“并軌”模式下醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案管理的問題與對(duì)策探究

王芳　馬起龍

摘 要：隨著國家醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革和醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位教育改革的推進(jìn)， 為了完善醫(yī)學(xué)人才培養(yǎng)體系，為社會(huì)輸送優(yōu)質(zhì)醫(yī)療人才，“并軌”培養(yǎng)模式應(yīng)運(yùn)而生，專業(yè)學(xué)位研究生的檔案管理也面臨新的挑戰(zhàn)。本文分析了當(dāng)前醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案管理中存在的管理意識(shí)淡薄、信息化技術(shù)滯后、管理人員素質(zhì)欠缺等問題，提出了提高檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)檔案全過程督導(dǎo)、加快檔案信息化管理、加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)等舉措，旨在提高醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案管理水平，為醫(yī)院做好醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：并軌模式;專業(yè)學(xué)位研究生;檔案管理

自2015年國家全面啟動(dòng)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)（以下簡(jiǎn)稱“住培”）工作后，各省市先后出臺(tái)了專業(yè)學(xué)位研究生培養(yǎng)與住培“雙軌合一”（以下簡(jiǎn)稱“并軌”）的人才培養(yǎng)模式?！安④墶蹦Ｊ绞巧罨t(yī)改和醫(yī)學(xué)教育改革的重大舉措，是提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的治本之策。

專業(yè)學(xué)位研究生培訓(xùn)檔案詳細(xì)記錄了研究生培養(yǎng)與住培全過程的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)及考核等具體情況，為研究生評(píng)優(yōu)評(píng)先、畢業(yè)就業(yè)、職稱晉升等提供了重要的參考依據(jù)。同時(shí)，培訓(xùn)檔案真實(shí)反饋了培訓(xùn)基地的培訓(xùn)質(zhì)量和管理水平，是專家現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估的重要支撐材料。通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析，能夠幫助醫(yī)院查找研究生培養(yǎng)與培訓(xùn)過程中存在的問題，不斷總結(jié)改進(jìn)，不斷優(yōu)化住培工作，持續(xù)提升培訓(xùn)效果。如何有效、規(guī)范地對(duì)醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案進(jìn)行管理，本文將逐一闡述。

一、醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案管理現(xiàn)狀

1.醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案的構(gòu)成

“并軌”模式下的研究生培養(yǎng)和住培過程中會(huì)涉及很多文件和資料，但并非所有的文件都可以稱之為檔案。檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過程。文件是檔案的前身、基礎(chǔ)和素材，檔案是文件資料的歸宿、精華和組合。醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案是在研究生培養(yǎng)和住培過程中直接形成的、各種形式的、具有保存價(jià)值的原始記錄。從記錄信息的方式上來看，主要分為文本文件、電子文件和視聽檔案（照片和錄像）。目前，“并軌”模式下的研究生檔案主要包括研究生培養(yǎng)檔案與住培檔案兩大部分。

（1）研究生培養(yǎng)檔案

主要包括研究生個(gè)人人事檔案、研究生培養(yǎng)過程檔案和學(xué)位檔案，其中人事檔案主要是學(xué)籍檔案和黨團(tuán)關(guān)系材料，培養(yǎng)過程檔案涵蓋研究生從招生復(fù)試、開題、中期考核、黨建、日常管理等各階段形成的檔案材料。學(xué)位檔案主要是研究生畢業(yè)答辯與學(xué)位評(píng)定過程中形成的檔案材料。

（2）住培檔案

主要包括住培個(gè)人檔案和培訓(xùn)過程檔案，其中個(gè)人檔案由個(gè)人簡(jiǎn)況表、學(xué)歷學(xué)位復(fù)印件、執(zhí)業(yè)醫(yī)師復(fù)印件等內(nèi)容組成。培訓(xùn)過程檔案是研究生在日常培訓(xùn)與考核、科室輪轉(zhuǎn)管理等過程中形成的檔案材料，涵蓋入科教育、崗前培訓(xùn)、輪轉(zhuǎn)培訓(xùn)、教學(xué)活動(dòng)、出科考核、年度考核、結(jié)業(yè)考核、出勤情況、臨床實(shí)踐能力、培訓(xùn)指導(dǎo)完成情況等方面。

