審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的作用探討

程念兵

摘 要：審計質(zhì)量工作的好壞，一定程度上受審計檔案管理的影響。檔案管理在目前審計質(zhì)量工作中制約著審計質(zhì)量工作效果的完好與否。為了確保審計質(zhì)量工作的效果，提高審計工作效率，減少工作失誤，本文就現(xiàn)階段審計檔案管理的內(nèi)容進行簡要分析，并結(jié)合檔案管理對審計質(zhì)量的作用進行探究，以此來推動審計檔案管理持續(xù)優(yōu)化自身管理優(yōu)勢，推動審計工作向高質(zhì)量工作進程邁進。

關(guān)鍵詞：審計檔案管理;審計質(zhì)量;作用

為了使社會經(jīng)濟活動有條不紊地開展，必須要加強審計監(jiān)督管理。借助審計檔案管理的有效加強，對審計質(zhì)量工作效果的提升有切實可行的參考意義。隨著現(xiàn)代化進程的不斷加快與發(fā)展，做好審計質(zhì)量工作對維護健康有序的經(jīng)濟活動具有重要意義。審計檔案管理憑借動態(tài)的梳理、概括、協(xié)調(diào)、利用、統(tǒng)計、編研等管理活動，對審計機關(guān)的和諧有序管理有重要作用，也是本文需要著重探討的內(nèi)容。

一、審計檔案管理內(nèi)容概述

審計檔案管理從字面意義上理解屬于靜態(tài)式管理活動，但從實際作用來看，遠非如此。它是由審計部門建立的審計檔案管理活動，其中包括對檔案進行收集、整理、立卷、保管、利用、編研、鑒定和移交的動態(tài)管理活動，其檔案管理是需要持之以恒進行的一種管理活動，對推進審計質(zhì)量工作管理有十分重要的意義。

根據(jù)具體的審計內(nèi)容來劃分不同的材料內(nèi)容，審計檔案管理內(nèi)容可概括為四大模塊，分別是：立項性文件材料、證明性文件材料、結(jié)論性文件材料和其他備查文件材料。首先，在進行審計檔案管理時，應(yīng)牢記并堅守自身的職責(zé)，貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)制度，做好審計檔案的統(tǒng)計工作并結(jié)合相關(guān)規(guī)定要求進行分類整理。其次，做好定期的檔案移交與處理工作，保持工作安全保密的原則與制度，對工作內(nèi)容進行總結(jié)、分析，開展培訓(xùn)等工作。這些工作能否順利完成，將影響審計質(zhì)量的結(jié)果好壞，而審計檔案管理過程的有序進行，對審計工作質(zhì)量的影響也密不可分。

隨著現(xiàn)代化社會不斷進步與發(fā)展，傳統(tǒng)單一的審計檔案管理方法早已不能滿足發(fā)展趨勢了，那種依賴于手工操作的檔案管理模式，已經(jīng)無法跟上時代發(fā)展的步伐。在進行檔案管理的過程中要履行嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真審核、細致篩選與歸類，對檔案管理人員的從業(yè)要求也需要具有一定水平，才能保證審計質(zhì)量工作的順利進行。

現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的不斷進步，關(guān)于審計檔案管理的方法也有了日新月異的變化，可以依托現(xiàn)代審計檔案微機管理法的優(yōu)勢，來實現(xiàn)審計質(zhì)量工作的突破性進展。微機管理法在一定程度上，降低了人工工作強度，提高了檔案整理的效率?，F(xiàn)代微機技術(shù)的儲存優(yōu)勢，還可以大量解放檔案存儲空間，節(jié)省了許多不必要的實際存放空間，還能起到很好保護原檔案的目的。

改變傳統(tǒng)單一的手工操作檔案管理法后，充分結(jié)合現(xiàn)代微機管理的優(yōu)勢，提高審計質(zhì)量工作的管理效率，為過去繁雜的工作程序和高強度人工抄寫減輕壓力，帶來革命性的變革，為今后檔案審閱、查找提供了快捷、高效的新模式，一定意義上對提升審計質(zhì)量工作具有實際作用。檔案管理的規(guī)范確立，為審計質(zhì)量工作起到全方位的推動作用，既能有效反映審計檔案管理的真實性，又能為今后審計質(zhì)量結(jié)果評價提供真實可靠的依據(jù)，對后續(xù)審計部門宣傳與研究，提供大量清晰而又真實準(zhǔn)確的材料基礎(chǔ)。

