辦公自動化背景下火力發(fā)電企業(yè)檔案管理探討

摘 要：以計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為樞紐，先進辦公技術(shù)設(shè)備設(shè)施為紐帶，實現(xiàn)快速準確處理各類信息的模式是辦公自動化的基本內(nèi)涵，這是人類科技不斷進步的必經(jīng)之路。電力企業(yè)的檔案管理工作是對電力企業(yè)在生產(chǎn)運營的所有環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類信息，進行準確的搜集、整理、保存、編目以及后期的統(tǒng)計、編研、推廣。在辦公自動化時代背景下，電力企業(yè)各類管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子文件，如何對這些電子文件進行有效的歸檔管理，成為辦公自動化背景下檔案管理部門的主要攻關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;電子文件;檔案管理;存在問題;解決措施

引言

近年來，隨著信息自動化技術(shù)的不斷發(fā)展和各類計算機系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，大部分企業(yè)都購進了一種或多種計算機應(yīng)用系統(tǒng)，火力發(fā)電企業(yè)也不例外。例如，某熱電有限公司根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展需要，前后分別購進并應(yīng)用了OA管理系統(tǒng)、ERP進度流程管理系統(tǒng)、用于廠級監(jiān)視與分析的PI軟件系統(tǒng)、統(tǒng)計管理系統(tǒng)以及電廠鍋爐壓力容器安全管理系統(tǒng)等，這些不同的管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中會累積產(chǎn)生龐大的電子文件，檔案管理人員如何科學有效地管理這些電子文件是非常棘手的問題，主要包括以下幾方面：

1.自動化辦公的電子文件因信息與載體可以人為分離，換言之，電子文件很難保證其內(nèi)容的真實性和初始來源，因為電子文件可以被人為不留痕跡地更改，且目前并沒有行之有效的方法可以很好地解決這個問題。

2.電子文件運行離不開軟硬件環(huán)境，如果軟硬件環(huán)境遭到破壞或者軟硬件丟失，那么電子文件可永久性保存也成了一句空話。

3.火力發(fā)電企業(yè)在生產(chǎn)運營過程中除了產(chǎn)生文本類型的電子文件，還有大量的現(xiàn)場施工和形象進度圖片、施工CAD圖、機械制圖以及不同類數(shù)據(jù)庫形式的電子類文件，這些非文本類型電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件難度較大，這與檔案管理規(guī)定的“雙軌制”要求是相違背的。

以上所述檔案管理自動化推進過程中所遇到的三點棘手問題，并不代表電子檔案優(yōu)勢要落后于紙質(zhì)檔案，相反，更加證明了電子文件檔案已經(jīng)逐步取代了紙質(zhì)檔案原有的地位，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)電企業(yè)檔案管理工作的必經(jīng)之路。火力發(fā)電企業(yè)在檔案管理信息化發(fā)展過程中所面臨的問題，一方面是挑戰(zhàn)，另一方面也是檔案管理發(fā)展的一個機遇，更是火力發(fā)電企業(yè)檔案管理從業(yè)者的責任擔當。

一、火力發(fā)電企業(yè)檔案信息自動化管理存在的問題

1.檔案信息化管理程度不及科研和生產(chǎn)管理信息化程度高

該熱電有限公司自2013年成立以來，除運行電子檔案管理系統(tǒng)以外，還同時運行諸如OA管理系統(tǒng)、ERP進度流程管理系統(tǒng)、用于廠級監(jiān)視與分析的PI軟件系統(tǒng)、統(tǒng)計管理系統(tǒng)、電廠鍋爐壓力容器安全管理系統(tǒng)以及EHS環(huán)境健康安全管理系統(tǒng)等多種用途的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。但是，在企業(yè)的實際運行過程中，只有OA管理系統(tǒng)加入了檔案部門，其余所有運行的計算機管理系統(tǒng)在軟件設(shè)計和軟件實際運行過程中，并沒有考慮檔案管理部門的兼容情況，這就導(dǎo)致檔案管理工作中的電子文件歸檔環(huán)節(jié)無法在其余的管理系統(tǒng)中兼容運行，使得公司運行的各類管理系統(tǒng)信息彼此獨立，影響檔案歸檔工作效率。

該熱電有限公司運行的各類生產(chǎn)管理系統(tǒng)，由于電廠生產(chǎn)作業(yè)性質(zhì)較為緊張，再加上工程現(xiàn)場變更、采購信息調(diào)整等臨時工作的增加，導(dǎo)致各個管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份情況出現(xiàn)了不同程度的缺失和備份不及時現(xiàn)象，電廠各類生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)生成電子文件的元數(shù)據(jù)和電子文件的軟件背景信息，并沒有像電子文件一樣歸檔，這就增加了電子文件丟失或脫離軟件環(huán)境后無法顯示的風險。