2.檔案管理模式

醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案管理按照集中領(lǐng)導(dǎo)、分類管理的原則，采取醫(yī)院——職能部門——科室三級(jí)管理模式，研究生培養(yǎng)檔案和住培個(gè)人檔案由職能部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，設(shè)置保密室，歸檔放置研究生人事檔案及研究生培養(yǎng)過程檔案，所有檔案均按照年級(jí)、學(xué)號(hào)排序分類歸檔;住培檔案主要是由各專業(yè)基地（科室）自行匯總歸檔，檔案管理由科室教學(xué)秘書負(fù)責(zé)。以濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院為例，研究生工作辦公室與住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)辦公室合署辦公，在醫(yī)院黨委的領(lǐng)導(dǎo)下實(shí)行檔案二級(jí)管理，專門設(shè)置了研究生工作管理人員3名、住培工作管理人員4名，分別負(fù)責(zé)管理研究生培養(yǎng)過程檔案和住培個(gè)人檔案，研究生培養(yǎng)過程檔案由科室研究生秘書按年級(jí)歸檔，定期送交研究生工作辦公室分類保存。醫(yī)院設(shè)置住培專業(yè)基地25個(gè)、住培相關(guān)三級(jí)科室56個(gè)，實(shí)行檔案三級(jí)管理，基地和科室均設(shè)置了教學(xué)主任和教學(xué)秘書，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)研究生在住培期間形成的過程檔案的整理歸檔工作，教學(xué)主任負(fù)責(zé)本科室檔案管理的督導(dǎo)與檢查工作。

醫(yī)院醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案實(shí)行綜合檔案管理模式，一方面對(duì)重要的機(jī)密性檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，加強(qiáng)了檔案的安全性;另一方面研究生經(jīng)常查閱和國家、省不定期進(jìn)行評(píng)估的檔案分到各專業(yè)基地和三級(jí)科室進(jìn)行管理和存放，提高了檔案管理的利用率。

二、醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案管理存在問題及原因分析

1.檔案管理意識(shí)淡薄，管理制度不健全

（1）醫(yī)院管理部門檔案管理意識(shí)淡薄，關(guān)注度不夠。一方面管理部門主要側(cè)重于教學(xué)質(zhì)量和培訓(xùn)管理方面，對(duì)研究生檔案的收集、整理和歸檔普遍認(rèn)識(shí)不高，出現(xiàn)檔案更新不及時(shí)、部分培訓(xùn)檔案缺失、檔案分散等情況。同時(shí)，在基地評(píng)估和教學(xué)檢查時(shí)出現(xiàn)材料不規(guī)范、不完整等問題，導(dǎo)致檔案的利用和服務(wù)價(jià)值無法充分發(fā)揮，嚴(yán)重影響了評(píng)估專家的評(píng)價(jià)值。另一方面醫(yī)院存在“重人事檔案、臨床病案，輕教學(xué)檔案”的思想，導(dǎo)致對(duì)人、財(cái)、物等基礎(chǔ)建設(shè)工作投入不足，未設(shè)置專職檔案員管理研究生檔案，造成了各專業(yè)基地和三級(jí)科室不重視研究生檔案管理這一現(xiàn)象。

（2）專業(yè)基地或科室重視度不夠，輕視歸檔過程。研究生培養(yǎng)和住培過程檔案多數(shù)是在科室輪轉(zhuǎn)過程中形成的，因部分科室“重臨床、輕教學(xué)”的思想，從科室負(fù)責(zé)人、教學(xué)主任到教學(xué)秘書、教學(xué)組長(zhǎng)對(duì)培訓(xùn)工作認(rèn)識(shí)不到位，不重視過程檔案的管理工作。認(rèn)為醫(yī)院的任務(wù)主要集中在研究生管理和研究生培養(yǎng)質(zhì)量方面，固有的思維定式導(dǎo)致科室疏于培訓(xùn)檔案的收集與管理工作，出現(xiàn)檔案收集不及時(shí)、不規(guī)范、不連續(xù)，造成部分住院醫(yī)師培訓(xùn)檔案不完善、丟失或找不到等問題。

