大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案的信息化管理及利用

摘要：信息技術的發(fā)展讓信息化管理模式在各領域、各環(huán)節(jié)的工作中得到了廣泛應用，其能提高信息管理工作的效率，增強人們對信息的挖掘與引用，讓信息的服務性得到更好的發(fā)揮，為整個管理工作帶來諸多便利。事業(yè)單位文書檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響下也面臨轉型，轉向信息化管理的模式無疑會對工作的開展帶來便利。文章圍繞檔案文書的信息化管理展開分析，并提出其對大數(shù)據(jù)的具體應用方法，以供參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);文書檔案;信息化管理

中圖法分類號：G275文獻標識碼：A

Information management and utilization of documents and archives inbig data environment

ZHAO Zeling

（Barkol Human Resources and Social Security Agency，Hami，Xinjiang 839200，China）

Abstract：The development of information technology has made the information management modelwidely used in various fields and links， which can improve the efficiency of information management，enhance people's mining and citation of information， and improve the serviceability of information. Itbrings a lot of convenience to the whole management work. Under the influence of the big dataenvironment， the management of documents and files in public institutions is also facingtransformation， and turning to the mode of information management will undoubtedly bringconvenience to the development of work. This paper analyzes the information management of archivesdocuments， and proposes its specific application methods for big data for reference.

Key words： big data， document files，information management

文書檔案是機關、團體和企事業(yè)單位各項事務活動所生成的歸檔信息，包含命令、指示、決定、請示、布告、報告、通知、批復、簡報和會議記錄、計劃與總結等。區(qū)別于科學技術類檔案，文書檔案在會計、外交和訴訟上具有較高的應用價值。文書檔案在產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上具有一定的共性，因而對這類內(nèi)容的管理規(guī)律研究頗具意義。大數(shù)據(jù)的發(fā)展讓一些單位的管理率先進入信息化管理模式，為事業(yè)單位的文書檔案管理提供了一定的借鑒與啟發(fā)，文書檔案管理工作也要結合自身發(fā)展情況推進信息化進程，做好對大數(shù)據(jù)的靈活應用。

1大數(shù)據(jù)環(huán)境對事業(yè)單位文書檔案管理工作的促進作用

文書檔案管理主要是對檔案進行分類和保管，其分類方法大致有五種，即期限?年份分類、期限?年度?問題分類、問題?年度?期限分類、年度?期限分類、年度?組織機構?期限分類，不同的分類方式?jīng)Q定著文書檔案的不同功能、應用，用于不同目的的信息查找，因此分類工作既要具有一定的科學性，也要體現(xiàn)出管理工作的規(guī)范性和標準性。而進行檔案分類要遵循客觀性、邏輯性以及實用性原則，大數(shù)據(jù)技術在其中的應用能使分類工作更加科學、高效。基于此，有關人員應當加強對大數(shù)據(jù)技術在文書檔案管理中應用的探究[1]。

1.1提高文書檔案管理工作的便利性

文書檔案管理工作涉及的文書內(nèi)容、形式眾多，且不同的檔案有不同的應用需求，紙質(zhì)檔案管理無論在檔案分類還是檔案查詢方面都相對費時費力，需要調(diào)動較多的人力，加之工作量大，比較容易出現(xiàn)差錯，常導致領導層在決策上的偏差。當然，也有一些領導層不重視對文書檔案的應用，因為檔案的調(diào)取不夠便利，所以相關部門的工作開展往往存在效率較低的情況。大數(shù)據(jù)技術作為信息化技術發(fā)展下的一個成果，能夠在文書存儲和查詢方面提高效率，減少人工花在文書檔案分類上的時間、精力，增強相關檔案調(diào)取與使用的便利性，從而在一定程度上增加文書檔案的使用效率[2]。從這一角度來看，文書檔案管理工作的信息化發(fā)展對其本身的價值提升是有益的，應當?shù)玫接嘘P人員的重視。

