試論國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理黃石實(shí)踐

胡 瓊

(黃石市疾病預(yù)防控制中心，湖北 黃石 435004)

前言

湖北省黃石市于2017年成功創(chuàng)建并由全國(guó)愛(ài)衛(wèi)會(huì)命名為國(guó)家衛(wèi)生城市[1]。從此，黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市從創(chuàng)建階段進(jìn)入長(zhǎng)效管理階段。在國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理進(jìn)程中，相關(guān)檔案資料的管理是一項(xiàng)十分重要的工作。國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理檔案資料，既要反映國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理全過(guò)程，也要反映國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建成果是否得到了有效鞏固，為復(fù)審工作提供科學(xué)依據(jù)。國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審方式采取線上評(píng)估和現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估形式，現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估采用明查或暗訪。在國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審申報(bào)和明查復(fù)審時(shí)，檔案資料是重要依據(jù)。因此，在國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理工作中，相關(guān)檔案資料的長(zhǎng)效管理和科學(xué)管理極為重要。

一、國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理的重要意義

(一)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理是國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理的重要組成部分

為深入貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于愛(ài)國(guó)衛(wèi)生工作的重要指示批示精神，認(rèn)真落實(shí)國(guó)務(wù)院關(guān)于“完善國(guó)家衛(wèi)生城鎮(zhèn)創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)各地全面提升公共衛(wèi)生環(huán)境設(shè)施建設(shè)和管理水平”的工作要求[2]，全國(guó)愛(ài)衛(wèi)會(huì)在原國(guó)家衛(wèi)生城鎮(zhèn)管理辦法和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，于2021年對(duì)國(guó)家衛(wèi)生城鎮(zhèn)評(píng)審管理辦法及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了重新修訂。根據(jù)我國(guó)新的規(guī)定，國(guó)家對(duì)衛(wèi)生城市實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，即國(guó)家衛(wèi)生城鎮(zhèn)自命名后每三年為一個(gè)復(fù)審周期[3]。復(fù)審主要檢查國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建成果的鞏固、發(fā)展和提升情況。其間，省愛(ài)衛(wèi)會(huì)負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)國(guó)家衛(wèi)生城市的日常監(jiān)督管理。省愛(ài)衛(wèi)會(huì)在對(duì)轄區(qū)內(nèi)國(guó)家衛(wèi)生城市進(jìn)行日常監(jiān)督管理時(shí)，既要在現(xiàn)場(chǎng)了解重點(diǎn)工作的持續(xù)開(kāi)展情況，也要檢查相關(guān)檔案資料，以全面系統(tǒng)和客觀地評(píng)價(jià)國(guó)家衛(wèi)生城市成果的鞏固情況。省愛(ài)衛(wèi)會(huì)每年12月底前要向全國(guó)愛(ài)衛(wèi)辦提交本省份國(guó)家衛(wèi)生城市鞏固情況的書面報(bào)告。這就要求國(guó)家衛(wèi)生城市每年要向省愛(ài)衛(wèi)會(huì)提交國(guó)家衛(wèi)生城市鞏固情況的書面報(bào)告及相關(guān)的檔案資料。全國(guó)愛(ài)衛(wèi)會(huì)要求，國(guó)家衛(wèi)生城市應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身管理，其中既包括現(xiàn)場(chǎng)工作管理，也包括檔案資料的管理。根據(jù)國(guó)家和本省要求，黃石市在加強(qiáng)對(duì)國(guó)家衛(wèi)生城市現(xiàn)場(chǎng)工作管理的同時(shí)，始終將國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料管理作為重點(diǎn)內(nèi)容，納入國(guó)家衛(wèi)生城市的長(zhǎng)效管理之中。

(二)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理是國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理過(guò)程的必然要求

