M高校科研經(jīng)費報銷繁難問題研究

摘要："建設(shè)創(chuàng)新型國家是國家發(fā)展戰(zhàn)略的核心，是我國實現(xiàn)第二個百年奮斗目標的重要舉措。黨中央、國務(wù)院高度重視科研事業(yè)發(fā)展，陸續(xù)出臺針對科研項目管理的指導(dǎo)性文件，旨在指導(dǎo)地方規(guī)范科研經(jīng)費的使用和管理，不斷優(yōu)化科研項目管理，減輕科研人員事務(wù)性負擔，但是高校科研經(jīng)費報銷繁難問題依然比較突出。通過比較分析法、案例分析法、文獻研究法對M高?？蒲薪?jīng)費報銷流程、環(huán)節(jié)中的繁難問題進行診斷和研究。研究結(jié)果顯示，M高校報銷過程中存在的問題主要有：信息化程度低、制度支撐不全面、業(yè)務(wù)支持有限和財務(wù)制度不契合。針對存在的問題，從規(guī)范報銷流程、完善財務(wù)支持體系、加快財務(wù)制度建立、加強信息化系統(tǒng)建設(shè)4個方面對M高校報銷流程進行企業(yè)化改造。

關(guān)鍵詞："科研經(jīng)費;財務(wù)管理;高校;企業(yè)化改造

0"引言

提高自主創(chuàng)新能力，建設(shè)創(chuàng)新型國家，是我國發(fā)展戰(zhàn)略的核心，也是提高綜合國力的關(guān)鍵。我國高度重視科研事業(yè)發(fā)展，2016—2021年，密集出臺《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50 號）、《關(guān)于進一步做好中央財政科研項目資金管理等政策貫徹落實工作的通知》（財科教〔2017〕6 號）、《中共教育部黨組關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實工作的通知》（教黨函〔2019〕37 號） 等一系列文件。同時，科研經(jīng)費投入也從2012年的1.03萬億元增加到2020年的2.44萬億元，足以看出黨中央、國務(wù)院對科研事業(yè)發(fā)展的重視和殷切期望。而高校又是科技發(fā)展和為科技發(fā)展提供技術(shù)服務(wù)的重要基地。近年來，M高校科研項目數(shù)量和科研投入呈現(xiàn)明顯上升趨勢，“放管服”改革取得明顯成效，但是科研經(jīng)費報銷繁難問題依然比較突出。在此背景下，M高校通過高效管理與高質(zhì)量發(fā)展相結(jié)合的方式，探索解決科研經(jīng)費報銷繁難問題的有效途徑，實現(xiàn)科研經(jīng)費高效使用并助力科研項目的高質(zhì)量發(fā)展，勢在必行。

1""M高校與天津大學科研經(jīng)費報銷流程比較分析

研究M高校科研經(jīng)費報銷流程時，嘗試跳脫出傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)報銷流程，選取報銷流程運轉(zhuǎn)穩(wěn)健的高校進行功能性流程對比分析，方便找準M高?？蒲薪?jīng)費報銷流程繁難“病灶”，也為M高校業(yè)務(wù)流程再造提供參考依據(jù)。通過對幾所高校進行比較，基于所在院校科研人員反饋意見、信息系統(tǒng)研發(fā)和使用情況、科研經(jīng)費管理水平、報銷流程設(shè)計等多方面考慮，最終選擇天津大學作為對比分析對象。

1.1"報銷環(huán)節(jié)

在收集天津大學相關(guān)資料階段，發(fā)現(xiàn)該校財務(wù)處網(wǎng)站在醒目位置列舉了財務(wù)報銷指南，涵蓋了科研經(jīng)費、日常報銷等53項報賬類型，報賬人根據(jù)經(jīng)辦的事項類型及提示進入相應(yīng)界面，即可獲得報賬“秘籍”。M高校與天津大學報銷環(huán)節(jié)對比分析相關(guān)信息見表1。

