現(xiàn)代信息技術(shù)語境下的事業(yè)單位檔案管理策略

李洪英

摘 要：隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的快速發(fā)展，在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，極大影響了行業(yè)管理模式。在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會發(fā)展要求，使檔案管理工作效率有效提升，同時(shí)通過信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢的充分發(fā)揮，使檔案管理工作不斷優(yōu)化和完善，有效提升事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)水平，使檔案開發(fā)及利用率切實(shí)提高。本文就基于現(xiàn)代信息技術(shù)的事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)及信息技術(shù)所帶來的影響進(jìn)行分析，結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，對提高事業(yè)單位檔案管理水平的有效策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù);事業(yè)單位檔案管理;檔案信息

在現(xiàn)代信息技術(shù)的影響下，事業(yè)單位檔案管理理念、方法、模式、體系等都產(chǎn)生了一定變化，信息技術(shù)的應(yīng)用有效推動了檔案管理工作的改革及創(chuàng)新。同時(shí)，以現(xiàn)今事業(yè)單位發(fā)展來看，檔案信息的快速增長也增加了檔案管理工作的執(zhí)行難度，而現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用則可以對檔案管理工作中的不足進(jìn)行補(bǔ)充，利用信息技術(shù)對各類檔案信息進(jìn)行收集及處理，使檔案管理工作可以更好地適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展要求。

一、基于現(xiàn)代信息技術(shù)的事業(yè)單位檔案管理概述

作為具有特殊屬性的國家重要機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位檔案管理工作與企業(yè)檔案管理之間存在著一定的差異性，其主要體現(xiàn)在管理內(nèi)容更復(fù)雜、更龐大、變動相對較小等，所以事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性要求較高。

事業(yè)單位可通過現(xiàn)代信息技術(shù)的引入，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，使紙質(zhì)化管理逐步朝著信息化、自動化、數(shù)據(jù)化管理方向發(fā)展，并使檔案信息實(shí)現(xiàn)空間化、可視化和時(shí)間化，使信息資料采集、整理、分析、查詢更便捷，防止紙質(zhì)載體出現(xiàn)問題而導(dǎo)致檔案資源損壞或丟失的情況出現(xiàn)。因此，事業(yè)單位檔案管理中加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，能夠使檔案管理工作更加便利，更好地為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、在事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)所帶來的影響分析

1.檔案管理理念

隨著社會經(jīng)濟(jì)及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域都面臨著新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對于事業(yè)單位而言，需要通過管理機(jī)制的改革和創(chuàng)新，使自身運(yùn)轉(zhuǎn)能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展要求，其中對檔案管理也提出了更高要求。同時(shí)，隨著事業(yè)單位自身發(fā)展，大量的信息資源不斷涌現(xiàn)，使檔案管理難度不斷加大，傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題和不足也日益凸顯。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的引入和實(shí)踐應(yīng)用，使傳統(tǒng)檔案管理理念發(fā)生了較大轉(zhuǎn)變，能夠更好地滿足檔案管理工作不斷增加的管理要求，并使事業(yè)檔案管理效率有效提高。

2.檔案管理機(jī)制

在事業(yè)單位檔案管理中，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠?qū)n案管理信息化建設(shè)起到全面推動作用，根據(jù)檔案管理實(shí)際需求，對信息化檔案管理運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行建立和完善?，F(xiàn)階段不少事業(yè)單位檔案管理中，仍采用傳統(tǒng)的管理機(jī)制和模式，由于以往檔案資料通常采用紙質(zhì)作為載體，其管理體系無法適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容和要求，使其無法在提高檔案管理有效性方面發(fā)揮引導(dǎo)作用，對事業(yè)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展造成制約。

3.檔案管理模式

事業(yè)單位加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用，能夠極大改變檔案管理模式，使其從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式向電子檔案管理模式發(fā)展，并通過充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對管理模式進(jìn)行不斷調(diào)整和完善。現(xiàn)階段不少事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)的重要性提高了認(rèn)識，信息化建設(shè)也逐步完成，但仍普遍存在整體信息技術(shù)應(yīng)用水平不高，檔案管理模式缺乏先進(jìn)性的問題，主要是信息技術(shù)應(yīng)用僅僅體現(xiàn)在檔案信息收集、存儲等方面，在檔案資源開發(fā)和利用中自身價(jià)值未能充分發(fā)揮，從而對檔案信息化建設(shè)的深入開展造成一定影響。

