新時代干部人事檔案數(shù)字化的意義與路徑探索
——以浙江廣播電視集團為例

羅新海/浙江廣播電視集團

1 新時代干部人事檔案數(shù)字化的重要意義

1.1 干部人事檔案數(shù)字化的定義內(nèi)涵

1.1.1 干部人事檔案數(shù)字化的定義

《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870 -2017） 釋義：干部人事檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對干部人事檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并能夠被計算機識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程[1]。簡而言之，就是將數(shù)字技術(shù)有效應(yīng)用在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以實現(xiàn)用數(shù)字化對干部人事檔案材料進行管理和利用。

1.1.2 時代發(fā)展賦予檔案數(shù)字化的新內(nèi)涵

為了貫徹新時代黨的組織路線，落實從嚴(yán)管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，2018年11月，中央辦公廳出臺了《干部人事檔案工作條例》[2]。條例中增加了“干部人事數(shù)字檔案”相關(guān)說明，明確了數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面，要按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理[3]。檔案數(shù)字化工作起始于原始紙質(zhì)檔案，最終成果是形成干部人事檔案數(shù)字化資源庫，并逐步實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理規(guī)范化、使用便捷化，推進檔案數(shù)字資源跨部門、跨層級、跨區(qū)域的共享利用。

1.2 干部人事檔案數(shù)字化的實現(xiàn)價值

1.2.1 方便保存與查閱

現(xiàn)實中，各類單位干部人事檔案堪稱卷帙浩繁，調(diào)閱紙質(zhì)檔案費時費力，工作量大且效率不高。制作干部人事數(shù)字檔案，可極大提高工作效率，減輕不必要的工作負擔(dān)，加快組織人事工作整體節(jié)奏。若是檔案存儲地點發(fā)生變遷，或是受其他主客觀條件限制，紙質(zhì)檔案難免出現(xiàn)丟失、遺漏或破損情況，數(shù)字檔案則可有效規(guī)避。此外，查閱數(shù)字檔案也可以避免辨認(rèn)字符難、關(guān)鍵頁數(shù)缺失等問題。同時還便于幫助新任領(lǐng)導(dǎo)到任后，迅速了解既有干部背景履歷，快速熟悉人員，有效開展工作。

1.2.2 有效降低信息泄露風(fēng)險

進一步完善干部人事檔案的保密管理工作，其本身也是加強干部工作的重要組成部分和具體工作要求。一方面，紙質(zhì)檔案數(shù)量極為繁多，管理復(fù)雜。如遇有心人企圖違規(guī)翻閱、調(diào)動甚至篡改相關(guān)檔案，組織的人事信息就存在一定的泄露風(fēng)險。另一方面，數(shù)字時代閱檔者在網(wǎng)絡(luò)空間留下的“蛛絲馬跡”不會被輕易抹去，查閱數(shù)字檔案可以最大限度降低信息泄露風(fēng)險，更好確保干部人事檔案信息安全。

1.3 便于追蹤干部成長經(jīng)歷

數(shù)字時代，數(shù)據(jù)就是核心資源，足夠的數(shù)據(jù)往往能夠“量變引發(fā)質(zhì)變”，進一步反映出更多內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖記錄了干部不同階段的經(jīng)歷，但每一階段的表述方式存在差異，可視化難度較大，很難一目了然地綜合考察干部的學(xué)歷變化、學(xué)術(shù)成果、工作業(yè)績、獎懲情況等，難以直觀立體地判斷出干部在政治品德修養(yǎng)、理想信念教育、知識結(jié)構(gòu)改善、能力素質(zhì)提升等方面的成長進階、發(fā)展路徑。數(shù)字檔案經(jīng)過后臺算法分析，匹配干部數(shù)據(jù)信息，形成干部畫像、干部隊伍分析等信息，實現(xiàn)全流程、可視化“數(shù)據(jù)識人”。

1.4 打通檔案管理權(quán)限壁壘

在全面推進干部人事檔案數(shù)字化工作后，只要獲得相關(guān)分級分類授權(quán)，單位層面、省域?qū)用婺酥羾覍用婕纯蓪崿F(xiàn)一鍵操作查檔調(diào)檔，即時獲取管轄權(quán)限范圍內(nèi)的干部人事檔案信息。通過數(shù)字平臺建設(shè)撬動實際管理上的聯(lián)動貫通，打通權(quán)限壁壘，提高管理效能，為加快干部工作系統(tǒng)性重塑、深化干部人事工作體制機制改革提供有力保障。

