淺析國企辦公物資集采平臺的品類管理實(shí)踐

作者簡介：胡丹，（1987.12-），女，漢族 ，湖南省益陽市，中級職稱，碩士，研究方向：經(jīng)濟(jì)類。

摘要：市場經(jīng)濟(jì)與社會(huì)環(huán)境的快速發(fā)展對國有企業(yè)物資采購管理提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。 辦公物資集采平臺為破除機(jī)制上的瓶頸以獲得突破性提升，應(yīng)跳出傳統(tǒng)采購模式思維，引進(jìn)品類管理機(jī)制。本文基于核電領(lǐng)域某國企辦公物資集采平臺實(shí)施品類管理的可行性與必要性，分析其物資采購品類管理現(xiàn)狀及優(yōu)勢，以促進(jìn)物資采購的管理提升，從而提升采購效率和采購質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公物資采購;集采平臺;物資采購管理;品類管理;管理實(shí)踐

辦公物資采購存在需求零散、種類多、頻次高的特點(diǎn)，集采平臺的成立一定程度上集中的采購規(guī)模，但未對商品品類進(jìn)行劃分和管理，傳統(tǒng)一單一采的方式耗時(shí)長，采購服務(wù)滿意度低，已經(jīng)不足以支撐核電領(lǐng)域辦公物資需求的快速增長。品類管理理念的提出，是實(shí)現(xiàn)對需求和商品的有效分類，能夠促進(jìn)辦公物資采購整體管理水平的提升，從而推動(dòng)物資采購戰(zhàn)略管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1傳統(tǒng)采購方式存在的問題

傳統(tǒng)的采購主要采取邀請?jiān)儍r(jià)、競爭性談判、招標(biāo)等方式進(jìn)行，在實(shí)際過程中：

（1）辦公物資采購需求種類復(fù)雜，包含辦公設(shè)備、IT物資、家用電器、家具餐廚、辦公文具、日常生活用品、物業(yè)五金等。同類需求缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，需求零散、涉及品類廣，導(dǎo)致需求計(jì)劃無法按時(shí)、準(zhǔn)確提報(bào)[1]; ?（2）集采平臺采購人員大部分精力疲于“一單一采、一單一付”的重復(fù)勞動(dòng)，每一單采購均需要根據(jù)授權(quán)管理制度進(jìn)行審批，沒有精力和時(shí)間對市場進(jìn)行深入調(diào)研;（3）采購工作量大，只能關(guān)注事后把關(guān)。所采購物資的質(zhì)量、價(jià)格、交期相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)控制都是通過合同的簽訂、格式條款的質(zhì)量承諾、到貨復(fù)檢、事后質(zhì)量驗(yàn)證等方式來將風(fēng)險(xiǎn)降到最低;（4）供應(yīng)商數(shù)量眾多，資質(zhì)與信譽(yù)參差不齊，導(dǎo)致對供應(yīng)商準(zhǔn)入、審核、履約管理難度大，缺少長期合作的戰(zhàn)略伙伴; （5） 物資采購品類繁多、采購數(shù)量大、采購周期長，需要采購人員具備較高的職業(yè)水準(zhǔn)和專業(yè)技能，否則無法從根本上保障所有類目尤其是復(fù)雜類目商品的供需平衡和綜合效益。

2品類管理的概念及重要性

2.1品類管理的概念

品類管理的概念，最早起源于商品管理領(lǐng)域，主要用于解決零售商的營銷決策問題。在最初的管理實(shí)踐中，品類管理的應(yīng)用是基于“商品零售商通過將品類作為一個(gè)策略經(jīng)營的單位，以消費(fèi)者的價(jià)值提升作為焦點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)品類共同管理的過程”作為定義。