三、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題

一是缺乏檔案管理信息化思維;二是對信息化建設(shè)重視力度不足。在物力、人力、財(cái)力等方面缺乏有力支持;三是對檔案管理缺乏有效監(jiān)督，相應(yīng)的保障機(jī)制不完善;四是檔案管理現(xiàn)代化水平較低。在事業(yè)單位中，先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備引入力度不斷加大，對檔案管理工作效率提高起到了一定促進(jìn)作用，但同時(shí)因諸多因素的影響，導(dǎo)致技術(shù)和設(shè)備利用率較低，造成檔案管理工作現(xiàn)代化水平難以切實(shí)提高;五是檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。檔案管理工作中存在較大的隨意性和盲目性;六是管理人員安全防范意識不足，缺乏科學(xué)的管理手段和明確的管理目標(biāo)，管理工作落實(shí)不到位;七是管理人員綜合素質(zhì)不高。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，為了使檔案管理工作能夠更好地響應(yīng)國家相關(guān)政策要求，對管理人員提出了更高的技術(shù)要求，但現(xiàn)階段不少檔案管理人員采用兼職方式，缺乏專業(yè)檔案管理知識和能力，甚至一些檔案管理人員未熟練掌握日常檔案管理業(yè)務(wù)。

四、在信息技術(shù)的影響下對事業(yè)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的策略分析

1. 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

首先，為了有效提升信息化管理水平，管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變自身管理理念，對信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理特點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確把握，與電子檔案管理相結(jié)合，對新時(shí)期檔案管理工作要點(diǎn)予以明確。同時(shí)，需要基于“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理理念，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。其次，對標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式進(jìn)行有效構(gòu)建，使傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)間、空間局限性得以突破，使管理資源配置實(shí)現(xiàn)有效優(yōu)化和整合。另外，加強(qiáng)檔案管理人員信息化檔案管理意識，有效促進(jìn)檔案信息化管理水平的提高，管理人員對自身專業(yè)技能水平在檔案管理中的重要意義提高認(rèn)識，對檔案管理模式不斷創(chuàng)新的同時(shí)，對智能化、科學(xué)化、數(shù)字化檔案管理技術(shù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，使檔案信息化管理水平和效率不斷提高，不斷強(qiáng)化自身檔案管理能力。

2. 完善檔案管理機(jī)制

在事業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)自身檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況和要求，對檔案管理機(jī)制進(jìn)行建立和完善，使現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢得以充分發(fā)揮，有效提升檔案管理效率和質(zhì)量。

首先，需要對檔案管理工作中信息技術(shù)引入所帶來的影響和轉(zhuǎn)變加強(qiáng)分析，對符合事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的管理制度進(jìn)行科學(xué)制定，確保檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。

其次，需要對檔案管理信息化流程進(jìn)行不斷優(yōu)化，在事業(yè)單位運(yùn)行程中，檔案管理工作需要對產(chǎn)生的大量檔案信息進(jìn)行有效采集、整理、分析和儲存，通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用，對檔案管理流程進(jìn)一步細(xì)化，對各項(xiàng)管理流程內(nèi)容予以明確，防止檔案管理中存在信息資料疏失、遺漏等問題。

另外，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理中人工操作最大程度減少，有效提升信息技術(shù)應(yīng)用率，從而使檔案管理中人工操作所造成的失誤大幅度減少，檔案信息資源的可靠性、完整性及安全性切實(shí)提高。同時(shí)，有利于檔案管理人工成本減少，管理人員工作量和工作壓力減輕，檔案管理質(zhì)量和效率有效提升。

