高校內(nèi)部控制管理存在的問題及對策研究

摘要："近年來，我國高等教育發(fā)展迅猛，高校內(nèi)外部環(huán)境均發(fā)生了深刻變化，國家對高等教育經(jīng)費的投入不斷增加，總體投入規(guī)模不斷擴大。隨著大量經(jīng)費的投入，高校在快速發(fā)展的同時，其內(nèi)部治理、內(nèi)部控制等方面也都面臨巨大挑戰(zhàn)，這就要求高校建立有效的內(nèi)部控制體系，提升內(nèi)部管理水平。通過分析高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制管理存在的問題，提出相應的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞："高校;內(nèi)部控制管理;優(yōu)化策略

0"引言

近年來，我國高等教育經(jīng)費投入持續(xù)增加。根據(jù)教育部、國家統(tǒng)計局和財政部發(fā)布的《2020年全國教育經(jīng)費執(zhí)行情況統(tǒng)計公告》，2020年，全國教育經(jīng)費總投入53 033.87億元，同比增長5.69%，其中高等教育經(jīng)費總投入13 999億元，同比增長3.99%，占全國教育經(jīng)費總投入的26.41%。在教育經(jīng)費投入加大背景下，高校在校區(qū)基本建設、科研經(jīng)費使用、招生就業(yè)、資產(chǎn)采購、后勤等領(lǐng)域的貪污腐敗案件卻頻頻發(fā)生。在教育部直屬高校及地方高校巡視過程中，不少高校存在不同程度的內(nèi)部控制缺位或失控所帶來的系統(tǒng)風險。因此，高校應建立健全內(nèi)部控制體系，保證學校教學科研業(yè)務活動合法合規(guī)地穩(wěn)定開展，使得各類業(yè)務通過內(nèi)部控制管理手段實現(xiàn)事前、事中、事后的全過程控制和監(jiān)督，合理保證各項經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、使用有效及財務信息真實、完整。

1"高校內(nèi)部控制工作切入點

從理論上說，政府和行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的客體非常廣泛，涉及管理活動的方方面面。張新妍"[1] 認為，我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制邊界太寬會導致內(nèi)部控制建設無從下手，內(nèi)涵和邊界過大導致其在設計、執(zhí)行、評價等各方面都達不到預期效果，所以應循序漸進，先把握最迫切、最關(guān)鍵的問題，再圍繞工作重點，有計劃、有步驟地開展內(nèi)部控制建設?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》在2014年正式實施之后，劉永澤和況玉書"[2] 提出行政事業(yè)單位各項活動直接或間接地與經(jīng)濟活動有關(guān)，以預算為主線開展內(nèi)部控制，相當于抓住了內(nèi)部控制工作的關(guān)鍵;行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系建設尚處于起步階段，控制范圍應以經(jīng)濟活動為邊界。高校教學與科研工作的日常運行離不開經(jīng)費的支持，以經(jīng)濟活動為主線可以清晰地梳理高校各項業(yè)務流，內(nèi)部控制建設的工作也更具有可操作性。2015年12月21日，財政部下發(fā)《關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號），對行政事業(yè)單位開展內(nèi)部控制建設提出了總體要求和具體任務。2016年，教育部發(fā)布《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》，給高校內(nèi)部控制建設提供了大方向，進一步引導高校從經(jīng)濟活動著"手開展內(nèi)部控制建設。整體而言，相關(guān)政策發(fā)布和實施若干年來，大部分高校內(nèi)部控制建設進展仍處于初期階段，效果并不太明顯。不少高校開展內(nèi)部控制建設的主動性不強，"對內(nèi)部控制建設重視度不夠，系統(tǒng)性與針對性不強。那么，高校如何在相關(guān)政策指導下貫徹落實國家對高等學校內(nèi)部控制建設的要求呢？這就需要學校在內(nèi)部控制管理機制體制、內(nèi)部控制信息化建設、管理理念創(chuàng)新及內(nèi)部控制環(huán)境建設等方面下功夫。

2"高校內(nèi)部控制管理存在的問題

2.1"業(yè)務與財務融合度不高

高校財務部門負責預算資金的分配劃撥、支出審核、記賬存檔等，各二級單位負責開展具體的業(yè)務工作，雙方按照規(guī)定的流程完成各自的工作。業(yè)務部門更注重業(yè)務推進的結(jié)果，對資金使用規(guī)定掌握不足;財務部門更多的是審核資金申報材料、支出單據(jù)是否合法合規(guī)，對具體業(yè)務情況并不了解，對資金分配、支出的合理性和必要性判斷依據(jù)片面單一，難以達到以經(jīng)濟活動為主線對高校業(yè)務流程進行實時監(jiān)控的控制效果。另外，高校經(jīng)濟業(yè)務種類繁多，不少業(yè)務，如科研、基建工程、采購、合同等，專業(yè)性強且流程繁雜，財務人員只能憑有限的原始報銷資料，如發(fā)票、合同等，在報銷環(huán)節(jié)審核經(jīng)濟業(yè)務是否合理合法合規(guī)，而無法對業(yè)務實施前期、中期等過程進行管控，如此使管控重點僅放在了財務報銷與支付環(huán)節(jié)，而忽視了前期的系統(tǒng)性流程化管理。這容易導致業(yè)務內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)管理漏洞和廉政風險。

