新醫(yī)改下如何改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作研究

陳海英

摘 要：檔案管理是醫(yī)院必須要重點(diǎn)關(guān)注的工作內(nèi)容，檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的整個(gè)過程予以詳細(xì)記錄，對(duì)醫(yī)院管理起到良好的指導(dǎo)作用。社會(huì)發(fā)展速度逐漸加快，信息化水平有明顯提升，為醫(yī)院發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從醫(yī)院管理的角度來說，雖然信息化程度有大幅提高，但是不少醫(yī)院在展開檔案管理時(shí)依舊采用傳統(tǒng)方式，使得管理的實(shí)效性達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。若想保證醫(yī)院檔案管理的實(shí)際效果更為理想，必須要尋找到行之有效的管理策略，除了確保檔案資源更為安全，同時(shí)能夠?qū)︶t(yī)療技術(shù)服務(wù)水平的提升起到促進(jìn)作用。本文主要針對(duì)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況展開深入探析，了解管理過程中出現(xiàn)的各種問題，在此基礎(chǔ)上尋找到切實(shí)可行的解決之策，使醫(yī)院檔案管理更具實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改;醫(yī)院;檔案管理工作;改進(jìn)措施

通過對(duì)國內(nèi)公共衛(wèi)生系統(tǒng)分析可知，醫(yī)院是十分關(guān)鍵的組成部分，展開醫(yī)院檔案管理時(shí)，就是要對(duì)檔案管理等方面的資料進(jìn)行有效管控。從醫(yī)院各個(gè)部門的情況來看，檔案管理的難度并不大，因而受重視程度較低。確保檔案管理能夠有序展開，能夠使管理質(zhì)量切實(shí)提升，使其具有的作用能夠充分展現(xiàn)出來，進(jìn)而使得我國醫(yī)療行業(yè)保持良好的發(fā)展，疾病防護(hù)目的也能夠切實(shí)達(dá)成。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

醫(yī)院在開展日常管理的過程中必須要對(duì)檔案管理予以重點(diǎn)關(guān)注，要選擇行之有效的途徑來保證檔案資料更加完整、客觀，檔案作用可以充分發(fā)揮出來。國內(nèi)不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)水平是存在差異的，這對(duì)醫(yī)院管理也會(huì)產(chǎn)生一定程度的影響，在此背景下，檔案管理實(shí)效性也難以達(dá)到預(yù)期，必須要針對(duì)檔案管理予以創(chuàng)新，如此方可跟上醫(yī)改的腳步。因此，要達(dá)成目標(biāo)，必須要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題有清晰的認(rèn)知。

1.檔案管理部門多、分散程度高

我國很多醫(yī)院在進(jìn)行管理時(shí)雖然采用的是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)方式，但是管理呈現(xiàn)出分層特征，從檔案管理的現(xiàn)狀來看，主要包括4個(gè)組成部分，綜合檔案管理（文書、基建、科研、實(shí)物、聲像檔案）、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、病案檔案，而且是交由不同的部門負(fù)責(zé)，這些部門間并不存在關(guān)聯(lián)性。綜合檔案是由辦公室負(fù)責(zé);病例檔案交由病案室來進(jìn)行管理;人事檔案的管理者則是人事部門;財(cái)務(wù)檔案則是由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理。如此就會(huì)使得參與檔案管理的部門明顯增加，導(dǎo)致管理顯得較為分散，相關(guān)信息難以真正匯集起來，應(yīng)用效果達(dá)不到預(yù)期。

2.檔案管理規(guī)模龐大，工作煩瑣

醫(yī)院人事檔案管理需要面對(duì)的內(nèi)容較多，如“三齡二歷一身份”的審定、專項(xiàng)表格的填寫、審核依據(jù)、審核程序、審核中疑難問題的處理，以及人事檔案的利用、傳遞、保管保護(hù)等。同時(shí)，人事檔案涉及個(gè)人隱私，檔案資料的利用有嚴(yán)格要求，因此采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理是可行的。在展開文書檔案管理過程中，重點(diǎn)是要保證紙質(zhì)資料、實(shí)物資料、視頻資料等得到行之有效的管理，這也是整個(gè)醫(yī)院管理的關(guān)鍵所在，因而要選擇更為可行的方式展開管理。其中，病例檔案管理是較為重要，這里所說的病例檔案主要指病患信息、病史記錄、診療分析等，相關(guān)的數(shù)據(jù)必須要予以整合，如此方可保證管理效果更為理想。病例檔案的內(nèi)容是繁雜的，管理也顯得較為煩瑣，必須要保證管理精度有大幅提升。然而，從事管理工作的相關(guān)人員所擁有的綜合素質(zhì)并不高，使檔案管理職能履行無法做到位，檔案存放不符合規(guī)范要求，檔案損毀、散失等情況也就很難避免。