國(guó)家衛(wèi)生城市管理貴在堅(jiān)持、重在長(zhǎng)效。只有這樣，國(guó)家衛(wèi)生城市成果才能得到長(zhǎng)期鞏固。而國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理的全過(guò)程則需要翔實(shí)的資料記載和檔案記錄，特別是要對(duì)照國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)中的各項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容和各個(gè)數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)指標(biāo)，高質(zhì)量完成。它不但要求本市做好全面的記錄，其檔案資料所記載的相關(guān)數(shù)據(jù)還要得到上級(jí)權(quán)威部門的認(rèn)可。因此，為了進(jìn)一步鞏固黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建成果，職能部門根據(jù)國(guó)家規(guī)定，將檔案管理納入國(guó)家衛(wèi)生城市管理的過(guò)程管理之中。在檢查愛(ài)國(guó)衛(wèi)生組織管理工作的過(guò)程中，檢查各級(jí)各部門是否將愛(ài)國(guó)衛(wèi)生工作納入重要議事日程、列入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃、納入政府績(jī)效考核指標(biāo)以及是否具備愛(ài)國(guó)衛(wèi)生規(guī)范性文件等檔案資料；在檢查轄區(qū)國(guó)家衛(wèi)生城市管理機(jī)構(gòu)過(guò)程中，檢查各級(jí)工作網(wǎng)絡(luò)、成員單位分工、辦事機(jī)構(gòu)、職能、人員、經(jīng)費(fèi)保障等檔案資料；在檢查國(guó)家衛(wèi)生城市常態(tài)化管理過(guò)程中，檢查各級(jí)各部門年度工作計(jì)劃、部署、檢查情況、總結(jié)及日常開(kāi)展活動(dòng)的檔案資料；在檢查國(guó)家衛(wèi)生城市社會(huì)管理過(guò)程中，檢查各級(jí)各部門是否暢通愛(ài)國(guó)衛(wèi)生投訴渠道，群眾反映的問(wèn)題是否認(rèn)真核實(shí)和解決以及群眾對(duì)衛(wèi)生狀況的滿意度等檔案資料?？傊?，涉及衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)工作均要有相關(guān)的檔案資料作資證。這就要求全市在嚴(yán)格對(duì)照國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)做好各項(xiàng)現(xiàn)場(chǎng)工作的過(guò)程中，還要認(rèn)真做好從每日記錄到年度報(bào)告等國(guó)家衛(wèi)生城市相關(guān)資料的歸檔和管理工作，要能反映衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理的全過(guò)程，展示黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理的效果。

(三)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料是國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審的重要依據(jù)

根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行規(guī)定，國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審工作采用線上評(píng)估與現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估相結(jié)合的形式進(jìn)行。線上評(píng)估就是全國(guó)愛(ài)衛(wèi)辦組織愛(ài)衛(wèi)會(huì)成員單位和專家根據(jù)愛(ài)國(guó)衛(wèi)生信息管理系統(tǒng)中的申報(bào)資料、數(shù)據(jù)和相關(guān)部門統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)城市進(jìn)行評(píng)估。這種評(píng)估主要是針對(duì)衛(wèi)生城市申報(bào)的檔案資料和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行。而現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估主要是由國(guó)家愛(ài)衛(wèi)辦組織行政管理人員和專家，對(duì)所在城市通過(guò)聽(tīng)取匯報(bào)、查閱檔案資料、現(xiàn)場(chǎng)抽查和暗訪等方式進(jìn)行。接受復(fù)審的國(guó)家衛(wèi)生城市在復(fù)審之前，需要對(duì)照《國(guó)家衛(wèi)生城市和國(guó)家衛(wèi)生縣標(biāo)準(zhǔn)》逐級(jí)上報(bào)資料。根據(jù)國(guó)家要求，黃石市在成功創(chuàng)建為國(guó)家衛(wèi)生城市之后，針對(duì)三年一個(gè)周期的國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審指標(biāo)體系，以及長(zhǎng)效常態(tài)化管理過(guò)程中形成的檔案資料的管理工作作了部署安排，要求做到日收集、月整理、年歸檔。由于重視國(guó)家衛(wèi)生城市檔案的管理工作，黃石市2021年上報(bào)國(guó)家及省級(jí)國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審的檔案資料記載翔實(shí)、對(duì)標(biāo)對(duì)表，一次性通過(guò)了專家復(fù)審，為黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審工作提供了有力支撐。

