人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理分析

文/李美玲

概述

煙臺市奇山醫(yī)院建于1958年，是煙臺硫磺頂醫(yī)院分院，在職職工500余人，其中，專業(yè)技術(shù)人員450余人，高級專業(yè)技術(shù)人員82人，博士、碩士65人，碩士研究生導(dǎo)師、市級以上學(xué)科帶頭人及擔任國家級學(xué)術(shù)組織委員及省級學(xué)術(shù)組織副主委20余人。醫(yī)院開設(shè)有肝病科、內(nèi)科、外科、中醫(yī)科等27個醫(yī)療醫(yī)技科室，是一家集醫(yī)、教、研、防為一體的綜合性醫(yī)院。近年來，隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，加大了高學(xué)歷、重點專業(yè)優(yōu)秀人才的引進力度。在人才流動頻繁的社會背景下，人事檔案管理面臨著諸如棄檔、保管分散、來源廣泛等現(xiàn)實挑戰(zhàn)。2021年，中組部、人社部、財政部、國家檔案局、國家郵政局聯(lián)合修訂頒布《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，進一步健全完善流動人員人事檔案管理服務(wù)體系，推動流動人員人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，促進人才資源順暢有序流動。

1 人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理特點

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的深入，以及人才競爭的加劇，人才資源已經(jīng)成為醫(yī)院的“第一資源”。在此背景下，人才頻繁流動成為一種常態(tài)，也使得人事檔案收集、管理、服務(wù)和轉(zhuǎn)遞等工作面臨著許多新情況、新特點。

1.1 收集方式多樣化

隨著人才流動的日益頻繁，加之人事檔案管理工作的現(xiàn)實情況，醫(yī)院人事檔案資料的收集渠道、收集方式更為多元。新進人員的人事檔案可直接進行定向收集；根據(jù)每一次引進人員，做到隨時收集；針對醫(yī)院人員流入情況，做好追蹤收集等工作。人事檔案資料收集要本著尊重人才、尊重人事檔案管理規(guī)律，根據(jù)醫(yī)院人才流動的實際情況，選擇相應(yīng)的收集方式，拓寬收集渠道，為醫(yī)院用好、管好人才資源提供有力支撐。

1.2 管理對象社會化

社會主義市場經(jīng)濟條件下，人才流動是一種復(fù)雜的社會現(xiàn)象，在不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同崗位之間流動或轉(zhuǎn)移。醫(yī)院的人事管理也逐漸成為一種社會化管理活動，人事檔案工作作為人事工作的重要組成部分，也具有其顯著的社會屬性。醫(yī)院人事檔案管理部門要積極適應(yīng)這一情況，從傳統(tǒng)封閉式管理逐漸發(fā)展為向社會開放。醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)順應(yīng)人才流動背景下對人事檔案管理工作的實際需要，積極適應(yīng)人才流動現(xiàn)狀，切實為醫(yī)院的發(fā)展壯大、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供高質(zhì)量的人事檔案服務(wù)。

1.3 檔案服務(wù)信息化

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，人事檔案服務(wù)越來越智能化、信息化。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，將傳統(tǒng)人事檔案信息進行數(shù)字化，建立專門的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理；通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理部門與用人部門之間的信息資源互聯(lián)共享；利用人事檔案管理系統(tǒng)，可實時進行人事檔案資料增加、補錄；運用計算機信息系統(tǒng)，快速精準統(tǒng)計醫(yī)院現(xiàn)有人員學(xué)歷、身份、專業(yè)、數(shù)量等信息，實現(xiàn)人事檔案管理的精細化管理。

