黨政辦公室檔案規(guī)范化管理淺析

張慧照

摘? 要：黨政辦公室是行政及黨建綜合業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)的載體與關(guān)鍵，在確保各職能部門日常運營中，發(fā)揮著橋梁樞紐的功能和作用。作為綜合職能部門，黨政辦公室業(yè)務(wù)擁有高度的協(xié)調(diào)性、服務(wù)性、綜合性等基本特征。而黨政辦公室檔案管理工作是其協(xié)調(diào)性、服務(wù)性的重要表彰，需要檔案管理人員通過規(guī)范化管理[1]，更好協(xié)調(diào)、服務(wù)及促進各職能部門的穩(wěn)定運行與健康運作。但在實現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)的過程中，我們需要明確檔案規(guī)范化的基本內(nèi)涵及其在檔案意識、保管條件、管理人員等層面所存在的問題，探索出科學(xué)合理的規(guī)范化管理思路和策略，以期推動我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：黨政辦公室;檔案;規(guī)范化管理

中圖分類號：G717 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-9052（2022）04-00-03

黨政辦公室高職院校黨政職能運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵樞紐，在運行管理中擁有著承上啟下的媒介作用，有利于提升高職院校的管理質(zhì)量，促進組織的高質(zhì)量與可持續(xù)發(fā)展。通常來講，黨政辦公室主要職能是負(fù)責(zé)各科室的綜合協(xié)調(diào)與聯(lián)系;負(fù)責(zé)行政、接待、文秘等工作;負(fù)責(zé)審核或草擬以行政、黨委名義發(fā)布的文件，制定各項制度文件。它具有服務(wù)對象層次高、基本分工與協(xié)作團結(jié)相融合、涉及面廣等特性。其中檔案管理工作是黨政辦公室一項重要的工作內(nèi)容，可以在協(xié)調(diào)各方、聯(lián)系左右、承上啟下的前提下，推動各部門工作的有序開展。

一、黨政辦公室檔案規(guī)范化管理的基本內(nèi)涵

黨政辦公室檔案管理的工作職責(zé)主要包括：一是貫徹落實我國有關(guān)檔案管理工作的方針政策與法規(guī)法律，規(guī)劃檔案管理工作方向;二是擬定檔案管理規(guī)章制度并進行貫徹落實;三是負(fù)責(zé)征集、保管、統(tǒng)計、整理各類文書檔案資料。檔案規(guī)范化管理通常指以檔案領(lǐng)域的關(guān)鍵性概念和事物為對象而修訂或制定的規(guī)范化工作形式，其作用主要包括優(yōu)選、統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)等作用，能夠通過標(biāo)準(zhǔn)的制定，提升工作程序的科學(xué)化和合理化水平，使檔案管理實效性更高、法律效力更強、內(nèi)容專一性顯著，可以充分提升傳統(tǒng)檔案管理的效率和質(zhì)量;其目標(biāo)是檔案管理的效果目標(biāo)，即每個活動、時刻及行為都處于受控狀態(tài)，能夠通過系統(tǒng)化、常態(tài)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化及專業(yè)化的方式，促進黨政辦公室檔案管理方針政策與法律法規(guī)的貫穿落實，能夠優(yōu)化征集、保管、統(tǒng)計、整理等檔案資料處理流程。由于規(guī)范化管理擁有“系統(tǒng)思考”“全員參與”“體系完整”及“制度健全”的基本特征，可以幫助黨政辦公室改變傳統(tǒng)混亂管理的狀態(tài)，提升管理流程的科學(xué)性，降低檔案管理工作中所存在的摩擦和矛盾，使檔案規(guī)劃目標(biāo)得到切實地落實。然而在實踐應(yīng)用中，檔案規(guī)范化管理需要標(biāo)準(zhǔn)化和制度化建設(shè)，需要為黨政辦公室構(gòu)造一個具備自我修復(fù)與自我免疫的機能，使黨政辦公室能夠適應(yīng)外部環(huán)境的發(fā)展與變化，更好地發(fā)揮自身的綜合協(xié)調(diào)與服務(wù)的職能。