(四)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理是檢查考核國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理工作的必備條件

黃石市在2017年成功創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市之后，黃石市市政府于2018年及時(shí)印發(fā)了《黃石市加強(qiáng)國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理實(shí)施意見(jiàn)》，意見(jiàn)中明確規(guī)定，持續(xù)做好工作資料建檔管理。要求各級(jí)愛(ài)衛(wèi)會(huì)按照國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)做好相關(guān)資料的收集整理和建檔工作。各成員單位要對(duì)照衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合行業(yè)工作實(shí)際，做好各部門、各行業(yè)、各單位工作職責(zé)相關(guān)的文件資料、工作臺(tái)賬等原始檔案，按年度分類裝訂成冊(cè)，確保檔案資料規(guī)范完整，做好迎接國(guó)家衛(wèi)生城市每三年一次的復(fù)審準(zhǔn)備工作[4]。根據(jù)上述規(guī)定，黃石市愛(ài)衛(wèi)會(huì)在對(duì)本市國(guó)家衛(wèi)生城市常態(tài)化管理的檢查考核過(guò)程中，除檢查現(xiàn)場(chǎng)工作外，也要重點(diǎn)檢查各城區(qū)、市直各有關(guān)部門和重點(diǎn)單位的國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作。因?yàn)閲?guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理是一個(gè)常態(tài)化工作，其工作范圍涉及全市城市管理的方方面面，工作時(shí)間是全天候的，每時(shí)每刻都在進(jìn)行，而國(guó)家衛(wèi)生城市的檢查考核采取抽查的形式進(jìn)行，這對(duì)于那些已經(jīng)完成的工作和未抽查到的方面就只能通過(guò)檢查檔案資料來(lái)加以證實(shí)，從而更客觀、真實(shí)、全面地對(duì)各城區(qū)、市直各有關(guān)部門和重點(diǎn)單位在國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理工作情況作出正確評(píng)價(jià)。因此，國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料是檢查考核國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理工作的必備條件，只有此項(xiàng)管理工作不斷加強(qiáng)，受檢的條件才能更加過(guò)硬。

(五)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理是國(guó)家衛(wèi)生城市工作總結(jié)提升和對(duì)外交流的實(shí)際需要

國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建成功之后，所在城市必須加強(qiáng)國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理工作，其目的在于使創(chuàng)建成果得到進(jìn)一步鞏固和提升，而國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理是進(jìn)行國(guó)家衛(wèi)生城市工作總結(jié)和衡量成果鞏固提升的重要抓手之一。一方面，國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理有利于國(guó)家衛(wèi)生城市工作的總結(jié)。既可以通過(guò)檔案資料來(lái)總結(jié)國(guó)家衛(wèi)生城市管理工作取得的成績(jī)、累積的經(jīng)驗(yàn)、存在的不足，還可以明確今后奮斗目標(biāo)和工作重點(diǎn)，促進(jìn)國(guó)家衛(wèi)生城市工作持續(xù)有效地深入開(kāi)展。另一方面，通過(guò)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料中的數(shù)據(jù)看變化。國(guó)家衛(wèi)生城市檔案中，一部分是文字資料，另外很重要的部分就是數(shù)據(jù)資料。這些數(shù)據(jù)資料既可以用于考核各城區(qū)和市直各部門、各重點(diǎn)單位的工作任務(wù)完成情況，也可以用于分析全市國(guó)家衛(wèi)生城市的整體水平和發(fā)展變化情況，評(píng)價(jià)本市國(guó)家衛(wèi)生城市的鞏固提升情況。同時(shí)，還可以通過(guò)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料總結(jié)和分析，與省內(nèi)甚至國(guó)內(nèi)同類城市國(guó)家愛(ài)衛(wèi)生城市工作進(jìn)行橫向比較，了解本市在同類國(guó)家衛(wèi)生城市中所處的位置，有利于學(xué)習(xí)先進(jìn)、創(chuàng)新方法，不斷促進(jìn)新時(shí)期國(guó)家衛(wèi)生城市工作的深入開(kāi)展。