2 干部人事檔案數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)

浙江廣播電視集團（以下簡稱集團）成立于2001年11月，直屬浙江省委、省政府，實行事業(yè)單位企業(yè)化管理。集團下轄10個電視頻道、8個廣播頻率，以及中國藍新聞、中國藍TV、IPTV、新藍網(wǎng)、喜歡聽等新媒體渠道和平臺。由集團出資平臺全資、控股的產(chǎn)業(yè)單位共27家，現(xiàn)有在職員工7200多人。近年來，隨著機構(gòu)編制改革深入推進，集團事業(yè)在編人員逐年減少，本級企業(yè)聘用制員工、下屬單位企業(yè)聘用制員工等企聘人員總數(shù)已遠遠超過事業(yè)編制員工。同時，在日常干部人事工作中，上級組織部門對干部人事檔案數(shù)字化的要求也日益提升。作為企業(yè)化管理的事業(yè)單位，集團員工數(shù)量眾多、用工層次相對復(fù)雜多樣，實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，是推動集團組織人事工作數(shù)字化改革的重要一環(huán)，同樣也面臨著艱巨的挑戰(zhàn)。

2.1 傳統(tǒng)干部人事檔案管理的復(fù)雜性

近年來，集團干部人事檔案管理總體上工作比較規(guī)范，內(nèi)容比較完備，但在系統(tǒng)開展檔案專項審核工作時，也主動發(fā)現(xiàn)了干部人事檔案管理中的復(fù)雜問題。主要集中在兩個方面：

其一，干部人事檔案數(shù)目較多且存放不集中。集團干部員工人數(shù)較多、檔案總量較大。目前集團干部人事檔案室在存干部檔案共2300余卷（含在職、離退休等），由省人才市場人事代理管理的集團企聘人員檔案2400余卷，檔案分散存放的客觀限制給檔案專審工作帶來了一定困難。此外，近年來累計的干部檔案散件材料多達4萬余份，分類入檔工作量巨大；其二，干部人事檔案內(nèi)容情況較為復(fù)雜。專審中我們發(fā)現(xiàn)不少處級干部經(jīng)歷較為復(fù)雜。由于客觀歷史原因，不少材料當(dāng)年未生成或在轉(zhuǎn)調(diào)過程中遺失，外調(diào)、補充原始檔案材料工作量大、工作難度高，集團人事管理部門通過查漏補缺，千方百計補回檔案材料5000余份。在解決這兩類問題時，我們更加深刻認(rèn)識到干部人事檔案數(shù)字化的重要意義。

2.2 干部人事檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀與難點

為逐一攻破集團干部人事檔案管理的難點痛點，在解決實際問題時，我們探索邁上了干部人事檔案數(shù)字化之路。干部人事檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)性工程，對過去不少工作是一次系統(tǒng)性重塑，這離不開高效的管理、成熟的技術(shù)、專業(yè)的隊伍等方面的支撐。主要存在三方面提升空間。

2.2.1 數(shù)字化應(yīng)用程度有待進一步提高

2019年，集團通過招標(biāo)，在社會專業(yè)技術(shù)公司的幫助下，搭建了干部檔案管理信息系統(tǒng)，完成了處級干部和事業(yè)編制科級干部檔案數(shù)字化掃描制作近600卷14.6萬頁，錄入目錄5.2萬條，實現(xiàn)了數(shù)字檔案采集、網(wǎng)絡(luò)借閱、審批及查詢利用等功能。不過，實際操作中，數(shù)字化應(yīng)用程度仍待提高。一方面，大部分企聘身份的科級干部人事檔案存放在人才市場，沒有實施統(tǒng)一的數(shù)字化管理，查閱調(diào)取檔案信息需派專人到人才市場。另一方面，日常工作中人事干部更傾向于到干部人事檔案室查閱紙質(zhì)檔案，數(shù)字化管理的優(yōu)勢沒有充分體現(xiàn)。

