關(guān)于提高基層檔案人員管理水平的幾點思考

蒲美靜

關(guān)鍵詞：基層檔案人員;管理水平;提升策略

檔案管理人員直接參與檔案分類整理工作，其是否擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)，會直接影響整個檔案管理工作的質(zhì)量和水平，因此為了更好地保證檔案管理工作開展的效果，相關(guān)部門有必要采取手段提升檔案管理人員的素養(yǎng)，使其能夠更好地掌握各種文檔編輯及軟件應(yīng)用工作。

一、現(xiàn)階段基層檔案管理工作存在的問題

1.單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏認(rèn)識

目前，我國很多企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，將工作重點放在經(jīng)營和其他管理上，造成了單位內(nèi)部的檔案管理水平嚴(yán)重不足，出現(xiàn)檔案管理混亂的情況，導(dǎo)致在查閱相關(guān)檔案和資料時，無法快速找到資料和檔案，甚至還會出現(xiàn)檔案丟失等問題。長此以往不僅會影響檔案管理水平的提升，嚴(yán)重的還會制約單位的發(fā)展與壯大。

2.檔案管理人員缺乏較強的服務(wù)意識

另外，從檔案管理人員來看檔案管理的服務(wù)對象是檔案利用者，檔案管理服務(wù)質(zhì)量主要由他們來進行反饋，如果檔案管理人員與檔案利用者之間不能建立良好的關(guān)系，那么可以從側(cè)面反映出檔案管理人員的服務(wù)意識不強。

3.單位內(nèi)部缺乏相關(guān)的檔案管理部門

有的單位沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，許多檔案管理人員都是由其他部門人員兼職，由于這些人員缺乏專業(yè)的素養(yǎng)和能力，導(dǎo)致其在平時工作中缺乏專業(yè)能力，嚴(yán)重影響檔案管理水平和效率，使許多檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)問題。另外，很多職工不能嚴(yán)格要求自己，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量無法得到保障。

4.檔案管理人員沒有較強的法律意識

有些檔案管理人員對檔案方面的法律意識不強，他們不熟悉相關(guān)的理論知識，在檔案保密意識方面存在不足。也有的管理人員在工作中不能嚴(yán)格履行職責(zé)，難以有效遵循法律法規(guī)的各項規(guī)定。比如，忽視保密工作、泄露檔案信息、導(dǎo)致個人隱私泄露的情況發(fā)生，這樣很容易給相關(guān)個人帶來不必要的損失。

5.檔案管理交接過程中存在嚴(yán)重問題

事業(yè)單位會經(jīng)常發(fā)生人事調(diào)動，人事調(diào)動對于檔案管理工作來說是一個比較難處理的問題，檔案管理工作非常復(fù)雜，并且會涉及許多方面的內(nèi)容和因素，如檔案的接收、審核等工作，導(dǎo)致很多檔案管理工作只能重新開始進行管理和審核。這一工作尤其對于新員工來講難度非常大，給其造成極大的心理負(fù)擔(dān)和工作壓力，有時會發(fā)生檔案丟失情況。

6.對檔案管理不夠重視

（1）檔案不能得到有效利用

目前，由于單位對檔案管理工作缺乏重視，所以其在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)混亂情況，造成一些重要檔案和信息經(jīng)常出現(xiàn)丟失和損壞，同時還有許多檔案存在隨意亂放的情況，造成部分檔案經(jīng)常出現(xiàn)損壞、無法查找的問題。

（2）檔案保管措施不健全

檔案的保存是檔案管理中最為重要的組成部分，一旦相關(guān)人員在保管中出現(xiàn)了失誤情況，很有可能會給單位的發(fā)展和建設(shè)工作帶來麻煩，使單位發(fā)生嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。

（3）檔案管理措施過于落后

在檔案管理中缺乏有力的管理措施，存在嚴(yán)重的技術(shù)問題，導(dǎo)致許多工作無法跟上社會發(fā)展的步伐，導(dǎo)致檔案在實際管理中出現(xiàn)了許多問題，使檔案管理的作用和價值無法得到充分發(fā)揮。