1.2提升文書檔案分類的效率與精準性

文書檔案管理工作主要由檔案的分類和保管構成，其中檔案的分類屬于管理工作的核心部分，不僅分類要分方式、分先后，分類所產(chǎn)生的結果對于文書檔案的應用效果影響也是千差萬別。然而，一般的領導者很少注意到這一點，對文書檔案管理部門的人員布置、工作安排也缺乏科學性，不注重對文書管理工作流程的規(guī)范，部門工作開展缺少相應制度，讓不少文書檔案的作用得不到發(fā)揮。大數(shù)據(jù)技術在文書檔案管理工作中的應用能夠透過對海量數(shù)據(jù)的分析與存儲，提高文書檔案管理的精準性，在這一背景下所帶來的工作效率的提升是同時兼顧了質(zhì)量的。所以從此角度來看，文書檔案管理的信息化發(fā)展能讓文書檔案的管理價值得到進一步提升，也應該成為該工作改進發(fā)展的主要方向。

1.3提升文書檔案信息的利用率

文書檔案管理工作的作用不僅僅在于存儲、記錄單位里的各項事務活動，還包括幫助各部門人員調(diào)取信息、展開查詢，甚至為事業(yè)單位的發(fā)展帶來更多的幫助。尤其在社會發(fā)展進入智能化時代，文書檔案等信息類內(nèi)容的管理工作更要明確自己的服務屬性，在現(xiàn)有基礎上不斷擴大、完善自身服務，以更好地提升自身的價值，在更多領域獲得長遠的發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術的應用讓文書檔案管理工作的訴求得到了落實的可能，其對數(shù)據(jù)、信息的分析能夠在現(xiàn)有基礎上不斷深化，完成人工無法完成的任務，輔助有關工作人員拓展出更加豐富的服務，進而令事業(yè)單位發(fā)展能從中得到更多的借鑒。在這一層面來看，相關人員也應當主動引導文書檔案的信息化轉型。

2大數(shù)據(jù)環(huán)境對事業(yè)單位文書檔案產(chǎn)生的影響

2.1改變傳統(tǒng)文書檔案管理思維，信息化管理觀念深入人心

隨著信息技術的不斷升級與更新，事業(yè)單位文書檔案管理理念逐漸發(fā)生變化，以往“重管理、輕應用”的觀念被拋棄，信息化手段得以全面貫徹，要重視信息的搜集與提取，以便為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的價值。信息化手段在文書檔案記錄與管理中發(fā)揮著重要作用—提升管理效率，增強文書檔案查詢與利用工作的便捷性，加快事業(yè)單位檔案管理模式的轉變與優(yōu)化。依托大數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術的優(yōu)勢，開發(fā)數(shù)據(jù)信息潛力，構建更加精細化的二次信息，能夠全面提升檔案利用效率。

2.2傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式凸顯滯后性，數(shù)字網(wǎng)絡化管理成為主流

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境，事業(yè)單位文書檔案最先受到的挑戰(zhàn)是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的滯后性和信息載體發(fā)生變化。隨著紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案發(fā)展，構建了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮了網(wǎng)絡化管理手段的作用。在檔案應用過程中，也不再依賴手工模式，而以信息技術為手段，實現(xiàn)檔案資料的準確定位，強化信息共享，檔案管理開發(fā)與利用效率都顯著提升。

2.3大數(shù)據(jù)拓寬文書檔案利用范圍，信息資源共享性更強

立足現(xiàn)代社會，大數(shù)據(jù)最顯著的影響就是對數(shù)據(jù)信息的共享與應用。事業(yè)單位文書檔案管理與大數(shù)據(jù)環(huán)境的融合在豐富檔案信息內(nèi)容的同時，檔案信息共享程度更高，利用范疇不斷拓展。在事業(yè)單位內(nèi)部，不同部門對文書檔案的要求與需求也存在差異。在文書檔案共享過程中，能夠借助對權限的管控，實現(xiàn)對不同層級信息資源的共享，保證滿足不同客戶的差異性需求，大大拓寬了文書檔案服務領域，這對發(fā)揮文書檔案價值具有強大的促進作用。

