大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館的路徑探究

張曉麗

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景下，建設(shè)數(shù)字檔案館最突出的價值既是提高服務(wù)水平，也是為了提升管理效率。這是由于傳統(tǒng)模式下的檔案管理不僅存在低質(zhì)、低效的缺陷，也更加缺乏服務(wù)能力。而隨著互聯(lián)網(wǎng)全面普及，數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)全面推進(jìn)、基本完善。受眾端數(shù)字設(shè)備基本普及、不斷深入應(yīng)用，這些都已為數(shù)字檔案館建設(shè)創(chuàng)造了愈發(fā)扎實(shí)的基礎(chǔ)。不過，技術(shù)的兩面性也決定了數(shù)字化轉(zhuǎn)型會同時帶來系統(tǒng)本身的安全風(fēng)險與管理人員思想及行為等多方的潛在風(fēng)險。因此，新時代建設(shè)數(shù)字檔案館不僅需要提高思想認(rèn)識，完善制度供給，也需要強(qiáng)化安全管理，提高安全水平，還需要樹立服務(wù)意識，密切溝通交流。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);數(shù)字;檔案館;路徑

近兩年，有關(guān)電子駕照的新聞持續(xù)出現(xiàn)在主流媒體端，除了介紹相關(guān)辦理流程及手續(xù)外，更多是宣傳電子駕照的各種優(yōu)勢。事實(shí)上，近年來，國內(nèi)實(shí)現(xiàn)了電子化的證照數(shù)量已超過三十種，已覆蓋各行各業(yè)的方方面面。這些經(jīng)過電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)換的證件或證照不僅為普通民眾日常生產(chǎn)生活提供了極大便利，也在很大程度上促進(jìn)了社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展持續(xù)蓬勃興盛。大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字化正在成為傳統(tǒng)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的著力點(diǎn)與突破口。包括檔案管理領(lǐng)域在內(nèi)，建設(shè)數(shù)字化機(jī)制和模式已蔚然成風(fēng)，且正在為探索傳統(tǒng)行業(yè)科學(xué)化發(fā)展提供無與倫比的創(chuàng)新思路。

一、大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館的積極意義

1.提高服務(wù)水平

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)字檔案館不僅早早被提上議事日程，而且不斷加快建設(shè)進(jìn)程。這是由于數(shù)字化發(fā)展為檔案管理提高服務(wù)水平創(chuàng)造了更加有利的機(jī)遇和條件。

比如，高度的同步性。也就是在填寫檔案的同時，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)同步傳輸與自動匯總，使檔案信息能夠同步到檔案管理中心。這種高度同步性不僅避免了中間環(huán)節(jié)傳送檔案消耗的大量時間成本，而且最大限度地防止了中間環(huán)節(jié)潛在的遺失或散落風(fēng)險，保障了檔案的完整性與可靠性。

又如，便捷的搜索與查詢。利用數(shù)字化平臺搜索與查詢數(shù)字化檔案顯然更加方便快捷，不再需要從堆積如山的紙質(zhì)檔案堆中一件件翻看、慢慢尋找和漫長的等待。無論是對檔案管理人員還是對查詢檔案的使用者來說，都是最省時省力的模式。

再如，大量節(jié)省存貯空間。倘若始終采取紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)管理模式，檔案館很快會被迅速增加的檔案填滿。數(shù)字化轉(zhuǎn)型后則不必有此擔(dān)心。借助包括物理介質(zhì)和虛擬介質(zhì)在內(nèi)的存儲設(shè)備，數(shù)字檔案存貯空間可以實(shí)現(xiàn)無限擴(kuò)容。這對存貯空間愈發(fā)有限的城市地區(qū)更是至關(guān)重要的優(yōu)化措施。