7.電子檔案管理人員計算機水平不夠

在對電子檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進行分析時發(fā)現(xiàn)，多數(shù)檔案管理人員存在計算機水平不高的情況，在工作中無法熟練利用計算機開展工作，在處理大量信息時經(jīng)常會出現(xiàn)各種操作錯誤和問題，造成大量重要的信息和數(shù)據(jù)無法被記錄，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率和質(zhì)量，長此以往勢必會影響單位的發(fā)展。

另外，部分檔案管理人員在發(fā)送和保存完相關(guān)信息后，很少會對信息和檔案內(nèi)容進行重新核對，由于其缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)送信息和檔案保存不當(dāng)?shù)那闆r，使單位一些保密和重要的信息被泄露，給單位的發(fā)展帶來極大的安全隱患。

8.人事檔案管理手段不夠完善

就目前我國事業(yè)單位的發(fā)展情況來看，絕大多數(shù)的事業(yè)單位對于檔案管理模式還僅限于紙質(zhì)檔案管理，許多單位在檔案收集整理中依舊采用簡單的手工檢索、編輯等方式，使人事檔案材料不能及時歸檔整理，導(dǎo)致檔案資料以及目錄不能得到快速有效的更新。另外，在調(diào)閱和查看檔案時依舊采用手工操作方法，對檔案的管理、查找、收集等極其不方便，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率。

二、檔案管理工作的必要性

1.檔案管理工作可以推動單位發(fā)展

檔案管理在單位的發(fā)展中具有十分重要的意義，檔案可以對單位發(fā)展情況進行詳細(xì)記錄，這些內(nèi)容可以為其未來發(fā)展情況和戰(zhàn)略部署提供重要依據(jù)，確保生產(chǎn)、管理等工作順利開展與落實。因此，單位應(yīng)格外重視檔案管理等工作，充分利用這些寶貴資料，推動自身的發(fā)展與壯大?？茖W(xué)的檔案管理工作，可以在關(guān)鍵時刻對單位起到保護作用，確保其合法權(quán)益不會受到他人侵害。在提高檔案管理水平的同時，單位要聘請專業(yè)的檔案管理人員，并對其他的檔案管理人員開展科學(xué)的培訓(xùn)和教育工作，只有檔案管理人員足夠?qū)I(yè)，單位的檔案管理水平和能力才會得到全面提升。但是，通過分析單位的實際檔案管理情況發(fā)現(xiàn)，多數(shù)單位在檔案管理中，都存在許多不足和問題，這些問題如果不能得到及時解決，將會給其發(fā)展和壯大帶來極大影響。

2.電子檔案具有方便、高效、快捷等特點

所謂電子檔案管理就是利用電腦來代替人進行工作，能夠有效降低工作人員的勞動量，同時也可以提高檔案管理工作的效率。

另外，通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進行傳輸，既能加快傳遞速度又能使傳遞成本降到最低。此外，電子檔案管理的應(yīng)用能夠極大提高信息的集中性，使各類信息得到有效整合，最終將信息集成一體，從而降低信息查詢時產(chǎn)生的遺漏。電子檔案存儲方式極其簡單，它是應(yīng)用表格進行儲存，可以將煩瑣的資料變得一目了然。此外，電子檔案所存儲的信息不容易丟失，就算經(jīng)過長時間保存也不會發(fā)生損壞。

3.極大提高了檔案信息的利用率和工作效率

檔案存儲的目的主要是對信息進行有效利用。要想檔案有更高的利用價值就必須要確保文檔卷宗信息的絕對完善。傳統(tǒng)的文書立卷是需要工作人員利用紙張進行立卷，這種立卷需要工作人員依靠經(jīng)驗進行操作，使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)無法做到統(tǒng)一，容易對文檔信息的質(zhì)量和使用價值造成一定影響，給日后的使用帶來了一定麻煩。