二、國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理的基本原則

(一)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)負(fù)責(zé)的原則

國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，其過(guò)程中形成的檔案資料的管理工作也是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。為此，首先，黃石市根據(jù)國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際情況制定一個(gè)本市統(tǒng)一且操作性強(qiáng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，印發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真做好迎接國(guó)衛(wèi)復(fù)審資料歸檔工作的通知》，并編制了《黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理八大類40項(xiàng)工作檔案歸檔資料參考目錄(2017～2020)》《黃石市各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理歸檔資料參考目錄(2017～2020)》《黃石市各城區(qū)國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理收集歸檔資料參考目錄(2017～2020)》《黃石市各社區(qū)(含城中村、城鄉(xiāng)結(jié)合部)國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理歸檔資料參考目錄(2017～2020)》[5]，對(duì)國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理資料的收集、整理和歸檔的方法提出要求，保證黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市檔案的統(tǒng)一和規(guī)范。其次，按照職責(zé)分工和歸檔范圍對(duì)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案實(shí)行分級(jí)管理。市級(jí)主管部門負(fù)責(zé)國(guó)家衛(wèi)生城市一級(jí)檔案的管理工作，市直主管部門和區(qū)級(jí)主管部門負(fù)責(zé)國(guó)家衛(wèi)生城市二級(jí)檔案的管理工作，具體工作單位和社區(qū)負(fù)責(zé)國(guó)家衛(wèi)生城市三級(jí)檔案的管理工作。

(二)系統(tǒng)整理，完整歸檔的原則

國(guó)家衛(wèi)生城市指標(biāo)體系由千分制組成，體系龐大，涉及面廣。因此，工作中形成的檔案資料量大且紛繁復(fù)雜。為使其檔案管理工作科學(xué)規(guī)范，黃石市一是堅(jiān)持系統(tǒng)整理。即按類別由市衛(wèi)健委、市城管委、市市場(chǎng)監(jiān)管局及市生態(tài)環(huán)境局等部門負(fù)責(zé)，其他相關(guān)部門和單位積極配合，對(duì)國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理的工作資料及其數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)整理。二是做到完整歸檔。即對(duì)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的國(guó)家衛(wèi)生城市檔案，按照國(guó)家衛(wèi)生城市考評(píng)要求全面、完整歸檔，使其既服從國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理需要，又符合檔案管理要求。實(shí)踐中，黃石市要求保持行業(yè)檔案的完整性和屬地檔案的完整性，即按國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)將各大類指標(biāo)延伸到每個(gè)子項(xiàng)目，做到不缺項(xiàng)。同時(shí)以黃石港區(qū)、西塞山區(qū)、下陸區(qū)、鐵山區(qū)等四個(gè)城區(qū)為單位，將屬地檔案管理內(nèi)容延伸到各區(qū)的每個(gè)街辦、社區(qū)和轄區(qū)單位，做到全覆蓋、無(wú)遺漏。

(三)科學(xué)管理，便于利用的原則

國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料必須服從和服務(wù)于國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理工作。因此，必須做到管理科學(xué)、適用性強(qiáng)。一是要強(qiáng)化科學(xué)管理。市各部門、各單位要嚴(yán)格按照檔案管理要求，提供有效的管理?xiàng)l件，實(shí)行房屋、設(shè)備、人員三配套，切實(shí)做到分類科學(xué)、管理規(guī)范。為了使國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作科學(xué)規(guī)范，黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市工作機(jī)構(gòu)還請(qǐng)本市檔案館高資質(zhì)的檔案管理專家作指導(dǎo)，從資料收集、整理、歸檔到后期檔案管理進(jìn)行全程把關(guān)。同時(shí)，建立科學(xué)有效的管理制度，將國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作與部門相關(guān)工作同考核、同驗(yàn)收。二是做到便于利用。檔案利用是檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的終極目標(biāo)[6]。因此，建立國(guó)家衛(wèi)生城市檔案的目的就在于利用。它既要服務(wù)于三年一個(gè)周期的國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審工作，也要服務(wù)于每年一次的省級(jí)對(duì)國(guó)家衛(wèi)生城市的年度評(píng)價(jià)，還要服務(wù)于本市對(duì)各城區(qū)、各有關(guān)部門和單位年度、季度相關(guān)工作的考核評(píng)分。因此，在國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理過(guò)程中形成的本底資料和工作檔案資料必須具有適用性，符合便于利用的原則。