二、黨政辦公室檔案管理所存在的主要問題

（一）檔案管理意識相對薄弱

黨政辦公室在負(fù)責(zé)行政、接待、文秘等工作中，擁有綜合協(xié)調(diào)各部門工作、推動組織發(fā)展與運作的基本功能。然而在黨政辦公室各項工作得到快速而有效開展的過程中，辦公室負(fù)責(zé)人通常將工作重點放在其他事務(wù)性工作中，缺乏對檔案管理這一服務(wù)性工作的關(guān)注程度，檔案管理邊緣化現(xiàn)象較為顯著、較為明顯。部分黨政辦公室由于缺乏對檔案管理功能和作用的充分認(rèn)識，未能將檔案管理擺在工作的首位，缺乏信息化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的意識，致使有價值的檔案資源不斷流失。即便檔案得到及時地收集和保存，但沒有得到規(guī)范整理，仍會導(dǎo)致檔案資料所提供的決策依據(jù)等無法充分而系統(tǒng)地發(fā)揮作用。雖然我國部分黨政辦公室負(fù)責(zé)人能夠理清檔案管理與黨政辦公室職能發(fā)揮的基本關(guān)系，關(guān)注檔案管理的規(guī)范化、制度化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)質(zhì)量，但由于檔案管理者缺乏對檔案挖掘的重視程度，因此檔案管理工作的價值彰顯依舊會受到限制，難以充分發(fā)揮其所擁有的功能和作用。

（二）安全保管條件嚴(yán)重缺失

在新時代背景下，我國黨政辦公室檔案管理設(shè)施及辦公場所都得到了明顯地改善。然而由于我國區(qū)域發(fā)展的不均衡，部分經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)還存在檔案保管條件缺失、檔案室處在“一室多用”的狀態(tài)，部分黨政辦公室容易出現(xiàn)隨意擺放、堆放檔案資料的問題，致使檔案資料難以得到充分地保存。在信息化技術(shù)得到快速發(fā)展的背景下，檔案信息化建設(shè)逐漸成為檔案管理工作的基本內(nèi)容和目標(biāo)，而通過電子檔案歸檔，提升了檔案開發(fā)與利用的效率。然而由于檔案管理員缺乏對信息化建設(shè)的充分認(rèn)識及有效理解，電子檔案長期處在“缺乏安全保障”的狀態(tài)下，即計算機信息安全管理工作不到位、預(yù)防病毒入侵和黑客攻擊的手段缺失，使檔案文獻面臨著嚴(yán)峻的信息丟失、篡改及損害的安全風(fēng)險，嚴(yán)重影響到檔案管理的穩(wěn)定性、規(guī)范性及合理性。此外檔案歸檔、利用中的不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案安全保管的風(fēng)險加大。通常來講，在不規(guī)范的檔案利用下檔案原件容易出現(xiàn)丟失、毀壞的問題，而檔案信息化管理過程中所存在的不規(guī)范利用，又容易加大檔案信息泄露的風(fēng)險，致使檔案保管質(zhì)量受到影響。

（三）人員素質(zhì)及能力不夠高

首先，檔案管理人員素質(zhì)較差，導(dǎo)致黨政辦公室檔案資源無法得到充分開發(fā)和利用，嚴(yán)重影響黨政辦公室協(xié)調(diào)各項工作開展的實效性和有效性。通常來講，黨政辦公室收集文書檔案所涉及的部門比較多，所產(chǎn)生的檔案資源較為繁多、復(fù)雜，只有充分挖掘和開發(fā)各類檔案資料，才能促進各科室的職能發(fā)揮和工作開展，提升黨政辦公室的工作實效。但由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較差，缺乏檔案資源開發(fā)意識，檔案開發(fā)程度與質(zhì)量不盡如人意。其次，檔案管理人員能力較低。信息化、現(xiàn)代化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需要檔案管理人員擁有較高的檔案分析、利用、整理、收集等能力。然而由于黨政辦公室缺乏系統(tǒng)、長期、持續(xù)的培訓(xùn)機制，檔案管理人員的整體能力較低。究其原因，依舊是黨政辦公室管理者缺乏對檔案管理的重視，缺少必要的培訓(xùn)機制及指導(dǎo)體系，致使黨政辦公室公室檔案管理水平難以得到有效增強。此外由于制度和標(biāo)準(zhǔn)的缺失，檔案管理人員缺乏檔案管理“細(xì)則”和“辦法”，致使檔案管理人員難以明確崗位職責(zé)，無法自主提升自身的檔案管理素養(yǎng)及能力。

三、黨政辦公室檔案規(guī)范化管理的基本渠道

黨政辦公室檔案規(guī)范化管理可以切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理所帶來的“混亂”狀態(tài)，可以充分整合黨政辦公室各項工作職能，使黨政辦公室所蘊含的“承上啟下、聯(lián)系左右”的作用和價值，得到更好地彰顯。然而在規(guī)范化管理的過程中，黨政辦公室應(yīng)以檔案管理的基本職責(zé)為抓手，以檔案資源開發(fā)和利用為導(dǎo)向，注重對檔案管理工作的制度化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，形成一套針對性較高的檔案管理辦法、渠道和舉措。