通過分析對比，總結(jié)出天津大學人性化報銷流程的4個特點。一是報銷事項細化、有的放矢。天津大學將日常賬務(wù)細分為53類事項，報銷人可根據(jù)報銷內(nèi)容進行選擇、查詢辦理。二是一事一流程，指引性強。每個流程中詳盡地列示辦理業(yè)務(wù)的地點、負責科室、所需材料、報銷操作流程、報賬所依據(jù)的文件規(guī)定等。三是多種咨詢方式并舉。報銷人可根據(jù)自身需要通過網(wǎng)上咨詢、現(xiàn)場咨詢、電話咨詢等多渠道解疑釋惑。四是根據(jù)受理流水單號及辦事人姓名進行報銷進度查詢，并設(shè)有評價功能，可及時了解賬務(wù)處理過程中的不足及待規(guī)范改進的地方，及時掌握報銷人員的需求和期望。天津大學財務(wù)處一站式、體系化的財務(wù)支持模式使報銷人一目了然，有利于節(jié)約報銷成本、提高報銷效率。反觀M高校，科研經(jīng)費報銷指南、流程設(shè)置差強人意，信息零落，政策法規(guī)不全等問題凸顯。天津大學這種“我提供的信息都是報賬人需要的”人性化服務(wù)模式，為后期M高?？蒲薪?jīng)費報銷流程再造提供了實操借鑒。

1.2"報銷時間

從天津大學財務(wù)處網(wǎng)站了解到，該校的報賬期限"為3天。為了解天津大學科研經(jīng)費報賬效率，對天津""大學科研工作者進行了調(diào)研。調(diào)研結(jié)果顯示，在材料準備齊全的情況下，天津大學從報銷審核到經(jīng)費到賬只需不到3天時間;天津大學每位科研項目負責人均有一個專屬經(jīng)費卡號，賬務(wù)審核通過后，報銷費用3個工作日內(nèi)就會劃撥到科研經(jīng)費卡號上。天津大學財務(wù)審核時間短，報銷人在財務(wù)系統(tǒng)中根據(jù)自己的報賬內(nèi)容找到相應(yīng)的類型，再根據(jù)提示準備材料即可;天津大學設(shè)有專門的咨詢窗口，領(lǐng)導(dǎo)審簽在線上完成。而M高校財務(wù)人員配置緊張、審核效率不高，科研管理部門審批難、難簽字，報銷一筆賬務(wù)折返跑、來回找的現(xiàn)象突出，報賬期限跨度長。

2"M高校與R上市公司青海省分公司報銷流程比較分析

R上市公司青海省分公司屬于國有大型金融企業(yè)，主營資本市場服務(wù)，經(jīng)營理念是“成人達己、成己為人”，在內(nèi)部管理中亦秉承共贏理念。R上市公司青海省分公司下設(shè)20多家縣支公司。這些縣支公司不具有獨立財務(wù)，所有賬務(wù)報銷均在R上市公司青海省分公司財務(wù)處辦理。財務(wù)處設(shè)有費用會計人員7人，其中5人為經(jīng)辦會計、2人為復(fù)核會計。經(jīng)辦會計負責審核"縣支公司上傳票據(jù)的合法合規(guī)性，以及審批流程的完整性;復(fù)核會計負責一定限額、一定科目的賬務(wù)審批，以及對經(jīng)辦會計所審票據(jù)和賬務(wù)處理的準確性進行復(fù)核。R上市公司青海省分公司賬務(wù)受理時間為每月10—25日，縣支公司賬務(wù)報銷原則上每月一報。

從表2中的訪談信息不難看出，R公司青海省分公司擁有20多家縣支公司，依然能夠?qū)崿F(xiàn)當月賬當月報且最多“跑一次”就能夠辦結(jié)，主要原因有：一是合理運用信息系統(tǒng)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)提高效率;二是制定了與績效掛鉤的預(yù)算編制機制;三是具有明確規(guī)范的制度指引且相關(guān)人員能夠熟練運用。

3"比較分析結(jié)果

M高校科研經(jīng)費報銷繁難的原因是多方面的，既有內(nèi)部原因和外部原因，又有主觀原因和客觀原因。從報銷流程和報銷時間2個維度對標天津大學后，再結(jié)合R上市公司青海省分公司最多“跑一次”報銷流程案例，找出影響M高?？蒲薪?jīng)費報銷的短板，主要有以下4個方面：

3.1"信息化程度低

M高校報銷流程信息化系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)薄弱，報銷流程設(shè)置不智能，還不具備“線上辦、電話辦”的非接觸式辦理模式。雖然M高校自2014年就開始投入使用網(wǎng)報系統(tǒng)，但是網(wǎng)報系統(tǒng)的使用也僅限于網(wǎng)上預(yù)約，基礎(chǔ)的賬務(wù)審簽功能更是缺失，報賬人賬務(wù)審批依然停留在拿著賬單到處“圍追堵截”領(lǐng)導(dǎo)，可見網(wǎng)報系統(tǒng)并未實現(xiàn)當初“非接觸式”“不排隊”的設(shè)想。M高校目前使用的賬務(wù)系統(tǒng)為天財6.0版，但是對該系統(tǒng)的使用也是僅限于簡單的賬務(wù)處理，并未啟用發(fā)票驗偽、銀企對賬、校企合作、影像系統(tǒng)等功能，更未實現(xiàn)與支付系統(tǒng)的無縫銜接。