（3）檔案管理制度與約束體制欠完善，監(jiān)督機(jī)制不健全。醫(yī)院研究生管理和住培層面均已形成了一系列完善的規(guī)章制度，并已逐步落實(shí)，但在培訓(xùn)檔案管理層面缺乏專門的管理制度，管理職能不明確，培訓(xùn)檔案的歸檔范圍、內(nèi)容、形式?jīng)]有明確的規(guī)定，主要結(jié)合評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行檔案收集與整理工作，最終造成培訓(xùn)檔案內(nèi)容不規(guī)范、不連貫，無法真實(shí)、完整地反映醫(yī)院培訓(xùn)工作的開展情況，無法真正檢驗(yàn)研究生培訓(xùn)過程的真實(shí)情況。

2.檔案信息化建設(shè)不足，開發(fā)利用不夠

醫(yī)院數(shù)字化檔案管理服務(wù)和公共信息服務(wù)體系欠完善，檔案管理方式基本沿用傳統(tǒng)模式，采用慣性的人工手動(dòng)收集與歸檔，記錄信息的方式大部分是紙質(zhì)文件，尤其是在專業(yè)基地或科室歸檔存放的檔案材料，80%均是紙質(zhì)檔案盒或檔案夾存放。

隨著研究生招生規(guī)模擴(kuò)大，參加住培的人數(shù)逐年遞增，原有的管理方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上培訓(xùn)檔案整體要求的速度，無法實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地檢索和利用，檔案收集、管理、檢索難以實(shí)現(xiàn)一體化檔案管理模式。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，大部分醫(yī)院的檔案利用率不足30%， 70%的信息被擱置，更多是重視研究生考核、日常表現(xiàn)等檔案信息。同時(shí)，紙質(zhì)檔案不易傳輸、不經(jīng)濟(jì)環(huán)保、易損壞性等缺點(diǎn)，很大程度上影響了檔案管理的效果與質(zhì)量，無法為后續(xù)培訓(xùn)工作提供充足的信息支持。

3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，管理規(guī)范性不夠

隨著醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案管理手段日益先進(jìn)，對(duì)檔案管理人員的要求越來越高。

但目前負(fù)責(zé)研究生檔案管理的人員主要由醫(yī)院行政部門工作人員、專業(yè)基地或科室教學(xué)秘書兼任，未配備專業(yè)的檔案管理人員，且大部分工作人員未接受過檔案管理的正規(guī)教育或相關(guān)培訓(xùn)，甚至不了解檔案管理的基本理論知識(shí)，普遍存在著專業(yè)知識(shí)匱乏現(xiàn)象。尤其是專業(yè)基地或科室檔案管理人員忙于臨床工作，部分科室檔案管理人員調(diào)整頻繁，新舊管理人員工作交接不到位，對(duì)檔案管理的要求了解不深入，導(dǎo)致培訓(xùn)檔案雜亂無章、歸檔不及時(shí)甚至丟失。

三、優(yōu)化醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案管理的具體對(duì)策

1.提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案全過程管理

（1）優(yōu)化研究生檔案管理模式，明確職責(zé)分工。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，要堅(jiān)持解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)來一場(chǎng)思想革命，從一切不合時(shí)宜的思維定式、固有模式、路徑依賴中解放出來。

我們要深刻領(lǐng)會(huì)這一重要指示精神，從轉(zhuǎn)變思維方式入手，樹立與新時(shí)代檔案工作體制結(jié)構(gòu)、職能任務(wù)、目標(biāo)要求相適應(yīng)的思想觀念，在醫(yī)院原有三級(jí)管理模式的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理模式、明確檔案管理各級(jí)的管理職責(zé)，尤其是充分利用好醫(yī)院住培委員會(huì)和學(xué)位評(píng)定委員會(huì)的職能，把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓。

同時(shí)，職能部門設(shè)置專職檔案員，負(fù)責(zé)研究生檔案的歸檔、保存、開發(fā)和利用;專業(yè)基地或科室設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)科室檔案的收集、歸檔及編目等工作。