近年來，品類管理逐步被引入企業(yè)的物資采購管理應(yīng)用中，提出了以“將供應(yīng)商的產(chǎn)品與服務(wù)作為焦點(diǎn)，對企業(yè)的戰(zhàn)略管理和運(yùn)營成本持續(xù)優(yōu)化，對商品實(shí)現(xiàn)有效分級分類，從而推動(dòng)實(shí)現(xiàn)對采購的產(chǎn)品與服務(wù)分類管理，達(dá)到資源整合、節(jié)約成本、提升采購效率的目的，促進(jìn)采購活動(dòng)的綜合利益最大化。

2.2品類管理的重要性

品類管理的本質(zhì)其實(shí)是企業(yè)依據(jù)產(chǎn)品或需求類別開展專項(xiàng)品牌管理。與傳統(tǒng)品牌管理方式不同的，品類管理使得每一個(gè)類目下的商品都能得到均衡和充足的資源支持，以保障日益增長的貿(mào)易權(quán)利向商品品類盈利能力轉(zhuǎn)變。在實(shí)施品類管理時(shí)，應(yīng)首先確定商品品類架構(gòu)，覆蓋所有采購需求的具體要求[2]。

在物資采購領(lǐng)域，品類管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項(xiàng)戰(zhàn)略手段，需要從采購的產(chǎn)品及服務(wù)的技術(shù)參數(shù)、用途等具體特點(diǎn)出發(fā)，通過一定的管理實(shí)施，整合物資采購的各個(gè)環(huán)節(jié)，充分利用物資采購數(shù)據(jù)開展管理決策項(xiàng)目，從而來推動(dòng)采購成本的降低和資源的節(jié)約。

3核電領(lǐng)域某國企物資采購管理現(xiàn)狀

3.1采購管理制度注重流程規(guī)范導(dǎo)致資源浪費(fèi)

由于核電領(lǐng)域備件及工業(yè)品等物資屬性本身具有較大局限性，加上集團(tuán)對采購過程管理的嚴(yán)格性，導(dǎo)致現(xiàn)有采購管理工作制度與體系建設(shè)方面存在重流程規(guī)范、輕采購結(jié)果的情況，不同采購量級的采購流程基本一致，采購人員的投入與產(chǎn)出不一定呈正相關(guān)，導(dǎo)致資源配置與運(yùn)用不合理造成資源浪費(fèi)，變相造成采購成本的增加。

當(dāng)前采購管理制度中主要包含邀請?jiān)儍r(jià)、競爭性談判、招標(biāo)等傳統(tǒng)方式，對流程規(guī)范性高度重視，缺少新型采購方式的探索，采購方式缺乏適度的靈活性，采購人員“一單一采”，每一單采購均按照流程和環(huán)節(jié)審批，采購周期長影響物資的保供。

綜上，現(xiàn)有采購管理制度對于降本和增效的采購管理目標(biāo)有一定的不利影響。

3.2辦公物資種類繁多、需求分散，導(dǎo)致采購管理難度高

辦公通用物資涵蓋的種類多樣且復(fù)雜，包含辦公設(shè)備、IT物資、家用電器、家具餐廚、辦公文具、日常生活用品、物業(yè)五金等，加之采購數(shù)量大、采購頻次高、采購周期長，導(dǎo)致在采購過程中存在各類不確定因素從而加大了物資采購管理的難度。且在當(dāng)前采購管理實(shí)踐中，并未對物資分級分類管理，所有類別的采購均遵循同一采購流程進(jìn)行管控，必然會(huì)對采購管理的效果產(chǎn)生一些不利影響。同時(shí)，由于采購管理力度的不足和難度的提升，經(jīng)常出現(xiàn)物資采購周期超出采購計(jì)劃日期，嚴(yán)重影響到集采平臺物資采購的綜合效益。

3.3引入品類管理理念，但配套管理機(jī)制并不成熟

雖已初步意識到品類管理理念的必要性，但由于集團(tuán)采購管理理念較為落后，管理制度過于深入與固化，品類管理局限性較大，目前仍缺乏科學(xué)完善的、可切實(shí)執(zhí)行的品類管理機(jī)制使品類管理工作與采購工作各環(huán)節(jié)相匹配，在具體的采購計(jì)劃和管理策略方面也不夠全面與合理，造成品類管理實(shí)施的效果與目標(biāo)存在偏差，更談不上從本質(zhì)上保障品類管理工作的科學(xué)性與有效性。同時(shí)，面對當(dāng)前物資采購成本管控的業(yè)務(wù)壓力，如何從實(shí)際業(yè)務(wù)場景出發(fā)，運(yùn)用好品類管理機(jī)制，以提升集采平臺物資采購綜合效益成為當(dāng)務(wù)之急。

