新時代中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析與對策探討

文/肖玉珊

學(xué)校檔案真實記錄了學(xué)校在教育教學(xué)、課程改革等方面做出的積極貢獻(xiàn)，見證了無數(shù)教育工作者的工作成果和學(xué)生的成長足跡，在現(xiàn)代教育體系中起到重要的作用。相比其他行業(yè)的檔案管理工作，中學(xué)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容更加豐富、工作較為繁瑣，運用傳統(tǒng)的管理模式難以實現(xiàn)較高的工作效率。本著“與時俱進(jìn)”的發(fā)展理念，中學(xué)檔案管理嘗試借助數(shù)字化發(fā)展的理念，以信息化軟件管理為基礎(chǔ)，依托校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而實現(xiàn)對學(xué)校紙質(zhì)檔案、聲像檔案等傳統(tǒng)檔案的智能轉(zhuǎn)化。在檔案管理體系上，構(gòu)建了更為智能的檔案信息數(shù)據(jù)庫，在不同資源的融合下，探索更加高效的檔案管理工作體系，更好地滿足中學(xué)對檔案工作的各項需求。

1 新時代中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.1 檔案數(shù)字化管理工作存在滯后性

在中學(xué)教育中，學(xué)科教學(xué)作為教育任務(wù)之首，處于突出的發(fā)展定位。廣大教育工作者往往把注意力都集中在教學(xué)上，忽視了校內(nèi)檔案工作的發(fā)展和建設(shè)。從整體上看，學(xué)校數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)較為滯后，無論是實用性還是操作性，都缺乏積極的建設(shè)。以檔案數(shù)字化所需要的設(shè)備為例，無論是對智能檔案架、掃描儀、除濕機(jī)、溫度儀等硬件設(shè)施的配備，還是對智能軟件系統(tǒng)的配備，都缺乏各級部門的引導(dǎo)和支持。從教育職能部門到學(xué)校管理者，都無法實現(xiàn)全方位、多角度的通力合作，難以確保中學(xué)數(shù)字化檔案工作的開展和推進(jìn)。

1.2 缺乏高素質(zhì)檔案管理人才

在構(gòu)建數(shù)字化檔案建設(shè)體系的過程中，學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理體系無法滿足現(xiàn)有的工作需求。檔案管理的形式需要不斷創(chuàng)新、方法也需要加速轉(zhuǎn)化，而推進(jìn)這項工作則需要高素質(zhì)的檔案管理人員。如果沒有高素質(zhì)的檔案工作人員，那么就無法確保數(shù)字化檔案建設(shè)的順利進(jìn)行。但從目前來看，中學(xué)對于師資力量的調(diào)整仍然存在失衡，對于檔案工作的教師調(diào)配，以兼職為主，缺乏專業(yè)的檔案工作人員，仍然沿襲著傳統(tǒng)而保守的檔案管理方法。

1.3 檔案數(shù)字化管理缺乏長效運行機(jī)制

要想構(gòu)建健全的中學(xué)數(shù)字化檔案機(jī)制，學(xué)校管理者、教師要在檔案管理工作之中投入更多的力量。但是，受學(xué)校師資力量等方面的影響，部分中學(xué)檔案數(shù)字化管理缺乏有效的溝通和練習(xí)，在后續(xù)的維護(hù)、考核、驗收等方面，無法實現(xiàn)規(guī)范和健全。特別是在檔案的存儲方面，未能建立實用化、智能化的數(shù)字管理信息數(shù)據(jù)庫，所以給檔案后期的數(shù)字化管理和存儲造成了一定的壓力。難以實現(xiàn)中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作的有序開展。

