財務共享模式下資金管理體系的構(gòu)建與實施

黃潔卉 馬絲語

摘要：現(xiàn)金流是企業(yè)賴以生存的保障，通過建設財務共享中心集中化的資金管理體系，可提高閑置資金的利用效率，降低資金管控風險。資金管理平臺不僅能夠匯總數(shù)據(jù)，它還是一個信息樞紐，為企業(yè)各方面的決策提供數(shù)據(jù)和信息支持。以大數(shù)據(jù)時代為背景，利用信息技術，從預算、控制、監(jiān)督和考核4個方面構(gòu)建資金管理體系，重點分析資金支付業(yè)務管理的運行流程。期望此項研究能對企業(yè)財務共享模式下資金管理體系的建設，以及資金管理業(yè)務環(huán)節(jié)的設計和運行提供有用建議。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);財務共享模式;資金管理體系

0 引言

在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)財務管理逐漸走向流程化、集成化。大數(shù)據(jù)將分散在各個子公司、分支機構(gòu)的財務信息收集起來并實現(xiàn)共通共享，由財務共享中心對其進行集中核算、控制與監(jiān)督，目的是整合相似業(yè)務處理流程，通過流程化處理，減少財務人員的工作負擔，加強財務數(shù)據(jù)處理的精確度，從而提升企業(yè)財務信息處理的效率。

在傳統(tǒng)資金管理模式下，各子公司、分支機構(gòu)獨立且分散在各地，信息無法互通，導致財務問題無法得到及時處理。由于近幾年資金管理問題突顯，國內(nèi)對于資金管理的研究日趨完善，主要是從內(nèi)部控制、流程管理2個角度提出企業(yè)資金管理中存在的問題及解決方案。隨著大數(shù)據(jù)時代信息技術的發(fā)展，也有學者從信息技術如何完善企業(yè)的資金管理角度出發(fā)，討論資金管理框架的構(gòu)建。

本文基于財務共享模式下財務信息可以在企業(yè)內(nèi)部高效溝通的特征，構(gòu)建財務共享模式下的資金管理體系，并分析資金支付管理的運行流程。

1 財務共享模式下資金管理體系構(gòu)建的意義

現(xiàn)金流是企業(yè)財務報表中質(zhì)量最高的財務數(shù)據(jù)，鑒于其對企業(yè)的重要性，所以在實際操作中很少會出現(xiàn)差錯。業(yè)財融合是指不斷擴展財務人員的工作范圍，使財務人員不再拘泥于處理財務數(shù)據(jù)，而是要了解業(yè)務前端，將財務與業(yè)務相結(jié)合。通過現(xiàn)金流加快業(yè)財融合的應用其實是最便捷的，因為現(xiàn)金流數(shù)據(jù)需要的財務專業(yè)化水平較低，業(yè)務人員也很容易讀懂。因此，企業(yè)構(gòu)建和實施自身的資金管理體系，在一定程度上也可以加快業(yè)財融合落地。

1.1 有利于加強資金集中管理，提高財務信息透明化

財務共享模式最主要的特征即集中化處理財務數(shù)據(jù)，使企業(yè)能夠隨時掌握子公司和分支機構(gòu)的資金周轉(zhuǎn)情況、賬戶內(nèi)剩余資金情況，這在一定程度上保障了企業(yè)資金賬戶的安全。財務共享中心將企業(yè)的各子公司、分支機構(gòu)的財務信息集中起來，統(tǒng)一審核、復核原始憑證，生成記賬憑證。資金集中化管理建立在財務共享中心規(guī)范、科學的工作流程之上。資金集中化管理提高了財務信息的透明度，一方面使財務處理過程中的差錯有跡可循;另一方面降低了子公司或分支機構(gòu)人員挪用企業(yè)賬戶資金的風險。既然現(xiàn)金流對企業(yè)的日常經(jīng)營至關重要，那么更應該嚴格把控現(xiàn)金、銀行存款的流入、流出。資金集中化管理避免企業(yè)的子公司、分支機構(gòu)單獨記賬，而是統(tǒng)一交給財務共享中心，使企業(yè)總部能更好地把控資金流動的方向及金額。

1.2 有助于企業(yè)更好地分析財務預算，提高財務管理效率

得益于財務共享中心對資金流動的全方位監(jiān)控，企業(yè)可收集各子公司、分支機構(gòu)的財務數(shù)據(jù)，編制每年的財務計劃和財務預算。企業(yè)通過財務共享中心的集中化處理，提出更加準確的財務計劃和財務決策，由企業(yè)總部統(tǒng)籌管理各子公司和分支機構(gòu)的具體財務計劃和財務決策。資金沉淀是指企業(yè)存在閑置資金，這在企業(yè)財務管理過程中是較為常見的情況[1]。利用財務共享中心進行資金管理，通過資金池在企業(yè)內(nèi)部調(diào)控閑置資金，不僅能提升企業(yè)資金的使用效率，而且能通過投資或?qū)㈤e置資金轉(zhuǎn)移給其他子公司或分支機構(gòu)使用，最大限度地增加企業(yè)的收益。有效利用企業(yè)的閑置資金，可避免某家子公司或分支機構(gòu)出現(xiàn)資金困難，而其他下屬公司存在閑置資金的情況，從而降低資金管理風險和資金管理難度。