三、國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理的方法探索

(一)制定統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分工負(fù)責(zé)相結(jié)合的管理制度

國(guó)家衛(wèi)生城市檔案工作涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，必須有嚴(yán)格的制度加以管理。首先，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。此項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)在市愛(ài)衛(wèi)會(huì)及其辦事機(jī)構(gòu)(愛(ài)衛(wèi)辦)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。市愛(ài)衛(wèi)辦作為國(guó)家衛(wèi)生城市的長(zhǎng)效管理機(jī)構(gòu)，對(duì)本市國(guó)家衛(wèi)生城市的長(zhǎng)效管理工作具有組織、協(xié)調(diào)、管理、考評(píng)的職能，這些職能也包括對(duì)其檔案的管理。隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)步，國(guó)家對(duì)衛(wèi)生城市的要求也越來(lái)越高，對(duì)相關(guān)信息報(bào)送的要求也越來(lái)越高。一方面要求工作力度要不斷加大，同時(shí)要求有高質(zhì)量的檔案資料作支撐，這就需要在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。第二，實(shí)行分工負(fù)責(zé)。即市一級(jí)檔案資料由市直部門和各城區(qū)收集整理，報(bào)送市愛(ài)衛(wèi)辦審定歸檔并負(fù)責(zé)管理。按照職責(zé)分工，市衛(wèi)生健康部門主要負(fù)責(zé)愛(ài)國(guó)衛(wèi)生組織管理、健康教育和健康促進(jìn)、重點(diǎn)場(chǎng)所衛(wèi)生、生活飲用水監(jiān)測(cè)、疾病防控和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)(含病媒生物預(yù)防控制)等方面檔案資料的歸檔與管理；市城管部門主要負(fù)責(zé)市容環(huán)境衛(wèi)生、公共衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)管理、市政設(shè)施、園林綠化、垃圾分類處置等方面檔案資料的歸檔與管理；生態(tài)環(huán)境部門主要負(fù)責(zé)生態(tài)保護(hù)、大氣污染防治、水環(huán)境衛(wèi)生、噪聲控制和醫(yī)療廢棄物處置等方面檔案資料的歸檔與管理；市場(chǎng)監(jiān)管部門主要負(fù)責(zé)食品安全監(jiān)管、農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)衛(wèi)生、流動(dòng)攤販管理、專業(yè)市場(chǎng)衛(wèi)生等方面檔案資料的歸檔與管理。各城區(qū)根據(jù)市級(jí)要求負(fù)責(zé)轄區(qū)相關(guān)基礎(chǔ)資料的歸檔與上報(bào)工作。市二級(jí)檔案由承擔(dān)任務(wù)的單位和街辦(社區(qū))收集整理，報(bào)市直牽頭部門和各城區(qū)審定后歸檔管理。市三級(jí)檔案由各相關(guān)單位和屬地基層單位收集、整理并負(fù)責(zé)歸檔管理，從而形成既有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)又有分工負(fù)責(zé)的有效管理制度。