2.4事業(yè)單位文書檔案管理與時代發(fā)展相契合，緊跟時代步伐

對于事業(yè)單位文書檔案管理工作，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下加速檔案數(shù)字化建設，從根本上節(jié)省了存儲空間，有效避免了對原始文件的頻繁使用，維護了檔案的完整性。大數(shù)據(jù)技術促使文書檔案信息管理的整個流程更加便捷與高效，使信息整理、開發(fā)與應用實現(xiàn)無縫對接。依托先進的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對所需信息的快速與準確查找，對完善事業(yè)單位管理體系發(fā)揮了重要作用，為事業(yè)單位決策的制訂提供了翔實而可靠的信息，也滿足了時代發(fā)展的需求。

3大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理工作的開展方向

3.1健全檔案數(shù)據(jù)庫

要基于大數(shù)據(jù)技術改進當前的文書檔案管理工作，需要以一個全局的視角完善對相關資料、數(shù)據(jù)的收集、整理，保證資料、信息的全面性，大數(shù)據(jù)技術的作用才能得以發(fā)揮。而按照這一思路，建立、健全文書檔案數(shù)據(jù)庫是有關管理工作轉型的第一步，相關人員應當積極地對當前所存儲的檔案信息進行重新整理和錄入，并順著現(xiàn)有的檔案資料拓展有關素材，讓檔案之間的邏輯更加清晰且更具有科學性[3]。一直以來，文書檔案管理的復雜性讓檔案的調(diào)動與查詢都受到一定限制，人工對于現(xiàn)有資料的整理尚且無法面面俱到，更不要說提高文書資料的豐富性，所以事業(yè)單位原有文書、檔案的存儲情況是不能滿足信息化管理的基本要求的，需要相關人員積極開展資料的前期搜集與完善工作。

3.2深化挖掘檔案功能

此前的文書檔案管理工作由于分類、存儲方式有限，且紙質(zhì)資料不允許管理人員采取多樣化的分類管理模式，因此檔案信息的功能性比較單一，不能滿足使用者的多樣化需求，其應用價值也因此被低估，導致很多時候上級的決策中文書檔案的信息根本發(fā)揮不了多少參考價值。對于這一情況，文書檔案管理的信息化發(fā)展必須就檔案信息功能的深化挖掘來展開，相關人員應當以信息化技術為手段，打破原有的檔案管理束縛，深入探究信息之間的邏輯關系，從不同角度對檔案進行分類、歸檔，以滿足不同的檔案調(diào)取、查詢需求。當然，數(shù)字化的檔案管理、查找本身不受時間與空間制約，面向的是不同層次與類型的用戶需求，所以信息化文書檔案管理工作也要體現(xiàn)服務性特點。

3.3確保檔案的安全性

雖然在文書檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)技術具有諸多優(yōu)勢，但是也有許多方面是檔案管理工作信息化過程中不得不考量的，如文書檔案信息在共享后的安全問題。大數(shù)據(jù)技術的應用需要對有限的數(shù)據(jù)、信息進行無限擴充，如此才能保持處理數(shù)據(jù)的時效性以及處理結果的準確性，而要做到這一點，就要求事業(yè)單位內(nèi)部信息以及一些外部的必要連接開啟信息共享，以讓數(shù)據(jù)庫得到及時補充，這就容易為病毒的入侵留下可乘之機，尤其在網(wǎng)絡安全性還不是很高的今天，信息威脅為事業(yè)單位帶來的危害是巨大的[4]。所以，確保文書檔案的安全性也是相關人員要考慮的問題，需要在設計、實施文書檔案信息化管理之前做好有關準備工作。比如，積極建立檔案安全應急制度，降低操作失誤和故障情況，進而減少遭受網(wǎng)絡攻擊的概率。