4品類管理實(shí)施的重要因素

品類管理是以品類為核心，建立標(biāo)準(zhǔn)的品類樹目錄，持續(xù)關(guān)注各品類的采購活動(dòng)，通過數(shù)據(jù)分析，從品類的生命周期角度制定合適的品類策略和機(jī)制并落地實(shí)施，從而降低供給風(fēng)險(xiǎn)和采購成本的一系列活動(dòng)。

4.1品類管理的實(shí)施基礎(chǔ)

建立一套標(biāo)準(zhǔn)的品類樹目錄，涵蓋辦公物資所有需求。以品類為核心，以需求為導(dǎo)向，改變供應(yīng)商越多越安全的理念，從品類全生命周期的角度，以價(jià)值為導(dǎo)向引入、儲備和優(yōu)化供應(yīng)商庫。以品類樹為抓手，打通采購需求與供應(yīng)商之間的供應(yīng)鏈。制定合理、科學(xué)的采購計(jì)劃，有序開展簽訂采購合同、合同履約及供應(yīng)商履約績效管理一些列活動(dòng)，在合法合規(guī)的前提下提升采購綜合效益。

通過分析市場行情、設(shè)置統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、確定影響價(jià)格的因素、篩查和評估供應(yīng)商、確定采購策略、組織采購實(shí)施、簽訂采購合同并跟蹤合同履約等品類管理的主要因素，識別和關(guān)注高價(jià)值鏈條，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈總成本最低、總效益最高的管理模式。

品類管理是釋放品類管理流程的力量和提升組織價(jià)格的先決條件[3]。它建立在三大基石和四大支柱上。三大基石分別是戰(zhàn)略性采購、管理市場、推動(dòng)變革。四大支柱是指突破性思維、以客戶為中心、跨部門團(tuán)隊(duì)合作，及依托事實(shí)和數(shù)據(jù)。這些支柱源于實(shí)踐，是促使采購品類管理成功的必要因素[4]。

4.2品類管理的實(shí)施步驟

品類管理的全過程實(shí)際上是一個(gè)按順序完成一系列單獨(dú)活動(dòng)的全過程。主要包含支出分析、需求分析、供應(yīng)市場分析、制定采購策略、選擇供應(yīng)商談判、管理供應(yīng)商合同、交易及持續(xù)跟蹤七個(gè)實(shí)施步驟 [4]。

通過對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的分析，使采購人員對各個(gè)品類的供需情況了解更清晰，同時(shí)為后續(xù)制定科學(xué)的采購策略提供依據(jù)。通過對每個(gè)品類的動(dòng)態(tài)管理，不斷調(diào)整和改進(jìn)每個(gè)步驟，以促進(jìn)品類管理更科學(xué)、更合理的實(shí)施。

5品類管理實(shí)施的有益舉措

為推動(dòng)品類管理在辦公物資采購中應(yīng)用實(shí)現(xiàn)，建議從以下幾方面對品類管理相關(guān)機(jī)制進(jìn)行管控和完善。

5.1站在數(shù)據(jù)的后臺連接需求與供應(yīng)商

在辦公物資實(shí)施品類管理的實(shí)踐應(yīng)用中，應(yīng)注重對歷史數(shù)據(jù)與過程資料的有效利用，建立辦公物資采購品類管理數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)分析了解各品類的管理特點(diǎn)和市場變化。同時(shí)，通過對數(shù)據(jù)的整合、提煉，分析各類采購需求的趨勢，摸索各類數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在規(guī)律和關(guān)聯(lián)，為品類管理實(shí)施的科學(xué)性、有效性提供數(shù)據(jù)支持，充分發(fā)揮采購活動(dòng)背后數(shù)據(jù)資料的價(jià)值和作用[5]。另一方面，應(yīng)保持對市場發(fā)展前沿動(dòng)態(tài)進(jìn)行分析，保障品類管理機(jī)制能貼近市場與行業(yè)發(fā)展。

