淺析中職學(xué)校文書檔案管理優(yōu)化策略及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用

文/謝 蘭

近年來，國家加大了對(duì)中職院校的建設(shè)發(fā)展力度。2005年，國務(wù)院作出《關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》，強(qiáng)調(diào)大力發(fā)展職業(yè)教育，不斷擴(kuò)大中等職業(yè)教育學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模，改善教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)辦學(xué)條件，提高學(xué)校管理水平。這對(duì)中職學(xué)校是難得的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，也對(duì)學(xué)校文書檔案管理工作提出了新的要求。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，改革和創(chuàng)新文書檔案管理模式，優(yōu)化中職學(xué)校文書檔案管理工作，勢(shì)所必然。本文試對(duì)中職學(xué)校文書檔案管理優(yōu)化策略及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用若干問題進(jìn)行探討。

1 優(yōu)化中職學(xué)校文書檔案管理工作的必要性

1.1 滿足現(xiàn)代信息交流需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效利用

當(dāng)下中職學(xué)校文書檔案在學(xué)校發(fā)展中的作用逐漸凸顯，文書檔案數(shù)字化管理體系正在逐步建設(shè)和完善中。無論是在工作還是生活中，通過該管理模式，可以讓不同部門擁有文書檔案信息的便捷共享機(jī)會(huì)。在文書檔案數(shù)字化管理體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)之下，能更好地全方位管理檔案信息資源，以滿足信息交流的實(shí)際需要。

1.2 符合當(dāng)前檔案管理要求，推動(dòng)學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展

在學(xué)校建設(shè)發(fā)展過程中想要體現(xiàn)文書檔案的價(jià)值，就要最大限度保證文書檔案管理的功能價(jià)值充分體現(xiàn)出來，為此，必須將數(shù)字化管理體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)其中。通過數(shù)字化管理模式的搭建，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，保證文書檔案信息資源得到更好的管理、整合和利用，在發(fā)揮數(shù)字化管理價(jià)值的同時(shí)，保證文書檔案管理展現(xiàn)出應(yīng)有的功能和作用。

1.3 為檔案管理提供完善的方法，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

為適應(yīng)社會(huì)及學(xué)校的發(fā)展，檔案工作需要不斷地創(chuàng)新形式，并借助現(xiàn)代化管理方法，有效推進(jìn)文書檔案的優(yōu)化管理。在這一目標(biāo)的實(shí)施下，推動(dòng)學(xué)校檔案工作向著制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。如通過采取合理的實(shí)施策略，在逐漸完善管理模式之下保證學(xué)校及有關(guān)方面運(yùn)用文書檔案更加方便、快捷，也彰顯出文書檔案管理的價(jià)值。

2 中職學(xué)校文書檔案管理工作存在的主要問題

2.1 有關(guān)人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)有偏差

一些中職院校只關(guān)注教育教學(xué)工作的開展情況，忽略了檔案管理等其他輔助性工作所存在的問題。在檔案管理中，文書檔案管理特別受到忽視，沒有納入應(yīng)有的議事日程。學(xué)校對(duì)檔案管理工作必要的人力物力財(cái)力投入較少，文書檔案管理工作進(jìn)展緩慢。中職院校檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)性的技術(shù)指導(dǎo)，自身對(duì)專業(yè)知識(shí)掌握不夠，規(guī)范化管理檔案的意識(shí)不強(qiáng)，檔案整理不合乎標(biāo)準(zhǔn)的情況時(shí)有發(fā)生。一些學(xué)校對(duì)檔案工作人員在評(píng)優(yōu)選先及職稱評(píng)聘等方面力度不夠，致使工作人員缺乏工作積極性，直接影響檔案工作的效率和文書檔案的管理質(zhì)量。