2.2"“信息孤島”問題普遍存在

信息化時代，高校普遍采用各種信息系統(tǒng)來完成相應的日常工作，但是信息系統(tǒng)往往只為單一的業(yè)務活動服務。很多高校未建成可以將不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互對接和融通的內(nèi)部集成系統(tǒng)，仍需要依靠人工來完成不同系統(tǒng)、不同部門之間的信息傳遞，導致信息傳遞及時性得不到保證，也易出現(xiàn)錯漏，業(yè)務流程存在舞弊空間，更是難以達到內(nèi)部控制實時化、常態(tài)化的要求。例如，資產(chǎn)處和財務處的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)不連通，導致資產(chǎn)臺賬與財務資產(chǎn)信息脫節(jié)，對固定資產(chǎn)記錄的信息不一致，賬實存在重大差異的情況在高校巡視審計中頻繁出現(xiàn);合同管理缺乏信息化管理，導致合同生命周期中的各項經(jīng)濟業(yè)務連接性弱，各部門、各崗位之間無法取得有效的信息溝通，協(xié)同效應不佳;收費管理系統(tǒng)與教務系統(tǒng)未實現(xiàn)連接，導致學生信息與收費信息的數(shù)據(jù)傳遞方式存在滯后性，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時更新和銜接，造成收費信息延遲，同時紙質(zhì)憑證在信息傳遞過程中也容易丟失，既加大收費工作量，又可能造成學生應收款設置和調(diào)整出現(xiàn)偏差，甚至造成費用錯收、多收或漏收。

2.3"內(nèi)部控制工作創(chuàng)新水平不高

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》自2014年起正式實施，《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》于2016發(fā)布，所以高校正式著手內(nèi)部控制建設僅僅幾年時間，并沒有成熟的典型案例可以借鑒，一般遵循“內(nèi)部控制制度查漏補缺—業(yè)務流程梳理—風險點查找—制定應對措施”的建設路徑，結(jié)果就是制定了繁多的制度和規(guī)范，但都停留在紙質(zhì)文件上，實施效果得不到保證。上級檢查組對高校內(nèi)部控制進行檢查，也主要是參照內(nèi)部控制文件評分指標，檢查其是否有相應的內(nèi)部控制制度文件、會議記錄、業(yè)務流程圖和防控措施等"[3] 。在內(nèi)部控制信息化方面，近年來，各高校均不同程度地開展信息化校園建設，陸續(xù)在教學、科研、學工、財務、資產(chǎn)等方面建立了信息化管理系統(tǒng)，但大多數(shù)高校的這些內(nèi)部子系統(tǒng)都是獨立存在的，主要服務于本部門工作開展，并沒有結(jié)合高校內(nèi)外部環(huán)境的變化相互融合，實施各業(yè)務模塊“高度集成”“一體化”“全業(yè)務融合”“全覆蓋”“全流程管控”的內(nèi)部控制管理，因而形成完善、有效的內(nèi)部控制信息化體系任重道遠。

3"高校內(nèi)部控制建設優(yōu)化策略

高校內(nèi)部控制建設，不僅有利于加強高校的黨風廉政建設，保護高校資產(chǎn)安全，而且有利于增強教學和科研活力，提高辦學效率和效益。要改善高校內(nèi)部控制效果，可以從以下5個方面著手：

3.1"完善重點領(lǐng)域關(guān)鍵環(huán)節(jié)的制度建設

以“制度管人”，以“制度行事”，是新時代高校依法治校的具體行為表現(xiàn)。高校應加強制度建設，根據(jù)國家、地方政策法規(guī)，外部經(jīng)濟環(huán)境及學校內(nèi)部業(yè)務活動的變化，結(jié)合內(nèi)部管理實際，制定和完善各項符合法律法規(guī)、操作性強的內(nèi)部管理制度，使得教職工從事教學科研活動有章可依、開展管理工作有章必依，如此才能保證內(nèi)部控制的有效實施。同時，要充分發(fā)揮學校內(nèi)部審計、上級部門對學校所開展的預算執(zhí)行審計、任期經(jīng)濟責任審計等監(jiān)督檢查工作的導向作用，深化和鞏固審計整改，經(jīng)過全面梳理業(yè)務流程，確定預算、收支、資產(chǎn)、采購、基建等管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風險防控的重點區(qū)域，查漏補缺，進一步完善規(guī)章制度體系，建立規(guī)范內(nèi)部控制管理的長效機制。