3.檔案自成體系，不能相互借鑒

從傳統(tǒng)的檔案管理來看，其目標(biāo)是保證檔案資料的歸檔、收藏能夠順利達(dá)成。醫(yī)院檔案室需要完成的工作包括收集、整理、歸檔、入庫等環(huán)節(jié)，而且整個(gè)過程呈現(xiàn)出明顯的封閉狀態(tài)。醫(yī)院已經(jīng)建成了綜合檔案室、人事檔案室以及病案檔案室，相關(guān)人員要對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)必須要經(jīng)過嚴(yán)格審批，然而這三類檔案體系是各自獨(dú)立的，這就使得檔案資源共享難以實(shí)現(xiàn)，其具有的借鑒、科研以及經(jīng)濟(jì)等方面的價(jià)值無法得到充分利用。

4.檔案易出現(xiàn)紕漏，后果嚴(yán)重

醫(yī)院采用傳統(tǒng)檔案管理時(shí)，參與的部門、人員是眾多的，整個(gè)管理過程也較為復(fù)雜。不同人員在管理過程中所做的事情是大致相同的，導(dǎo)致投入的時(shí)間、人力大幅增加，工作效率卻得不到提高。另外，分散管理會(huì)導(dǎo)致設(shè)備投入大幅增加，資源浪費(fèi)更為嚴(yán)重，實(shí)際應(yīng)用卻難以得到滿足。更為重要的是，此種管理方式顯得過于粗放，發(fā)生失誤的概率大幅增加，使檔案管理的實(shí)效性達(dá)不到預(yù)期，醫(yī)院整體工作也必然會(huì)受到直接影響。如果發(fā)生嚴(yán)重失誤的話，會(huì)導(dǎo)致病患治療的效果不夠理想，造成醫(yī)患關(guān)系更為惡化，甚至導(dǎo)致社會(huì)矛盾進(jìn)一步激化。

5.管理人員重視度不夠

在醫(yī)院中，檔案管理的受關(guān)注程度較低，尤其是規(guī)模不大的醫(yī)院，或者是經(jīng)濟(jì)較為落后地區(qū)的醫(yī)院，此種情況較為常見的。從事檔案管理工作的相關(guān)人員并未認(rèn)識(shí)到工作的重要性，不了解其對(duì)醫(yī)院經(jīng)營能夠產(chǎn)生積極影響。部分工作人員甚至將檔案管理視為可有可無，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理采用的方法較為陳舊，先進(jìn)技術(shù)未能得到應(yīng)用。另外，醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性較低，管理人員的培訓(xùn)沒有做到位，造成檔案管理的實(shí)效性較為低下。

6.檔案管理投入的資金不足

若想保證醫(yī)院檔案管理更為科學(xué)，現(xiàn)代化程度有大幅提高，必須要保證資金需求得到滿足。但是，從當(dāng)下的管理現(xiàn)狀來看，資金支持力度并不大，使得檔案管理受到很大影響，尤其是辦公設(shè)備較為陳舊，檔案管理信息化難以實(shí)現(xiàn)，檔案管理效率達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。檔案保存環(huán)境不適宜，會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生非常大的影響，因此要保證溫度、濕度是最為適合的，防水能力要大幅增強(qiáng)，如此方可使得檔案管理的效果更為理想。另外，醫(yī)院能夠投入大量的資金方可使人才培養(yǎng)體系真正構(gòu)建起來，醫(yī)院的人才儲(chǔ)備才能更為豐富，才能確保檔案管理可以順利進(jìn)行。