二、審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的作用分析

通過對審計檔案管理進行相關(guān)內(nèi)容的介紹與分析，明確了審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中所起到的作用。

審計檔案能有效反映審計活動的真實狀況，體現(xiàn)審計質(zhì)量工作內(nèi)容的真實性。由于審計質(zhì)量工作具有客觀性、真實性等特征，要求審計人員在執(zhí)行審計活動工作的過程中要依照事實材料為準(zhǔn)則，對審計證據(jù)進行考察與評估。既要符合審計程序的合法、合規(guī)，建立完備的程序手續(xù)，還要借助可靠的數(shù)據(jù)來源渠道對審計的相關(guān)內(nèi)容和結(jié)果進行整體評估與判斷。審計檔案本身就是有效的一手資料，如圖文、音頻、視頻等內(nèi)容，通過對相關(guān)檔案資料進行收集和整理保護，為今后審計活動提供真實可靠的檔案資料。無論是音頻或是紙質(zhì)版內(nèi)容，都能為審計活動提供相關(guān)完整、系統(tǒng)的檔案信息與內(nèi)容。因此，做好審計檔案管理工作能有效保障審計質(zhì)量的穩(wěn)定與可靠。

2.實行審計檔案管理是管理審計信息的有效方法與措施

審計檔案管理中涉及的檔案資料內(nèi)容是比較龐大的，涵蓋了大量的審計活動信息，有極強的客觀性、真實性。利用檔案管理能夠借助人工與微機管理的優(yōu)勢，將審計檔案得以長期的保存，避免審計信息因時間過長造成不必要的信息失真或數(shù)據(jù)損壞。依據(jù)材料類型不同，以及檔案管理的四大內(nèi)容統(tǒng)籌規(guī)劃，能夠有效將審計信息分門別類，有助于后期對相關(guān)內(nèi)容的查找與確認(rèn)。例如，為了提升審計機關(guān)工作質(zhì)量，需要對以往審計內(nèi)容進行不斷總結(jié)與反思。通過對審計項目內(nèi)容的精細化分類，能夠及時查閱相關(guān)檔案資料，從而實現(xiàn)針對性總結(jié)與思考，這對管理審計信息與應(yīng)用審計信息都有很大的益處。

3.審計質(zhì)量工作的評價依據(jù)，主要就是依靠審計檔案管理內(nèi)容進行

為了防止一系列人為因素的干擾，需要對審計活動進行詳細、系統(tǒng)、客觀地分析與概括。因為在反饋、總結(jié)與評價的工作中，簡單依靠個人批判顯然是缺乏說服力的，而完整的檔案記錄能為審計工作提供客觀依據(jù)。同時，審計質(zhì)量管理要求也對審計系統(tǒng)進行全面管控，并以一種連續(xù)、及時的管理要素參與到審計質(zhì)量工作效果的評估上。檔案管理本身就是一個全方位、全過程的管理活動，需要對審計活動的進程進行全面把控，審計活動檔案的前期準(zhǔn)備、中期記錄、后期總結(jié)的過程，與影響審計質(zhì)量工作的評估產(chǎn)生直接聯(lián)系。因此，做好審計檔案管理，對提升審計質(zhì)量工作有重要的作用。

4.審計檔案管理對推動審計工作研究，促進審計宣傳工作有重要作用

設(shè)立審計機關(guān)是根據(jù)新時代經(jīng)濟發(fā)展的需要，隨著改革開放不斷深入，我國綜合國力也隨之提升，同時財政監(jiān)督的工作量也在不斷增大。為了逐步確保審計監(jiān)督的有效進行，必須要對經(jīng)濟增長與社會發(fā)展的各個方面進行審計檔案管理，不僅有利于規(guī)范我國經(jīng)濟增長能朝著和諧、穩(wěn)定、健康的方向發(fā)展，還有利于審計部門對今后相關(guān)經(jīng)濟活動進行及時檢查與評估，從而保障我國特色社會主義經(jīng)濟建設(shè)的和諧穩(wěn)定。依法對有關(guān)審計檔案管理內(nèi)容進行收集與整理，為今后審計或科研部門提供豐富而真實的研究案例與數(shù)據(jù)支撐，由于檔案涉及內(nèi)容較為寬泛，因此做好對經(jīng)濟建設(shè)、財務(wù)收支、法律法規(guī)等材料內(nèi)容的歸類，更有助于在進行審計宣傳的過程中提供大量可靠素材，強化審計宣傳的作用，從而推動審計質(zhì)量工作的不斷豐富與完善。