3.2"推進業(yè)財融合

高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制主要目的是保障學校教學科研行政工作的正常運轉(zhuǎn)與持續(xù)健康發(fā)展，不是對某一項業(yè)務的單一控制，而是對全業(yè)務、全流程的控制行為，需要各部門協(xié)同工作。綜合考慮高校內(nèi)各相關(guān)處室的業(yè)務關(guān)系和級別，增強彼此間的聯(lián)動牽制性，減少業(yè)務信息不對稱現(xiàn)象，防止風險防控脫節(jié)。各部門都具有自身的業(yè)務特點，所以要結(jié)合具體職能和業(yè)務特點，制定相應的財務風險防控目標、實施步驟及監(jiān)督方式，遵循分級管理、分類指導原則，將內(nèi)部控制工作措施融入本單位的業(yè)務工作和管理流程，實現(xiàn)業(yè)務流、資金流、信息流與內(nèi)部控制措施的相互融合，有效降低業(yè)務工作中的自由裁量權(quán)和財務管理方面的主觀隨意性，提升內(nèi)部控制效果。

3.3"轉(zhuǎn)變管理思維

停留在紙質(zhì)文件上的內(nèi)部控制制度，難以深入和覆蓋高校各個業(yè)務流程，造成內(nèi)部控制滯后于業(yè)務活動，出現(xiàn)表面化、形式化的結(jié)果。讓制度變?yōu)榱鞒?，真正有效運行，才能發(fā)揮內(nèi)部控制應有的作用。信息化手段具備自動化、智慧化的特點，是提升內(nèi)部控制剛性的有力措施。在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校應不斷創(chuàng)新管理模式，積極探索內(nèi)部控制與信息化的結(jié)合路徑，推進內(nèi)部控制建設實際落地，切實保障自身持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。第一，高校管理人員要轉(zhuǎn)變思維，認識到信息化不僅可以代替人工完成機械重復的日常工作，提高工作效率，而且從內(nèi)部控制建設角度看，也是可以把內(nèi)部控制制度有效嵌入各項業(yè)務流程的手段。高校管理人員要重視內(nèi)部控制建設與學校日常業(yè)務信息系統(tǒng)的結(jié)合工作，讓制度在日常業(yè)務進行過程中“活”起來。第二，在校園文化塑造中，要注重教職工內(nèi)部控制意識的強化，以及教職工誠信意識和道德意識的宣傳，各單位負責人作為內(nèi)部控制實施的第一責任人，更要高度重視和全力支持內(nèi)部控制工作，進一步增強責任意識、風險意識、法制意識，積極組織和參與內(nèi)部控制規(guī)范的學習和培訓活動，主動擔當起學校內(nèi)部控制體系建設工作的推動者和實踐者，使全校上下逐步形成“人人學內(nèi)部控制、人人講內(nèi)部控制、個個受約束”的良好內(nèi)部控制氛圍。

3.4"構(gòu)建信息共享一體化系統(tǒng)