4文書檔案管理工作對大數(shù)據(jù)的利用方法

4.1整合海量文書檔案信息，建立、完善共享數(shù)據(jù)庫

根據(jù)以上分析可知，文書檔案管理的信息化轉型先要建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，確保檔案內(nèi)容的豐富性，以為數(shù)據(jù)之間千絲萬縷關系的提取做出鋪墊。在具體的工作實施中，相關人員要在延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式優(yōu)勢的同時，對檔案的其他載體形式做出補充，如圖片、音頻、視頻等，以令檔案內(nèi)容更加豐富。而對于已獲得資料信息的分類，則要采取多元的整合與劃分，增加信息之間的邏輯聯(lián)系，并以不同的邏輯關系對信息內(nèi)容展開多樣化分類，以為不同的文書檔案應用需求提供個性化服務。此項工作開展需要工作人員積極發(fā)揮主觀能動性，一改以往被動式工作理念和方式，盡可能地拓展數(shù)據(jù)庫內(nèi)容與形式，并發(fā)揮創(chuàng)新創(chuàng)造性，以讓文書檔案的歸類、存儲具有更多的可能性。

4.2構建科學檔案管理系統(tǒng)，增強檔案的聯(lián)系與利用

文書檔案的信息化管理需要在現(xiàn)有的檔案應用功能上加大挖掘力度，基于對現(xiàn)有信息的關系整理拓展出檔案的不同分類方式，以突出檔案的不同功能、價值。這就需要相關人員建立、完善文書檔案的信息化管理系統(tǒng)，制定相應制度，讓信息流通與共享得到有力的保障，再通過對管理人員能力的培訓，激發(fā)其在信息搜集、分類及整理中的主觀能動性與創(chuàng)新意識。與此同時，相關部門要積極引進先進管理技術，不斷強化檔案管理系統(tǒng)，在檔案的檢索系統(tǒng)上加強設計，讓用戶通過關鍵字等簡單、個性化的檢索方式就能獲取所需的個性化資料信息。期間，工作人員對技術的掌握與應用十分關鍵，領導層應當加強對檔案管理人員的培訓，以確保他們能夠熟練掌握先進技術，并根據(jù)實際情況對技術的應用展開調(diào)整。

4.3做好系統(tǒng)的升級與維護，加強文書檔案安全管理

文書檔案的信息化管理必須做好安全防護工作，以避免信息在共享的過程中遭到泄露，或是系統(tǒng)被病毒、惡意插件攻擊，為事業(yè)單位的運行帶來不必要的損失。具體工作方面，需要相關人員安裝好病毒防控軟件，做好系統(tǒng)安全的應急防控工作，以在最大程度上防止不法分子的攻擊。與此同時，相關人員要定期做好系統(tǒng)的維護與升級工作，加強對系統(tǒng)的維護就是提升文書檔案管理效率的關鍵。這需要相關人員協(xié)同專業(yè)的系統(tǒng)維護管理人員合理展開工作，并在日常生活中提高系統(tǒng)應用、管理人員的安全意識，以從內(nèi)外層面降低文書檔案管理風險[5]。

5結語

文書檔案管理關乎事業(yè)單位的發(fā)展，其中很多信息在深入的挖掘之下都具有多重應用價值，可通過信息的共享在事業(yè)單位的各個工作環(huán)節(jié)中發(fā)揮作用。因而文書檔案的信息化轉型十分必要，有關人員應當拋棄傳統(tǒng)的文書檔案管理觀念，結合實際情況探究文書檔案管理信息化管理模式，逐步完成文書檔案數(shù)據(jù)庫的建立、完善科學的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的共享性，增強相關信息的利用程度，同時定期做好系統(tǒng)的升級和維護工作，以保證文書檔案的安全性，使其在事業(yè)單位的運行中更好地發(fā)揮作用。

參考文獻：

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作者簡介：

趙澤玲（1978—），大專，館員，研究方向：檔案管理。