（一）營造氛圍、強化宣傳，提高檔案管理重視程度

首先，采取多種舉措，加大《中華人民共和國檔案法》等檔案管理辦法及檔案法規(guī)法律及細(xì)則、辦法的宣傳力度，尤其要加強黨政辦公室負(fù)責(zé)人的法制觀念和檔案意識，引導(dǎo)其自覺遵守檔案管理法律，將檔案管理工作引向法制化建設(shè)的層面上[1]。其次，采取多種方法，深化黨政辦公室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員，對檔案管理工作與黨政辦公室職能關(guān)系的認(rèn)識，明確檔案管理在黨政辦公室各項工作中的支持和服務(wù)價值，使黨政辦公室負(fù)責(zé)人自覺地將檔案管理工作放到各項工作的首位，使檔案規(guī)范化管理體系及機制建設(shè)，能夠以“促進黨政辦公室價值彰顯和功能發(fā)揮”為抓手，增強檔案管理實效。最后，加強監(jiān)督管理，構(gòu)建健全完善的檔案管理機制，提升各項檔案管理要求、思想及理念的落實質(zhì)量，使檔案管理工作呈現(xiàn)出規(guī)范化、法制化的特性。第四，營造服務(wù)氛圍，黨政辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)通過營造協(xié)同合作、全面服務(wù)的檔案管理氛圍，鼓勵檔案管理者積極參與到各項工作的開展和建設(shè)中，通過檔案管理職能潛移默化地提高檔案管理人員對檔案管理開發(fā)工作的重視程度、關(guān)注力度及認(rèn)識深度，為檔案規(guī)范化管理提供必要的依托。

（二）齊抓共管，部門聯(lián)動，提高檔案保存的安全性

首先，檔案局應(yīng)與高職院校的黨政辦公室構(gòu)建協(xié)同聯(lián)動機制，將檔案管理規(guī)范化納入統(tǒng)一部署的戰(zhàn)略內(nèi)容中，督促和指引各單位的檔案管理工作。在此過程中也可以通過行政規(guī)范、政策指引的方式，使黨政辦公室檔案管理者深入認(rèn)識檔案信息化建設(shè)所面臨的網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險，自覺構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全管理機制、防護體系，提高檔案信息化建設(shè)的整體水平。其次，檔案行政部門應(yīng)加強對檔案管理工作的督導(dǎo)和檢查，形成協(xié)同聯(lián)動、齊抓共管的工作氛圍，使檔案管理規(guī)范化得到有效地落實，并且，黨政辦公室負(fù)責(zé)人需要落實獎懲機制、責(zé)任機制，將檔案管理規(guī)范化程度及檔案保存質(zhì)量納入黨政辦公室年度考核中，從根本上提升檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量和效率。最后，促進檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與制度化建設(shè)，完善工作標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案利用、開發(fā)的有效性，降低檔案管理不規(guī)范行為的出現(xiàn)概率[2]。譬如構(gòu)建健全的檔案保管、材料歸檔、檔案開發(fā)的管理制度、制定符合黨政辦公室工作實際的建設(shè)規(guī)范。然而在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定和制度完善的層面上，必須契合上述齊抓共管、部門聯(lián)動的基本要求，使檔案保存的質(zhì)量和效率得到提升和優(yōu)化。

（三）注重創(chuàng)新、加強實踐，推助檔案信息化管理

黨政辦公室在檔案規(guī)范化管理實踐中，應(yīng)重視檔案管理的創(chuàng)新，加強檔案管理創(chuàng)新實踐，推助檔案信息化管理工作實踐。檔案信息化管理作為黨政辦公室檔案管理工作的重要內(nèi)容，為檔案管理創(chuàng)新指明方向，也是新時代背景下黨政辦公室檔案規(guī)范化管理的一大趨勢?；诖?，在黨政辦公室檔案規(guī)范化管理進行中，應(yīng)樹立創(chuàng)新思維理念[3]，推助檔案管理向信息化進程，促進新的管理思維及方法運用到其中，構(gòu)建檔案信息化管理體系，從而達到黨政辦公室檔案管理實踐的有效性模式。