3.2"制度支撐不全面

M高校財務(wù)部門為提高服務(wù)質(zhì)量也做了努力，將各類賬務(wù)報銷所需資料及審簽流程進行歸納匯總并在財務(wù)處網(wǎng)站上進行通知。但由于科研人員缺乏財務(wù)背景，對于制度性、文字性的學習主動性不強。M高校需要嘗試創(chuàng)新制度宣傳方法和轉(zhuǎn)變管理思路。一些重點賬務(wù)類型沒有可視化的流程圖作為報銷指引，科研經(jīng)費報銷人在賬務(wù)報銷時會顯得無所適從，尤其是調(diào)研差費的報銷。

3.3"業(yè)務(wù)支持有限

M高校有限的財務(wù)人員無法提供高質(zhì)量的咨詢服務(wù)和高效的賬務(wù)支持服務(wù)，財務(wù)部門尚未設(shè)置專門為科研人員答疑解惑的渠道，財務(wù)柜臺上“先投遞，有問題給你打電話”的答復(fù)很是常見;更缺乏具有財務(wù)背景的專業(yè)人員為課題組提供專業(yè)化的科研預(yù)算編制、賬務(wù)制度運用、財務(wù)風險規(guī)避等業(yè)務(wù)支持。在M高校財務(wù)部門網(wǎng)站上公布的相關(guān)制度要求中，財務(wù)報銷指南或流程示意圖等一目了然的圖示比較少見。

3.4"財務(wù)制度不契合

隨著“放管服”改革的不斷推進，M高校的科研管理制度顯然已無法滿足科研發(fā)展的需要。M高校近2年也在嘗試科研管理制度改革，但僅限于對橫向科研經(jīng)費進行管理，并沒有精準化的科研管理制度對財政專項安排的科研經(jīng)費進行管理，而是簡單地套用相關(guān)財政資金管理辦法對科研費用進行審核，忽略了科研財務(wù)的規(guī)律性。例如，《青海省財政廳關(guān)于印發(fā)會議費、差旅費、接待費等一般性公務(wù)支出經(jīng)費管理辦法的通知》（青財行字〔2014〕1288號）中規(guī)定，“廳"（局）級以下出差人員乘坐飛機要從嚴控制，出差路途較遠或出差任務(wù)緊急的，經(jīng)廳（局）級以上領(lǐng)導(dǎo)批準可乘坐飛機”，于是“教授職級可按要求乘坐飛機，其余職級教師乘坐飛機需要校領(lǐng)導(dǎo)審批”的規(guī)定也便成了M高校科研人員出差要遵守的級別標準。這種簡單套用行政管理規(guī)定辦法的方式表明M高校對科研財務(wù)規(guī)律掌握不深刻，嚴重降低了科研人員科研工作的積極性。

4"基于企業(yè)化管理的M高?？蒲薪?jīng)費報銷繁難問題思考

李建奇"[1] 認為，高校既具有社會效益特征，又具有經(jīng)濟效益特點，在市場經(jīng)濟條件下，高校已然成為加快經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分，高校在考慮社會效益的同時，還應(yīng)考慮經(jīng)濟效益。因此，高校借鑒企業(yè)管理模式具有十分重要的意義。李明江"[2] 對高校采取企業(yè)化管理模式進行了分析，提出高校為了適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展及實現(xiàn)資源合理配置，應(yīng)借鑒企業(yè)化管理模式。梁紅和張鳳英"[3] 將企業(yè)化管理聚焦到高校財務(wù)管理企業(yè)化上，提出高校企業(yè)化就是在高校內(nèi)部管理方面借鑒企業(yè)運作模式，運用企業(yè)管理的先進理念和經(jīng)驗，對有關(guān)經(jīng)濟活動及人事、財務(wù)等基礎(chǔ)管理實施企業(yè)化改造。本文借鑒前人研究的思路來縮短報銷路徑、減少報銷環(huán)節(jié)、簡化報銷程序，從而實現(xiàn)科研經(jīng)費使用的高效益和低成本，最大限度地為科研人員“松綁”，以助力科研事業(yè)發(fā)展為最終目標。

4.1"M高?？蒲薪?jīng)費報銷流程企業(yè)化改造目標

（1）"成本最小化。本文中的成本包括科研經(jīng)費報銷成本和科研經(jīng)費管理成本，即在流程設(shè)計環(huán)節(jié)重視科研人員需求，增強科研經(jīng)費報銷流程的韌性和服務(wù)活力，節(jié)約科研人員報銷成本;提高管理效率，并基于現(xiàn)有資源為科研項目的實施提供低風險、高效率的財務(wù)支持。