1.4 檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范化

隨著人才流動的日益頻繁，人事檔案轉(zhuǎn)遞的次數(shù)逐漸增多，通過人事檔案規(guī)范轉(zhuǎn)遞，確保檔案安全?！读鲃尤藛T人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》第20條，就流動人員的人事檔案接收轉(zhuǎn)遞提出了明確規(guī)定和要求：由流動人員或存檔單位提出申請，再由擬接收檔案管理機構(gòu)開具轉(zhuǎn)檔手續(xù)；原檔案管理機構(gòu)或用人單位填寫材料目錄清單，于15個工作日進行轉(zhuǎn)遞；轉(zhuǎn)遞的方式應(yīng)通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞等給據(jù)郵件方式進行。嚴禁個人自帶檔案。接收流動人員人事檔案還實行告知承諾制，督促指導(dǎo)流動人員及時補充材料等。

2 人才流動對醫(yī)院人事檔案的影響

2.1 人才流動不規(guī)范導(dǎo)致重復(fù)建檔增多

當前，人才資源在醫(yī)療衛(wèi)生，尤其是醫(yī)院發(fā)展、壯大中的作用越來越明顯，名醫(yī)、專家給醫(yī)療機構(gòu)帶來的名人效應(yīng)是顯著的，醫(yī)療機構(gòu)也越來越重視優(yōu)秀人才的引進。但人才競爭過程中產(chǎn)生的不規(guī)范流動現(xiàn)象，原用人單位為了維系自身發(fā)展，千方百計地挽留高層次人才、知名專家，對這些人員的流動采取的是消極應(yīng)對，人事檔案常常留在單位。新的用人單位不得不根據(jù)一些輔助性材料重新建立人事檔案。人才流動的“無序性”，導(dǎo)致“一人多檔”現(xiàn)象的產(chǎn)生，重復(fù)建檔不僅影響人事檔案的嚴肅性，也容易導(dǎo)致人事檔案管理混亂，不利于人員管理。

2.2 檔案交接不科學(xué)導(dǎo)致材料丟失失真

人才頻繁流動，檔案的交接次數(shù)就會隨之增多。由于原用人單位與新用人單位之間檔案交接不暢，導(dǎo)致人事檔案交接困難，也會增大人事檔案資料流失和數(shù)據(jù)失真。尤其是涉及一些重要的原始檔案資料，一旦丟失就會造成難以彌補的損失。隨著醫(yī)療機構(gòu)改革的深入，醫(yī)院之間的競爭也會更加激烈，為了引進優(yōu)秀、高層次人才，醫(yī)院忽視了人事檔案資料的及時收集。

2.3 人才流動頻繁性影響檔案管理質(zhì)量

人事檔案管理是一項專業(yè)性、連續(xù)性工作?？己髓b定、獎懲、黨團身份等信息，應(yīng)隨著人事檔案主體的信息變化，及時做好相關(guān)資料的收集，但人才流動的頻繁，也導(dǎo)致一些重要的檔案資料因收集不及時而未及時納入檔案之中。流動人員自身為了盡快到新的用人單位報道，現(xiàn)實中，“人檔分離”“死檔”“棄檔”等現(xiàn)象時有發(fā)生，人事檔案信息化程度不高，檔案管理人員信息技術(shù)水平不足，經(jīng)費投入滯后等等，也是影響當前人事檔案高質(zhì)量發(fā)展的因素。

3 人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理對策

人才合理流動，是實現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的實際需要。根據(jù)人才流動的特點和實際，深入研究人才流動背景下人事檔案管理的特點和規(guī)律，不斷完善人事檔案管理機制，才能有效促進醫(yī)院人才管理取得更大成效，為醫(yī)院長遠發(fā)展提供可靠人才支撐和保障。

3.1 嚴格遵守人事檔案法規(guī)