2 新時代中學(xué)檔案數(shù)字化管理發(fā)展對策

2.1 改革工作機(jī)制，構(gòu)建完善的檔案管理體系

在檔案管理工作中，完善的工作流程能夠為中學(xué)檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。因此，學(xué)校管理者應(yīng)該積極變化工作理念，優(yōu)化檔案工作的錄入、檢索、提檔等工作細(xì)節(jié)，在各環(huán)節(jié)建立數(shù)字化的工作流程，打造智能化、一體化數(shù)字管理工作體系。一方面，要在檔案工作分類、流程等制度化的設(shè)計上，更為緊密和有序。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》等數(shù)據(jù)整理和檔案掃描工作要求，實施精密的數(shù)字化管理流程。從提卷、核卷、掃描、圖像處理、掛接檔案條目、質(zhì)量檢驗、建立數(shù)據(jù)庫、訂卷、還卷等方面，加強(qiáng)規(guī)范化和精細(xì)化的管理自律。同時嚴(yán)格落實管理責(zé)任機(jī)制，加工完成的案卷由負(fù)責(zé)的工作人員簽字確認(rèn)，并且在檔案移交、查詢等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格登記審批、簽字等工作機(jī)制，確保檔案工作更為健全。另一方面，要健全數(shù)字化檔案管理工作體系，對于在中學(xué)教育管理中儲存下來的各項資源數(shù)據(jù)，包括各類以數(shù)字形式存儲的檔案，要實施嚴(yán)格的安全管理措施，隨時備份，并及時存儲在能夠脫機(jī)保存的載體上。將中學(xué)教育中涉及的基礎(chǔ)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案劃分清楚，結(jié)合“雙套制”的管理模式，實施精確的歸檔背景信息記錄。并且要在相關(guān)資料的轉(zhuǎn)化下，及時跟進(jìn)，確保電子文件檔案的邏輯歸檔和物理歸檔更為精準(zhǔn)。電子文件歸檔和紙質(zhì)文件歸檔的項目要求應(yīng)該保持全面一致。

例如，泰安市寧陽縣第八中學(xué)為了強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作，積極調(diào)整優(yōu)化措施，采取了“檔案室+督導(dǎo)室”雙線運行的工作模式，將督導(dǎo)室日常的檔案收集和整理納入學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，既緩解了檔案室工作壓力，也拓寬了學(xué)校檔案管理工作的渠道。為增強(qiáng)檔案管理的時效性，避免年底集中突擊歸檔的繁瑣和不精細(xì)等問題，形成了“日常+年終”常態(tài)化歸檔的運行機(jī)制。除了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳈C(jī)制，學(xué)校將檔案室、督導(dǎo)室的業(yè)務(wù)進(jìn)行融合，根據(jù)年度校歷表，每周按時催收各處室工作材料，對照縣檔案室下發(fā)的教育系統(tǒng)歸檔文件整理要點進(jìn)行整理和分類歸檔，常態(tài)化做好檔案資料的日常整理和歸檔。在對檔案材料的細(xì)化上，將檔案日常整理工作進(jìn)行細(xì)化，實現(xiàn)檔案數(shù)字化歸集與紙質(zhì)檔案工作的同步進(jìn)行。而學(xué)校檔案工作的推進(jìn)也獲得了積極的成效。在近年來的事業(yè)單位招考、干部檔案審核等工作中，學(xué)校檔案室為相關(guān)人員提供了全面、翔實的原始資料，成為了探索數(shù)字化中學(xué)檔案工作的典型示范案例。

2.2 加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，塑造高水平檔案管理隊伍

2.2.1 提高準(zhǔn)入門檻。盡可能引入優(yōu)秀的管理人員，選擇接受過檔案學(xué)歷專業(yè)教育的人員，來從事學(xué)校檔案管理崗工作。以專業(yè)的檔案工作人才來強(qiáng)化中學(xué)各部門的檔案整理工作。同時，通過提高檔案人員工作福利和待遇，督促工作人員學(xué)習(xí)與之相關(guān)的管理知識，并且不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式和高素質(zhì)教師隊伍的有力培養(yǎng)。

2.2.2 加強(qiáng)對檔案工作人員的崗位培訓(xùn)。聘請相關(guān)專家、學(xué)者來進(jìn)行崗位培訓(xùn)，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己藱C(jī)制，提升檔案數(shù)字化管理人員的工作態(tài)度和工作積極性。通過定期組建檔案管理培訓(xùn)班，加強(qiáng)不同學(xué)校之間的檔案業(yè)務(wù)交流，開展積極的定期訪問，汲取數(shù)字化檔案管理的工作經(jīng)驗，從而使檔案管理隊伍的整體水平得到優(yōu)化。

例如，南寧市教育系統(tǒng)組建了檔案管理人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)班，組織負(fù)責(zé)檔案管理的教師參與專家授課、名?？疾?，通過實地觀摩加現(xiàn)場教學(xué)等多種形式的學(xué)習(xí)研修活動，優(yōu)化檔案管理人員的工作技能，提升教育檔案管理體系的現(xiàn)代化水平：邀請上海師范大學(xué)呂元智、上海大學(xué)楊智勇博士，講授檔案管理新知識，介紹電子檔案管理基本理論和方法；圍繞檔案信息化建設(shè)與管理，探討如何有效開展檔案信息化工作。突破固化檔案思維，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代潮流，加快教育系統(tǒng)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

2.2.3 加大對檔案管理工作的硬軟件支持。尤其是在檔案設(shè)備的資金投入上，學(xué)校管理者要積極爭取上級部門的支持，更新檔案管理設(shè)施，淘汰落后、損壞的檔案工作設(shè)備，營造更加現(xiàn)代化的檔案工作環(huán)境。