2.提升管理效率

包括高度同步及便捷查詢在內(nèi)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型后的檔案管理顯著優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和人工管理模式。效率的提升一方面解放了管理人員的雙手和大腦，使其有更充足的時間用于更富于創(chuàng)造性的工作，例如，深入分析研究檔案內(nèi)在價值并不斷挖掘以實(shí)現(xiàn)檔案的價值再創(chuàng)造。另一方面，高效率本身就意味著高服務(wù)水平。迅速地提供查詢結(jié)果通常總是能夠?yàn)槭鼙妿砀觾?yōu)良的服務(wù)體驗(yàn)，也形成了管理效率和服務(wù)水平之間的相互促進(jìn)。這是數(shù)字模式下檔案館各項(xiàng)服務(wù)工作優(yōu)質(zhì)高效的客觀展示。

二、大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館的必要性

1.傳統(tǒng)管理模式低質(zhì)低效

大數(shù)據(jù)時代背景下，建設(shè)數(shù)字檔案館之所以極其必要，一個重要原因就是傳統(tǒng)管理模式低質(zhì)低效嚴(yán)重制約了檔案管理工作全面發(fā)展。

首先，傳統(tǒng)管理模式下檔案管理工作品質(zhì)很難得到有效保證。這是由于依賴人工作業(yè)的檔案管理始終無法徹底規(guī)避人為主觀疏忽造成的工作失誤。特別是當(dāng)檔案數(shù)量快速增加但管理人員數(shù)量不變的情況下，快速增加的檔案也會快速消耗工作人員的體力和精力。一旦檔案管理人員體力與精力消耗達(dá)到極限，其注意力和反應(yīng)速度必然下降。而當(dāng)人的專注程度下降時，各種管理缺陷就會如影隨形。諸如破損、缺失、錯位、遺失等現(xiàn)象都是傳統(tǒng)人工管理模式下時常出現(xiàn)的問題。這顯然給檔案管理工作品質(zhì)造成了不容忽視的負(fù)面影響。

其次，管理效率。人的體力和精力始終存在上限，一旦超出極限就會逐步降低工作速度與管理效率。當(dāng)檔案數(shù)量持續(xù)上移而管理人員數(shù)量保持不變時，檔案管理工作效率和工作人員數(shù)量就會出現(xiàn)此消彼長的蹺蹺板現(xiàn)象。有限的人工必然伴隨逐漸遲緩的管理效率。這也是傳統(tǒng)模式下查詢和使用檔案耗時費(fèi)力的主要原因，也是長期以來傳統(tǒng)檔案管理模式不斷遭遇各方詬病的根本原因之一。

2.傳統(tǒng)管理模式缺乏服務(wù)能力

很長時間以來，檔案館給外界的印象都是單純的保管單位，也就是只負(fù)責(zé)保管、存貯檔案。但完善的檔案管理工作除了保管與存儲更需要為各界提供所需的查詢服務(wù)。換言之，僅有保管與存儲的檔案管理只完成了檔案館本職職能的一半，而另一半為公眾提供檔案服務(wù)的職能則有所缺位。

不僅如此，傳統(tǒng)模式下檔案館的管理工作總是極其被動、滯后。最常見的情況是坐等各單位上交檔案，再對檔案進(jìn)行分類整理和存貯。被動等待式的工作狀態(tài)不僅不利于檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的價值與作用，而且會逐漸銷蝕檔案管理工作人員的積極性與主動性，于檔案館提高工作水平而言也是十分消極的負(fù)面影響。

三、大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館的可行性

1.數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)全面推進(jìn)、基本完善

伴隨“新基建”工程的加速發(fā)展，各行各業(yè)都在持續(xù)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型。隨著數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)全面推進(jìn)和不斷完善，大數(shù)據(jù)時代中建設(shè)數(shù)字檔案館已經(jīng)具備了越來越扎實(shí)的硬件基礎(chǔ)和愈發(fā)優(yōu)良的發(fā)展環(huán)境。