2 財務共享服務模式下資金管理體系的構(gòu)建

企業(yè)在資金管理工作中出現(xiàn)的問題比較統(tǒng)一，主要包括銀行賬戶多、線下管理難，交易流水整合和合并雜亂無章，人工編制資金報表易出錯等，可以通過構(gòu)建資金管理體系來解決這些問題。企業(yè)財務共享中心承擔著日常資金結(jié)算、分配、監(jiān)督等工作，資金管理平臺的建設能提高財務共享中心的專業(yè)化水平和效率，而財務共享中心也提高了資金管理平臺的運行效率。構(gòu)建財務共享資金管理平臺需要考慮的因素包括提高資金管理有效性，降低資金管理風險，加強資金價值的利用[2]。企業(yè)資金管理體系的構(gòu)建需要連接財務系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)中的財務信息實現(xiàn)預算、控制、監(jiān)督和考核4個功能。以上功能能夠?qū)⒇攧杖藛T從事務繁多且雜亂無章的資金管理工作中解脫出來。從全流程角度看，這降低了資金管理過程中的成本，提高了流程的標準化和自動化。財務共享模式下的資金管理體系見圖1，其中資金管理主要包括資金預算管理、資金控制管理、資金預測管理和資金考核管理4項。

2.1 資金預算管理

資金預算管理的功能體現(xiàn)在，反映企業(yè)子公司及分支機構(gòu)在一定時間段內(nèi)資金的來源及用途，代表企業(yè)及其下屬機構(gòu)現(xiàn)金流的流向及內(nèi)容。編制資金預算有助于企業(yè)控制自身資金的收支情況，也為其增強戰(zhàn)略可行性提供基礎。企業(yè)總部需要根據(jù)子公司和分支機構(gòu)提交的工作計劃書編制資金管理預算方案，通過大數(shù)據(jù)實時查詢、對比和監(jiān)控各子公司和分支機構(gòu)的預算方案，如果發(fā)現(xiàn)實際收支與預算方案差距較大，可以將誤差精確到某筆業(yè)務或某個人。企業(yè)總部編制資金預算計劃表時，可以根據(jù)收付實現(xiàn)制，盡可能加快對未來現(xiàn)金流量的預測。資金預算管理體系包括編制、執(zhí)行、控制和評價等方面，可加強企業(yè)總部對資金流向的預測和管控，為企業(yè)進行預算管理提供了數(shù)據(jù)流支持[3]。

2.2 資金控制管理

資金控制管理由企業(yè)財務共享中心的財務部負責，根據(jù)預算編制情況，各子公司、分支機構(gòu)的實際使用情況，以及企業(yè)總部相關制度規(guī)定進行管理。資金控制管理包括賬戶設置、現(xiàn)金歸集、內(nèi)部融資和數(shù)據(jù)管理。賬戶設置是指企業(yè)對于自身、子公司和分支機構(gòu)的賬戶信息和賬戶余額進行統(tǒng)一管理，賬戶是企業(yè)總部、子公司和分支機構(gòu)與銀行之間進行資金集中核算的基礎?，F(xiàn)金歸集是在企業(yè)不改變資金所有權的情況下，在財務共享中心設置資金池，由于財務共享中心對企業(yè)各子公司和分支機構(gòu)的資金賬戶進行實時監(jiān)控，因此可以及時將超出定額的資金劃歸到資金池賬戶。企業(yè)通過財務共享中心的統(tǒng)一管理，可以看到各子公司、分支機構(gòu)的資金使用情況，生成資金日報或周報，完善賬戶結(jié)構(gòu);同時還可以將財務數(shù)據(jù)導入ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)，生成銀行日記賬，減輕財務人員的負擔。內(nèi)部融資是指企業(yè)利用內(nèi)部閑置資金進行內(nèi)部融資。需要注意閑置資金的投入對企業(yè)子公司和分支機構(gòu)資金的后續(xù)使用是否有影響。企業(yè)財務共享中心對企業(yè)內(nèi)部信息的共享，以及對資金管理的全方位把控，為閑置資金用作內(nèi)部融資提供了基礎。數(shù)據(jù)管理是基于大數(shù)據(jù)的支持，快速識別銀行流水，并對其進行清洗和結(jié)構(gòu)化存儲。把這些數(shù)據(jù)分門別類地存儲在不同的地方，并在一個地方匯總;利用數(shù)據(jù)倉庫存儲數(shù)據(jù)，將資金管理的內(nèi)容按照各個主題進行劃分。只有有效地存儲數(shù)據(jù)，才能更有效地利用數(shù)據(jù)。