3. 創(chuàng)新檔案管理模式

隨著時(shí)代發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化管理是必然發(fā)展趨勢和要求，能夠更好滿足社會日益增長的檔案資源需求。對于事業(yè)單位檔案信息管理而言，檔案安全性是管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容。在以往檔案管理中普遍存在著管理人員管理方式不合理、人工操作失誤、失職等諸多影響因素，使檔案信息極容易出現(xiàn)破壞、缺失等現(xiàn)象。通過數(shù)字化管理模式的運(yùn)用，能夠?qū)n案資源進(jìn)行及時(shí)備份，并通過防火墻設(shè)置、檔案管理軟件殺毒等措施，使檔案信息的安全性得以保障。

另外，事業(yè)單位檔案管理利用信息技術(shù)，能夠促進(jìn)檔案管理朝著精細(xì)化方向發(fā)展，從而使檔案信息資源的利用率進(jìn)一步提升，使檔案信息資源的開發(fā)價(jià)值得以充分體現(xiàn)，更好滿足現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展要求。同時(shí)，在檔案管理中，需要對相應(yīng)的信息反饋考核機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和完善，使管理要求更加系統(tǒng)化、規(guī)范化，促進(jìn)事業(yè)單位各部門之間不斷增強(qiáng)信息聯(lián)動性，并對檔案管理責(zé)任進(jìn)行明確劃分，信息反饋機(jī)制不斷完善，使檔案管理工作得以順利開展。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”及信息化建設(shè)背景下，事業(yè)單位檔案信息化管理為單位自身可持續(xù)發(fā)展提供了有力支持，促進(jìn)全社會檔案資源共享，對檔案資源的社會信息化服務(wù)功能完善起到有效促進(jìn)作用。因此，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，應(yīng)對時(shí)代發(fā)展任務(wù)、特征和形式等加強(qiáng)分析，對檔案管理組織架構(gòu)進(jìn)行不斷改進(jìn)，使分級管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)管理模式得以有效構(gòu)建，并對檔案管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新，促進(jìn)“智慧”信息化檔案建設(shè)速度的加快，使檔案管理的科學(xué)化、信息化水平不斷提高。

4.提高信息化設(shè)備水平

為了有效提高現(xiàn)代信息技術(shù)背景下事業(yè)單位檔案管理水平，需要對檔案信息化的管理建設(shè)加強(qiáng)重視，對信息化設(shè)備進(jìn)行充分引入和運(yùn)用。事業(yè)單位應(yīng)在信息化設(shè)備購買或自行研發(fā)等方面加大物力、人力支持。在信息化設(shè)備購置時(shí)，對設(shè)備的先進(jìn)性予以保證的同時(shí)，確保使用者操作意識增強(qiáng)，使其在設(shè)備操作過程中更加謹(jǐn)慎，并對設(shè)備進(jìn)行及時(shí)維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備能夠保持正常運(yùn)行，使用壽命能夠有效延長。另外，如設(shè)備出現(xiàn)問題和故障，應(yīng)及時(shí)通過維修人員進(jìn)行檢修和更換，避免因設(shè)備問題而對工作效率和進(jìn)度造成影響。

相關(guān)工作人員應(yīng)在設(shè)備操作過程中加強(qiáng)學(xué)習(xí)和實(shí)踐運(yùn)用，使自身操作水平不斷提高，對檔案信息資料的安全性予以保障，同時(shí)防止因?yàn)椴僮鞑皇炀毣虿僮鞑划?dāng)而造成檔案材料信息損壞、丟失等問題出現(xiàn)。因此，事業(yè)單位應(yīng)對相關(guān)操作人員的專業(yè)操作技術(shù)加強(qiáng)培訓(xùn)，并對設(shè)備進(jìn)行及時(shí)升級和更新，使設(shè)備儲存空間不足等問題得以有效解決，避免對檔案管理工作的有序開展造成影響。

5. 提升管理工作人員專業(yè)技能及綜合素養(yǎng)

