從檔案驗收情況分析項目檔案存在的問題

劉茸茸 王歡

關(guān)鍵字：項目檔案;問題;解決措施

一、項目檔案存在的意義

項目檔案是在項目立項、設計、勘察、施工、監(jiān)理、竣工驗收等項目建設全過程中形成的各種載體形式的、具有保存價值的原始記錄，它真實記錄了項目建設過程中的具體情況，反映了項目建設是否規(guī)范、施工計劃與施工進度是否吻合、項目資金使用情況是否合理、項目建設是否達到批復要求等內(nèi)容。

在重大建設項目中，項目檔案發(fā)揮著重要作用，是確保建設項目通過竣工驗收的重要組成部分，是檢查項目建設質(zhì)量的憑證，為日后項目改建、擴建、整改等活動提供原始依據(jù)。但是，目前項目檔案驗收依然發(fā)現(xiàn)存在不少問題，因此應從中吸取經(jīng)驗教訓，總結(jié)方法，使項目檔案能夠彌補不足、發(fā)揮所長，為項目竣工驗收打下堅實基礎，在經(jīng)營管理、項目建設等方面為領導決策提供依據(jù)。

二、項目檔案存在的問題

檔案驗收內(nèi)容一般包括項目檔案基礎管理工作情況，項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性，以及項目檔案的安全保管三個部分。通過整理以往檔案驗收專家的意見，發(fā)現(xiàn)項目檔案存在著共性問題，尤其在基礎管理和項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性等方面，具體信息如表1。

三、項目檔案存在問題的原因

1.項目檔案管理機制不健全

檔案管理機制不完善在一定程度上影響項目檔案的工作質(zhì)量、進度等。

（1）溝通機制不健全。建設單位各部門之間缺少溝通聯(lián)系，檔案部門不能提前介入項目建設，無法最先提出項目檔案的歸檔要求，在項目檢查、推進、交工驗收等關(guān)鍵節(jié)點未能參與其中，并在工程進行時由于無法及時掌握工程進度信息，致使對項目資料的監(jiān)督檢查出現(xiàn)空白。

（2）缺乏約束。在建設單位內(nèi)部尚未達成統(tǒng)一共識，未將項目檔案歸檔要求、歸檔質(zhì)量等相關(guān)條款納入合同與相關(guān)考核范疇，無法在具體工作中對設計、施工、監(jiān)理等單位形成相應約束，因此無法保證項目資料的歸檔質(zhì)量。

（3）履職不到位。建設單位各相關(guān)部門、參建單位之間聯(lián)系松散，存在互相扯皮、推諉，項目檔案人員流動性大等問題，項目資料“為什么管，由誰管，怎么管”的問題影響了項目資料的完整、準確、系統(tǒng)、有效等。

2.項目檔案管理制度落實不到位

在實際工作中，由于緊急情況的發(fā)生，各單位、部門之間缺乏有效溝通交流以及各部門工作習慣等原因，項目檔案管理制度的執(zhí)行率不太理想，項目管理單位未能發(fā)揮連接檔案管理部門和參建單位的橋梁作用，檔案管理部門沒有完全履行提前介入、全程跟蹤、督檢的職責，因此項目檔案普遍存在著項目管理單位和參建單位“重工程、輕檔案”，檔案部門“重接收保管，輕督導檢查”的現(xiàn)象，項目檔案工作不能與項目建設同步進行，資料的收集、整理、鑒定等工作滯后，嚴重影響了項目資料的真實性、完整性、有效性、系統(tǒng)性等要求。

3.檔案意識不強

項目檔案形成于項目建設的各個階段，產(chǎn)生于各個單位、部門，只有上下齊心，內(nèi)外齊力才能保證項目檔案的完整性、系統(tǒng)性等。同時，項目建設周期長、時間跨度大、參建單位眾多，對項目資料的收集、整理、保管等提出了比較高的要求。然而，實際工作中建設單位各相關(guān)部門、參建單位等對項目資料的重要性認識不夠，導致工作未能全面、協(xié)調(diào)開展。參建單位在項目實施前沒有設置穩(wěn)定的檔案人員，當資料產(chǎn)生后指派相關(guān)技術(shù)人員兼職檔案工作，兼職人員不了解檔案知識，也沒有在施工過程中注重資料收集，認為只要完成施工進度計劃、質(zhì)量、資金要求等就可以，項目資料不完美也無所謂;在收集資料時，只注重文件形式，不注重文件內(nèi)容，最后提交的項目資料會出現(xiàn)邏輯不強、簽署不齊全、施工日志與實際工作不一致、重要節(jié)點數(shù)據(jù)記錄不全等問題。