2.2.2 設(shè)備及硬件條件有待進一步改善

集團干部人事檔案總量大，對設(shè)備和硬件場地要求相對較高。2020年，干部人事檔案庫房升級改造，物理隔斷了檔案庫房和閱檔區(qū)，并配套了七氟丙烷氣體滅火裝置，大幅提升了干部人事檔案的安全保管條件。但對照更高要求，檔案數(shù)字化專用辦公區(qū)域配備仍然不夠完善，暫沒有專門的數(shù)字檔案庫房，現(xiàn)代化辦公設(shè)備有待進一步優(yōu)化。

2.2.3 專業(yè)隊伍建設(shè)有待進一步強化

集團干部人事檔案管理隊伍主要存在三個“缺乏”。一是缺乏檔案學(xué)專業(yè)的科班人才，現(xiàn)從事干部人事檔案管理的工作人員，均為其他專業(yè)出身的人員在工作中邊學(xué)邊干，屬于“半路出家”。二是缺乏數(shù)字化專業(yè)人才，干部人事檔案數(shù)字化是一項技術(shù)性很強的工作，需要較為成熟的技術(shù)團隊支撐保障，集團在這方面缺乏專門的技術(shù)人才和技術(shù)體系。三是缺乏干部人事檔案管理專職人員，現(xiàn)從事干部人事檔案管理的工作人員均為多崗位兼職，既要從事檔案管理，又要兼顧其他綜合性工作，專業(yè)化水平仍需進一步提高，工作精力需要進一步保證。

3 干部人事檔案數(shù)字化的路徑探索

基于集團干部人事檔案管理實際，加快推進干部人事檔案數(shù)字化，有助于逐步攻克傳統(tǒng)檔案管理上的堵點難點。比如，檔案專審工作中，人事管理部門可進一步集中力量、突出重點，對分開存放在集團干部人事檔案室和省人才市場的檔案，通過數(shù)字化手段同步開展專項審核，降低工作難度?；诖吮尘埃瘓F加快推進了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.1 干部人事檔案數(shù)字化推進路徑

集團黨委始終高度重視干部人事檔案數(shù)字化工作，特別是自2019年以來，逐步加快推進干部人事檔案數(shù)字化制度建設(shè)、平臺建設(shè)、隊伍建設(shè)這三大關(guān)鍵環(huán)節(jié)，系統(tǒng)性謀劃集團干部人事檔案數(shù)字化的實施路徑，扎實推進干部人事檔案數(shù)字化進程。

一是高標(biāo)準(zhǔn)推進制度建設(shè)。集團人事管理部門認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹中共中央組織部、省委組織部關(guān)于干部人事檔案管理及其數(shù)字化的一系列決策部署，貫徹落實集團黨委關(guān)于組織人事工作特別是干部人事檔案管理的一系列工作要求，對標(biāo)對表中央和省里的有關(guān)制度要求，不斷健全完善集團干部人事檔案管理及數(shù)字化相關(guān)制度。研究制定了“干部人事檔案數(shù)字化錄入”“干部人事電子檔案查詢”“干部人事檔案室門禁管理”“干部人事檔案室保密管理”“干部人事檔案消防管理”等一系列規(guī)范舉措。2022年起，還專門在干部人事檔案室設(shè)立了“電子查檔區(qū)”“問詢區(qū)”“專審區(qū)”“辦理區(qū)”，相關(guān)制度“上墻上桌”。

二是高水平實施平臺建設(shè)。集團從加強干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上著力，配備了數(shù)字化專用電腦、工作站、一體機、掃描儀等專用設(shè)備。積極謀劃推進干部人事戰(zhàn)線的數(shù)字化改革，通過招標(biāo)繼續(xù)與社會技術(shù)公司合作，新建了集團人力資源管理系統(tǒng)，并研究開發(fā)了干部人事檔案管理應(yīng)用模塊，從檔案信息采集、常規(guī)業(yè)務(wù)處理、電子查檔閱檔三個功能需求切入，力求打通集團干部人事檔案管理與其他干部人事工作板塊之間的信息壁壘，推進數(shù)據(jù)共享、互聯(lián)互通，更好確保干部“精密智選”，努力實現(xiàn)更高水平的干部人事管理數(shù)字化工作。