（2）風險可控化。在科研經(jīng)費管理中處理好“管理”和“服務(wù)”的關(guān)系，通過科學的流程設(shè)置、制度的建立、監(jiān)督職能的實現(xiàn)等來防范科研經(jīng)費使用過程中的道德風險、廉政風險、財務(wù)運營風險等。

（3）層級最少化。為了提高科研經(jīng)費報銷效率，在保證流程功能實現(xiàn)的情況下，對原有流程進行扁平化管理，使得整個流程更具活力、更貼近市場需求，最大限度地提升效率。

（4）滿意度最大化。這體現(xiàn)在科研人員在科研經(jīng)費報銷流程各環(huán)節(jié)所獲得的報銷體驗達到或超過心理期望值，強調(diào)財務(wù)人員在流程中的滿意度及獲得感。

4.2"基于企業(yè)化改造目標的M高?？蒲薪?jīng)費報銷流程對策和建議

4.2.1"規(guī)范報銷流程

分析發(fā)現(xiàn)，科研經(jīng)費報銷環(huán)節(jié)差旅費類型的賬務(wù)退單頻率最高，源于科研人員對差旅費的審批環(huán)節(jié)、所需資料及報銷流程知曉度不高，在報銷中處于反復(fù)調(diào)整和不斷更改狀態(tài)，因此考慮在流程再造中加入流程示意圖。為提高科研經(jīng)費報銷效率，需按照賬務(wù)類型分類制作可視化報銷指南，供科研人員了解并使用。根據(jù)M高校實際情況制作的報銷流程圖見圖1。

規(guī)范報銷流程，一方面有利于科研人員在使用經(jīng)費時提高經(jīng)費報銷效率、降低報銷成本;另一方面有利于提高財務(wù)管理水平。

4.2.2"完善財務(wù)支持體系

M高?？蒲腥藛T多半缺乏財務(wù)背景，在科研經(jīng)費使用過程中不規(guī)范、在經(jīng)費報銷時效率低的現(xiàn)象凸顯，但是科研人員又由于工作忙碌，對事務(wù)性工作了解和掌握的意愿不強，這又影響了科研經(jīng)費的高效率使用。

在此情況下，有必要為科研團隊配備科研財務(wù)助理，

提供預(yù)算編制與調(diào)整、科研經(jīng)費安全使用、項目決算與驗收等專業(yè)性業(yè)務(wù)支持，將科研人員從事務(wù)性工作中解放出來，讓其心無旁騖地進行科學研究。對科研財務(wù)助理要有正確的定位，其工作內(nèi)容并非簡單的跑腿、報賬，所以在人員配備時要充分考慮到崗位的專業(yè)性"[4] 。"科研財務(wù)助理需要具備專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，按照科學研究路徑計算和編制科研項目預(yù)算，了解和掌握財務(wù)制度和政策要求，以及報銷流程，對科研經(jīng)費進行管理，保證科研經(jīng)費高效安全使用;還要具有學習能力和溝通能力，對相關(guān)制度要求進行上傳下達，同時擔任連接財務(wù)部門、科研管理單位、科研人員的紐帶。與此同時，財務(wù)部門需要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助科研財務(wù)助理及時了解制度和政策要求，以及報銷流程，使其能夠掌握制度要求并熟練運用制度，提高工作效率，同時具備上傳下達的素質(zhì)和能力，從而紓解科研經(jīng)費報銷中的“腸梗阻”現(xiàn)狀。

除此之外，M高校應(yīng)充分發(fā)揮財務(wù)人員的作用。財務(wù)人員對科研經(jīng)費管理制度、政策法規(guī)、流程設(shè)計、系統(tǒng)使用、預(yù)算編制比較熟悉，應(yīng)該在財務(wù)人員配置齊全的情況下，進行“財務(wù)包干”，即以學院為單位（可根據(jù)科研經(jīng)費量或項目數(shù)量而定），由財務(wù)人員進行業(yè)務(wù)承包。這種點對點式的服務(wù)一方面可以拉近財務(wù)人員與科研人員的距離，強化溝通效果;另一方面有助于財務(wù)部門針對性地進行財務(wù)幫扶，提高科研經(jīng)費使用效率。