2.2 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)不足

隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域。就學(xué)校教育教學(xué)及其他工作發(fā)展的現(xiàn)狀來看，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用在不斷進(jìn)步和加強(qiáng)，但是在中職院校檔案工作中，尤其是在文書檔案管理中，檔案工作人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)還不到位，沒有充分認(rèn)識(shí)到其重要性。同時(shí)，檔案管理的信息化技術(shù)的加強(qiáng)與發(fā)展需要有一定的資金及設(shè)備、人力的投入，這也在一定程度上阻礙了文書檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)行。學(xué)校對(duì)檔案管理的忽視，往往導(dǎo)致對(duì)信息化建設(shè)中的資金投入有限，進(jìn)而造成檔案管理信息化水平落后，檔案資源得不到有效而長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展和利用。

2.3 學(xué)校檔案管理工作缺乏規(guī)范性

在日常工作中，我們會(huì)經(jīng)常遇到由于檔案文件材料的質(zhì)量不合格，導(dǎo)致文書檔案管理工作很難順利及規(guī)范性地開展和實(shí)施的情況。如在很多文書檔案管理工作開展的階段，文件材料經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件格式不統(tǒng)一和不規(guī)范、紙張和字體大小不一、處理流程不規(guī)范等問題，增加了管理難度。還有學(xué)校檔案資料的收集不及時(shí)，往往存在拖延情況，影響了檔案材料的齊全完整。有時(shí)檔案管理人員沒能及時(shí)督促收集，部分文件資料在部門內(nèi)部存在丟失情況，使一些重要的檔案難以歸檔。

3 中職學(xué)校文書檔案管理工作的優(yōu)化措施

3.1 樹立數(shù)字化文書檔案管理意識(shí)

首先應(yīng)該對(duì)文書檔案管理工作擁有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和人員應(yīng)有一定的前瞻性，對(duì)文書檔案數(shù)字化管理工作引起足夠的重視，加強(qiáng)對(duì)這方面工作的資金投入，以先進(jìn)設(shè)備技術(shù)作為支持，為數(shù)字化管理工作的開展提供設(shè)施支撐。工作人員也應(yīng)獲得相應(yīng)的技術(shù)引導(dǎo)，為順利開展工作做好準(zhǔn)備。應(yīng)從文檔一體化管理入手，以創(chuàng)新理念作為出發(fā)點(diǎn)，將管理過程中需要的硬件設(shè)施有效更新，并配備先進(jìn)的軟件和良好的安全設(shè)備。應(yīng)研發(fā)完善的文書檔案管理軟件系統(tǒng)，讓中職院校文書檔管理工作實(shí)施更加有力。與此同時(shí)，工作人員也需要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要價(jià)值，更新文書檔案管理思想，跟隨科學(xué)技術(shù)發(fā)展腳步，立足新時(shí)代文書檔案管理的具體需要，形成正確的文書檔案管理思維，增強(qiáng)工作的自覺性和主動(dòng)性。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)并保障執(zhí)行力度

學(xué)校檔案工作的順利開展離不開系統(tǒng)而完善的檔案管理制度的保障。因此，中職學(xué)校檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照國家、省市檔案主管部門和教育主管部門的要求，結(jié)合本單位實(shí)際工作和發(fā)展現(xiàn)狀，制定切實(shí)可行的檔案管理制度，并能與時(shí)俱進(jìn)地對(duì)學(xué)校陳舊過時(shí)的管理制度予以修訂，加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查，為檔案工作提供有力的制度保障，推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)向前發(fā)展。應(yīng)制定實(shí)施中職學(xué)校檔案收集歸檔制度、檔案信息系統(tǒng)管理制度、檔案查詢利用制度、檔案安全保密制度、檔案保管銷毀制度等規(guī)章制度，使檔案工作的幾個(gè)重要方面有所遵循。