現(xiàn)行人事檔案管理制度下，人事檔案管理工作突出表現(xiàn)出唯一性、嚴肅性、準確性。因此，組織人事主管部門專責建立相應(yīng)的人事檔案。用人單位為引進高層次人才而重新建立人事檔案，是不符合相關(guān)規(guī)定，也違背了人事檔案管理制度規(guī)則。必須始終堅持“依法治檔”“依法管檔”原則，進一步規(guī)范人才流動過程中的人事檔案管理工作。日常人事檔案管理工作，要嚴格執(zhí)行《檔案法》《干部人事檔案管理條例》，在出現(xiàn)人事流入或流出時，應(yīng)認真落實《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》，堅持“集中統(tǒng)一、歸口管理”原則，既要做好日常人事檔案管理工作，也要做好人才流動時的人事檔案接收、轉(zhuǎn)遞和服務(wù)利用工作。嚴格遵守《規(guī)定》的相關(guān)要求和規(guī)定，對高級專業(yè)技術(shù)人員、涉及國家秘密的流動人員人事檔案要從嚴保管，嚴格查閱手續(xù)，任何個人不得查閱本人、配偶等相關(guān)人事檔案，也不得保管本人或他人人事檔案。人才引進、政審考察等需要查閱流動人員人事檔案，應(yīng)遵守相關(guān)程序和要求，經(jīng)審批同意，并在規(guī)定時限內(nèi)完成查閱。

3.2 推進人事檔案制度改革

為了推動醫(yī)院人事檔案管理工作更好發(fā)揮服務(wù)作用，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供可靠人才支持和保障，推動醫(yī)院人事檔案制度改革顯得尤為必要和迫切。2017年，國務(wù)院出臺《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見》，明確要深化編制、人事、薪酬制度改革，逐步取消公立醫(yī)院的行政級別，逐步探索實行編制備案制，公立醫(yī)院“去編制化”，實行“同工同酬”。這樣，醫(yī)療機構(gòu)就難以以編制或檔案控制醫(yī)務(wù)人員的流動，進一步提升醫(yī)院治理體系及管理能力現(xiàn)代化。政府或衛(wèi)生主管部門探索設(shè)立專門人事檔案服務(wù)中心，實行醫(yī)院人事檔案社會化或者專門化集中管理，使人才資源與醫(yī)療機構(gòu)之間建立更為緊密關(guān)系。例如，人才與醫(yī)療機構(gòu)聘用關(guān)系解除后，其人事檔案可繼續(xù)保留在專門的人事檔案服務(wù)中心，這樣，用人單位就難以在人才流動選擇時進行約束或制止。

3.3 規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理

人才流動背景下需要從轉(zhuǎn)檔、核檔等方面進一步規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理工作。應(yīng)嚴格執(zhí)行《干部人事檔案管理條例》《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》等相關(guān)政策法規(guī)規(guī)定，強化流動人才的人事檔案管理，嚴禁人為設(shè)置檔案流轉(zhuǎn)障礙。規(guī)范人事檔案交接程序，人事檔案服務(wù)部門或機構(gòu)，應(yīng)按照人事檔案歸檔及轉(zhuǎn)遞的相關(guān)要求和程序，嚴格審查人事檔案資料。在人才流動時，根據(jù)流動人員或存檔單位申請，檔案管理部門應(yīng)配合做好人事檔案接收和轉(zhuǎn)遞服務(wù)工作，準確記錄人事檔案監(jiān)交人、接收人、移交人姓名、時間等信息，并在檔案交接過程中蓋章、簽字。做好流動人員人事檔案資料的補充和完善工作，根據(jù)檔案管理及人事管理的具體規(guī)定和要求，在人員流動完成后，應(yīng)及時將新獲得的學(xué)歷、科研成果、職業(yè)道德考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、業(yè)績考核等相關(guān)資料及時補充到人事檔案中，逐步完善人事檔案內(nèi)容，確保流動人員的人事檔案資料補充及時、完整，做到流動人員信息管理與流動人員檔案管理同步。