(二)建立部門管理和屬地管理相結(jié)合的管理體系

按照黃石市對(duì)國(guó)家衛(wèi)生城市實(shí)行“條塊結(jié)合，以塊為主”的管理原則，建立國(guó)家衛(wèi)生城市檔案條塊結(jié)合的管理體系。在實(shí)踐中，將部門作為條、將各城區(qū)作為塊，相關(guān)工作由行業(yè)部門作指導(dǎo)，由屬地城區(qū)抓落實(shí)。即由行業(yè)主管部門對(duì)各城區(qū)的國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)提出分類管理指導(dǎo)意見(jiàn)，各城區(qū)綜合市直各相關(guān)行業(yè)主管部門意見(jiàn)，按照自下而上原則進(jìn)行全面收集，分類整理。各城區(qū)主要負(fù)責(zé)轄區(qū)街道、社區(qū)基本情況，城中村、城鄉(xiāng)結(jié)合部衛(wèi)生、單位衛(wèi)生、“六小五業(yè)”衛(wèi)生、廢品收購(gòu)站衛(wèi)生、廁所革命、健康教育陣地建設(shè)及健康單位、無(wú)煙單位創(chuàng)建、慢病防控示范區(qū)、道路、城市路面、環(huán)衛(wèi)設(shè)施、城市清潔保潔、疫情防控等有關(guān)國(guó)家衛(wèi)生城市資料的收集、整理與歸檔管理。同時(shí)，按照要求將轄區(qū)檔案資料上報(bào)給市直部門審核把關(guān)。市直部門審查合格后一方面留存，形成部門國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理檔案，另一方面反饋給各城區(qū)，由各城區(qū)形成屬地國(guó)家衛(wèi)生城市檔案。這樣，既符合條條管理的要求，也滿足了塊塊管理的需要，做到了條塊結(jié)合，上下一致。

(三)實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的管理模式

對(duì)于國(guó)家衛(wèi)生城市檔案而言，目前紙質(zhì)檔案更具有適用性和安全性的特點(diǎn)。無(wú)論是國(guó)家衛(wèi)生城市技術(shù)評(píng)估，還是國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審的資料申報(bào)，需要提供查閱的均為紙質(zhì)檔案資料，且受檢城市還要將有關(guān)紙質(zhì)檔案資料上報(bào)國(guó)家和本省愛(ài)衛(wèi)部門存檔備查。因此，在我們工作實(shí)踐中，目前國(guó)家衛(wèi)生城市檔案的管理仍以紙質(zhì)檔案為主，其中主要包括文字資料和工作照片。為了做好國(guó)家衛(wèi)生城市紙質(zhì)檔案的規(guī)范管理，我們?cè)O(shè)置了專門的檔案室，配備了專用的檔案柜，指定了專(兼)職檔案管理人員。同時(shí)，還配備了相應(yīng)的電腦、打印機(jī)和掃描儀等電子設(shè)備。為了使影像和照片資料得以長(zhǎng)期保存，我們將這些資料先后編輯成兩部電視專題紀(jì)錄片：《蝶變》《我們一直在行動(dòng)》，兩本畫冊(cè)：《黃石市創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市工作紀(jì)實(shí)》《黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理和迎接國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審工作紀(jì)實(shí)》。同時(shí)，我們?cè)诩堎|(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，通過(guò)電子設(shè)備錄入和掃描的形式形成電子檔案。一方面是為紙質(zhì)檔案做備份，另一方面也是為了快速檢索和高效查閱國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料。國(guó)家衛(wèi)生城市電子檔案主要包括電子文檔和視頻資料。將以上兩者結(jié)合起來(lái)，既符合黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理的實(shí)際情況，也符合國(guó)家關(guān)于“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字化資源的安全保存和有效利用”[7]的規(guī)定。