二、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的必要性

切實(shí)完成檔案管理工作能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展歷史予以完整記載，并對(duì)其進(jìn)行清晰還原，更為重要的是能夠?qū)︶t(yī)院各項(xiàng)工作的開展起到促進(jìn)作用，保證新醫(yī)改的效果更為理想。如果檔案管理出現(xiàn)問題，醫(yī)院運(yùn)行必然會(huì)受到影響，造成的經(jīng)濟(jì)損失也是難以預(yù)估。比如，醫(yī)院展開檔案管理的過程中如果沒有構(gòu)建完善的檔案管理制度，或是從事管理的相關(guān)人員沒有良好的專業(yè)素養(yǎng)，那么醫(yī)院發(fā)展所受影響就會(huì)明顯增加。尤其是在新醫(yī)改深入展開之際，檔案管理中出現(xiàn)的問題更多，這就要求醫(yī)院對(duì)新醫(yī)改的具體要求有清晰的認(rèn)知，將各種問題予以歸總，尋找到具體原因，并對(duì)其產(chǎn)生的影響有切實(shí)了解，保證選擇的解決方法更具實(shí)效性，保證檔案管理順利展開，工作質(zhì)量、效率能夠有明顯提高，醫(yī)院才能真正保持穩(wěn)健發(fā)展。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)措施

1.完善管理制度，改進(jìn)管理體系

醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院自身實(shí)際情況，同時(shí)結(jié)合（2015年重新修訂《歸檔文件整理規(guī)則》）制定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理制度，針對(duì)檔案資料的收集、整理、分類、錄入、保管等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理。只有完整統(tǒng)一的規(guī)章制度及歸檔工作流程，才能依照制度履行工作職責(zé)，做到有法可依、有據(jù)可循，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入績效考核，把檔案管理的工作質(zhì)量與員工績效相掛鉤，全面采取崗位責(zé)任制，督促檔案管理人員的日常工作，進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量。此外，檔案管理人員都應(yīng)依法建檔，從檔案實(shí)踐角度出發(fā)，遵守《保密法》做好檔案保密工作。

2.檔案管理模式的新開拓

我國的醫(yī)療改革工作正在深入展開，因而在展開檔案管理時(shí)必須要緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，重點(diǎn)針對(duì)每個(gè)管理環(huán)節(jié)予以完善，促使醫(yī)療改革目標(biāo)順利達(dá)成。若想保證檔案管理效率有大幅提升，醫(yī)院必須要針對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，確保信息化程度得到提高。從新醫(yī)改現(xiàn)狀來看，公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的建設(shè)是必須要關(guān)注的重點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建起更為完善的醫(yī)療衛(wèi)生制度，并保證其能夠?qū)嵤┑轿?。醫(yī)院要對(duì)新醫(yī)改提出的相關(guān)規(guī)定有切實(shí)了解，在此基礎(chǔ)上完成信息系統(tǒng)的構(gòu)建，促使醫(yī)療事業(yè)能夠朝著正確方向發(fā)展。從醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到普遍應(yīng)用，在展開檔案管理的過程中將計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來可以使檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化程度大幅提升，廣大群眾也能夠享受到更為理想的醫(yī)療服務(wù)。

3.完善檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

在展開檔案管理時(shí)，多媒體技術(shù)、電子文件已經(jīng)得到普遍應(yīng)用，使檔案管理方式出現(xiàn)明顯轉(zhuǎn)變，信息的存儲(chǔ)、檢索、傳遞更為便捷，檔案管理的實(shí)效性自然就能夠得到保證。不少醫(yī)院已經(jīng)建成了電子檔案管理系統(tǒng)，其中包括文件收集、移交接收、庫房管理、整體檔案等模塊。醫(yī)院檔案管理工作是由相關(guān)人員兼職完成，在對(duì)文件材料收集的同時(shí)，要完成好預(yù)處理，在此之后則要交由檔案管理員來完成后續(xù)整理、歸檔等工作，保證檔案入庫順利完成。通過庫房管理模塊能夠保證入庫檔案查詢更為方便。除此以外，醫(yī)院要將《非紙質(zhì)載體檔案資料抽查記錄表》《非紙質(zhì)載體定期備份情況表》加以充分利用，而且在對(duì)電子文件進(jìn)行處理時(shí)，光盤備份、硬盤備份要做到位，同時(shí)要保證真正構(gòu)建數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，一旦服務(wù)器發(fā)生異常，必須能夠在第一時(shí)間完成系統(tǒng)搭建，數(shù)據(jù)可以及時(shí)恢復(fù)，使檔案數(shù)據(jù)更加完整，安全性有大幅提升。