品類管理實(shí)踐，本質(zhì)上是對一個(gè)目標(biāo)品類進(jìn)行商品動(dòng)態(tài)管理的過程。集采平臺已經(jīng)對辦公物資梳理出390個(gè)商品類目，后續(xù)應(yīng)該利用信息化手段對各個(gè)類目下的需求及采購情況進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和利用。以需求為導(dǎo)向，持續(xù)對各個(gè)品類實(shí)行數(shù)字化評估，建立數(shù)據(jù)化評估體系，根據(jù)采購需求的發(fā)展，確定階段性品類策略和評估結(jié)果并不斷優(yōu)化和完善，同時(shí)要避免數(shù)據(jù)分析停留于紙面，真正發(fā)揮數(shù)據(jù)對實(shí)際業(yè)務(wù)的指導(dǎo)作用，成為商品決策的支撐。

針對核心品類由集采平臺與供應(yīng)商組合完成核心品類共享核心資源、共商品類策略，實(shí)現(xiàn)互利共贏的戰(zhàn)略成果;對于普通品類利用信息化電商采購平臺的供應(yīng)鏈優(yōu)勢，對單次采購價(jià)值低、采購頻次高的商品進(jìn)行全覆蓋，釋放采購人員的精力投入更有價(jià)值的采購活動(dòng)，提升整體采購效益。

5.2對物資品類進(jìn)行合理的劃分與配置

根據(jù)帕累托法則，80%的年采購額僅覆蓋20%的采購品類。通過收集和掌握采購需求，對需求商品的品類進(jìn)行劃分與定義，并形成統(tǒng)一的界定標(biāo)準(zhǔn)。對物資品類的劃分，能對各個(gè)品類的基本屬性和關(guān)鍵屬性進(jìn)行有效識別，再根據(jù)采購需求的緊急程度、重要程度進(jìn)行合理的設(shè)置，有利于品類管理相關(guān)活動(dòng)的實(shí)施。

同時(shí)，通過建立契合實(shí)際需求的品類管理工作體系，能夠在實(shí)現(xiàn)對辦公物資采購品類劃分和定義的基礎(chǔ)上，促進(jìn)采購服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，實(shí)現(xiàn)節(jié)約資源、控制成本、提升效率的目標(biāo)。因此，持續(xù)優(yōu)化品類采購策略與工作方案，對辦公物資采購中商品品類、屬性、價(jià)格、數(shù)量、供應(yīng)商資源等因素的相互協(xié)同，為提高品類管理的決策水平提供有效支持。

5.3成立品類管理組織

從采購模式轉(zhuǎn)向集采平臺后， 傳統(tǒng)采購部應(yīng)該從技術(shù)型的采購工作中解脫出來，轉(zhuǎn)向商品管理的模式，按照品類管理的模式運(yùn)作，構(gòu)建以品類經(jīng)理為核心的品類管理型組織，培養(yǎng)品類經(jīng)理和品類專員，借助信息化系統(tǒng)和電商平臺從管理型的工作轉(zhuǎn)向經(jīng)營性工作。前者負(fù)責(zé)品類下商品線的規(guī)劃、數(shù)據(jù)分析以及需求分析，將商品的買和賣聯(lián)系起來;后者類似于采購員角色，進(jìn)行日常補(bǔ)貨、庫存管理、支付管理等，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部供應(yīng)鏈分工。

商品管理型組織主要致力于研究需求與商品的對應(yīng)，為采購需求與供應(yīng)商之間做好連接，其主要變化在于強(qiáng)化了品類管理的理念，設(shè)置了品類經(jīng)理的角色，實(shí)現(xiàn)對需求和商品負(fù)責(zé)，保障需求的及時(shí)供應(yīng)、提升采購的綜合效能。