三是高質(zhì)量強化隊伍建設(shè)。集團在推進干部人事檔案數(shù)字化工作中，始終把人才隊伍建設(shè)擺在核心位置，通過隊伍能力提升來實現(xiàn)工作的蝶變躍升。積極組織組工干部參加上級開展的一系列干部檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并通過干部人事檔案管理相關(guān)考試，豐富理論知識，提升能力本領(lǐng)。配齊配強干部人事檔案室的工作力量，補充干部人事檔案管理隊伍人員，還從集團一線單位抽調(diào)相關(guān)骨干人員幫助做好檔案專審及數(shù)字化工作。此外，在集團大力開展的“藍巨星優(yōu)才”計劃等校園招聘中，積極發(fā)現(xiàn)相關(guān)人才，多措并舉補充和強化集團干部人事檔案數(shù)字化隊伍建設(shè)。

3.2 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的進一步思路構(gòu)想

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2 0 2 1 年印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：到2025年，信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型[4]。這為集團干部人事檔案數(shù)字化工作提供了思想指南和路徑方向。下一步，集團干部人事檔案數(shù)字化工作將從以下四個方面重點突破。

一是在管理理念和管理模式方面，牢固樹立數(shù)字化的管理理念，創(chuàng)新應(yīng)用數(shù)字化的管理手段，思想上更加重視數(shù)字化工作，用現(xiàn)代化的干部人事管理科學(xué)系統(tǒng)來不斷優(yōu)化完善干部人事檔案管理模式。二是在專業(yè)隊伍建設(shè)方面，不斷優(yōu)化完善集團干部人事檔案管理專業(yè)隊伍，瞄準(zhǔn)懂檔案、懂技術(shù)、懂管理，更懂廣播電視業(yè)務(wù)、媒體融合發(fā)展的專業(yè)性、復(fù)合型人才，充實到干部人事檔案管理隊伍中來。對外，積極組織干部員工外出參加上級機關(guān)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)；對內(nèi)，邀請專家來集團講座，為集團干部人事檔案管理戰(zhàn)線的廣大干部員工培訓(xùn)授課、充電賦能。三是在平臺建設(shè)方面，不斷優(yōu)化升級干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)，完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快實現(xiàn)集團干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)與上級組織部門和集團人事戰(zhàn)線的“上下貫通、左右聯(lián)通”，通過分級開放和查閱授權(quán)，努力實現(xiàn)最大化的數(shù)據(jù)共享，提高工作質(zhì)量和效能。四是在動態(tài)管理方面，內(nèi)容層面，通過數(shù)字化手段和傳統(tǒng)管理方式相結(jié)合，對干部人事檔案動態(tài)化更新、實時性補充，確保內(nèi)容準(zhǔn)確完整；制度層面，根據(jù)新形勢新要求，在干部人事檔案數(shù)字化工作實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化完善制度。同時，不斷強化保密意識，嚴(yán)格做好保密管理。

干部人事檔案數(shù)字化不斷深入推進，不僅更加精準(zhǔn)高效地完成干部人事檔案專項審核等工作，也有利于在干部教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)督管理上發(fā)揮出更大作用。特別是在大力培養(yǎng)選拔年輕干部上，干部人事檔案數(shù)字化可以起到長期追蹤培養(yǎng)年輕干部，深入了解干部的個人經(jīng)歷與能力，提高后續(xù)選任干部工作質(zhì)量的重要且獨特的作用。

人才是第一生產(chǎn)力，人才是第一資源，人才是競爭之本。浙江廣播電視集團黨委高度重視人才工作，大力支持和充分保障干部人事檔案管理及其數(shù)字化工作，集團人事管理部門堅持以高標(biāo)準(zhǔn)和實作風(fēng)扎實做好干部人事檔案及其數(shù)字化工作。而從推進組織人事戰(zhàn)線數(shù)字化改革，進一步提升工作質(zhì)效的角度來看，本文認(rèn)為，數(shù)字化就是下一步干部人事檔案管理工作的重點攻堅方向。一方面，著眼當(dāng)前，隨著干部人事檔案數(shù)字化的推行，有利于進一步完善干部人事檔案專項審核工作，確保工作成效；另一方面，放眼未來，干部人事檔案數(shù)字化也能在“夯基固本”的層面，為組織人事工作賦能強基，有利于在“兩個先行”中推進組織人事工作數(shù)字化改革，有利于全國和全省層面干部人事統(tǒng)籌管理、整體智治，有利于進一步深化干部人事制度改革，推進事業(yè)發(fā)展。