三、加強檔案管理工作的方法

1.做好統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)工作

首先，單位要對自身的檔案管理情況進行全面分析與研究。其次，在單位內(nèi)部加大宣傳檔案管理的重要性，并要求全體部門和人員要重視檔案管理工作。最后，單位可在社會和高校中聘請專業(yè)檔案管理人員，這樣不僅可以提高單位內(nèi)部檔案管理水平，還可以推動單位的發(fā)展。

2.建立健全相關(guān)制度

首先，檔案管理工作必然要符合《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)章制度，讓檔案管理人員在開展日常工作的同時不斷探索新問題，并且在工作中結(jié)合實際情況以及具體的檔案管理優(yōu)化相關(guān)管理規(guī)章制度，保證檔案管理工作的規(guī)范化。其次，如果在開展檔案管理工作時有個人或者單位違反相關(guān)法律規(guī)定，管理人員可以依法追究其責(zé)任。最后，單位必須要建立相關(guān)的規(guī)章制度，通過規(guī)章制度的建立使工作人員按照相關(guān)的規(guī)定進行工作，確保制度內(nèi)容可以對員工行為進行有效的監(jiān)督與管理，確保檔案管理工作人員按照制度進行操作，這樣能大大提高員工工作的積極性，從而降低員工的失誤率，以此來確保檔案管理安全穩(wěn)定的發(fā)展。

3.加強隊伍建設(shè)工作，強化管理人員的服務(wù)意識

檔案管理工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，因此各單位必須要嚴(yán)格要求檔案管理人員，對其定期開展教育培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員的思想認(rèn)識，讓檔案管理人員可以在日常工作過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，與此同時促使其不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，保證檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。檔案管理工作的本質(zhì)屬于社會服務(wù)性質(zhì)，基層檔案管理人員在開展工作時應(yīng)當(dāng)始終銘記為人民服務(wù)的宗旨，強化自身的服務(wù)意識，將傳統(tǒng)的被動服務(wù)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r期主動搜集資料意識，這樣才可以逐步提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案管理工作開展的質(zhì)量。另外，單位也可以大力引進檔案專業(yè)人才，加強檔案管理隊伍建設(shè)。通過錄用、人才市場招聘的方式，招錄專業(yè)的檔案管理員，組成單位專業(yè)的檔案管理隊伍，整體提升檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)和管理水平。

4.關(guān)注基礎(chǔ)工作，提升執(zhí)行力度

檔案工作小到關(guān)系個人利益，大到關(guān)乎我國社會的發(fā)展，它不僅可以記錄歷史也可以傳承文明造福社會，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格貫徹黨中央的各項要求，在工作中認(rèn)真履行自己的職責(zé)，并從長遠(yuǎn)角度對工作進行規(guī)劃，讓檔案管理工作能夠更加科學(xué)、合理。另外，檔案管理人員也要結(jié)合各類檔案立卷歸檔的要求做好檔案的收集、分類以及保管工作，同時利用現(xiàn)代信息化手段將各類檔案存入到目錄數(shù)據(jù)庫中，以后如果需要查閱檔案則可以迅速、準(zhǔn)確地對其進行檢索，促使檔案管理工作更加規(guī)范化。

5.將檔案管理工作納入目標(biāo)績效考核，采取考核激勵制度

檔案管理工作涉及很多方面的內(nèi)容，工作的時間周期比較長，因此一些責(zé)任心不強的檔案管理人員很容易產(chǎn)生懈怠的工作態(tài)度，因此應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入本單位的目標(biāo)績效管理中，將檔案管理工作任務(wù)層層分解，每一層級工作人員一定要切實履行自己的責(zé)任，嚴(yán)格將檔案管理工作落到實處。在對干部人事檔案、科技檔案等一些重要檔案進行管理時一定要提前按照達標(biāo)等級申報，確保工作效率，讓檔案管理工作可以真正為社會發(fā)展貢獻力量。另外，在績效考核方面也應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況制定合理方案，強化歸檔人員責(zé)任，制定各類檔案管理績效考核辦法，形成獎懲機制，提升歸檔質(zhì)量及歸檔積極性，大力提升整個檔案室的檔案管理質(zhì)量。