例如，浙江省衢州第二中學(xué)建設(shè)數(shù)字化檔案館，配置3位專職檔案員、12位兼職檔案員，配備了專業(yè)的檔案設(shè)備，把1981年至2019年的學(xué)籍檔案和文書檔案，逐步掃描進(jìn)電腦，精準(zhǔn)開展對應(yīng)的矯正和登記。同時，對所有教學(xué)案卷等檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)智能檢索，實現(xiàn)全庫數(shù)字化。成為了中學(xué)檔案館建設(shè)之中滿足省級示范數(shù)字檔案室的重要地域代表。

2.3 實施長效維護(hù)，建設(shè)數(shù)字化檔案資源庫

2.3.1 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化。要在數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)上，結(jié)合原始檔案的各項數(shù)據(jù)，將信息技術(shù)和紙質(zhì)檔案充分融合到一起，使原始檔案的基本名目在數(shù)字化檔案的推進(jìn)下更為清晰明了。以多方助力，構(gòu)建長效的檔案資源維護(hù)和管理機(jī)制。

2.3.2 要通過創(chuàng)建多個數(shù)字化檔案內(nèi)容專題庫，完成對中學(xué)紙質(zhì)檔案的分類采集。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用瀏覽器/服務(wù)器模式架構(gòu)，在組織內(nèi)部系統(tǒng)之上完善目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核三大功能。同時便于教師利用各項專題數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)快速的信息檢索和數(shù)據(jù)篩查，最大限度地發(fā)揮數(shù)字化管理信息資源的利用效率。

2.3.3 保持檔案管理工作的科學(xué)化和精準(zhǔn)化。要注重將常規(guī)工作和重點工作合二為一，對于學(xué)生學(xué)籍、教師檔案等重點的檔案數(shù)據(jù)，要按照日期、閱檔等工作細(xì)節(jié)，實施長期的維護(hù)和多方的統(tǒng)籌。以及時的檔案工作日志記錄，推動電子檔案的加密傳輸和紙質(zhì)檔案的安全存儲，達(dá)到對電子檔案收入的智能化。積極優(yōu)化防火墻、加密程序等先進(jìn)的數(shù)字檔案管理核心技術(shù)，使數(shù)字化檔案資源庫始終處于安全、健康、精密的運行狀態(tài)之中，形成更為安全可靠的數(shù)字化管理秩序，確保檔案工作處于安全、有序、便捷的發(fā)展機(jī)制之中。

以浙江省岱山中學(xué)為例，該校按照《浙江省示范數(shù)字檔案室建設(shè)測評標(biāo)準(zhǔn)》，形成了門類齊全、亮點突出、規(guī)范健全的檔案管理系統(tǒng)。通過組建現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)資源庫，引入了多項檔案管理技術(shù)。學(xué)校綜合檔案室數(shù)字化的創(chuàng)建拓寬了日常查詢使用的范圍，極大地提高了檔案的利用率，也有效提升了教職員工的工作效率，使傳統(tǒng)的檔案管理上了新的臺階。而在檔案工作團(tuán)隊的資源配備上，凝聚有很強(qiáng)敬業(yè)精神和專業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀專職人員，優(yōu)化對檔案原件的保護(hù)，防止出現(xiàn)檔案破損、丟失、篡改等各項問題，確保學(xué)校檔案室已達(dá)到數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)。同時學(xué)校檔案數(shù)據(jù)化資源庫還可實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽和遠(yuǎn)程查閱，給中學(xué)師生學(xué)籍查詢、職稱評定等方面，都帶來了更多的便利。

3 總結(jié)

綜上所述，新時代背景下，加強(qiáng)中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作，不僅僅能夠為學(xué)校的健康長遠(yuǎn)發(fā)展提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，也能夠確保學(xué)校在基礎(chǔ)建設(shè)、教學(xué)研究等方面保持決策的科學(xué)性和導(dǎo)向。在以往的中學(xué)檔案工作中，往往是由檔案室管理人員對所涉及的各項信息進(jìn)行分類保存。而借助數(shù)字化檔案管理舉措的實施，能夠在硬件、軟件等不同的方面，完善發(fā)展策略、整合檔案資源，構(gòu)建更加堅實的中學(xué)檔案工作發(fā)展根基。在檔案數(shù)字化管理隊伍的建設(shè)上，廣大中學(xué)檔案工作者要改變粗放型的工作模式，遵循信息超時空流動的發(fā)展規(guī)律，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，整合檔案信息資源庫，使數(shù)字化檔案工作能夠形成更為健全的信息控制中心，進(jìn)一步提升中學(xué)檔案工作的數(shù)字化發(fā)展水平。