首先，基于現(xiàn)代信息技術(shù)的事業(yè)單位檔案管理，對工作人員提出了更高要求，需要具備先進(jìn)信息化設(shè)備操作技能的同時(shí)，還需要不斷提高自身綜合素養(yǎng)和管理水平，使現(xiàn)代信息化設(shè)備能夠在檔案管理工作過程中充分發(fā)揮作用，使信息資料的收集、整理、分析、儲存等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率有效提升，并使用戶能夠利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)資料的快速查詢，使信息服務(wù)質(zhì)量不斷提高。其次，管理人員應(yīng)加強(qiáng)樹立檔案信息化人才觀，通過不斷實(shí)踐創(chuàng)新，使檔案管理人員實(shí)現(xiàn)與信息化知識的深入銜接，使其安全責(zé)任意識及自主創(chuàng)新意識不斷強(qiáng)化。另外，在崗位管理考核中納入檔案管理工作內(nèi)容，并對量化考核予以推行，其中業(yè)務(wù)部門需要明確專兼職檔案員，確保檔案資料由專人負(fù)責(zé)，并且經(jīng)過嚴(yán)格審查。最后，對檔案信息化管理中的簽字、核對、檢查、拆封等環(huán)節(jié)加強(qiáng)審核，對糾錯(cuò)機(jī)制進(jìn)行建立和完善，使檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性及有效性得以保證。

事業(yè)單位還應(yīng)積極組織檔案管理工作人員參與相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)和教育，提高自身工作責(zé)任心和工作主動性，不斷提高自身的專業(yè)技能及綜合素養(yǎng)，積極轉(zhuǎn)變和調(diào)整自身管理觀念，更好地投入單位檔案管理工作中，為單位和社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而使檔案管理現(xiàn)代信息化建設(shè)進(jìn)程得以有效推進(jìn)。

6. 構(gòu)建實(shí)用性檔案信息網(wǎng)站

基于現(xiàn)代信息技術(shù)，事業(yè)單位檔案管理過程中應(yīng)對實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行有效構(gòu)建。首先，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身檔案管理信息化建設(shè)情況，對信息及數(shù)據(jù)資源進(jìn)行全面收集、整理、分析和存儲，不斷豐富自身數(shù)據(jù)庫資源，對具有高效性、科學(xué)性的檔案資源數(shù)據(jù)庫進(jìn)行創(chuàng)建，從而為信息化檔案管理模式的形成奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息資源共享及科學(xué)應(yīng)用。事業(yè)單位根據(jù)自身發(fā)展需求，對現(xiàn)代信息技術(shù)及資源加強(qiáng)引入，對創(chuàng)新技術(shù)和創(chuàng)新管理模式進(jìn)行運(yùn)用，并對創(chuàng)新型管理人才加強(qiáng)培養(yǎng)，同時(shí)需要對傳統(tǒng)管理理念進(jìn)行及時(shí)更新，并對國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理模式進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，使管理工作能夠更好地順應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求。最后，與優(yōu)秀企業(yè)加強(qiáng)合作，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步對現(xiàn)代信息化檔案管理建設(shè)和發(fā)展起到促進(jìn)作用。通過信息化網(wǎng)站的建設(shè)，能夠充分體現(xiàn)信息互通的特質(zhì)外，使事業(yè)單位能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行深入挖掘和開發(fā)利用，使其價(jià)值得以充分發(fā)揮，更好地滿足事業(yè)單位自身發(fā)展需求。同時(shí)，檔案管理通過現(xiàn)代信息技術(shù)的有效運(yùn)用，加強(qiáng)各部門之間的交流、協(xié)作，使檔案資源管理能夠?yàn)楦鞑块T及社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

五、結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已成為未來發(fā)展趨勢。在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，需要提高對促進(jìn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性和必然性的認(rèn)識，使檔案管理工作能夠更好服務(wù)社會，對行業(yè)可持續(xù)發(fā)展起到推動作用。因此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，對工作人員加強(qiáng)專業(yè)技能及綜合素質(zhì)培訓(xùn)，使其操作能力不斷提高，同時(shí)在檔案管理過程中，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的有效融合，使工作人員工作量和工作壓力減少的同時(shí)，使檔案信息化管理水平和質(zhì)量有效提高，檔案管理安全性得以切實(shí)保障，檔案資源利用價(jià)值得以充分體現(xiàn)，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：云南省昆明市呈貢區(qū)洛龍街道辦事處）