從存貯載體方面看，包括硬盤或光盤在內(nèi)的傳統(tǒng)存貯介質(zhì)不僅早已普及而且已略顯落伍。時下更加流行的是云存貯，也就是虛擬空間中更大容量的虛擬存貯形式。云存貯不僅具有操作簡便容量巨大的顯著優(yōu)勢，而且隨著云技術(shù)快速發(fā)展和迭代，使用虛擬存貯模式所需支付的費(fèi)用也不斷減少。這種更加價廉物美的線上存貯顯然更適合持續(xù)增加的檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)要求。

從傳輸通道方面看。隨著5G技術(shù)不斷成熟與基站建設(shè)不斷加速，時下各行業(yè)、各領(lǐng)域使用5G傳輸已漸成常態(tài)。特別是移動通信領(lǐng)域全面普及5G模式后，利用包括手機(jī)在內(nèi)的各種移動通信設(shè)備傳送數(shù)據(jù)，已經(jīng)成為當(dāng)前生產(chǎn)生活的普遍現(xiàn)象。如果說4G時代不少地區(qū)還需要通過搭建光纖通道才能實(shí)現(xiàn)接入互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)入5G時代后，城鄉(xiāng)地區(qū)已在更大程度上擺脫了有線傳輸?shù)木窒?，獲得了無線傳輸?shù)母叨茸杂伞?/p>

而從社會整體發(fā)展趨勢看，數(shù)字化轉(zhuǎn)型早已成為當(dāng)前及未來各行各業(yè)提質(zhì)增效的根本方向。作為珍貴歷史信息記錄的檔案不僅是對已經(jīng)歷的客觀現(xiàn)實(shí)的記載，更可通過挖掘其中隱含的信息內(nèi)容實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的價值輸出與再現(xiàn)。從這一點(diǎn)講，利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型提升檔案信息挖掘的便捷度、可操作性已切實(shí)可行。不僅如此，基于數(shù)字化檔案深化價值挖掘也是新時代檔案管理工作提升品質(zhì)與能力的重要內(nèi)容和基本方向。

綜合以上各因素不難發(fā)現(xiàn)，數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)全面推進(jìn)、基本完善的宏觀背景已為建設(shè)數(shù)字檔案館提供了前所未有的機(jī)遇與條件，加快數(shù)字檔案館建設(shè)不僅是對檔案管理工作本身的促進(jìn)，也是對社會生產(chǎn)生活極大地支持和幫助。

2.受眾端數(shù)字設(shè)備基本普及、不斷深入應(yīng)用

“你還在背著電腦到處跑？”這是近期中國電信為新產(chǎn)品“云電腦”推出的廣告詞。包括云電腦在內(nèi)，越來越多通訊與信息產(chǎn)品的虛擬化正在成為數(shù)字時代的發(fā)展趨勢。越來越多“低頭族”產(chǎn)生許多社會新問題的同時，也說明當(dāng)今中國已經(jīng)成為一部手機(jī)搞定一切的數(shù)字社會。

而受眾端數(shù)字設(shè)備基本普及且不斷深入應(yīng)用，也為建設(shè)數(shù)字檔案館創(chuàng)造了更加扎實(shí)的群眾基礎(chǔ)。事實(shí)上，近兩年已經(jīng)充分證明大數(shù)據(jù)時代的中國社會已然形成了線下線上自由切換的立體模式。無論是為了控制重大傳染性疾病還是為了實(shí)現(xiàn)更加充分的檔案信息價值挖掘，大數(shù)據(jù)時代的各領(lǐng)域已經(jīng)做好了軟硬件層面的多重準(zhǔn)備。

四、大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館的潛在風(fēng)險

1.系統(tǒng)本身的風(fēng)險

科技是一把雙刃劍。伴隨越來越快捷和便利的大數(shù)據(jù)應(yīng)用，安全正在成為影響數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要點(diǎn)與痛點(diǎn)。不久前出臺的保護(hù)個人隱私信息的法律條律一度成為全社會共同討論的熱點(diǎn)議題。而以BAT為代表的眾多互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)多年來遭受高頻率的黑客攻擊也已不是新聞。大數(shù)據(jù)時代，建設(shè)數(shù)字檔案館進(jìn)程中遭遇的堵點(diǎn)和痛點(diǎn)之一就是系統(tǒng)本身的風(fēng)險問題。