4.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，滿足患者訴求

為了能夠切實(shí)消除傳統(tǒng)管理方式帶來的負(fù)面影響，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須要對(duì)檔案管理創(chuàng)新予以重點(diǎn)關(guān)注，所需的管理設(shè)備必須要配置齊全，保證聯(lián)網(wǎng)能力大幅提升。醫(yī)院建成的服務(wù)器必須要加密，使檔案信息共享可以真正實(shí)現(xiàn)。若想保證檔案管理更具實(shí)效性，應(yīng)該提高檔案管理人員的地位，檔案室也要納入專業(yè)科室范疇中，從事檔案管理的相關(guān)人員也應(yīng)該定位為醫(yī)療服務(wù)專業(yè)人員，保證相關(guān)人員真正履行好自身的職責(zé)。在醫(yī)院發(fā)展的過程中，檔案室能夠提供所需的綜合信息，因而在當(dāng)下必須要針對(duì)檔案信息管理進(jìn)行創(chuàng)新，確保醫(yī)療技術(shù)水平能夠有大幅提升。從專業(yè)技術(shù)人員的角度來說，良好的檔案管理可以保證醫(yī)院的發(fā)展更為穩(wěn)健，尤其是能夠?qū)Τ晒︶t(yī)案予以借鑒，使醫(yī)療水平得到提升。還能夠?qū)⒉』嫉膶?shí)際需要作為出發(fā)點(diǎn)，提供更為適合的醫(yī)療技術(shù)、治療方案，使醫(yī)院、病患間能夠形成良好的關(guān)系，確保雙贏目的順利達(dá)成。

5.檔案管理人員應(yīng)提升自身素質(zhì)

隨著新醫(yī)改深入開展，醫(yī)院必須要強(qiáng)化檔案管理工作，確保其能夠一直保持良好的運(yùn)作，檔案管理相關(guān)人員必須要擁有較高的專業(yè)素質(zhì)。首先，要將人員選拔做到位，也就是要細(xì)化選拔流程，尤其是要適當(dāng)提高選拔門檻，保證檔案管理更為專業(yè)，管理水平也會(huì)有大幅提高;其次，是要保證管理人員掌握更為豐富的管理知識(shí)，若想使檔案管理的實(shí)效性得到提升，檔案管理人員應(yīng)該要對(duì)自身的管理技能予以提高，因此要做好人員培訓(xùn)工作，同時(shí)加強(qiáng)宣傳教育，確保其專業(yè)技能真正得到提高。為了使檔案管理人員能夠更為積極地投入到學(xué)習(xí)中，除了要積累管理經(jīng)驗(yàn)，還要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，確保檔案管理的整體質(zhì)量有大幅提升。

6.利用大數(shù)據(jù)的思維模式

醫(yī)院檔案管理采用信息化管理模式來處理大量的信息數(shù)據(jù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)既能夠?qū)n案信息進(jìn)行歸類，又可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息存儲(chǔ)功能。檔案資源類型越多、信息越豐富，則參與檔案管理工作的人員就會(huì)越多，為建立檔案共同體打造了良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以記錄并分析共同體成員的特點(diǎn)與感興趣的信息，并對(duì)其檔案進(jìn)行分析與總結(jié)，能夠提供更為有效的檔案服務(wù)。

四、結(jié)語

總之，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理體系已不能適應(yīng)新醫(yī)改的發(fā)展要求，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式不能體現(xiàn)新醫(yī)改的工作要求，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理技術(shù)方法不具備新醫(yī)改的規(guī)范要求，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作方式不符合新醫(yī)改的服務(wù)要求。智能化現(xiàn)代管理模式已經(jīng)不僅僅是減輕人力和增加工作速率了，更重要的價(jià)值在于集系統(tǒng)化管理、精準(zhǔn)化管理、安全管理于一身，既可以自動(dòng)匯集信息、綜合分析、分類歸納、提煉精華，還可以簡化管理流程，便捷搜索應(yīng)用。在新的醫(yī)療體制改革環(huán)境下用信息化理論優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作是十分艱辛的過程，但是效果也將會(huì)是十分顯著的，醫(yī)院檔案管理工作耗費(fèi)的人力資源將大幅度減小，便捷化程度將快速提高、醫(yī)院各工作人員之間以及醫(yī)患間的信息交流將會(huì)更加順暢。醫(yī)院檔案資源將成為推動(dòng)醫(yī)院管理和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的寶貴財(cái)富，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率的提升將為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)可靠的保障。

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