5.4從戰(zhàn)略層面與核心供應(yīng)商培養(yǎng)良好合作關(guān)系

在對辦公物資實(shí)施品類劃分和品類管理的基礎(chǔ)之上，通過與采購需求的相關(guān)結(jié)合，篩選戰(zhàn)略供應(yīng)商和關(guān)鍵供應(yīng)商構(gòu)建良好的采買合作關(guān)系，利用供應(yīng)商的強(qiáng)大供應(yīng)鏈資源為辦公物資的集采提供支持和保障。要實(shí)現(xiàn)與核心供應(yīng)商的友好合作關(guān)系，一方面，需要對關(guān)鍵品類進(jìn)行識別與確定，尋找相匹配的供應(yīng)商資源;另一方面，需要對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行履約能力的綜合評估，實(shí)行分級分類，加強(qiáng)與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作的力度。

結(jié)合戰(zhàn)略采購的理念，可以根據(jù)品類、金額和采購風(fēng)險(xiǎn)將供應(yīng)商分為：戰(zhàn)略供應(yīng)商、瓶頸供應(yīng)商、杠桿供應(yīng)商和一般供應(yīng)商，其采購特點(diǎn)、采購策略如表1所示。

5.4持續(xù)優(yōu)化和完善品類管理相關(guān)流程

持續(xù)優(yōu)化辦公物資品類管理的作業(yè)流程和操作環(huán)節(jié)，也是促進(jìn)品類管理效果提升的有益措施，具體可以從以下方面著手：

（1）對辦公物資實(shí)行品類管理的可行性進(jìn)行客觀評估，正確認(rèn)識現(xiàn)有品類管理能力，通過對組織和人員的能力培訓(xùn)，打好品類管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)。

（2）加快集采平臺向品類管理組織的轉(zhuǎn)型，設(shè)定采購管理目標(biāo)，由品類經(jīng)理對相關(guān)工作開展有效執(zhí)行和有效指導(dǎo)，促進(jìn)品類管理有效實(shí)施的同時(shí)提高管理成效。同時(shí)，也需要關(guān)注品類管理工作人員技能水平的提高，分析存在的問題與不足，適實(shí)調(diào)整品類管理組織架構(gòu)，為制定科學(xué)、合理的品類管理實(shí)施計(jì)劃奠定硬件基礎(chǔ)。

（3）充分發(fā)掘和培養(yǎng)組織與人員品類管理的潛力后，制定明確的的品類管理實(shí)施計(jì)劃與執(zhí)行步驟，并嚴(yán)格落實(shí)，對計(jì)劃的有效實(shí)施進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督與糾偏，以保障品類管理工作的效果。

（4）關(guān)注品類管理實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和反饋，將品類管理的執(zhí)行效果與采購管理的戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行核對、檢查，對戰(zhàn)略目標(biāo)與計(jì)劃中各個(gè)品類角色和技術(shù)開發(fā)進(jìn)行明確，促進(jìn)采購戰(zhàn)略管理的靈活實(shí)施，為物資采購管理戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和管理水平的提升提供強(qiáng)有力的支持。

6結(jié)語

辦公物資采購下的品類管理是打破體制機(jī)制瓶頸，推動(dòng)傳統(tǒng)的采購方式向供應(yīng)鏈一體化采購轉(zhuǎn)變的有益探索，通過合理整合市場資源，達(dá)到提升采購管理質(zhì)量和水平，提高辦公物資采購工作效率的目標(biāo)。

品類管理工作是一套系統(tǒng)、復(fù)雜的管理體系，應(yīng)當(dāng)注重與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相結(jié)合，加強(qiáng)物資采購品類管理的力度，從采購管理的戰(zhàn)略與決策目標(biāo)出發(fā)，不斷完善具體的管理對策并嚴(yán)格執(zhí)行，保障品類管理的有效實(shí)施的同時(shí)最大限度的控制采購管理成本。

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