高校的內(nèi)部控制需要建成各部門數(shù)據(jù)信息共享的集成系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務流程的自動化硬性控制，強化風控效果。高校的經(jīng)濟活動是相互關(guān)聯(lián)的，提升內(nèi)部控制效果，需要不斷融合高校內(nèi)部各個管理信息系統(tǒng)，整合經(jīng)濟活動中的業(yè)務流、數(shù)據(jù)流和信息流，方便在開展控制活動時及時調(diào)用需要的信息，提升內(nèi)部控制的效率和效果，同時也為今后決策支持系統(tǒng)的建立打好基礎(chǔ)。例如，學生收費業(yè)務方面，教務部門、后勤部門在系統(tǒng)中導入學生入學、換專業(yè)、休學、復學、畢業(yè)等學籍異動信息和宿舍信息，系統(tǒng)針對這些信息實時匹配相應的收費標準，減少不同部門信息傳遞滯后造成的學校收入損失。采購業(yè)務方面，采購業(yè)務從開始到結(jié)束全過程不僅涉及采購預算和相關(guān)領(lǐng)導的授權(quán)審批，而且涉及合同訂立、采購資產(chǎn)管理、款項支付等經(jīng)濟業(yè)務活動，預算申請逐級審批，資產(chǎn)管理部門錄入的政府采購、定點采購商品目錄自動匹配相應的后續(xù)流程，合同訂立后按規(guī)定進入資產(chǎn)入庫程序，付款與合同管理相結(jié)合，按票據(jù)信息和合同支付條款預審核。這些業(yè)務步驟在信息共享的集成系統(tǒng)中可以實現(xiàn)自動控制流轉(zhuǎn)，減少人為因素的影響，提高采購業(yè)務合規(guī)性?？梢哉f，各項經(jīng)濟活動都不是孤立存在的，單個經(jīng)濟業(yè)務的控制活動需要其他多項業(yè)務的信息做支撐。只有經(jīng)濟活動單位層面和業(yè)務層面各部分信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享、相互協(xié)同，打通各部門業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，才能達到理想的控制效果。借助信息共享集成系統(tǒng)，高校還可以強化經(jīng)濟風險管控效果。在信息化條件下，共享集成系統(tǒng)具備對大量數(shù)據(jù)的整合輸出能力。高校經(jīng)濟活動風險管理可以依據(jù)管理制度要求，在系統(tǒng)不同維度的統(tǒng)計數(shù)據(jù)模塊中設置臨界預警數(shù)值，借助系統(tǒng)進行動態(tài)數(shù)據(jù)監(jiān)督，當出現(xiàn)異常數(shù)據(jù)時，立刻發(fā)出風險提示，要求相關(guān)業(yè)務管理部門共同協(xié)作進行風險評估，及時采取應對措施，把風險遏制在萌芽階段。

3.5"提升財務管理人員綜合能力

高校財務人員應發(fā)揮管理會計的職能。財務數(shù)據(jù)信息直接體現(xiàn)了學校資源分配、工作重點情況，當信息系統(tǒng)代替人完成了日常重復性工作之后，財務人員的工作重點要更多地體現(xiàn)管理會計職能，對財務風險進行把控，分析資金數(shù)據(jù)信息，為決策層提供充足、豐富、多維度的數(shù)據(jù)支持，參與到管理決策中去。為此，財務人員要增強業(yè)務素質(zhì)，提高業(yè)務融通性，不僅要加強財務部門內(nèi)部各科室之間的交流學習，而且要暢通與教務、科研、后勤等業(yè)務部門的信息溝通渠道，理順業(yè)務流程，深度理解各相關(guān)規(guī)章制度背后的控制邏輯，把握控制重點，在提升服務體驗的同時保證工作的嚴謹性和規(guī)范性。同時，財務工作職能及定位的轉(zhuǎn)變，對財務人員自身的管理知識、法律知識、風險防控意識提出了更高要求。這就要求財務人員拓寬知識面，從業(yè)務、財務、風控等多個角度處理日常工作;還要持續(xù)關(guān)注內(nèi)部控制最新理論研究和實踐案例，避免思維固化，時時注意提升自身創(chuàng)新能力、良好的溝通協(xié)調(diào)能力和敏銳的職業(yè)判斷能力，提高財務服務質(zhì)量，增強高校風險抵御能力。

4"結(jié)語

高校內(nèi)部控制建設只有不斷完善內(nèi)部控制制度體系，推進業(yè)務與財務一體化融合，把內(nèi)部控制手段嵌入信息管理系統(tǒng)，讓內(nèi)部控制制度在日常業(yè)務活動中“活”起來，增強剛性控制效果，發(fā)揮自動控制、實時控制的作用，內(nèi)部控制的規(guī)范化、自動化、常態(tài)化，才能達到提高辦學效率和效果的總目標。高校內(nèi)部控制建設是一項長期而艱巨的工作，需要不斷探索和完善，對內(nèi)利用信息管理系統(tǒng)運行的內(nèi)部控制數(shù)據(jù)分析結(jié)果，結(jié)合最新政策及業(yè)務工作特點，探討改進的方向和方法;對外可以與具有成功實踐經(jīng)驗的院校、企業(yè)等加強交流，學習和借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗。這就要求高校的管理人員、內(nèi)部控制部門牽頭人員不斷提高自身業(yè)務能力，創(chuàng)新管理方式，增強部門間的協(xié)同合作，積極對外交流，持續(xù)推進內(nèi)部控制工作的開展。

參考文獻

[1] 張新妍.高校內(nèi)部控制的邊界定位及實現(xiàn)路徑[J].會計之友，2018（9）：134-137.

[2]劉永澤，況玉書.政府內(nèi)部控制的內(nèi)涵界定、外延定位與預算選擇[J].審計與經(jīng)濟研究，2015，30（3）：88-97.

[3]王軍，蔣雅瓊，全怡瓔.高校財務信息化提升內(nèi)部控制的策略研究[J].當代會計，2020（13）：51-52.