該熱電有限公司電子檔案的載體主要有光盤、U盤以及磁盤，電子檔案的格式包括電子文檔、現(xiàn)場圖片、視頻和音頻、CAD圖紙以及軟件程序等數(shù)字化電子數(shù)據(jù)，但是，由于數(shù)據(jù)庫和相關(guān)法律法規(guī)的限制，電廠大部分電子數(shù)據(jù)檔案只是按照國家規(guī)定做了防磁貯藏保管的基礎(chǔ)保管措施，并沒有進行云數(shù)據(jù)備份或者Internet網(wǎng)絡(luò)連接。

像該熱電有限公司這種大型火力發(fā)電企業(yè)，企業(yè)性質(zhì)決定了雖然企業(yè)在檔案管理網(wǎng)站建設(shè)方面會投入大量人力物力，也會取得一定的成效，但是最終和預(yù)期目標相差較遠，這主要是由于兩方面因素引起的。一方面是大部分企業(yè)員工還保留著借閱紙質(zhì)檔案文件的傳統(tǒng)習慣，雖然電子檔案服務(wù)網(wǎng)站的借閱功能非常方便，但是由于思維慣性，還是有較大部分的員工保留借閱紙質(zhì)檔案的習慣。另一方面是企業(yè)對檔案管理服務(wù)網(wǎng)站等現(xiàn)代化檔案管理模式的宣傳并不到位，沒有在員工內(nèi)心形成一個固有概念。

發(fā)電企業(yè)是關(guān)系到國計民生的基礎(chǔ)行業(yè)?；诖?，無論是國家對發(fā)電企業(yè)信息自動化工作的高度重視，還是發(fā)電企業(yè)突破自身發(fā)展瓶頸，發(fā)電企業(yè)在電力科研生產(chǎn)、企業(yè)安全生產(chǎn)以及生產(chǎn)運營管理信息自動化方面都投入了大量資金，取得的效益也是有目共睹的。特別是最近幾年在硬件設(shè)施的發(fā)力，使得電廠硬件設(shè)備設(shè)施已初具規(guī)模，與之配套的軟件如ERP進度流程管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)BFS++等先進的世界級的管理軟件也均有引入，基本實現(xiàn)了辦公系統(tǒng)的自動化。但是與電力科研生產(chǎn)、企業(yè)安全生產(chǎn)以及生產(chǎn)運營管理信息自動化的大跨步前進相比，檔案信息自動化的步伐可以用蹣跚學步來形容。最直接的表現(xiàn)就是檔案信息自動化建設(shè)并未統(tǒng)一納入發(fā)電廠信息自動化建設(shè)的整體規(guī)劃方案內(nèi)，甚至有的企業(yè)五年遠景規(guī)劃目標中也未提及。檔案部門在申請關(guān)于檔案信息自動化建設(shè)的資金、購買相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施方面被壓縮預(yù)算也是常有的事。