5.通過審計檔案管理不斷優(yōu)化，實現(xiàn)了審計質(zhì)量工作的有效提升

傳統(tǒng)的手工操作檔案存在一定的不足與缺陷，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的升級與發(fā)展，審計檔案管理手段也得到了全面加強。通過借助信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等快速、便捷實現(xiàn)對現(xiàn)代檔案管理技術(shù)發(fā)展的跨越性轉(zhuǎn)變。在整理檔案信息的過程中，不再拘泥于傳統(tǒng)的抄寫目錄形式，而是可以運用現(xiàn)代多媒體辦公技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資料的錄入與智能化整理，使檔案信息的收集與整理更加輕松、便捷。現(xiàn)代審計檔案收錄能夠?qū)崿F(xiàn)時空轉(zhuǎn)化，可以利用計算機存儲的優(yōu)勢，實現(xiàn)永久性無漏損存儲，使檔案保管的期限實現(xiàn)長期或永久性保存。利用計算機進行檔案存儲，還能減少紙質(zhì)版檔案資料的收納，從空間上緩解了檔案存放的壓力。從查詢便利程度上來說，一鍵式搜索引擎能夠快速、直接獲取最詳盡的電子版檔案資料，改善了手工查找工作量的繁雜程度。從這幾方面，能夠充分認(rèn)識到審計檔案管理方法的不斷優(yōu)化與升級，對提升審計質(zhì)量工作有重要意義。

三、強化審計檔案管理對審計質(zhì)量工作的作用探究

事物的發(fā)展并不是一成不變的。審計檔案管理對審計質(zhì)量工作的作用也絕非一好百好、一勞永逸的。在深入推進審計檔案管理的現(xiàn)實境況中，檔案管理建設(shè)與審計質(zhì)量關(guān)系成正比，直接影響后續(xù)對審計質(zhì)量的評估與反饋。因此，當(dāng)審計檔案管理無論是從檔案建立到檔案維護，都需要借助對人力、物力、財力的投入來實現(xiàn)質(zhì)量管控。同時，還需要與時俱進的思路及拓展管理路徑，才能保障檔案始終保持良好的作用去推動審計質(zhì)量工作。

由于在實際的檔案管理工作中，相關(guān)部門與個人對檔案管理制度及方法掌握不足，個別部門不能很好依照規(guī)章制度辦事，為了減輕工作量甚至省去一些必要的工作程序，容易導(dǎo)致工作疏忽與差錯。例如，在整理檔案的過程中，不注重對檔案進行分類與整理，缺乏對檔案類別的提前規(guī)劃與整理，僅是簡單進行檔案收集，導(dǎo)致后期查找檔案時復(fù)雜、混亂。更有甚者，相關(guān)檔案檢查部門對檔案后期的規(guī)范檢查不徹底、不嚴(yán)謹(jǐn)，只是走馬觀花檢查檔案的存放，對檔案整理的科學(xué)性缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)篩查等，這些問題都制約了審計檔案管理對審計質(zhì)量工作提升的促進與發(fā)展。因此，為了更好地強化審計檔案管理對審計質(zhì)量工作的提升，本文提出以下幾方面內(nèi)容，促進對審計質(zhì)量工作的作用探究，增強檔案管理的科學(xué)性。

首先，從意識層面上要增強檔案管理人員的檔案管理意識，強化檔案管理人員的規(guī)范意識與制度意識。審計檔案管理是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。在工作過程中，如果工作人員缺乏嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的工作意識、工作態(tài)度，對推動檔案管理十分不利。意識對人體生理活動具有調(diào)節(jié)和促進作用，做好審計檔案管理人員的意識工作，對推進審計質(zhì)量工作有促進作用。因此，在實際管理過程中，要強化員工的規(guī)范意識。從規(guī)章制度的完善與確立做起，讓檔案管理人員在制度的規(guī)范下工作，有形或無形中就能促進工作人員的工作態(tài)度，制約相關(guān)人員的工作行為，從而達到良好的工作效率。從檔案建立程序的設(shè)置上，要嚴(yán)格審計檔案管理體系設(shè)立，注重對事前、事中、事后的控制，實現(xiàn)完備的檔案管理程序，強化對審計質(zhì)量過程的控制。