3.3 改進(jìn)并加強(qiáng)檔案收集歸檔工作

根據(jù)國家及省市檔案部門相關(guān)政策的要求和業(yè)務(wù)規(guī)范，學(xué)校應(yīng)對(duì)各部門形成的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。檔案管理人員應(yīng)從不同的渠道保障歸檔文件材料的齊全完整。同時(shí)，檔案工作人員在平時(shí)的工作中要注重培養(yǎng)自己不拖延、不怠慢的工作態(tài)度，及時(shí)完整地收集好各類文件材料。合理詳細(xì)地制定歸檔計(jì)劃是科學(xué)、規(guī)范整理各類檔案的關(guān)鍵，對(duì)于文書檔案而言尤為重要。通過制定合理具體的歸檔計(jì)劃，使文書檔案管理工作有條不紊地開展。首先，學(xué)校及檔案管理部門要確定好應(yīng)規(guī)檔文件的范圍；其次，是對(duì)確定需歸檔文件材料的分類整理標(biāo)準(zhǔn)；最后，根據(jù)具體的整理原則和方法對(duì)其進(jìn)行歸檔和整理，從而減少學(xué)校檔案資料的丟失并便于查找和利用，提高文書檔案的管理效率和水平，充分體現(xiàn)檔案工作在學(xué)校教育教學(xué)工作發(fā)展中的重要價(jià)值。

3.4 加快推進(jìn)文書檔案管理信息化建設(shè)

要優(yōu)化中職院校文書檔案管理工作，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)是非常重要和可行的途徑，應(yīng)當(dāng)切實(shí)加快推進(jìn)步伐，全面實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化、數(shù)字化。應(yīng)創(chuàng)設(shè)信息化管理機(jī)制。在檔案信息數(shù)據(jù)收集當(dāng)中，必須以精確高效為基礎(chǔ)，然后在復(fù)制、保存等方面，檔案數(shù)據(jù)應(yīng)該達(dá)到統(tǒng)一原則。同時(shí)，電子檔案要按照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式，實(shí)行電子檔案管理模式。應(yīng)配備并及時(shí)更新檔案信息化建設(shè)硬件設(shè)施設(shè)備，確保推進(jìn)檔案信息化管理的硬件條件。應(yīng)加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)適應(yīng)學(xué)校檔案管理實(shí)際需要的系統(tǒng)平臺(tái)，為信息化建設(shè)提供重要的技術(shù)支撐。應(yīng)按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的原則，大力推進(jìn)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，加強(qiáng)對(duì)新增電子文件檔案的電子化管理。應(yīng)加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全保障工作，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效保護(hù)，避免網(wǎng)絡(luò)黑客的非法侵入，抵抗病毒的侵害，加強(qiáng)電子文書檔案信息材料的備份工作，確保檔案信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。

3.5 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

要推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理工作，配備并培養(yǎng)合格的檔案管理人員十分重要。因此，在平時(shí)就要注重加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)鍛煉和培養(yǎng)，尤其要提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力以及對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí)，從實(shí)際出發(fā)，多渠道、多形式、有計(jì)劃地進(jìn)行培養(yǎng)和教育。與此同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)新的管理理念和相應(yīng)專業(yè)技能的需求，逐漸提升管理人員自身的綜合能力和素質(zhì)。應(yīng)針對(duì)中職院校文書檔案管理工作人員做好實(shí)踐培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代化信息技能，能熟練對(duì)文書檔案進(jìn)行有效的收集和整理。另外，結(jié)合具體工作要求對(duì)工作人員的管理知識(shí)和能力及時(shí)有效更新，使檔案工作人員的技能和綜合水平得到全方位提高。還應(yīng)通過建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高工作人員工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。一方面要公平保證檔案工作人員在職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘、福利待遇等方面享有與其他崗位平等的權(quán)利，保持骨干的穩(wěn)定性；另一方面針對(duì)消極懈怠的工作人員實(shí)行相應(yīng)的懲罰，保證工作人員更好地提升自己，擁有良好的工作態(tài)度，從而保證文書檔案管理以及整體服務(wù)效果的提升。

綜上所述，中職院校應(yīng)高度重視文書檔管理工作，有效完善文書檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理工作方法，加快檔案信息化建設(shè)步伐，充分詮釋文書檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。只有高度重視文書檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作方法，才能使之順應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展需要，更有效地實(shí)現(xiàn)檔案和檔案部門的價(jià)值，促進(jìn)中職學(xué)校教育教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。