首先，檔案信息化管理依托于現(xiàn)代化技術(shù)，在多技術(shù)的支撐下，將傳統(tǒng)的線下檔案信息管理模式，移動到互聯(lián)網(wǎng)平臺中實施，使紙質(zhì)檔案信息管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?、?shù)字的檔案信息管理模式，便于檔案管理人員獲取，操作、整合、分析、運用檔案信息資源?；诖耍h政辦公室可依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺，構(gòu)建黨政辦公室工作平臺，推助多部門工作在平臺中實施，樹立信息化工作思維，促進黨政辦公室整體工作的變革。其次，在先進技術(shù)的支撐下，檔案信息存儲、運用模式向數(shù)字化、電子化、智能化進程，減少人力對檔案信息的記錄、分析、查找、獲取的體力、精力支出值的同時，也能夠提升檔案信息查閱、獲取、分析、整合、運用的針對性、快速性，從而提升檔案管理效率，為黨政辦公室檔案規(guī)范化管理進行助力。因此，黨政辦公室在互聯(lián)網(wǎng)工作平臺中，根據(jù)檔案規(guī)范化管理的特性，在平臺中構(gòu)建檔案信息化管理板塊，促進檔案管理部門與其他部門工作的聯(lián)動[3]，提升檔案部門服務(wù)管理能力，為其他部門檔案信息需要提供針對性的服務(wù)，包含檔案共享、檔案分析、檔案傳播等服務(wù)，可增強檔案資源運用效率，提升檔案部門工作實踐成果。例如，黨政辦公室要重視大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的運用，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，以此數(shù)據(jù)庫加強檔案信息的記錄、分析、存儲、運用、歸檔等工作的開展。大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)信息龐大，可為黨政辦公室檔案信息存儲提供廣泛的空間。最后，雖然檔案信息化管理在具體的實踐中具有較多的優(yōu)勢，但與此同時，網(wǎng)絡(luò)安全問題的存在影響檔案信息的有效性存儲?；诖?，黨政辦公室應(yīng)重視檔案信息存儲的安全性，關(guān)注檔案信息安全管理，安裝相關(guān)的檔案存儲安全技術(shù)與設(shè)備，諸如加密技術(shù)、防火墻等，增強檔案信息存儲的安全性，從而彰顯黨政辦公室檔案信息化管理實踐的價值。

（四）立足實際、完善制度、構(gòu)建檔案規(guī)范化管理機制

在黨政辦公室檔案規(guī)范化管理中，立足于檔案管理實際模式，完善檔案管理制度體系是關(guān)鍵。通過制度體系在檔案管理中實施，可增強檔案規(guī)范化管理成果。一方面，結(jié)合檔案規(guī)范化、信息化管理工作的實踐，完善檔案管理制度體系，使規(guī)范化與信息化在檔案制度體系中體系;另一方面，加強對檔案規(guī)范化管理制度體系的實踐，增強檔案規(guī)范化管理制度體系的可操作性[1]，進而能夠推助檔案管理工作良好的實踐。同時，在檔案規(guī)范化管理制度體系中，融入激勵機制，激發(fā)檔案管理工作積極性及潛能，可使檔案管理人員更好地為黨政辦公室檔案規(guī)范化管理工作貢獻力量。

（五）加強培訓(xùn)、注重指導(dǎo)，提高人員的素質(zhì)和能力

第一，“以訓(xùn)代促”“以會代訓(xùn)”“邊學(xué)邊干”。針對黨政辦公室檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較差、檔案開發(fā)意識薄弱等問題，黨政辦公室負(fù)責(zé)人需要在加大宣傳教育力度的前提下，通過“實地指導(dǎo)、分散培訓(xùn)、集中培訓(xùn)、以會代訓(xùn)”等方式，開展檔案業(yè)務(wù)及檔案開發(fā)意識培訓(xùn)工作，以此提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)及思想理念，使其在豐富自身知識結(jié)構(gòu)的前提下，更自覺地統(tǒng)籌黨政辦公室的基本職能，做好檔案資源開發(fā)及規(guī)范化管理工作。在此過程中，黨政辦公室應(yīng)注重檔案管理人員的工作實際、工作強度及工作壓力，通過優(yōu)化培訓(xùn)機制，使檔案管理人員形成“邊學(xué)邊干”的培訓(xùn)模態(tài)[4]。

第二，深化指導(dǎo)。各級檔案部門及組織負(fù)責(zé)人應(yīng)在做好技術(shù)培訓(xùn)工作的前提下，深化檔案指導(dǎo)工作，有針對性、有計劃地組織人員外出學(xué)習(xí)，或者將檔案管理監(jiān)督與技術(shù)指導(dǎo)融合起來，讓業(yè)務(wù)指導(dǎo)更契合黨政辦公室的工作實際，使檔案管理人員的管理能力與水平得到充分地提升。

第三，制定有利于檔案管理者能力與素養(yǎng)提升的標(biāo)準(zhǔn)和制度，幫助檔案管理人員更好地明確自身的崗位職責(zé)，積極提升自身的管理能力。

四、結(jié)語

充分發(fā)揮檔案管理職能，有利于黨政辦公室的價值彰顯與功能發(fā)揮，可以使黨政辦公室借助檔案管理工作所提供的經(jīng)驗、知識及技術(shù)，提高自身協(xié)調(diào)溝通、協(xié)作合作的質(zhì)量。因此在規(guī)范化管理的過程中，黨政辦公室必須將檔案管理協(xié)同、推動及服務(wù)各項工作的職能，作為檔案工作導(dǎo)向，注重對管理意識、保存條件及人員能力素質(zhì)等問題的解決，提高檔案管理工作的實效性，使黨政辦公室可以更好、更有效、更循序漸進地促進組織機構(gòu)的健康發(fā)展。

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（責(zé)任編輯：董維）