電廠不同工種的管理系統(tǒng)中分布著大量未歸檔的電子文件，這些電子文件因檔案管理系統(tǒng)的自動化程度不足，無法及時準確歸檔，甚至部分電子文件還保留在個人的電腦中，給企業(yè)檔案管理增加了一定不可預(yù)見的風險因素。之所以出現(xiàn)這種局面是因為以下幾點原因：第一個原因就是舊的檔案管理思想在新的檔案管理思想前進的路上“橫刀立馬”。舊的檔案管理思想認為檔案管理部門不宜介入電力科研生產(chǎn)、企業(yè)安全生產(chǎn)以及生產(chǎn)運營管理信息自動化方面，直接從源頭扼制了檔案管理信息自動化的發(fā)展，這種守舊的檔案管理思想完全沒有深入理解新時代檔案管理工作的重要性。檔案管理應(yīng)自始至終貫穿于電力科研生產(chǎn)、企業(yè)安全生產(chǎn)以及生產(chǎn)運營管理中，檔案管理是其系統(tǒng)構(gòu)成的一分子，在科研生產(chǎn)和科研管理實現(xiàn)信息自動化的過程中，同樣離不開檔案管理的信息自動化。從前如此，現(xiàn)在如此，將來也是如此，如果沒有檔案管理部門的加入，那么，各個生產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)就很難保證它的準確性和完整性。基于此，檔案管理工作必須堅持前期第一時間介入和全過程管理控制的兩項基本原則。第二個原因是檔案管理信息化的責任劃分不明確。很多電力企業(yè)默認各個部門的信息化管理應(yīng)該是信息技術(shù)部門的主要責任，沒必要讓檔案部門介入。在發(fā)電企業(yè)信息自動化管理過程中，信息技術(shù)部門是對各個管理系統(tǒng)提供技術(shù)支持的部門，信息技術(shù)部門主要是對系統(tǒng)運行的軟件環(huán)境和硬件設(shè)施搭建進行維護管理、對網(wǎng)絡(luò)的運行維護或者升級全權(quán)負責，而對各個信息管理系統(tǒng)運行產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行搜集、整合、存儲以及后期調(diào)用等一系列的管理活動，都屬于檔案管理范疇，盡管信息技術(shù)部門與檔案管理部門在數(shù)據(jù)管理方面存在一些業(yè)務(wù)交叉，但二者的管轄范圍還是很明確的，即各類管理系統(tǒng)存儲電子信息的服務(wù)器設(shè)置在信息技術(shù)部門，但是數(shù)據(jù)管理權(quán)限和數(shù)據(jù)管理的責任在檔案管理部門，這一點不能混淆。第三個原因是電力企業(yè)引進的諸如ERP進度流程管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)BFS++等先進的管理系統(tǒng)軟件設(shè)計的初衷，是沒有考慮到檔案管理工作的節(jié)點設(shè)置的，導(dǎo)致檔案管理部門只能看著先進的管理軟件興嘆而無能為力，這主要是電力企業(yè)在設(shè)計科研管理方面的信息系統(tǒng)時沒有考慮檔案管理的重要性，或者是沒有對檔案信息化管理的發(fā)展進行全盤考慮。電廠建設(shè)初期，沒有對檔案信息化建設(shè)進行通盤考慮可以理解，但在檔案管理信息自動化成為必然趨勢的大環(huán)境下，應(yīng)該盡快采取措施改變檔案信息自動化管理進度落后于科研生產(chǎn)和科研管理自動化的局面，不然帶給電力企業(yè)的不僅僅是檔案自動化管理進度滯后的問題，更是為企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展埋下了隱患。

無論是發(fā)電企業(yè)科研信息管理系統(tǒng)，還是發(fā)電企業(yè)其他生產(chǎn)運行管理系統(tǒng)在設(shè)計時，都應(yīng)該考慮將檔案信息自動化設(shè)計環(huán)節(jié)融入其中，將檔案管理的歸檔功能考慮進去，并嚴格根據(jù)不同管理信息系統(tǒng)特點劃分歸檔范圍。這也是檔案管理工作必須堅持第一時間介入的基本意義。檔案管理工作相比電廠其他職能部門的管理工作來說具有鮮明的特點，檔案管理工作的初期階段由于各類職能部門累計的數(shù)據(jù)并不多，顯得工作任務(wù)較為簡單，重要性沒有凸顯，但是隨著電力企業(yè)職能部門數(shù)據(jù)數(shù)量和數(shù)據(jù)類型的不斷增多，檔案部門的重要就逐漸凸顯出來了，所以在設(shè)計企業(yè)各類管理信息系統(tǒng)初期，管理者應(yīng)該具有放眼未來的大統(tǒng)籌觀，將檔案信息化管理融入企業(yè)管理信息系統(tǒng)內(nèi)。

2.檔案信息化管理的技術(shù)研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏層次性

發(fā)電企業(yè)檔案信息自動化管理工作具有很強的技術(shù)性，檔案管理信息自動化建設(shè)過程中需要根據(jù)企業(yè)實際情況，對每一個環(huán)節(jié)拿出若干種切實可行的解決方案，在經(jīng)過層層篩選，拿出最佳的解決方案，這個最佳的解決方案要能行之有效地解決檔案管理過程中各類可預(yù)見問題，能經(jīng)得起深層次技術(shù)推敲，只有這樣才能保證電廠企業(yè)檔案管理信息自動化建設(shè)的質(zhì)量，如果檔案管理信息自動化建設(shè)的前期做不到這一點，很可能在建設(shè)過程中的某一個節(jié)點無法進行下去，繼而需要返工重新設(shè)計，這不僅影響檔案管理工作的進度，還會給企業(yè)造成巨大的資金浪費。

現(xiàn)階段，我國發(fā)電企業(yè)特別是火力發(fā)電企業(yè)檔案信息自動化建設(shè)并沒有形成統(tǒng)一的可參照的執(zhí)行標準，不同的發(fā)電企業(yè)對檔案信息化管理工作的指導(dǎo)依據(jù)也僅僅是以國家頒布的總綱領(lǐng)來制定，更多的是依據(jù)企業(yè)自身實際情況制定，相當于發(fā)電企業(yè)在檔案信息自動化建設(shè)方面是各自為戰(zhàn)的，很難打破百密一疏的局面。火力發(fā)電企業(yè)涉及的信息管理系統(tǒng)眾多，如電廠基建管理系統(tǒng)、發(fā)電運營管理系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)產(chǎn)生的異構(gòu)數(shù)據(jù)信息量非常龐大，僅僅依靠企業(yè)自身實力去解決這些問題難免有些捉襟見肘。