黑客攻擊、程序漏洞、平臺缺陷等都是潛在的隱患，都會在難以預(yù)料的時間產(chǎn)生難以估計的危害與損失。這雖然是數(shù)字技術(shù)發(fā)展到一定階段后必然出現(xiàn)的問題，但不代表檔案館可以聽之任之。

相反，解決系統(tǒng)本身風(fēng)險問題需要管理單位保持對風(fēng)險的高度警惕，同時不斷強(qiáng)化內(nèi)功，也就是保持對數(shù)字技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中防范風(fēng)險、消解隱患的理論知識和實(shí)踐技術(shù)水平。這是一個漸進(jìn)式、螺旋式上升的動態(tài)優(yōu)化過程，也是檔案館加強(qiáng)自我管理與監(jiān)督、通過主動學(xué)習(xí)增強(qiáng)核心競爭力的積極探索過程。

2.管理思想與行為的風(fēng)險

近年來，公安機(jī)關(guān)破獲的若干公民隱私信息泄露案中，內(nèi)部人作案或內(nèi)外勾結(jié)式作案是十分典型的特征。倘若沒有系統(tǒng)內(nèi)部人員監(jiān)守自盜，僅僅依靠外部人員很難獲得數(shù)量巨大的公民信息數(shù)據(jù)。而這些內(nèi)部人員的作案動機(jī)則是物質(zhì)利益，也就是為利益驅(qū)使而違背職業(yè)道德與法律法規(guī)?？梢姡髷?shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館過程中還面臨著管理思想與行為方面的潛在風(fēng)險。

保守秘密對于互聯(lián)網(wǎng)或信息技術(shù)行業(yè)與企業(yè)并不是新鮮事。相反，絕大多數(shù)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)或信息技術(shù)行業(yè)對于入職者的崗前培訓(xùn)中都不會缺少保密教育且要簽訂保密協(xié)議。只不過一旦開始常態(tài)化后，其中個別人遺忘初心、見利忘義，最終走上犯罪道路。

因此，對于管理思想和行為層面的風(fēng)險防范不能滿足于制定文字內(nèi)容的條條框框，而是要將規(guī)則落實(shí)到行動，綜合應(yīng)用多種監(jiān)督管理舉措強(qiáng)化初心使命、道德責(zé)任。同時，嚴(yán)格依法辦事、有法必依、違法必究也是應(yīng)對此類風(fēng)險的重中之重。

五、大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館的路徑

1.提高思想認(rèn)識，完善制度供給

大數(shù)據(jù)時代，建設(shè)數(shù)字檔案館的路徑與方式多種多樣，且不同地區(qū)不同層級和不同發(fā)展目標(biāo)的檔案館在數(shù)字化進(jìn)程中各有側(cè)重、不盡相同。然而從戰(zhàn)略角度講，唯有系統(tǒng)化的規(guī)則意識才能形成科學(xué)化的實(shí)踐行為。因此，大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館首先需要提高思想認(rèn)識，完善制度供給。

比如，制定短期、中期、長期的數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃。兼顧短期與中長期發(fā)展規(guī)劃的目的在于避免急功近利的短視行為，確保數(shù)字檔案館能有更加全面、完整、戰(zhàn)略性的建設(shè)方向與整體設(shè)計。這有助于檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程更加循序漸進(jìn)、科學(xué)合理。特別是在資金、資源相對緊張的不利局面中，全方位和立體化的設(shè)計才能讓有限的資金、資源實(shí)現(xiàn)合理配置，按照輕重緩急的科學(xué)順序逐步逐項(xiàng)有序推進(jìn)。