（2）提高檔案管理人員的重視程度，加強(qiáng)制度建設(shè)。一是修訂和完善檔案管理制度、管理機(jī)制、工作流程以及檔案管理人員崗位職責(zé)，制訂統(tǒng)一、規(guī)范的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、側(cè)簽和目錄，為各專業(yè)基地或科室整理過程檔案提供依據(jù)，以確?？剖覚n案材料的一致性。二是加大檔案工作的宣傳力度，使專業(yè)基地或科室充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，正確處理好檔案工作與業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。三是建立檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理工作嚴(yán)格納入醫(yī)院綜合績(jī)效考核范圍，各專業(yè)基地和三級(jí)科室過程檔案整理情況與年終績(jī)效和評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，采取較大力度的獎(jiǎng)懲手段，增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與同質(zhì)化。

（3）建立全方位監(jiān)督反饋機(jī)制，加大督導(dǎo)力度。醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位研究生檔案的監(jiān)督反饋是提高培訓(xùn)質(zhì)量、使研究生培養(yǎng)與住培工作持續(xù)有序開展的重要途徑。為加強(qiáng)檔案管理督導(dǎo)強(qiáng)度，醫(yī)院專門制定了檔案管理督導(dǎo)實(shí)施方案，定期組織專家對(duì)專業(yè)基地（科室）培訓(xùn)檔案歸檔情況進(jìn)行督導(dǎo)檢查。一般采取季度督導(dǎo)與年度督導(dǎo)相結(jié)合的形式，抽查科室培訓(xùn)檔案整理情況，并由督導(dǎo)專家現(xiàn)場(chǎng)反饋檢查問題，下達(dá)整改通知單，下一個(gè)月組織專家對(duì)科室整改情況再次進(jìn)行督導(dǎo)。通過對(duì)檔案管理實(shí)施PDCA循環(huán)，不斷規(guī)范檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，提高科室的檔案管理水平。同時(shí)，科室檔案檢查情況嚴(yán)格與科室評(píng)優(yōu)、科室績(jī)效等掛鉤，不斷優(yōu)化培訓(xùn)檔案管理工作，保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與同質(zhì)化。

2.加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平質(zhì)量

積極創(chuàng)新檔案的存儲(chǔ)與歸檔方式，依托研究生管理系統(tǒng)、省住培管理平臺(tái)、“24小時(shí)頻道”“濱小研”等平臺(tái)與工具，逐漸實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，減輕部門及科室在檔案紙質(zhì)存檔的空間壓力。聯(lián)合醫(yī)院信息科引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，對(duì)研究生檔案統(tǒng)一實(shí)行數(shù)據(jù)庫管理，促使管理人員、師資、研究生能夠打破時(shí)間、空間等限制去查詢培訓(xùn)檔案資料，輕松檢索并利用，真正發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

3.強(qiáng)化檔案人員培訓(xùn)，提高管理能力

一是加強(qiáng)檔案管理人員基本理論知識(shí)培訓(xùn)。針對(duì)檔案管理人員非科班出身的問題，職能部門應(yīng)每年至少組織一次集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員圍繞檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范、文件歸檔要求、檔案查閱管理規(guī)定和保管期限的界定等基本知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加省、市級(jí)檔案局組織的線上線下講座，并定期組織科室內(nèi)部檔案知識(shí)的培訓(xùn)與考核，提高檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量。同時(shí)，職能部門要根據(jù)檔案管理人員的變動(dòng)情況，隨時(shí)開展檔案培訓(xùn)工作，以便歸檔工作銜接及時(shí);二是加強(qiáng)檔案管理人員信息化技術(shù)培訓(xùn)。為迎接信息化時(shí)代的到來，檔案管理人員要摒棄守舊的觀念，不能以年齡大、缺乏學(xué)習(xí)能力等理由為借口拒絕接受檔案信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，要鼓勵(lì)他們積極參加院內(nèi)院外培訓(xùn)，努力加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的信息化知識(shí)和技能，切實(shí)提高檔案管理能力。

四、結(jié)語

科學(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量醫(yī)院培訓(xùn)質(zhì)量和管理水平的重要尺度。不斷更新檔案管理理念，加強(qiáng)檔案管理方式的創(chuàng)新，探索和嘗試新的檔案管理手段，全力推進(jìn)“并軌”模式下專業(yè)學(xué)位研究生的檔案管理工作。

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（作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：王芳（1984-），女，漢族，山東禹城人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。

通訊作者：馬起龍（1984-），男，漢族，山東安丘人，研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。