4.2.3"加快財務(wù)制度建立

雖然科研經(jīng)費報銷由財務(wù)部門進行審核，但是科研項目研究路徑的不確定性及復(fù)雜、縝密的腦力勞動等特性決定了科研項目管理的復(fù)雜性，應(yīng)該由財務(wù)部門、科研管理部門、預(yù)算部門等多個部門協(xié)作制定具有科研財務(wù)特性的財務(wù)制度，而不是簡單地套用財政專項資金管理辦法對科研經(jīng)費進行管理。因此，財務(wù)制度要具有精準性。對科研經(jīng)費管理制度進行細化，包括科研經(jīng)費使用過程中可為與不可為情況、預(yù)算調(diào)整及審批流程等具體操作，都應(yīng)該在制度中進行明晰，并根據(jù)國家政策變化進行與時俱進的完善，避免舊制度牽絆科研人員手腳的狀況存在。

另外，應(yīng)根據(jù)我國科研經(jīng)費管理規(guī)定及相關(guān)管理部門頒布的規(guī)章制度，修訂、完善科研經(jīng)費的監(jiān)督制度，使其更加全面、規(guī)范、系統(tǒng)，做到事前、事中、事后監(jiān)督"[5] 。紀委監(jiān)察等相關(guān)部門進行宣傳教育工作，保證科研經(jīng)費的每一筆支出都不落入虛空，保證科研經(jīng)費支出的效益。

4.2.4"加強信息化系統(tǒng)建設(shè)

由于M高?？蒲薪?jīng)費報銷流程設(shè)置不智能，科研人員“校區(qū)間跑”“樓里跑”“科間跑”的情況很常見，更甚者一旦賬務(wù)資料準備不齊全，有些流程就要重新走，嚴重影響了科研經(jīng)費報銷效率，更影響了科研項目的推進。針對這一問題，考慮借助互聯(lián)網(wǎng)和軟件信息系統(tǒng)進行流程改造，使原流程具有扁平化管理的特點，即提高信息傳遞效率。首選的改造路徑是啟用影像系統(tǒng)和網(wǎng)上審批功能，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)跑路”，提高信息傳遞效率。另外，在網(wǎng)報系統(tǒng)中嵌入“流程追蹤”功能，便于科研人員實時查詢賬務(wù)處理狀態(tài)及賬務(wù)所處環(huán)節(jié)，實現(xiàn)流程透明化?？蒲腥藛T只需在網(wǎng)報系統(tǒng)中將粘貼好的票據(jù)通過網(wǎng)報系統(tǒng)掃描上傳提交至經(jīng)辦會計即可。經(jīng)辦會計審核無誤后，通過網(wǎng)報系統(tǒng)中的網(wǎng)上簽批功能，將數(shù)據(jù)按照提前設(shè)定的審批權(quán)限流轉(zhuǎn)至下一個審簽端口，最終使數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)到賬務(wù)處理系統(tǒng)?？蒲薪?jīng)費報銷流程改造前后對比見圖2。

在原有的網(wǎng)報系統(tǒng)中嵌入線上審簽功能并按照科研經(jīng)費管理辦法將審批權(quán)限揉進系統(tǒng)等操作，打破了傳統(tǒng)報銷審批流程中的時間、空間壁壘，滿足了科研經(jīng)費管理部門審批人隨時、隨地審批的需求;同時為科研人員解決了“圍追堵截”找領(lǐng)導(dǎo)、等領(lǐng)導(dǎo)簽字等問題"[6] 。以信息化系統(tǒng)為依托實現(xiàn)科研經(jīng)費報銷流程優(yōu)化、簡化，最終實現(xiàn)了科研經(jīng)費報銷效率的提升。

5"結(jié)語

我國已進入新的發(fā)展時期，愈發(fā)重視科研事業(yè)對經(jīng)濟社會發(fā)展的杠桿作用，但M高校作為典型的西北地區(qū)民族類院校，在科研經(jīng)費報銷流程中依然存在諸多堵點和難點。發(fā)展需求迫切需要M高校轉(zhuǎn)變管理思路，探索出解決科研經(jīng)費報銷繁難問題的有效途徑，并以此為契機，從實際出發(fā)提高財務(wù)管理質(zhì)量，為科研事業(yè)發(fā)展提供高質(zhì)量的財務(wù)支持。大膽創(chuàng)新嘗試將企業(yè)管理思路應(yīng)用于高?？蒲薪?jīng)費管理，不但符合科研經(jīng)費“放管服”政策落地、高校高質(zhì)量發(fā)展、信息技術(shù)全面推進等要求，也將進一步激發(fā)高?？蒲辛α客度氲叫聲r期西部建設(shè)發(fā)展中去。

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