其次，從客觀基礎(chǔ)上要推動審計檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)能力，發(fā)揮智能化辦公的優(yōu)勢。在審計檔案管理方法中要更注重對現(xiàn)代信息技術(shù)以及多媒體辦公軟件的應(yīng)用。例如，Excel、Word文檔的處理等在提升審計檔案管理效率上都有十分明顯的作用。通過加快對檔案管理方法的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)手工與計算機管理的有效融合，使人工的不可替代性與智能化便捷完美契合，讓人工操作在智能化、自動化辦公技術(shù)的協(xié)助下，實現(xiàn)對審計過程中所需檔案進行自動生成目錄、快速檢索、精確統(tǒng)計，減少人工機械化的工作量，提高智能化工作效率。但由于審計部門人員設(shè)置等原因，組織年齡結(jié)構(gòu)上缺乏年輕化，很多辦公人員對現(xiàn)代辦公軟件技術(shù)的應(yīng)用掌握不好，無法充分利用計算機技術(shù)進行檔案管理的優(yōu)勢，因此要注重引進相關(guān)專業(yè)人才，加強對人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們對檔案管理的技術(shù)應(yīng)用，提升檔案管理人員的管理能力。

第三，建設(shè)檔案信息化管理資源平臺，能有效提升審計檔案管理的效率，但是檔案信息化管理平臺需要大型服務(wù)器數(shù)據(jù)庫的支持，可以使用數(shù)據(jù)庫中原本就存在的數(shù)字模型構(gòu)件進行數(shù)據(jù)文件的存儲以及分類工作，對于不同類型的數(shù)據(jù)要使用區(qū)別化的格式進行傳輸，各個子系統(tǒng)內(nèi)需要進行內(nèi)置數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，子系統(tǒng)既可以在內(nèi)置數(shù)據(jù)庫中進行數(shù)據(jù)的備份，還可以將數(shù)據(jù)傳輸?shù)狡脚_中進行存儲，各個子系統(tǒng)可以靈活地調(diào)度平臺數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)完成檢索。此外，需要在自動化辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，與其他的管理系統(tǒng)進行操作標(biāo)準(zhǔn)的整合，實現(xiàn)操作界面、數(shù)據(jù)格式處理操作的統(tǒng)一要求。在實際的高速公路工程審計檔案信息化管理系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)的過程中，為能滿足用戶使用方便、快捷的要求，需要針對系統(tǒng)進行精簡化的設(shè)計方案，不僅能使得用戶快速了解系統(tǒng)的功能，還能進一步減少在系統(tǒng)前期建設(shè)中所投入的成本。因為對信息系統(tǒng)進行精簡化設(shè)計必然會帶來功能上的減少，所以技術(shù)人員需要保留重要、關(guān)鍵的功能并且剔除冗雜、煩瑣的功能，實現(xiàn)一個功能多種用途的設(shè)計。高水平的精簡化設(shè)計可達到更少的投資成本，為后續(xù)的系統(tǒng)升級、保養(yǎng)、維護提供高標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計基礎(chǔ)。

審計檔案管理信息系統(tǒng)自身應(yīng)當(dāng)具有六個不同的子系統(tǒng)，分別負(fù)責(zé)安全、維護、輔助實體管理、整理、檢索、數(shù)據(jù)管理等功能的實現(xiàn)，并且針對檔案信息管理各個流程的特點，考慮到企業(yè)計算機硬件性能，從而設(shè)計出一個高效率，簡單便捷的管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)對所收集到的數(shù)據(jù)信息進行動態(tài)更新，新數(shù)據(jù)將會覆蓋原有的舊數(shù)據(jù)，每一個子系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)的輸入工作之后，數(shù)據(jù)會上傳到檔案中心，檔案中心會根據(jù)數(shù)據(jù)的輸入格式、大小以及分類目錄存儲到不同的數(shù)據(jù)庫中。除此之外，還需要對數(shù)據(jù)存儲的方式不斷進行創(chuàng)新，除了圖片、文件、掃描件之外還應(yīng)當(dāng)進行錄音、視頻等各種格式文件的存儲工作，能進一步提升文件存儲工作的真實性。

四、結(jié)語

隨著現(xiàn)代化進程的不斷加快，如何確保審計質(zhì)量工作能夠以一種持續(xù)、穩(wěn)定的狀態(tài)發(fā)展，仍需要不斷加快對審計檔案管理的研究，實現(xiàn)審計質(zhì)量工作的提升。通過挖掘檔案管理人才，豐富審計檔案管理的科學(xué)內(nèi)涵，不斷深化探究審計檔案管理對審計質(zhì)量工作提升的意義，促進審計質(zhì)量工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

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（作者單位：山東省鄆城縣審計局）