又如，完善監(jiān)督考核評價制度。為了避免“當(dāng)局者迷”的問題，常態(tài)化和長效化的監(jiān)督考核與評價必不可少。包括內(nèi)部審計與第三方審計在內(nèi)，各種監(jiān)督考核都有助于數(shù)字檔案館建設(shè)嚴(yán)格遵照計劃執(zhí)行。特別對于涉及資金投入的環(huán)節(jié)來說，強(qiáng)化監(jiān)督不僅是為了避免資金濫用或防止浪費(fèi)，也是為了將資金使用效率最大化，同時幫助數(shù)字化轉(zhuǎn)型始終沿著科學(xué)、正確的方向前進(jìn)。

2.強(qiáng)化安全管理，提高安全水平

安全是“1”，其余是“0”。只有在確保安全的前提下，其他一切發(fā)展才有積極意義。否則，失去了安全的發(fā)展只能等于零。因此，大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館始終需要強(qiáng)化安全管理，提高安全水平。

包括完善安全管理制度、落實(shí)安全管理責(zé)任、強(qiáng)化安全監(jiān)督考核在內(nèi)，所有管理環(huán)節(jié)與人員都有直接或間接參與、協(xié)助安全管理的職能。同時，要保持對安全管理的教育宣傳，并將培養(yǎng)高水平的安全管理員作為數(shù)字檔案館人才隊(duì)伍建設(shè)的必要組成。

3.樹立服務(wù)意識，密切溝通交流

大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館的根本目標(biāo)之一是促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，而檔案管理現(xiàn)代化的表現(xiàn)形式之一則是突出其服務(wù)功能和服務(wù)水平。因此，優(yōu)化數(shù)字檔案館建設(shè)之路還需要樹立服務(wù)意識，密切溝通交流。

一方面，需要檔案館徹底顛覆被動等待式管理的工作思路與模式，以更加主動的服務(wù)意識和形式開啟數(shù)字檔案館建設(shè)新序幕。另一方面，要更加重視受眾的意見和建議，要基于受眾需求改革數(shù)字化服務(wù)的機(jī)制、架構(gòu)、內(nèi)容。這也是讓數(shù)字檔案館更加適應(yīng)環(huán)境變化、增強(qiáng)內(nèi)生動力的重中之重。

六、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，建設(shè)數(shù)字檔案館已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域的基本趨勢和戰(zhàn)略發(fā)展方向。這不僅是由于數(shù)字化轉(zhuǎn)型能在更大程度上提高檔案管理工作的實(shí)時化與實(shí)效性，而且利用技術(shù)快速迭代更可從根本上解決長期以來難以徹底根除的種種缺陷與弊端。更重要的是，數(shù)字化轉(zhuǎn)型后檔案管理才能從相對被動的管理模式切實(shí)轉(zhuǎn)向更加主動的服務(wù)模式。這是新時代以數(shù)字化轉(zhuǎn)型促進(jìn)檔案管理提質(zhì)增效的根本價值與意義所在。不過，大數(shù)據(jù)技術(shù)的全面應(yīng)用也會同時產(chǎn)生前所未有的潛在風(fēng)險。尤其是系統(tǒng)安全與數(shù)據(jù)保密等非常規(guī)隱患正在給檔案管理提出更多的新問題和新挑戰(zhàn)。因此，大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館是一條兼顧數(shù)字加速與強(qiáng)化監(jiān)督的均衡化發(fā)展道路。一方面要充分利用數(shù)字技術(shù)的多種優(yōu)勢不斷提高檔案管理的服務(wù)水平與價值挖掘能力。另一方面則要不斷強(qiáng)化安全監(jiān)督以維護(hù)數(shù)字化的穩(wěn)定性、可控性。只有堅(jiān)持兩手抓兩手都要硬，大數(shù)據(jù)時代建設(shè)數(shù)字檔案館才能保障優(yōu)質(zhì)高效與安全可靠。這不僅是新時代數(shù)字檔案館健康有序發(fā)展的重要手段，也是新形勢下基于技術(shù)和管理實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化與現(xiàn)代化的必由之路。

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（作者單位：聊城市檔案館）