4.檔案人員業(yè)務知識不全面

項目檔案涵蓋的知識范圍較廣，包括工程管理、環(huán)境保護、檔案管理、財務等，要求檔案人員了解相關(guān)專業(yè)知識，熟悉具體工作流程。但目前，檔案人員知識水平較單一、參加檔案專業(yè)培訓的機會較少，同時又缺乏主動學習的積極性，在一定程度上給項目檔案工作增加了難度。從上述項目檔案存在的問題能夠了解到檔案人員只掌握檔案業(yè)務，而對項目管理的工作程序不熟悉，如對項目立項及評審程序、招投標工作過程及管理規(guī)定等不了解，導致相關(guān)立項依據(jù)文件的評審文件未歸檔，招投標文件歸檔不全等;對工程過程不了解，無法介入工程進行全程跟蹤;不了解項目各單項工作程序，不能判斷文件歸檔內(nèi)容是否齊全;不了解項目檔案的歸檔要求，無法全面指導施工單位收集、整理項目資料等。

四、解決措施

1.建立項目檔案管理網(wǎng)絡

檔案管理部門牽頭組建以項目檔案分管領導主導，檔案管理部門為核心，各部門、勘察單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等參與的項目檔案管理工作網(wǎng)絡，實現(xiàn)由上到下的工作機制，明確相關(guān)職責。

首先，各部門、單位應該配備專（兼）職檔案人員對各自領域形成的文件進行收集、分類、立卷、鑒定、歸檔等;其次，各部門加強溝通、交流，保證檔案部門及時掌握項目建設進度;最后，檔案管理部門對相關(guān)檔案人員進行業(yè)務培訓，同時針對建設項目的性質(zhì)及整體節(jié)點計劃提出項目檔案的歸檔時間、份數(shù)、范圍、質(zhì)量等要求，使其了解項目檔案及其管理規(guī)范等，并在項目建設過程中深入現(xiàn)場監(jiān)督、檢查資料收集、整理情況，給予及時的業(yè)務指導。

2.編制程序文件，統(tǒng)一標準

項目文件向項目檔案轉(zhuǎn)化的過程中，存在著收集不及時、資料不齊全、檔案與項目建設不同步等問題，致使文件的形成、積累、整理、歸檔等工作一直處于被動狀態(tài)，因此采取措施進行管控必不可少。

（1）編制《項目檔案歸檔程序文件》。檔案管理部門應根據(jù)項目特點與項目節(jié)點計劃編制項目文件歸檔程序文件。歸檔程序文件對項目各階段文件的收集、鑒定、整理、審查、歸檔、驗收等工作步驟、目標、檔案管理要求做出規(guī)定，給予針對性的具體檔案工作業(yè)務指引，方便技術(shù)人員及檔案人員了解、掌握檔案要求，便于在實際工作中執(zhí)行。

（2）編制《項目檔案歸檔計劃表》。遵循項目檔案與項目建設“四同步”原則，形成合理、實施性較強的項目文件歸檔計劃，要求各單位在規(guī)定時間內(nèi)完成資料的收集、整理、審查、歸檔等工作。

（3）形成督促檢查機制。檔案部門牽頭，組織計劃部門、項目管理單位等加強對歸檔情況及計劃實行情況進行監(jiān)督、檢查，保證項目資料的歸檔時間、格式、范圍、質(zhì)量、份數(shù)等可控，達到資料歸檔要求。

3.堅持項目檔案的全過程管理

項目檔案的全過程管理包括事前、事中和事后管理。建設項目周期長、建設難度大、管理復雜，如果在建設過程中忽視任何一個環(huán)節(jié)的資料收集、整理、監(jiān)管等，都將影響項目檔案工作有序開展，因此應加強項目檔案的全程管控。

（1）事前管控。除了上述的建立項目檔案管理網(wǎng)絡、編制文件歸檔程序等辦法，檔案管理部門還需提出要求，建立合同控制機制，參與到合同審核工作中，將項目檔案管理納入合同管理中，在合同中明確規(guī)定項目資料的歸檔時間、范圍、質(zhì)量等要求，以及歸檔資料不符合要求時扣除違約款項等;在項目開工前，檔案部門應召開檔案專題會議，與項目管理單位、施工單位、監(jiān)理單位等確定檔案收集范圍，并提出項目檔案歸檔要求等，確保施工單位、監(jiān)理單位必須形成相應的文件材料并及時收集整理。

