新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理的新路徑探究

趙樂森

摘要：本文從新公共服務(wù)理論的角度對分析了高校人事檔案管理存在的問題，并提出了高校人事檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：新公共服務(wù)理論;高校;人事檔案管理

1新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理存在的問題

1.1校領(lǐng)導(dǎo)和教職工檔案意識薄弱

高校人事檔案工作的根本問題就是高校領(lǐng)導(dǎo)層、決策層以及全體教職工對檔案方面未形成科學(xué)的認(rèn)知，并且對這方面的管理意識不強。根據(jù)實際調(diào)查，高?；旧隙加腥耸虏块T與組織部門去管理整個學(xué)校的人事檔案，極少數(shù)高校才將這些檔案管理工作交給第三方檔案機構(gòu)?；诖爽F(xiàn)狀下，高校相關(guān)人事管理部門通常會由于本部門工作量較大而缺乏更多的時間去進行檔案管理。另外，由于人事部門的員工對檔案管理工作未給予充分的重視。那些教師也不知道自己需要向校方提供什么類型的檔案資料，因此學(xué)校的檔案庫中教師的材料很多情況都是缺失的。另外，一部分的教師甚至一直都沒有意識到這個檔案管理的重要性，當(dāng)進行學(xué)籍變動以及教職工職稱評定的時候，他們才會去核查個人檔案與資料，很多都都發(fā)現(xiàn)自己的檔案還在上一家單位，于是他們對檔案才逐漸重視，此類現(xiàn)象在現(xiàn)實中非常普遍。不僅如此，教職工在對一系列資料與資質(zhì)審驗表格的填寫過程中，主觀性特別強，使得資料的科學(xué)性與合理性存在問題。

1.2高校人事檔案工作監(jiān)督機制為有效發(fā)揮

基于目前現(xiàn)狀，高校人事檔案管理質(zhì)量與模式都存在一定的缺陷與不足，這主要是由于對高校人事檔案管理工作方面未構(gòu)建科學(xué)有效的監(jiān)督管理機制。不僅如此，根據(jù)相關(guān)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，檔案的管理需要根據(jù)多個指標(biāo)評價后落實分級管理，相應(yīng)級別的檔案行政管理部門需要對這方面進行有效的監(jiān)管，不過這個環(huán)節(jié)在實際中是缺失的。也就是由于未建立全面有效的內(nèi)部控制與監(jiān)督機制，相關(guān)的監(jiān)管措施與方案未有效落實，導(dǎo)致一部分高校的人事檔案管理錯綜復(fù)雜，管理的質(zhì)量也較差，有些實在找不到某些資料的時候，常常出現(xiàn)虛構(gòu)資料的現(xiàn)象。假使這種情況不加以監(jiān)督與管控的話，高校的人事檔案管理工作質(zhì)量就很難保證，根本無法體現(xiàn)其公共服務(wù)的本質(zhì)內(nèi)涵。

1.3靜態(tài)管理模式落后

根據(jù)當(dāng)前形勢能夠發(fā)現(xiàn)，高校檔案管理模式還是采取較為傳統(tǒng)的靜態(tài)管理模式。換而言之，當(dāng)一個教師進入到該高校入職后，該教師的相關(guān)檔案資料的一系列管理工作就基本完成了，從一般的教職工個人角度去考慮，基本上其檔案資料不會有多大變化，使得人事檔案管理工作具有一定的靜態(tài)特征。但是高校人事檔案管理工作的核心特點是動態(tài)性。人事檔案是某個人主體的檔案資料，檔案中記錄著個人不同發(fā)展階段的相關(guān)資料，然而個人發(fā)展是一直處于動態(tài)變化的，并且更新變化速度較快。為了保障相關(guān)資料的有效性與客觀性，檔案管理工作人員通常要去一系列的組織與單位去收集個人獎懲以及職務(wù)相關(guān)的材料，并且也需要掌握教職工職業(yè)道德素養(yǎng)以及工作質(zhì)量的一系列資料，高校人事檔案只有采取這種措施才可能有效提升檔案管理質(zhì)量。不過，很多的高校在人事檔案動態(tài)管理這方面未給予充分的關(guān)注，使得許多的有關(guān)材料未及時去收集。會使得未收集的資料積壓的更加嚴(yán)重，后期向再去補充就變得更加困難。