不同電力企業(yè)的檔案信息化水平發(fā)展程度不一樣、需求也不一樣?；鹆Πl(fā)電企業(yè)對檔案信息化需求肯定與風力發(fā)電企業(yè)對檔案信息化需求不同，新建電廠首先解決的是廠區(qū)基建配套、發(fā)電設(shè)備設(shè)施配置、各類管理軟件的選擇、建設(shè)各類數(shù)據(jù)庫以及對部分紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工等一系列的問題。而電廠運營一段時間后，管理者開始考慮企業(yè)未來的發(fā)展方向，需要的管理軟件也較之前大不相同。由此可見，電廠處在不同的發(fā)展階段，對管理系統(tǒng)的需求也各不相同。讓處于不同需求的電廠企業(yè)都可以非常清晰明確地知道自身的發(fā)展任務(wù)和發(fā)展方向，是發(fā)電企業(yè)檔案信息自動化建設(shè)領(lǐng)域需要盡快解決的問題，因為只有檔案管理部門才能給予企業(yè)發(fā)展提出一系列的建設(shè)性建議。

二、自動化辦公環(huán)境下火力發(fā)電企業(yè)檔案管理工作策略

1.檔案信息化建設(shè)與電廠信息化建設(shè)齊頭并進

針對電廠發(fā)展規(guī)劃有針對性地建設(shè)檔案管理的信息自動化，讓檔案信息化建設(shè)與電廠信息化建設(shè)齊頭并進。之前沒有實現(xiàn)自動歸檔功能的信息系統(tǒng)，要盡快開發(fā)出與之配套的模塊，實現(xiàn)自動歸檔功能，新立項的信息系統(tǒng)要設(shè)計檔案管理相關(guān)功能的接口，確保各信息管理系統(tǒng)與檔案管理實現(xiàn)信息無縫對接，為電廠現(xiàn)代化管理打下夯實基礎(chǔ)。

2.檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合和深度開發(fā)

將電廠各類管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)作為檔案資源的基礎(chǔ)，依照某一特定專題，系統(tǒng)性的整理該特定專題內(nèi)的所有數(shù)據(jù)，建立切實可行的專題數(shù)據(jù)庫，為電廠生產(chǎn)運營提供行之有效的便捷服務(wù)。在專題數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)上，加大電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用知識的普及宣傳力度，提高電廠職工對電子檔案的認知度，充分提升電子檔案網(wǎng)絡(luò)查詢利用率，為電子檔案的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.建立辦公自動化背景下歸檔管理新理念

電廠企業(yè)檔案管理工作要解放思想，大膽引進國內(nèi)外先進的管理理念，歸檔管理作為檔案管理的核心模塊，更應(yīng)該隨著管理技術(shù)條件的提升升級、完善歸檔管理功能。在辦公自動化背景下，電廠檔案管理部門應(yīng)尋求具有網(wǎng)絡(luò)化、標準化以及定量化功能的歸檔管理新舉措。歸檔管理的網(wǎng)絡(luò)化即指檔案管理部門的員工在上級領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下直接進入數(shù)據(jù)搜集整編庫進行數(shù)據(jù)歸檔的初步整理，檔案管理部門負責人再對上述初步整理的檔案進行檢查、修改以及最終的編目歸檔。歸檔管理的標準化即根據(jù)電廠制定的歸檔規(guī)范要求，建設(shè)適用于網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的歸檔質(zhì)量標準。歸檔管理的定量化即采用先進科學有效的管理方法來量化歸檔管理的標準，使得量化后的歸檔標準適應(yīng)檔案管理自動化的基本要求。利用辦公自動化背景下獲得的檔案管理信息化成果，行之有效的提升歸檔管理質(zhì)量。

三、結(jié)語

電廠企業(yè)檔案管理信息自動化要與企業(yè)信息化發(fā)展同步，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理的新局面，并更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展提供可靠的服務(wù)，提升檔案管理應(yīng)有的價值。

參考文獻：

[1]高 林.智慧電廠建設(shè)背景下檔案管理智慧化問題的研究[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2021

[2]鄔海燕.試論檔案實體安全與檔案信息安全技術(shù)保護問題——以沙角A電廠檔案管理為例[J].黑龍江檔案，2017

[3]劉 爽.辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].質(zhì)量與市場，2021

[4]胡國鋒.電廠基建項目檔案“三統(tǒng)一”管理模式淺析[J].浙江檔案，2015

（作者單位：國家能源泰安熱電有限公司）

作者簡介：藺晶（1972—），女， 漢族，山東德州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。