(chǎn)政策法規(guī)的變化相結(jié)合，積極順應(yīng)信息技術(shù)的創(chuàng)新趨勢來開展對人員的培訓(xùn)，建立一支精通信息化知識、房地產(chǎn)管理及檔案管理的作風(fēng)優(yōu)良、政治素養(yǎng)較高的房地產(chǎn)檔案管理隊伍。對房地產(chǎn)檔案管理人員而言，其也要重視對自身素質(zhì)的不斷提高，要積極學(xué)習(xí)房地產(chǎn)檔案形成的規(guī)律，深入學(xué)習(xí)與房地產(chǎn)相關(guān)的司法知識、房地產(chǎn)項目測繪、建設(shè)及拆遷等相關(guān)的知識，這樣才能深層次理解房地產(chǎn)檔案信息資料的形式、類別及形成原因等。

選拔懂計算機管理、具有較高素質(zhì)的綜合型人才，從而在房地產(chǎn)檔案管理工作中提高計算機信息技術(shù)的應(yīng)用效率，為充分利用房地產(chǎn)檔案及檔案管理系統(tǒng)提供保障。

6.積極處理歷史遺留問題

要按照尊重歷史、實事求是的原則，需要對那些沒有糾紛的房地產(chǎn)要件進行簡化登記，盡量解決產(chǎn)權(quán)歷史遺留問題。對作為歷史遺留問題的未經(jīng)登記的房產(chǎn)，需要按照宜粗不宜細的原則進行處理，在登記發(fā)證時需要做到權(quán)屬無糾紛、建筑合法、房屋安全。由住宅管理部、房地產(chǎn)管理部門及規(guī)劃部門等相關(guān)部門聯(lián)合處理歷史問題。在解決歷史問題的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)持續(xù)完善市場運行規(guī)則，規(guī)范政府、購房人及房地產(chǎn)開發(fā)商的行為，從而減少歷史問題的再次發(fā)生。

六、結(jié)語

檔案管理工作人員需要結(jié)合實踐工作，開展深度的業(yè)務(wù)研究分析，由此才能保證檔案資源的開發(fā)與應(yīng)用，保證房地產(chǎn)檔案管理的各個環(huán)節(jié)都能根據(jù)行業(yè)標準順利進行。由此，我國建筑行業(yè)在房產(chǎn)基礎(chǔ)工作的引導(dǎo)之下，發(fā)展水平也能進一步提高

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[3]施偉華.上海房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理現(xiàn)狀研究[J].蘭臺世界，2016

（作者單位：安康中心城區(qū)房產(chǎn)交易與物業(yè)事務(wù)中心）