3.4 探索人事檔案社會化管理

傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，人事檔案歸地區(qū)、單位管理，保密性強。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，以及《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見》的實施，人事檔案管理應(yīng)積極推動社會化改革，以滿足和適應(yīng)人才流動的現(xiàn)實需要。首先是建立社會化人事檔案管理專門機構(gòu)，為社會組織、醫(yī)療機構(gòu)、個人等提供人事代理服務(wù)，整合人事檔案資源信息，加強人事檔案社會化工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。在醫(yī)院之間人才流動時，該機構(gòu)按照《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》為個人或用人單位提供檔案服務(wù)。其次是搭建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺。借助計算機信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實行開放式“社會化”管理，通過身份認證等，為流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞、查詢提供服務(wù)，實現(xiàn)人事檔案資源信息共享。人事檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建，可有效解決人才流動背景下人事檔案查詢利用等難題。人事檔案社會化管理也要嚴格執(zhí)行人事檔案管理的相關(guān)原則規(guī)定和要求。例如，檔案管理絕不允許檔案自帶。增強人事檔案管理人員責任意識，政府相關(guān)職能部門加強人事檔案社會化管理宣傳、引導(dǎo)、監(jiān)督和管理，營造人事檔案社會化管理社會氛圍。

3.5 健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

人才流動背景下要高度重視人事檔案信息化建設(shè)，不斷健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。首先是要高度重視人事檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院要加大人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入，添置計算機、掃描儀、人事檔案管理軟件等，夯實人事檔案信息化基礎(chǔ)。人事檔案管理應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一，根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理實際，購買或開發(fā)專門的人事檔案管理軟件。其次是要健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫中的人事信息項目要全面，包括人員的基本情況、學(xué)歷、職務(wù)、晉升時間等，根據(jù)人才流動情況，及時將相關(guān)人事信息數(shù)據(jù)補充、錄入到數(shù)據(jù)庫，始終保持人事檔案信息資源的完整性。再次是要加強人事檔案數(shù)據(jù)運行安全保護。人事檔案保密性、重要性不言而喻，借助計算機信息技術(shù)管理人事檔案，要切實保障人事檔案信息的安全。如，積極構(gòu)建人事檔案信息備份機制，可保障電子人事檔案信息安全。此外，存儲人事檔案信息的服務(wù)器要具備較強的抵御病毒或黑客攻擊的能力。

3.6 提升人事檔案管理專業(yè)化

醫(yī)院人事檔案工作需要一支專業(yè)化管理人才隊伍，要加強人事檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)素養(yǎng)，具有強烈的保密意識，以及做好人事檔案管理工作的責任心和使命感。為此，一要加強思想政治教育。堅持黨性原則，樹立正確的人事檔案管理立場、觀點和方法，具備強烈的事業(yè)心。加強檔案人員思想政治教育，提升做好人事檔案工作的思想認識水平。二要加強業(yè)務(wù)能力建設(shè)。人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理出現(xiàn)了新情況，面臨著新問題，需要從事檔案管理人員具備過硬的專業(yè)素質(zhì)，加強人事知識、檔案專業(yè)知識，以及計算機信息技術(shù)的學(xué)習(xí)、應(yīng)用。三要提高職業(yè)道德素質(zhì)。切實增強做好醫(yī)院人事檔案工作的積極性、主動性，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，加強醫(yī)院人事檔案的編研工作，為醫(yī)院引進人才提供支持。在醫(yī)院人事調(diào)整、編制使用、職稱評定時，及時提供醫(yī)院人事信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

結(jié)語

醫(yī)院人才頻繁流動的大背景下，積極探索符合與時代發(fā)展要求相適應(yīng)的、完善的人事檔案管理體制機制，既是適應(yīng)醫(yī)院改革發(fā)展的現(xiàn)實需要，也是加強人才流動，激發(fā)人才活動的需要。為此，醫(yī)院人事檔案管理人員要增強工作的主動性，結(jié)合人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理特征、規(guī)律研究，采取有針對性的對策措施，為醫(yī)院發(fā)展提供智力支持和人才保障。