(四)采取動(dòng)態(tài)管理與靜態(tài)管理相結(jié)合的管理辦法

根據(jù)國(guó)家衛(wèi)生城市的工作特點(diǎn)，其檔案資料形成的過(guò)程亦不相同，即有動(dòng)態(tài)檔案資料和靜態(tài)檔案資料之分。這些動(dòng)態(tài)檔案資料與靜態(tài)檔案資料的形成是由國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)中的指標(biāo)體系及評(píng)價(jià)方法不同而形成的。一般而言，國(guó)家衛(wèi)生城市的動(dòng)態(tài)指標(biāo)為日監(jiān)測(cè)或即時(shí)監(jiān)測(cè)形成的檔案資料。例如，國(guó)家衛(wèi)生城市指標(biāo)中的空氣質(zhì)量指標(biāo)，實(shí)行的是每日動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)。一方面，該項(xiàng)監(jiān)測(cè)形成的資料數(shù)據(jù)直接上傳至上級(jí)主管部門數(shù)據(jù)庫(kù)；另一方面，所在城市每日需對(duì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、歸檔、分析研判和向社會(huì)公布，加強(qiáng)對(duì)空氣質(zhì)量的管理，確保達(dá)標(biāo)。國(guó)家衛(wèi)生城市中的生活飲用水指標(biāo)也實(shí)行每日動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，由此形成的檔案資料亦屬于動(dòng)態(tài)資料之一。一方面，監(jiān)測(cè)單位每日對(duì)監(jiān)測(cè)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行記錄、歸檔并做好分析研判；另一方面，水質(zhì)管理主管部門每天要利用動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)資料向所在城市公布水質(zhì)達(dá)標(biāo)情況，如此等等。以上體現(xiàn)了國(guó)家衛(wèi)生城市對(duì)檔案資料的動(dòng)態(tài)管理和高效利用。相對(duì)而言，國(guó)家衛(wèi)生城市每年形成的檔案資料多數(shù)為靜態(tài)資料，即一年只有一個(gè)數(shù)據(jù)的檔案資料。這類檔案資料以年為時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。國(guó)家衛(wèi)生城市中的居民健康素養(yǎng)水平這個(gè)指標(biāo)，所在城市每年只組織進(jìn)行一次居民健康素養(yǎng)水平調(diào)查，其檔案資料一次形成，一年內(nèi)沒(méi)有變化。居民經(jīng)常參加體育鍛煉的比例這個(gè)指標(biāo)，也是每年只開(kāi)展一次調(diào)查，其檔案資料亦為一次形成，一年內(nèi)也沒(méi)有變化。黃石市對(duì)上述兩種情況形成的檔案資料的管理實(shí)行區(qū)別對(duì)待，即對(duì)靜態(tài)工作指標(biāo)形成的檔案資料主要實(shí)行年度歸檔管理，而對(duì)動(dòng)態(tài)工作指標(biāo)形成的檔案資料則要進(jìn)行全程跟蹤管理，以保證國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料管理工作的科學(xué)性。

(五)完善國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理工作考核與國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理考核相結(jié)合的管理機(jī)制

檔案管理是國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理的重要組成部分。黃石市從成功創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市到順利通過(guò)國(guó)家衛(wèi)生城市復(fù)審[8]，始終高度重視國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作，堅(jiān)持與國(guó)家衛(wèi)生城市的現(xiàn)場(chǎng)工作同部署、同檢查、同考核。首先是同部署。在下達(dá)工作任務(wù)的同時(shí)，要專題下達(dá)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作相關(guān)文件，并召開(kāi)專題會(huì)議，舉辦專門培訓(xùn)班，安排部署檔案管理并培訓(xùn)檔案人員，建立檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)。其次是同檢查。在檢查國(guó)家衛(wèi)生城市相關(guān)工作時(shí)，將檔案工作列入其中，對(duì)各級(jí)各類國(guó)家衛(wèi)生城市檔案除專題檢查外，也結(jié)合日常工作一并檢查，確保檔案管理與現(xiàn)場(chǎng)工作管理同步進(jìn)行。再就是同考核。將國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作作為重要內(nèi)容，列入對(duì)各級(jí)、各部門、各單位國(guó)家衛(wèi)生城市考核之中。同時(shí)，黃石市國(guó)家衛(wèi)生城市工作機(jī)構(gòu)還與市檔案主管部門聯(lián)合發(fā)文，“要求各級(jí)單位高度重視，精心準(zhǔn)備，創(chuàng)衛(wèi)迎檢資料準(zhǔn)備情況納入年度檔案管理目標(biāo)考核重點(diǎn)內(nèi)容”[9]。通過(guò)以上各種措施，引起各級(jí)、各部門對(duì)國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作的高度重視，促進(jìn)國(guó)家衛(wèi)生城市長(zhǎng)效管理工作和國(guó)家衛(wèi)生城市檔案常態(tài)化管理工作持續(xù)開(kāi)展，同步提升。