6.嚴(yán)格落實監(jiān)督檢查工作

上級檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的監(jiān)督指導(dǎo)工作，深入基層聽取基層人員的工作匯報、了解基層人員的工作情況，并在此基礎(chǔ)上做好檔案的集中管理和審核工作。除此之外領(lǐng)導(dǎo)班子也要定期對基層人員進行考核，及時指出基層人員工作中存在的問題，督促基層單位及時做出整改措施，從而全面提升檔案管理工作的整體效果。

7.利用現(xiàn)代化手段優(yōu)化檔案管理工作

信息技術(shù)的應(yīng)用可以幫助實現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，相關(guān)部門可以通過公開招標(biāo)，將檔案庫存案卷數(shù)字化掃描工作外包給專業(yè)檔案數(shù)字化團隊，有效提高檔案保存的安全性。與此同時，在當(dāng)今信息化的大背景下，相關(guān)工作人員也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案利用借閱原則，確保檔案使用安全。檔案數(shù)字化后，管理人員可以通過檔案軟件系統(tǒng)快速調(diào)閱檔案影像卷，可以高效服務(wù)查檔人員。除此之外，為了更好保證檔案管理的科學(xué)化，相關(guān)部門要設(shè)立專業(yè)的檔案庫房，同時配備先進的檔案收藏架。檔案庫房、調(diào)閱室、檔案人員辦公室、檔案技術(shù)用房做到相應(yīng)的分開，并按照庫房要求安裝除潮設(shè)備和溫度感應(yīng)器，還要配備先進的防火災(zāi)系統(tǒng)，有條件的單位還可以安裝監(jiān)控系統(tǒng)。

8.大力推進和建設(shè)信息化管理檔案

事業(yè)單位要大力推進和建立檔案管理信息化建設(shè)，投入大量資金引進先進的檔案管理設(shè)備，對現(xiàn)有的設(shè)備進行及時更新、維護，促進檔案事業(yè)發(fā)展，使其跟上社會發(fā)展的腳步。

9.增加檔案管理專業(yè)人員

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位在長期發(fā)展中，無論是本單位產(chǎn)生的信息，還是必須收集的信息都會不斷增多，給單位的檔案管理工作帶來極大的壓力，因此隨著檔案數(shù)量的增多，事業(yè)單位要想確保檔案管理工作的順利進行，需要在平時的工作中加大人員配備，使工作人員在處理檔案時能夠得心應(yīng)手，降低工作人員的工作壓力和工作量，從而避免因人手不夠而造成工作失誤。

10.對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)

事業(yè)單位要經(jīng)常聘請專業(yè)人員到單位開展專業(yè)檔案管理培訓(xùn)工作，通過有效的培訓(xùn)能夠使工作人員具有較強的責(zé)任心，同時也能使其具有較強的工作意識。通過培訓(xùn)員工的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力得到較大提高，使其在工作中更加得心應(yīng)手，從而提高工作人員的綜合素養(yǎng)，使其能夠更好地適應(yīng)社會發(fā)展要求。

11.改變觀念促進檔案事業(yè)發(fā)展

隨著檔案管理制度的不斷完善，使得檔案管理工作有了明顯提高。隨著時代發(fā)展，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要改變傳統(tǒng)觀念，必須要對現(xiàn)有的檔案管理工作進行創(chuàng)新和完善，將傳統(tǒng)的檔案管理工作進行現(xiàn)代化建設(shè)，使現(xiàn)有的檔案管理工作能夠跟得上時代發(fā)展的步伐。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對單位的發(fā)展有著十分重要的意義，因此單位要重視檔案管理工作，并且在實際的管理中要嚴(yán)格按照國家的要求和標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作，確保檔案的作用和價值可以得到充分發(fā)揮，使單位可以充分、有效地利用檔案資源，為社會提供更好的服務(wù)。

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（作者單位：綏江縣人才開發(fā)交流服務(wù)中心）