2.3 資金預測管理

當在數(shù)據(jù)倉庫中分類和存儲各類型數(shù)據(jù)之后，數(shù)據(jù)本身的規(guī)律會向后推演。除少數(shù)規(guī)律外，絕大多數(shù)規(guī)律是可預測的，要讓歷史數(shù)據(jù)在財務共享中心呈現(xiàn)內(nèi)在規(guī)律。財務共享中心可以根據(jù)數(shù)據(jù)的特征匹配不同的預測模型，如時間序列分析、數(shù)據(jù)特征模型。資金預測管理過程也需要人為判斷，而資金管理部擁有許多了解資金信息、熟悉資金管理流程的財務人員。除此之外，財務共享中心本身也具有對關鍵問題的直覺判斷機制。因此，大數(shù)據(jù)背景下的業(yè)務追蹤、信息集成將更有利于資金預測管理的實施與落地。

2.4 資金考核管理

企業(yè)利用財務共享中心處理和生成的資金數(shù)據(jù)，抽離出收付實現(xiàn)制的經(jīng)營績效考核指標，再用這些指標衡量各子公司和分支機構(gòu)的經(jīng)營情況，而這些指標同樣便于業(yè)務人員理解，這便是業(yè)財融合理念應用的一部分。利用大數(shù)據(jù)信息技術，按照功能對各子公司和分支機構(gòu)的信息進行分類與整理，將問題精確定位到個人或業(yè)務的某個細節(jié)，各子公司、分支機構(gòu)應當對各自的資金管理考核標準負責，確保企業(yè)的資金考核管理順利實施[4]。在資金部層面，管理者可以通過各子公司、分支機構(gòu)考核標準的完成程度對其資金考核管理做出獎懲安排，以便在資金考核管理環(huán)境發(fā)生變化時及時改變相關對策。

3 財務共享模式下的資金支付業(yè)務管理流程

在基于財務共享模式的資金支付業(yè)務流程中，各子公司、分支機構(gòu)根據(jù)自身的資金需求將“資金支付申請單”提交至財務共享中心。企業(yè)需要各個子公司、分支機構(gòu)的財務部配合財務共享中心，構(gòu)建資金支付業(yè)務管理流程。資金支付業(yè)務的管理流程見圖2。

3.1 支付申請

明確資金支付制度，才能有效實施資金管理。由于各子公司、分支機構(gòu)的經(jīng)營情況存在差異，因此企業(yè)需要考慮自身情況，根據(jù)法律法規(guī)制定資金支付管理制度。企業(yè)在取得總部的同意后，根據(jù)自身的資金支付制度提交資金支付申請計劃。首先，各業(yè)務部門要分類資金的申請，資金申請所涉及的關聯(lián)費用需要計入不同預算項目，并根據(jù)可支配資金情況制定不同的策略;其次，業(yè)務部門據(jù)此填寫“資金支付申請單”;最后，財務部門核實業(yè)務部門所填寫的相關支付申請單并上傳至貨幣資金業(yè)務管理系統(tǒng)。

3.2 支付審批與結(jié)算

企業(yè)各子公司、分支機構(gòu)的總經(jīng)理會根據(jù)業(yè)務情況對“資金支付申請單”是否真實、可靠進行審核，之后將申請單傳送給財務共享中心的財務處。在大數(shù)據(jù)時代背景下，總經(jīng)理只需要依靠手機、平板電腦等智能設備即可完成對申請單的審核，大大提高了申請單的審核效率[5]。

財務共享中心先對“資金支付申請單”進行統(tǒng)一歸集，然后分配給不同的業(yè)務人員，最終由審核會計處理。而審核會計的職責分成2種：審核和復核。承擔不同職責的審核會計相互制約，一方面降低了企業(yè)內(nèi)部人員尋租的風險;另一方面加強了審核的準確性。

3.3 檔案管理

會計核算的流程中會留有諸多可供參考的文件記錄，這些文件記錄清晰、明確地記錄了每筆經(jīng)濟業(yè)務，當某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤時，可有據(jù)可依、精確定位。財務共享中心的檔案管理主要涉及原始憑證管理。首先，由財務人員對原始憑證進行整理、編號并簽字;其次，財務人員將整理好的原始憑證上傳至財務共享中心保存;最后，財務共享中心的財務人員將上傳的原始憑證與影像記錄核對，并將其存儲于檔案管理系統(tǒng)。

4 結(jié)語

財務共享中心的建設主要是為了應對企業(yè)規(guī)模擴大，以及通過財務人員人工處理繁多且復雜的財務信息會耗時、耗力的問題[6]。 構(gòu)建財務共享中心的資金管理體系可降低資金管理成本，提高準確性和效率，不斷簡化財務共享模式下的付款流程，減少各分支機構(gòu)的付款環(huán)節(jié)，并且付款統(tǒng)一由企業(yè)總部負責，加強資金統(tǒng)一管理，提高付款效率，防范資金風險。當然，構(gòu)建資金管理體系和優(yōu)化業(yè)務管理流程是否能夠有效地實行都離不開大數(shù)據(jù)[7]。由于篇幅限制，本文只著重對資金支付業(yè)務管理流程進行了梳理和優(yōu)化，收款等其他業(yè)務在資金管理中也同樣重要。

參考文獻

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收稿日期：2022-03-18

作者簡介：

黃潔卉，女，1998年生，碩士研究生在讀，主要研究方向：財務會計。

馬絲語，女，1999年生，碩士研究生在讀，主要研究方向：財務會計。