1.4高校人事檔案托管影響檔案開發(fā)利用

高校人事檔案存在在編與否的問題。在編教職工的檔案是讓高校人事部或者組織部的工作人員去進行管理，但是非編制的教職工的個人檔案落實的是人事檔案代理機制，這些人員的檔案資料并不在高校內(nèi)，而是在戶籍所在地以及相關(guān)人才中心，這就使得檔案管理工作的效率大幅度降低。由于大部分的教職工檔案托管在別的機構(gòu)與單位，一些情況下都要去檔案所在機構(gòu)與單位開具一系列的材料與證明，這就增加了檔案管理工作的復(fù)雜程度。

1.5高校人事檔案信息化建設(shè)滯后

由于多方面因素的制約，現(xiàn)階段大部分的高校認(rèn)識檔案管理未構(gòu)建全面信息化管理的模式，整體信息化水平不高。大部分的高校對有關(guān)材料進行收集的時候，還是采取紙質(zhì)記錄與手工操作等方式?；径际窃诩堎|(zhì)上記錄相關(guān)的材料，在日常審核工作中，需要對所有的紙質(zhì)材料進行翻閱，使得整體效率較低。

2新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理的新路徑

2.1加強工作人員和教職工的檔案意識

強化檔案意識最關(guān)鍵的就是從觀念層面去革新，改變過去那種檔案沒啥用的認(rèn)知，要重視人事檔案管理水平與高校人事工作質(zhì)量的本質(zhì)聯(lián)系，特別是那些進行檔案管理的管理層更要關(guān)注人事檔案管理水平的不斷提升。此外，全體教職工也需要不斷提升對檔案的認(rèn)知，充分意識到檔案對人生發(fā)展與未來走向的關(guān)鍵作用?；谛鹿卜?wù)理論層面去考慮，高校人事檔案管理是一個綜合性、整體性的工作，與每個教職工的個人發(fā)展都有著一定的聯(lián)系。

2.2高校要確保檔案公共服務(wù)職能的履行

檔案機構(gòu)的公共服務(wù)性作為其關(guān)鍵特性，基于新公共服務(wù)理論層面去考慮，高校人事檔案管理部門需要對教職工的實際需求與發(fā)展需要形成全面的認(rèn)知，不斷完善相關(guān)檔案信息，針對教職工的檔案信息需求來提供更好的信息服務(wù)。高校需要建立科學(xué)完善的檔案管理機制，使得人事檔案變成高校的人才資源管理數(shù)據(jù)庫，對后期的人才招聘工作提供一定的指導(dǎo)與參考。

2.3實行動態(tài)管理

根據(jù)高校人事檔案管理內(nèi)容這一角度去考慮，大體上是一致的，基本包括了教職工的基本信息、宗教信仰、黨組織關(guān)系等，通常不涉及個人綜合素質(zhì)以及社會信用等資料。現(xiàn)階段高校檔案管理模式上存在的較大缺陷就是還是采取較為傳統(tǒng)的靜態(tài)管理機制，這種運行機制下，高校的人事檔案部門不能對教職工的發(fā)展與動態(tài)變化作科學(xué)有效的跟蹤，在檔案中就忽略了一些教職工的優(yōu)異表現(xiàn)。

2.4推動高校人事檔案工作信息化建設(shè)

信息化建設(shè)作為檔案管理工作的發(fā)展重點，而教職工的人事檔案作為高校檔案管理工作的重點，落實信息化檔案管理非常關(guān)鍵。運用互聯(lián)網(wǎng)與程序語言技術(shù)來對人事檔案進行管理，不僅可以保障檔案管理的科學(xué)性與有效性，還能有效解決傳統(tǒng)模式下的“棄檔”問題，來使得檔案信息的綜合利用水平有效提升。所以，高校需要構(gòu)建內(nèi)部管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，將人事檔案工作全面實行在線管理。

參考文獻

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