（2）事中管控。在開工會上，檔案部門應再次提出項目檔案收集、整理、歸檔要求等，要求各參建單位配置專兼職檔案人員跟進項目，及時收集產(chǎn)生的文件資料。在設備開箱驗收時，專兼職檔案人員必須到現(xiàn)場進行資料收集，確保設備相關(guān)資料完整。檔案部門應不定期地對文件材料的形成情況進行檢查和指導，確保項目檔案的“四同時”不間斷。

（3）事后管控環(huán)節(jié)。首先，檔案部門嚴格把好資料審查關(guān)，參建單位對收集整理完成的項目資料進行自查后，分別由監(jiān)理單位、項目管理單位、檔案部門層層審查，待資料符合歸檔要求，將資料移交檔案部門;其次，檔案部門接收資料后對項目全過程文件進行檢查，并在驗收前組織公司各部門對移交的項目文件進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改、完善，符合要求后按相關(guān)規(guī)范進行歸檔、提交驗收、安全保管、提供利用。

4.提高人員檔案意識

檔案意識直接影響人員對待檔案工作的態(tài)度，因此必須采取措施提高檔案人員及其他人員的檔案意識。

（1）加強宣傳與學習。首先，建設單位應舉辦檔案價值宣傳教育活動，明確檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、領導決策等方面的重要性，提高全員檔案意識;其次，建設單位加強對檔案管理制度的宣貫，使全體成員了解檔案、關(guān)注檔案，并在實際工作中樹立檔案意識。

（2）納入考核，形成激勵機制。為了激發(fā)公司各部門對檔案的重視，以及廣大檔案人員的工作積極性，應將檔案工作納入各部門及個人績效考核，形成部門督導、個人奮進的良性學習與工作習慣，以此來改變檔案意識薄弱、檔案人員業(yè)務水平局限的問題。

5.提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)

業(yè)務素質(zhì)是檔案人員在工作中綜合能力的體現(xiàn)，包括完成工作的業(yè)務技巧、對待檔案工作的態(tài)度等，只有全面提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)，才能為公司項目檔案工作提供后備力量。

（1）提升自身綜合素質(zhì)。檔案人員不僅要熟悉檔案管理的基本要求、國家對項目檔案管理的相關(guān)制度，還需了解項目管理的相關(guān)知識，熟悉項目立項、招投標、合同、施工管理、驗收等流程，便于對歸檔文件齊全、完整的審核，加強計算機知識的掌握，為信息化做準備。

（2）強化培訓。一是采取外培和內(nèi)培的方式加強對專（兼）職檔案人員進行業(yè)務培訓，鼓勵檔案人員學習各行業(yè)的先進工作經(jīng)驗，了解國家、行業(yè)關(guān)于項目檔案的標準及要求;二是通過內(nèi)培使公司檔案部門、項目管理單位、施工單位、監(jiān)理單位等檔案人員知悉建設單位對于項目資料的要求，注意在項目資料的收集、整理、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)有所側(cè)重，避免在實際操作中走彎路或敷衍應付。

五、結(jié)語

綜上可知，項目檔案在整個項目、公司生產(chǎn)建設等過程中發(fā)揮重要作用，但項目的周期長、建設復雜等在一定程度上影響項目檔案的收集、整理等，項目管理模式、檔案管理要求等會對項目資料的質(zhì)量與驗收大打折扣，因此在實際工作中需采取相關(guān)措施，使建設單位與參建單位都明晰檔案相關(guān)要求，明確具體工作目標與責任，清晰工作計劃與流程，以較高的檔案意識及業(yè)務水平投入各自工作，為項目檔案驗收、項目竣工驗收奠定堅實基礎。

參考文獻：

[1]建設項目檔案管理規(guī)范.DA/T28-2018 .[2020-03-11].http：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201809/949e32fbbfa74b95b6dfc7116c29bb2d/files/532110549b9b4863a6270674e6b91f12.pdf

[2]楊開岳，許秀霓，冷裕波.廣東電網(wǎng)建設項目檔案管理實踐[J].中國檔案，2017

（作者單位：陜煤集團榆林化學有限責任公司）